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Excel vs. ingo365 für Ingenieurbüros: Welches Tool für welchen Zweck?

Die Sommertage werden kürzer und die ersten kühleren Herbsttage kündigen sich bereits an. Zeit, sich langsam wieder um längere Hosen und wärmende Pullover zu kümmern. Hier stellt sich nun die Frage: Sind Sie eher der Typ, der sich einige Knäuel Wolle kauft, um sich selbst warme Kleidungsstücke zu stricken oder kaufen Sie Ihre Kleidung direkt im Modegeschäft? Als passionierter Strickfan entscheiden Sie sich vielleicht für eine mehrwöchige Strickparty und freuen sich auf neue Strickpullover bis Weihnachten. Was aber, wenn Sie nur an wenigen Abenden die Zeit für Ihren Strickeifer finden oder wenn Sie gar nicht stricken können? Und was ist, wenn Ihnen trotz großem Eifer und Aufwand der fertige Pullover dann nicht passt oder nicht mehr gefällt?

Ganz ähnlich verhält es sich mit der Entscheidung für die richtige Business Software am modernen Arbeitsplatz. Excel ist als Tool in fast jedem Ingenieurbüro vertreten, doch bis zu welchem Punkt sind selbst gestrickte Excel-Lösungen noch effizient und passen exakt auf die benötigten Bedürfnisse? Und wann sollten sie durch eine speziell auf Ihr Business zugeschnittene Lösung wie ingo365 ersetzt werden? Einige Überlegungen und Antworten finden Sie im Folgenden. 

 

Jobs to be done: Anforderungen an Business Tools im Ingenieurbüro

 

Kommen Tools im Ingenieurbüro zum Einsatz, sollen sie einen bestimmten Zweck erfüllen. Dieser kann etwa kaufmännischer oder technischer Natur sein:

  • Professionelle Angebote auf Basis von Vorlagen inkl. Rückkalkulation,
    Workflow und Erinnerungsfunktion
  • Zeit- und Leistungserfassung für sich selbst, eigene Mitarbeiter und Subunternehmer
  • Nachhaltige Ressourcen- & Kapazitätsplanung 
  • Terminplanung und Projektcontrolling
  • Liquiditätsplanung für das gesamte Unternehmen
  • Rechnungs- und Mahnwesen
  • Übergabe aller erforderlichen Daten an die Buchhaltung auf Knopfdruck
  • vollautomatisiertes Vertragsmanagement inkl. daraus regelmäßig generierter Honorarnoten 
  • einfache projektorientierte Ablage sämtlicher digitaler Daten von Emails über Office-Dokumenten bis zu Planunterlagen

Ist Ihre Strickbegeisterung immer noch ungebremst vorhanden oder bereits etwas verflogen? Im zweiten Fall sollten Sie den Artikel unbedingt zu Ende lesen!

Aber Spaß beiseite: Allein diese Auflistung aller Anforderungen an eine Business Lösung lässt erahnen, dass Ingenieure gerade im kaufmännischen Bereich mit selbstgestrickten Excel-Lösungen schnell an ihre Grenzen stoßen. Schauen wir uns trotzdem einmal an, warum Excel weiterhin ein beliebtes Tool im Ingenieurbüro ist. 

 

Einsatz und Vorteile von Excel im Ingenieurbüro

 

Excel spielt in heutigen Ingenieurbüros aus unterschiedlichen Gründen noch immer eine Rolle. Und das zurecht:

  • Vielseitiges Tool:
    Excel ist im Kern eine einfache Tabellenkalkulation, bietet durch Formeln und Makros allerdings unendlich viele Möglichkeiten, auch komplexere Anwendungen zu entwickeln. 

  • Best-of-Breed-Ansatz noch dominant
    In vielen gewachsenen Umgebungen dominiert noch der Best-of-Breed Ansatz, in den sich Excel als grundsätzlich einfache und zugleich erweiterbare Lösung vermeintlich gut einfügt. 
  • Auf technischer Ebene die erste Wahl
    Für Ingenieure ist Excel die erste Lösung, wenn sie technische Probleme mathematisch lösen wollen. Die Erfahrungen & Kompetenzen im technischen Bereich werden gern auf kaufmännische Prozesse übertragen.
  • Optimales Anfänger-Tool
    Excel ist ein gutes Tool für Einsteiger - so zumindest die verbreitete Meinung unter Ingenieuren. Gerne unterschätzt wird dabei die steile Lernkurve von Excel, gerade wenn es um komplexe kaufmännische Prozesse wie eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung geht.

  • Bekanntes Tool aus dem Studium
    Auch im Studium ist Excel die erste Wahl, weil damit mathematisch-technische Probleme gelöst werden, die für den Arbeitsalltag der späteren Ingenieure wichtig sind. 

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Eignet sich Excel als Business Tool im Ingenieurbüro?

 

Die Antwort lautet Ja und Nein. Im technischen Bereich spielt Excel als zahlenbasiertes Business Tool durchaus seine Stärken aus. Allerdings fehlt den meisten Projekt- und Büroleitern im Geschäftsalltag zumeist die Zeit und Fähigkeit für die Entwicklung komplexer kaufmännischer Anwendungen mit Excel. Denn selbst fortgeschrittene Tabellenkalkulationen reichen für eine ganzheitliche Buchhaltung, Liquiditätsplanung oder Projektplanung i.d.R. nicht aus. Auch ist das Risiko für Fehler, redundante Daten und unvollständige bzw. falsche Datenblätter in mehrköpfigen Teams verhältnismäßig hoch. 

Dies gilt unserer Meinung nach nicht nur für größere Ingenieurbüros, sondern auch für EPUs und Ingenieure, die sich gerade selbständig gemacht haben. Denn oft glaubt man, zum Start “reicht Excel locker aus”, in der Praxis zeigt sich aber schnell, dass der zu Beginn vermeintlich eingesparte Aufwand sich rasch als Bumerang erweist.

 

Einsatz und Vorteile von ingo365 im Ingenieurbüro

 

ingo365 ist eine Business Lösung, mit der Ingenieurbüros Ihre geschäftlichen Prozesse in einem zentralen System ganzheitlich abbilden können:

  • Zeitersparnis und Prozessoptimierung
    Während Ingenieurbüros mit Excel alles selbst “stricken” müssen, sind in ingo365 bereits vorgefertigte Lösungen vorhanden und intelligent miteinander vernetzt. Kaufmännische Prozesse werden dadurch schneller und einfacher bzw. erhält zB. der Neueinsteiger wertvolle vorgefertigte Systematiken basierend auf jahrelangen Insidererfahrungen, die er sofort für sich nützen kann: ingo365 - Von Ingenieuren für Ingenieure

  • Kosten-Nutzen-Verhältnis:
    Die Kosten einer Lösung wie ingo365 sind vollständig transparent und im Vorhinein leicht kalkulierbar. Ihnen gegenüber steht eine enorme Effizienzsteigerung in vielen Geschäftsbereichen, die die Anschaffungs- und Implementierungskosten mehr als lohnenswert machen. Demgegenüber sind die wahren Kosten und Zeitaufwände für eine ständig zu pflegende Excel-Eigenanwendung kaum kalkulierbar und übersteigen in Wahrheit rasch die einer perfekt zugeschnittenen Business Lösung.

  • Fehlerreduzierung:
    94% aller Excel-Tabellen sind laut einer Studie von Raymond R. Panko fehlerhaft, denn offene Tabellen, große Datenmengen und der Einsatz von Formeln macht selbst fortschrittliche Eigenentwicklungen anfällig für Fehler. Anders in ingo365, wo einheitliche Eingabemasken und vorgefertigte Anwendungen innerhalb einer zentralen Plattform das systematische Fehlerrisiko de facto auf 0 reduzieren.
  • IT-Security:
    Je weniger Datenmengen im System bewegt werden, desto weniger potentielle Angriffspunkte gibt es für Cyberkriminelle, um sich Zugriff zu verschaffen. ingo365 basiert zudem auf bewährten Microsoft Applikationen, sodass die IT-Security bereits standardmäßig hoch ist. Oder trauen Sie sich zu, dass Sie Security Lücken, die von Microsoft laufend erkannt und durch Updates gefixt werden, schneller und besser erkennen und schließen können als Microsoft?
  • Zugriff von überall:
    Mit ingo365 greifen Anwender immer und überall von jedem beliebigen internetfähigen Endgerät auf das zentrale System zu. Dies führt zu besseren Reaktionszeiten, mehr Flexibilität in der Arbeitsgestaltung und einer Modernisierung der Bürolandschaften.

  • Synchronisierung in Echtzeit:
    Die Business Lösung ingo365 bietet allen Projektbeteiligten eine stets aktuelle Datenbasis ohne Single Points of Failure. Ändert beispielsweise die Buchhaltung die Adresse eines Kunden, wird diese automatisch an allen globalen Schnittpunkten mit angepasst. Wie viele Programme haben Sie im Einsatz, innerhalb derer Sie die gleichen Daten pflegen müssen? Und wie sicher sind sie, dass diese Daten alle synchron und aktuell sind?

Eignet sich ingo365 als Business Lösung im Ingenieurbüro?

 

Ja. ingo365 ist im Gegensatz zu Excel speziell auf alle kaufmännischen Anforderungen ausgerichtet und trägt nachhaltig zum betriebswirtschaftlichen Erfolg im Ingenieurbüro bei. Dank der hohen Benutzerfreundlichkeit der Business Lösung ist auch ein eher technisch versierter Ingenieur problemlos in der Lage seine kaufmännischen Tätigkeiten als Projektleiter oder Geschäftsführer bestmöglich auszuführen.

 

Excel oder ingo365 ?

 

Stricken oder stricken lassen? Auf diese Fragen brauchen moderne Ingenieurbüros eine Antwort, denn Excel ist zwar ein tolles Tool, aber für komplexe Anforderungen im kaufmännischen Bereich ist es - wenn überhaupt- nur mit sehr hohem Aufwand und auch dann nur bedingt einsetzbar. 

 

Für welches Unternehmen passt welche Lösung?

 

Die Antwort ist einfach: Für Unternehmen jeder Größe passen sowohl Excel als auch ingo365. Der Unterschied besteht allerdings darin, dass Excel ein hervorragendes Business Tool für technische Berechnungen und Tabellenkalkulationen ist. ingo365 hingegen ist optimal als Business Lösung für alle kaufmännischen und organisatorischen Prozesse geeignet, da sie alle Informationen auf einer zentralen Plattform zusammenführt, einfach zu bedienen ist und selbst komplexe Anforderungen schnell und intelligent abbildet. 

 

Welche Kriterien sind bei der Wahl der richtigen Business Lösung relevant?

 

Excel, ingo365 oder doch eine andere Lösung für Ihr Ingenieurbüro? Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Wahl der passenden Business Software:

  1. Funktionalität: Welche Features bietet mir das Tool in Einzelanwendungen, aber auch in der Teamarbeit? Wie unterstützt und verbessert die Funktionalität unsere Geschäftsprozesse?

  2. Kosten: Wie hoch ist mein ROI (Return of Invest) durch die Anschaffung einer neuen Business Lösung?

  3. Geschäftsalltag: Welche Software unterstützt mein Team bestmöglich auf allen Ebenen und in allen Abteilungen einzeln und interdisziplinär?

  4. Skalierbarkeit: Mit welcher Business Lösung kann mein Unternehmen wachsen und skalierbar agieren? 

 

Wer hilft bei der Entscheidung?

 

ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. Daher kennen unsere Spezialisten die Anforderungen von Planungsbüros sehr genau und nehmen sich gerne Zeit für eine persönliche Beratung, ganz gleich, ob Sie sich letztlich für oder gegen unsere Business Lösung entscheiden. 

In einer Testumgebung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten wird, können Sie alle Funktionen und Vorteile von ingo365 ausprobieren. 

Außerdem finden Sie viele weitere Informationen in unserem Blog.

Sie möchten erfahren wie andere Ingenieurbüros betriebswirtschaftlich erfolgreich arbeiten? Dann laden Sie sich gleich das Whitepaper zu diesem Thema herunter:

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Fazit: Excel vs. ingo365 im Ingenieurbüro

 

Excel ist ein tolles Tool für alle technischen Anforderungen im Ingenieurbüro, allerdings wenig geeignet, um damit ein Unternehmen zu führen. In manchen Teilbereichen stellt es eine passende Kalkulationshilfe dar, die Abwicklung von projektorientierten Geschäftsprozessen wie Ressourcen- und Kapazitätsplanung oder Liquiditätsplanung sollten in der heutigen Zeit allerdings in einer dafür geschaffenen Umgebung wie ingo365 stattfinden. 

Markus Wagner

Über Markus Wagner

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-How ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.