Die Digitalisierung macht auch vor den Toren der Ingenieure nicht halt und kaum ein erfolgreiches Planungsbüro kommt noch ohne eine moderne Business Software aus. So manch einer stöhnt zwar noch angesichts der etwas langsamen Baubranche beim Thema digitale Transformation. Doch der steigende Digitalisierungsgrad1 verrät, dass der digitale Fortschritt auch hier nicht aufzuhalten ist. Längst haben Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und andere Entscheider erkannt, dass Ingenieur- und Architekturbüros ohne geeignete organisatorische und kaufmännische Tools nicht wettbewerbsfähig sein werden.
Theoretisch liegt dieser Entschluss wahrscheinlich nicht mehr weit entfernt, doch praktisch gilt es einige Entscheidungen zu treffen. So auch bei der Frage, ob die Software-Lizenzmodelle im monatlichen Abo oder im einmaligen Kauf bezogen werden sollten. Das Für und Wider beider Optionen habe ich im Folgenden für Sie beleuchtet.
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Einmaliges Investment: Business Software kaufen
Einmalig investieren Sie in digitale Tools, wenn Sie eine bestehende Branchenlösung kaufen oder eine eigene Software plus Funktionsumfang entwickeln lassen. Mit dem Aufkommen von
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Abos für die Cloud,
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monatlichen Kosten für Strom oder Gas,
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und verbrauchsbasierten Angeboten
rückt der Softwarekauf zwar etwas in den Hintergrund, doch noch immer entscheiden sich Unternehmen dafür. Und zwar aus gutem Grund.
Vorteile beim Softwarekauf
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Die Software gehört Ihnen, das heißt Sie haben ganz grundsätzlich Narrenfreiheit, was Sie damit tun.
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Die gekaufte Software liegt in der Regel auf dem eigenen Server im Haus und Sie haben die absolute Datenhoheit.
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Eigens entwickelte Tools und Softwareerweiterungen sind passgenau an Ihre Anforderungen ausgerichtet.
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Mit einer starken und kompetenten IT-Mannschaft profitieren Sie von einer individuell gestaltbaren und einzigartigen Lösung.
Nachteile beim Softwarekauf
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Eine hohe Investitionssumme gleich zu Anfang bedeutet auch ein wenig flexibles IT-Budget über die Folgemonate hinweg.
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Die Softwarekosten sind wenig skalierbar. Sie können heute nicht vorhersagen, welche Kapazitäten in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren benötigt werden.
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Sie haben eine hohe Kapitalbindung aufgrund von Investitionsausgaben statt Betriebsausgaben.
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In einer sich schnell entwickelnden IT-Welt sind die Kosten für Updates, Patches etc. schwer einschätzbar.
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Es entsteht eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter beziehungsweise Softwarehaus, das in den nächsten 10 Jahren noch bestehen sollte, um Mängel zu beheben und Fortentwicklungen zu garantieren.
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Die Entwicklungskosten sind mitunter sehr hoch und auf lange Sicht schwer einschätzbar.
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In der Regel müssen Softwareupgrades manuell durchgeführt werden, oft über viele Jahre nicht gemacht, sodass Ihre Lösung veraltet. Bei einem größeren Update kann der Aufwand oft so hoch sein wie bei einem Neuprojekt.
Obwohl der einmalige Kauf von Softwarelösungen noch immer seine Berechtigung hat, nimmt die klassische IT-Anschaffung trotzdem ab. Software für Ingenieure, Architekten und andere Planungsbüros werden mittlerweile am liebsten als sogenannte Software as a Service (SaaS) im Abo-Modell bezogen. Das deswegen, weil der Verwaltungsaufwand einer Inhouse-Lösung für die IT-Verantwortlichen immer schwieriger zu stemmen ist.
Monatliche Kosten: Software-Lizenzmodell im Abo
Software, die monatlich bezogen wird, geht in den meisten Fällen mit Cloud Services einher. Beim SaaS-Modell wird sowohl die Software als auch die Hardware bei einem externen Cloud-Dienstleister (beispielsweise Microsoft Azure) betrieben. Die Nutzung wird dem Kunden als Dienstleistung zur Verfügung gestellt. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, On Premises-Lizenzen (lokale Softwarelizenzen) zu mieten. Unterschieden wird zwischen
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monatlichen Festpreisen
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verbrauchsbasierten Monatspreisen (consumption-based oder Pay as you Go "PAYG")
Vorteile von Software-Abos für Ingenieurbüros
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Da die anfänglichen hohen Investitionen wegfallen, erhöhen Sie Ihre Eigenkapitalquote und der Cashflow bleibt für andere Geschäftstätigkeiten erhalten.
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Die Software ist immer auf dem neuesten Stand und Updates werden in der Regel per Automatisierung eingespielt. Die Kosten für die Updates sind meist schon beim Einstieg im Monatspreis inkludiert.
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Knebelverträge haben seriöse Anbieter längst nicht mehr und Sie freuen sich über Flexibilität hinsichtlich der Kündigung.
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Ein Basic-Support ist oft in den monatlichen Kosten inkludiert.
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Mit PAYG-Modellen balancieren Sie Unter- und Überkapazitäten flexibel aus.
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Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass Tools geräteunabhängig zur Verfügung stehen. Ihre Mitarbeiter profitieren von einer hohen Mobilität am Modern Workplace.
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Durch den Betrieb der Lösung im Cloud-Rechenzentrum sparen Sie sich die Kosten für neue Hardware, IT-Infrastruktur, Serverlizenzen und Sicherheitstools.
Nachteile von Software-Abos
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Durch ein Software-Abo erhalten Sie das Nutzungsrecht solange Sie dafür die Kosten bezahlten. Die Software ist jedoch nicht Ihr Eigentum, während die verarbeiteten Daten schon Ihnen gehören.
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Bei vorgefertigten Branchenlösungen sind Sie weniger flexibel, was individuelle Funktionen und Anpassungen im Produkt angeht.
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Es entsteht eine gewisse Abhängigkeit von vorgegebenen digitalen Prozessen, an die sich Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsweise anpassen müssen.
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Die Preise für die Abos (Lizenzgebühren) können durch die Hersteller je nach gewählten Abonnement außerplanmäßig erhöht werden.
Gemeinsamkeiten von Software-Abonnement und Software-Kauf
Wie bei fast allen Themen ist auch hier die Betrachtung nicht schwarz-weiß. Bei der Entscheidung, ob Sie die geplante Ingenieursoftware einmalig kaufen oder monatlich bezahlen möchten, sollten sie drei Gemeinsamkeiten beider Optionen bedenken:
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Die echten Initialkosten hängen von der Anzahl der individuellen Anforderungen ab.
Ganz gleich, ob Sie sich für Kauf oder Abo entscheiden, Sie werden Initialkosten haben. Zum Beispiel für die Softwareeinführung, Softwareanpassungen, Dienstleistungen Ihres IT-Partners usw. -
ERP-Software verursacht immer interne Kostenpunkte.
Es spielt keine Rolle, ob bei der internen Bereitstellung der neuen Tools, Mitarbeiterschulungen oder laufenden Updates, die intern oder extern organisiert werden müssen. Interne Kosten entstehen sowohl beim einmaligen Investment als auch beim monatlichen Software-Lizenzmodell. -
An Supportkosten führt als Schlüssel zum Erfolg kein Weg vorbei.
Beim Support ist jedes Unternehmen einzigartig und es kommen Hotlines oder Tickets und interne oder externe Supportdienste zum Einsatz. Kosten für Hilfe und Service entstehen, egal, ob Sie Software kaufen oder abonnieren.
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Unser Angebot ingo365: monatlich kaufen und individuell gestalten
Die Business Software ingo365 für Ingenieure und Architekten ist eine cloudbasierte Branchenlösung, die monatlich bezahlt wird. Die Lizenzen werden pro Nutzer ausgestellt und der Grad an Individualisierbarkeit hängt vom gewählten Paket ab:
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SMART: vorgefertigte Branchenlösung, die auf die Bedürfnisse von Planungsbüros zugeschnitten ist.
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CONFIG: standardisierte Branchenlösung mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten.
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CUSTOM: hoch individualisierbare Branchenlösung mit breitem Servicelevel.
Das verschafft Ihnen eine Reihe an Möglichkeiten. Vor allem aber, ist es fraglos praktisch, dass Sie durch die Skalierbarkeit zunächst mit SMART (Zielpublikum KMUs) einsteigen können. Sich dann aber bei Bedarf anhand des Unternehmenswachstums auf die weiteren Pakete fortentwickeln können.
Das Fazit: Kosten entstehen beim Kauf sowie beim Abo
Beim Vergleich des einmaligen Investments gegenüber monatlichen Kosten machen viele entscheidende Fehler. Sie vergessen neben den Initialkosten die laufenden Kosten für Aktualisierungen, Support, Schulungen, interne Ressourcen etc. Bei einem echten ROI-Vergleich kommen Sie in der Regel zu dem Ergebnis, dass monatliche Abo-Modelle kostengünstiger sind. Dies gilt es allerdings abzuwägen mit anderen triftigen Gründen für den Kauf einer Software, wie etwa individuelle Softwareentwicklungen.
Meine persönliche Empfehlung lautet auf monatlich zahlbare und kündbare SaaS (Software as a Service), da Software-Abos einfach besser zu unserer modernen digitalen Welt passen. Wie ein solches Modell in der Praxis aussieht, können Sie am Beispiel von ingo365 in unserem kostenlosen Produktfolder einsehen:
Software-Lizenzmodelle FAQ
Unterscheidung
Was ist der Unterschied zwischen einer Software und einer Lizenz?
Simpel gesagt: die Software ist das Programm und die Lizenz ist das erworbene Recht, um dieses Produkt legal zu nutzen.
Arten von Lizenzen
Was für Software-Lizenzen gibt es?
Das Feld ist sehr breit gefächert und soll hier aus Platzgründen nicht komplett dargestellt werden. Bekannte Optionen sind jedoch:
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Freeware Softwarelizenz ➡️ darunter versteht man die kostenfreie Nutzung von Software, wobei das Eigentumsrecht aber definitiv beim Urheber bleibt,
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Concurrent User Lizenzmodell ➡️ eine gewisse Anzahl von Usern kann damit gleichzeitig auf eine Software zugreifen,
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Named User-Modell ➡️ jeder User braucht eine eigene Lizenz und es kann kein beliebiger User auf die Lizenz eines anderen zugreifen.
Kostenpflicht
Ist Software immer kostenpflichtig?
Nein. Als Kontraargument dazu dienen etwa die zwei folgenden Beispiele:
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Open Source Software ➡️ die Quellcodes stehen der Community frei und können genutzt, aber auch verändert werden,
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Public Domain Software ➡️ eine Art von Software, die frei von Beschränkungen von jeder Person genutzt werden darf.
Moment der Aktivierung
Wann sind Softwarelizenzen zu aktivieren?
Spätestens ab dem Moment der aktiven Verwendung. Selbst bei Testversionen steht nämlich schon eine Testlizenz dahinter.
Ohne Befristung
Was ist eine unbefristete Lizenz?
Grundsätzlich hat man mit Kaufsoftware das Anrecht erworben, die Software im Auslieferungszustand zu verwenden. Also unbegrenztes Nutzungsrecht inklusive. Im Unterschied hat man bei Mietlizenzen nur temporär für den vorab vereinbarten Zeitraum das Nutzungsrecht.
Preis
Wie viel kostet eine Lizenz?
So schön es auch wäre: auf diese allgemein gehaltene Frage gibt es keine pauschalen Antworten. Wir können daher letztlich nur für unsere eigenen Produkte sprechen. Die diesbezüglichen Preismodelle finden Sie auf unseren Produktseiten für ingo365, timo365 und roco365.
Was billiger ist
Ist der Kauf einer Software oder die Abo-Softwarelizenz billiger?
Letzten Endes muss man hierfür verschiedene Parameter auf eine längerfristige Perspektive (5 bis 6 Jahre) miteinander vergleichen. Als Beispiel bei Kauflizenzen den eigentlichen Lizenzpreis plus Hardware sowie IT-Administration und Updategebühren. Im Kontrast zu laufenden Gebühren beim Abo-Modell. Die Details haben wir im obigen Artikel näher erläutert.
