<img src="https://secure.hiss3lark.com/176400.png" alt="" style="display:none;">
Skip to content
Kontakt

Business Software für Ingenieurbüros: einmaliges Investment versus monatliche Kosten

Die Digitalisierung macht auch vor den Toren der Ingenieure nicht halt und kaum ein erfolgreiches Planungsbüro kommt noch ohne eine moderne Business Software aus. So manch einer stöhnt zwar noch angesichts der etwas langsamen Baubranche beim Thema digitale Transformation, doch der steigende Digitalisierungsgrad verrät, dass der digitale Fortschritt auch hier nicht aufzuhalten ist. Längst haben Geschäftsführer, IT-Verantwortliche und andere Entscheider erkannt, dass Ingenieur- und Architekturbüros ohne geeignete organisatorische und kaufmännische Tools nicht wettbewerbsfähig sein werden.  
Theoretisch liegt dieser Entschluss wahrscheinlich nicht mehr weit entfernt, doch praktisch gilt es einige Entscheidungen zu treffen. So auch bei der Frage, ob die Software im monatlichen Abo oder im einmaligen Kauf bezogen werden sollte. Das Für und Wider beider Optionen habe ich im Folgenden für Sie beleuchtet. 

 

Einmaliges Investment: Business Software kaufen 

 
Einmalig investieren Sie in digitale Tools, wenn Sie eine bestehende Branchenlösung kaufen oder eine eigene Software entwickeln lassen. Mit Aufkommen von Abos für die Cloud, monatliche Kosten für Strom oder Gas und verbrauchsbasierten Angeboten rückt der Softwarekauf zwar etwas in den Hintergrund, doch noch immer entscheiden sich Unternehmen dafür. Und zwar aus gutem Grund: 
 
Vorteile beim Softwarekauf 
 
  • Die Software gehört Ihnen, d.h. Sie haben ganz grundsätzlich Narrenfreiheit, was Sie damit tun. 
  • Die gekaufte Software liegt in der Regel auf dem eigenen Server im Haus und Sie haben die absolute Datenhoheit. 
  • Eigens entwickelte Tools und Softwareerweiterungen sind passgenau an Ihre Anforderungen ausgerichtet. 
  • Mit einer starken und kompetenten IT-Mannschaft profitieren Sie von einer individuell gestaltbaren und einzigartigen Lösung.  
 Nachteile  beim Softwarekauf
  
  • Eine hohe Investitionssumme gleich zu Anfang bedeutet auch ein wenig flexibles  IT-Budget über die Folgemonate hinweg. 
  • Die Softwarekosten sind wenig skalierbar, da sie heute nicht vorhersagen können, welche Kapazitäten in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren benötigt werden. 
  • Sie haben eine hohe Kapitalbindung aufgrund von Investitionsausgaben statt Betriebsausgaben. 
  • In einer sich schnell entwickelnden IT-Welt sind die Kosten für Updates, Patches etc. schwer einschätzbar. 
  • Es entsteht eine gewisse Abhängigkeit vom Anbieter bzw. Softwarehaus, das in den nächsten 10 Jahren noch bestehen sollte, um Mängel zu beheben und Fortentwicklungen zu garantieren. 
  • Die Entwicklungskosten sind mitunter sehr hoch und auf lange Sicht schwer einschätzbar. 
  • In der Regel müssen Softwareupgrades manuell durchgeführt werden, oft über viele Jahre nicht gemacht, sodass Ihre Lösung veraltet. Bei einem größeren Update kann der Aufwand oft so hoch sein wie bei einem Neuprojekt.  
Obwohl der einmalige Kauf von Softwarelösungen noch immer seine Berechtigung hat, nimmt die klassische IT-Anschaffung trotzdem ab. Branchenlösungen für Ingenieure, Architekten und andere Planungsbüros  werden mittlerweile am liebsten als sogenannte Software as a Service (SaaS) im Abomodell bezogen,  da der Verwaltungsaufwand einer Inhouse-Lösung für die IT-Verantwortlichen immer schwieriger zu stemmen ist.
 

Monatliche Kosten: Business Software im Abo

 
Software, die monatlich bezogen wird, geht in den meisten Fällen mit Cloudservices einher. Beim SaaS-Modell wird sowohl die Software als auch die Hardware bei einem externen Clouddienstleister (bspw. Microsoft Azure) betrieben und die Nutzung dem Kunden als Dienstleistung zur Verfügung gestellt. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, On Premises Lizenzen (lokale Softwarelizenzen) zu mieten. Unterschieden wird zwischen
  
  1. Monatlichen Festpreisen
  2. Verbrauchsbasierten Monatspreisen (consumption-based oder Pay as you Go "PAYG") 
 
Vorteile von Software-Abos für Ingenieurbüros
 
  • Da die anfänglichen hohen Investitionen wegfallen, erhöhen Sie Ihre Eigenkapitalquote und der Cashflow bleibt für andere Geschäftstätigkeiten erhalten. 
  • Die Software ist immer auf dem neuesten Stand und Updates werden i.d.R. automatisch eingespielt. Die Kosten für die Updates sind meist schon im Monatspreis inkludiert. 
  • Knebelverträge haben seriöse Anbieter längst nicht mehr und Sie bleiben bei Ihrer Kündigung flexibel. 
  •  Ein Basic-Support ist oft in den monatlichen Kosten inkludiert. 
  • Mit PAYG-Modellen balancieren Sie Unter- & Überkapazitäten flexibel aus. 
  • Cloudlösungen haben den Vorteil, dass Tools geräteunabhängig zur Verfügung stehen und Ihre Mitarbeiter von einer hohen Mobilität am Modern Workplace profitieren. 
  • Durch den Betrieb der Lösung im Cloud-Rechenzentrum sparen Sie sich die Kosten für neue Hardware, Serverlizenzen und Sicherheitstools.  
 Nachteile von Software-Abos für Ingenieurbüros
 
  •  Durch ein Software-Abo erhalten Sie das Nutzungsrecht solange Sie dafür die Kosten bezahlten, die Software ist jedoch nicht Ihr Eigentum. Die verarbeiteten Daten jedoch gehören Ihnen.  
  • Bei vorgefertigten Branchenlösungen sind Sie weniger flexibel, was individuelle Funktionen und Anpassungen angeht. 
  • Es entsteht eine gewisse Abhängigkeit von vorgegebenen digitalen Prozessen, an die sich Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsweise anpassen müssen. 
  • Die Preise für die Abos können durch die Hersteller je nach gewählten Abonnement außerplanmäßig erhöht werden.  

 

Gemeinsamkeiten von Software-Abo & Software-Kauf 

 
Wie bei fast allen Themen ist auch hier die Betrachtung nicht schwarz-weiß. Bei der Entscheidung, ob Sie die geplante Ingenieursoftware einmalig kaufen oder monatlich bezahlen möchten, sollten sie 3 Gemeinsamkeiten beider Optionen bedenken:
 
  1. Die echten Initialkosten hängen von den individuellen Anforderungen ab. 
    Ganz gleich, ob Sie sich für Kauf oder Abo entscheiden, Sie werden Initialkosten haben, z.B. für die Softwareeinführung, Softwareanpassungen, Dienstleistungen Ihres IT-Partners etc.

  2. Business Software verursacht immer interne Kostenpunkte
    Sei es bei der internen Bereitstellung der neuen Tools, Mitarbeiterschulungen oder laufende Updates, die intern oder extern organisiert werden müssen - interne Kosten entstehen sowohl beim einmaligen Investment als auch beim monatlichen Lizenzmodell. 

  3. An Supportkosten führt kein Weg vorbei. 
    Beim Support ist jedes Unternehmen einzigartig und es kommen Hotlines oder Tickets und interne oder externe Supportdienste zum Einsatz. Kosten für Hilfe und Service entstehen, egal, ob Sie Software kaufen oder abonnieren.  

 

ingo365: monatlich kaufen & individuell gestalten

 
Die Business Software ingo365 für Ingenieure & Architekten ist eine cloudbasierte Branchenlösung, die monatlich bezahlt wird. Die Lizenzen werden pro User ausgestellt, der Grad an Individualisierbarkeit hängt vom gewählten Paket ab: 
 
  • SMART: vorgefertigte Branchenlösung, die auf die Bedürfnisse von Planungsbüros zugeschnitten ist.

  • CONFIG: standardisierte Branchenlösung mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten 

  • CUSTOM: hoch individualisierbare Branchenlösung mit breitem Servicelevel
     

Fazit: Kosten entstehen beim Kauf und beim Abo

 
Beim Vergleich des einmaligen Investments gegenüber monatlichen Kosten machen viele gerne den Fehler, dass sie neben den Initialkosten die laufenden Kosten für Aktualisierungen, Support, Schulungen, interne Ressourcen etc. vergessen. Bei einem echten ROI-Vergleich kommen Sie i.d.R. zu dem Ergebnis, dass monatliche Abo-Modelle kostengünstiger sind. Dies gilt es allerdings abzuwägen mit anderen driftigen Gründen für den Kauf einer Software, wie individuelle Softwareentwicklungen.  
 
Meine persönliche Empfehlung lautet monatlich zahlbare und kündbare SaaS (Software as a Service), da Software-Abos einfach besser zu unserer modernen digitalen Welt passen. Wie ein solches Modell in der Praxis aussieht, können Sie am Beispiel von ingo365 in unserem kostenlosen Produktfolder einsehen: 
Produktfolder ingo365
Uli Spitzendobler

Über

Uli Spitzendobler hat nach seinem Betriebswirtschaftsstudium als Sales-Trainee in der IT-Branche für Business Software Lösungen begonnen und die Branche von der Pike auf gelernt. Mittlerweile hat er fast 10 Jahre Erfahrung mit ERP-Lösungen. Seit Januar 2021 ist er als Sales Experte in Deutschland und Österreich für das #teamnewvision unterwegs.