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Haben Ihre Mitarbeiter ihre E-Mail Ablage im Griff?

376,4 Milliarden täglich versendete E-Mails prognostiziert eine Statista-Studie für 2025. Auf die gesamte Weltbevölkerung übertragen sind das rund 45 E-Mails pro Tag und Mensch. Spinnt man diesen Gedanken weiter und denkt an die geballte Masse an E-Mails, die den einzelnen Berufstätigen in Zukunft erreichen werden, könnte dem einen oder anderen etwas schwindelig werden. Entsprechend wichtig ist daher eine gut strukturierte E-Mail Ablage, die wenig Raum für Datenverlust, redundante Dokumentenversionen und unprofessionelle Fehler lässt. Kein leichtes Unterfangen in vielen Unternehmen, denn jeder Mitarbeiter ist uneingeschränkter Monarch über sein E-Mail-Postfach. Und damit auch über dessen Struktur und Ordentlichkeit. Wie sollte die Organisation da eingreifen können? 

Meine Antwort darauf lautet: Nutzen Sie eine automatisierte E-Mail Ablage und integrieren Sie diese in einer zentralen Business Lösung. Warum und wie das gelingt, zeige ich Ihnen im Folgenden auf. 

 

Warum ist die E-Mail Ablage im Planungsbüro so wichtig?

 

Obwohl Collaboration Tools wie Microsoft Teams digitale Kommunikation zunehmend zentralisieren, findet trotzdem noch viel Austausch über E-Mail statt. Dafür sind verschiedene Gründe verantwortlich:

  • die Mitarbeiter sind an E-Mail gewöhnt
  • diese Art der Kommunikation verspricht einen hohen Grad an Privatsphäre
  • E-Mail hat eine hohe Verbindlichkeit, z.B. im Angebot- und Vertragswesen

All die versendeten und erhaltenen Informationen, Dokumente und Links verschwinden in Windeseile in den Untiefen der benutzergesteuerten E-Mail Ablagen, wenn diese nicht ordentlich geführt werden. Die manuelle Strukturierung braucht viel Zeit und Muße - verständlich also, dass so manch ein Mitarbeiter daran scheitert und Chaos einziehen lässt. 

Abhilfe schafft hier nur die automatisierte E-Mail Ablage, die im besten Fall in eine zentrale Business Lösung integriert wird. Denn nur so lassen sich über die gesamte Belegschaft hinweg alle wichtigen E-Mails, Dokumente und Informationen sauber, ordnungsgemäß und projektorientiert ablegen. 

 

Welche Systeme nutzen Planungsbüros für ihre E-Mail Ablage?

 

Das königlich gesteuerte Chaos in der E-Mail Ablage ist kein unbekanntes Problem und bereits heute kommen verschiedene Systeme zum Einsatz, die ihre jeweiligen Vorzüge mit sich bringen.  Es handelt sich allerdings bei all diesen bereits angebotenen Lösungen um klassische Dokumentenmanagement- und/oder Archivsysteme, mit denen sich [Stand heute: Oktober 2021] interne Dokumente strukturiert und ordentlich ablegen lassen. Was ihnen fehlt ist die einfache Integration externer Dateien sowie effektive Automatismen. 

 

Welche Anforderung muss die moderne E-Mail Ablage erfüllen?

 

Besonders in Planungsbüros, wo das Projektcontrolling für mehrere parallel laufende Aufträge gelingen muss, ist eine moderne E-Mail Ablage erforderlich. Diese muss vielseitige Anforderungen erfüllen:

  • einfach: die Teilsuche, die Folgesuche und die Suche nach konkreten Dokumenten bzw. Anhängen müssen für jeden Enduser einfach und intuitiv sein, z.B. um problemlos wichtige Dateien eines Kollegen im Krankenstand wiederzufinden.

  • schnell: alle internen und externen Projektbeteiligten müssen Dokumente schnell und “on the fly” finden bzw. wiederfinden können, um beispielsweise dem Auftraggeber schnell Auskunft über eine ausstehende Rechnung zu geben.

  • automatisiert: Fehler sind menschlich, dank Automatismen aber reduzierbar, sodass die E-Mail Ablage zu jedem Zeitpunkt strukturiert, ordnungsgemäß und effektiv bleibt.

  • revisionssicher: obwohl die E-Mail Ablage im Gegensatz zum Dokumentenmanagement per Gesetz nicht revisionssicher sein muss, führt Revisionssicherheit dennoch zu jederzeit verlässlichen Daten, etwa beim Reporting für Kunden.

  • strukturiert: je strukturierter und aufgeräumter die E-Mail Ablage, desto produktiver die Mitarbeiter, da sie beispielsweise keine Zeit und Energie mit der langwierigen Suche nach Dokumenten vergeuden.

  • integriert: dank der Integration in bestehende Tools, bspw. Excel, Outlook oder Datei Explorer) suchen und öffnen die Anwender erforderliche Dokumente mit wenigen Klicks und mit nur einem Login.

  • sicher: IT-Security spielt im Zeitalter der Digitalisierung eine zunehmend wichtige Rolle und sollte auch in Bezug auf die zentral vernetzte E-Mail Ablage berücksichtigt werden.

  • zentral: noch komfortabler und effizienter wird die Kommunikation und Zusammenarbeit durch Integration der E-Mail Ablage in eine zentrale cloudbasierte Business Lösung, wo etwa Mitarbeiter im Büro, von zuhause aus und remote Zugriff haben.

  • vernetzt: die Ablage in der Cloud ist sicherer als die Speicherung auf lokalen Servern, sodass eine moderne Business Lösung zumindest teilweise cloudbasiert (Hybrid Cloud) aufgebaut sein sollte.

  • archivierungsfähig: um auch später auf die projektspezifischen Dokumente Zugriff zu haben und gesuchte Dateien schnell und einfach finden zu können, muss eine moderne E-Mail Ablage ein intelligentes Archivierungssystem beinhalten. 

Warum lohnt sich ingo365 als E-Mail Ablage für Planungsbüros?

 

Anders als klassische Datenablage-Systeme bietet ingo365 vielseitige Features, die eine moderne E-Mail Ablage heutzutage benötigt:

  • intelligentes Ablagesystem für interne und externe Dateien
  • Projektkennungen inkl. automatischer Zuordnung
  • professionelles Berechtigungsmanagement
  • einfache und intuitive Bedienbarkeit
  • sinnvolle Automatismen 
  • orts- und zeitunabhängige Verwendbarkeit

Fazit: E-Mail Ablage im Griff dank Automatismen

 

Die fortschreitende Digitalisierung, in deren Fahrwasser viele Unternehmen auf das papierlose Büro hinsteuern, macht moderne Business Lösungen immer wichtiger. Besonders die Kommunikation und der Datenaustausch per E-Mail darf nicht länger einer Flüsterpost gleichen, sondern muss effektiv, schnell und verlässlich für Ordnung sorgen. Mehr als viele andere Organisationen ist das Planungsbüro aufgrund seiner täglichen Projektarbeit auf eine ordentlich strukturierte Ablage angewiesen, denn alle Projektbeteiligten sollen Informationen sowie Dokumente zu jedem Zeitpunkt schnell und einfach finden bzw. wiederfinden können. 

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Robert Weitersberger

Über Robert Weitersberger

Robert Weitersberger ist seit über 35 Jahren im ERP-Lösungs-/Beratungsgeschäft tätig und beschäftigt sich mehr als 25 Jahre tiefgreifend mit den Microsoft Dynamics NAV/BC Produkten. Neben den Consulting- und Projektleitertätigkeiten für strategische Projekte, ist er auch für die gesamte Produktentwicklung der newvision-Branchenlösungen verantwortlich. Als Managementmitglied erfüllt er eine entscheidende Rolle im weiteren Unternehmenswachstum.