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Schnelle und kostengünstige Datenmigration bei der Einführung von ingo365

Altdaten sind wie die einst saubequeme Schlapperhose, an die man sich jedes Mal gerne erinnert, wenn man den Kleiderschrank durchforstet und sie in die Finger bekommt. Herausnehmen und sie anziehen ist allerdings schon längst keine Option mehr, denn sie ist mittlerweile viel zu groß, an manchen Stellen durchsichtig und selbst für den entspannten Filme-Couch-Abend ein absolutes No Go. Also bleibt sie liegen, gefolgt von zerschlissenen T-Shirts, abgetragenen Jacken, unglaublich hässlichen Neuteilen, von denen niemand mehr weiß, warum sie überhaupt je gekauft wurden, und den alten Hüten, die Opa irgendwann einmal für viel Geld gekauft haben will.

Weder über die Schlapperhose noch über die Altdaten in IT-Systemen bei der Softwareeinführung trauen wir uns so richtig drüber. Denn was soll damit geschehen? Was, wenn sie doch noch einmal gebraucht werden? Was, wenn bei der Migration Fehler passieren und die wertvollen Daten plötzlich unvollständig sind? Und überhaupt: Wer hätte Zeit, den Datenmüll auf der Suche nach vermeintlichen Datenschätzen auszusortieren? Und doch darf die Datenmigration kein Show Stopper sein. Wie es schnell und kosteneffizient im Allgemeinen sowie mit ingo365 funktioniert, lesen Sie im Folgenden.

  

Tipp #1: Lassen Sie die Vergangenheit hinter sich

 

Es mag hart klingen, aber die Schlapperhose muss weg. Denn die Vergangenheit über die Zukunft zu stellen, bedeutet sich melancholisch an etwas zu klammern, das keinen Wert mehr hat. Wenn Sie beim Softwarewechsel alle Altdaten ungefiltert mit rüberziehen, dann kostet das enorm viel Zeit und Geld. Denn selten sind diese Daten so gepflegt und vorbereitet, dass sie sich problemlos in ein neues System überführen lassen, ganz abgesehen davon, dass die Daten zumeist an vielen verschiedenen Orten verstreut liegen und auch einfach nicht mehr gebraucht werden.

Also, sagen Sie der Vergangenheit adieu, packen Sie Ihre geliebten Altdaten fein säuberlich in eine Kiste und verstauen sie diese so, dass sie bei Bedarf hervorgeholt werden kann, um das eine oder andere Teil doch noch einmal zu beleben.

 

Tipp #2: Wagen Sie mutig Neues

 

Seien wir ehrlich: Opas Hüte sind ein wahrer Hingucker, aber tragen werden Sie diese höchstwahrscheinlich nur noch zu Fasching. Also seien Sie mutig und trennen Sie sich von Altlasten im aktiven Geschäftsbetrieb. Statt viele Nerven und Ressourcen in vergangene Dokumentenablagen und Prozesse zu investieren, konzentrieren Sie sich auf das neue System und damit auf neue Chancen. Denn die Bewegungsdaten der gesamten Projekthistorie aus vielen Monaten und Jahren zu analysieren, zu strukturieren und sinnvoll von einem System ins nächste - und wahrscheinlich anders designte System - zu ziehen, ist ein schier endloses Vorhaben mit wenig Mehrwert.

Eine schlanke Datenmigration (z.B. ausschließlich von Stammdaten wie Adressen udgl.) hingegen spart Ihnen Zeit und Kosten. Und für Opas Hüte findet sich bestimmt eine ebenso schöne Vitrine wie ein hübscher Server für Ihr Altsystem, das sie dort jederzeit analysieren können, sollte wirklich in einem von hundert Fällen mal die Notwendigkeit bestehen.

 

Tipp #3: Bewerten Sie Projekte kategorisch

 

Brauche ich diese Daten wirklich? Mit dieser Frage sollten Sie sehr kategorisch vorgehen, wenn Sie eine Projektbewertung vornehmen. Diese sollte zu einem bestimmten Stichtag unter Berücksichtigung eines Einzahlwerts, wie dem Fertigstellungsgrad, vorgenommen werden. Von diesem Punkt weg migrieren Sie die wichtigsten Daten und starten damit direkt in der neuen Softwarelösung. Auf diese Weise übertragen Sie aktuelle und essentielle Bereiche, ohne veraltete und komplexe Datenstrukturen anzugreifen, die die Datenmigration zur echten Zeit- und Kostenfalle werden lassen. Denn das zerrissene T-Shirt kann auch im neuen Schrank höchstens als Flickwerk weiterbestehen.

  

Tipp #4: Verwechseln Sie Altdaten-Sanierungskosten nicht mit Sowieso-Kosten für eine moderne und effiziente Arbeitsweise (Stichwort: Modern Workplace)

 

Normalerweise entsteht ein ziemlich hoher Aufwand, wenn Altdaten in ein neues System migriert werden müssen. Wenn Sie hier nicht von Anfang an konsequent aussortieren, kommt Ihnen die Altdatensanierung im Zuge der Softwareeinführung teuer zu stehen. So fallen vielleicht 1.000 Euro pro Monat an laufenden Kosten für eine zeitgemäße und extrem leistungsfähige Businesssoftware an, aber die hundertfache Summe für die komplexe Konfiguration- und Datenmigration, verursacht durch die Altlasten.

Leider verzichten dann immer wieder Unternehmen aus diesen (Kosten-)Gründen auf einen Umstieg, ohne dabei zu erkennen, dass damit weder das (Daten-)Problem behoben ist, noch der wichtige Schritt in die Zukunft mit einhergehender Absicherung der eigenen Konkurrenzfähigkeit gelungen ist.

Sorgen Sie also für eine schnelle und kosteneffiziente Datenmigration, indem Sie wichtige Daten objektiv von unwichtigen separieren. Denn nur so profitieren Sie tatsächlich von den oft massiven Einsparungspotentialen   der neuen Lösung. Alle Ihre Altkleider zu flicken und neu einzufärben, bevor Sie Ihren neuen Schrank wieder damit befüllen, würde wahrscheinlich Monate brauchen und den einen oder anderen blutigen Finger vom Stopfen und Nähen nach sich ziehen. Und das ganz ohne einen nachvollziehbaren Sinn bzw. Mehrwert.

 

Tipp #5: Entscheiden Sie sich für eine klare Herangehensweise bei der Datenmigration

 

Am Beispiel der Softwareeinführung von ingo365 möchte ich Ihnen deren 3 verschiedene Optionen aufzeigen, die jede für sich ihre Berechtigung hat:

  1. SMART:
    Starten Sie Ihre Projekte von der grünen Wiese weg und führen Sie mit der neuen Software auch neue Arbeitsweisen und Denkmuster ein. Ganz ohne Altdatenübernahme, d.h. ganz ohne Altlasten dauerhaft mitschleppen zu müssen.

  2. CONFIG:
    Übernehmen Sie hauptsächlich Ihre Stammdaten und vereinen Sie danach das Beste aus beiden Welten: die wenigen wertvollen Daten importiert in einer modernen Software, die den aktuellen und kommenden digitalen Herausforderungen in Ihrem Planungsbüro mühelos standhält.

  3. CUSTOM:
    Evaluieren Sie Ihre Bewegungsdaten konsequent und reduzieren Sie die Daten für die Migration auf ein bestmögliches Minimum, um die Kosten für Ihre gewünschten individuellen Softwareentwicklungen nicht durch unnötige Sanierungskosten zu sprengen.
  

Fazit:

 

Mutig sein und Altlasten hinter sich lassen, um schnell und kosteneffizient auf ein zukunftssicheres System umzusteigen.

Nicht die Sanierung der Altlasten sollte Ihr Ziel sein, sondern die schnelle und kosteneffiziente Datenmigration, um die Zukunft schnell leben zu können. Besser Sie evaluieren kurz und knackig Ihre Ist-Situation und ziehen nur mit einer schmalen Datenbank um, die auf das Allernötigste reduziert ist. Denn unserer Erfahrung nach ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Altdaten tatsächlich noch einmal gebraucht werden. Daher: Seien Sie mutig und lassen Sie die Vergangenheit ruhen. Ihre Schlapperhose und die durchgeschlissenen Jeans haben eine “letzte Ruhestätte” in friedvoller Umgebung ebenso verdient, wie ihre heiß geliebten Projektdaten von einst.

ingo365_Business von Ingenieuren für Ingenieure

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.