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Warum HOAI bis heute relevant ist und wie Sie mit HOAI professionelle Angebote erstellen

Wie so oft hinkt die Theorie der Praxis hinterher. So auch beim Thema HOAI, die eine Berechnung nach Herstellungskosten (§ 52 Honorarordnung für Ingenieure & Architekten) seit 2009 nicht mehr vorsieht. Stattdessen sollen nun die Leistungsbilder, Honorarzonen und Honorartafeln als Basis der Angebotslegung herangezogen werden (§ 6 HOAI). Nicht nur aus diesem Grund ist die Erstellung eines professionellen Angebotes für Ingenieure eine echte Herausforderungen. Bauchgefühl statt Datenbasis und fehleranfällige Excel Sheets statt integrierter Software erschweren die Projektplanung über Monate oder sogar Jahre hinweg.

Statt sich alles einzeln zusammenzusuchen und händisch aufzubereiten, gehören Daten, Verordnungen und Funktionen in eine zentrale Lösung.  ingo365 ist genau das: eine Best-of-Suite Plattform für Ingenieurbüros, wo alles zusammenläuft. Mit dem integrierten HOAI-Tool erstellen Sie professionelle Angebote schnell und einfach und verwenden die eingegebenen Informationen direkt weiter, z.B. für die Ressourcenplanung und Projektkoordination.

 

Warum HOAI-Tool und warum in die Software integrieren?

 

Die Angebotserstellung nach Aufwand ist keine leichte Aufgabe, vor allem bei Projekten öffentlicher Auftraggeber, die oftmals über Jahre dauern. Bei der Kalkulation von Leistungen, Kosten, Ressourcen und Zeiten müssen die Verantwortlichen an alles denken und frühe Fehler ziehen wie ein fataler Rattenschwanz durch die gesamte Berechnung. HOAI-Rechner und HOAI-Tools sind daher bereits seit einigen Jahren am Markt und kommen vielerorts zum Einsatz. Zurecht, denn die Angebotserstellung ist schneller, einfacher und verlässlicher.

ingo365 geht allerdings noch einen Schritt weiter, denn das HOAI-Tool ist direkt in die kaufmännische Software integriert. Welche Vorteile hat das?

1. Daten aus HOAI automatisch weiterverwenden
 
ingo365 ist eine zentrale Plattform, wo die gesamte organisatorische und projektorientierte Abwicklung stattfindet, also Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Buchhaltung etc. Alle Daten, die über das integrierte HOAI-Tool eingetragen werden, stehen danach automatisch für alle folgenden Tätigkeiten zur Verfügung.


2. Daten nur einmal eintragen und automatisch synchronisieren
 
Statt Daten mehrfach eintragen zu müssen, z.B. in ein Excel, ins Projektmanagement-Tool und in die Buchhaltungssoftware, werden sie nur einmal eingetragen und danach automatisch an allen anderen Stellen synchronisiert.


3. Daten schnell anpassen und daraus lernen
 
ingo365 ist extrem datenbasiert und lässt daher über die Projektlaufzeit hinweg wertvolle Learnings zu, etwa die Erkenntnis, in welchen Projektphasen zu viele oder zu wenige Ressourcen eingesetzt wurden. Diese Optimierungen lassen sich mit wenigen Klicks im integrierten HOAI-Tool anpassen, sodass Angebote immer besser werden.

 

So erstellen Sie professionelle Angebote mit dem HOAI-Tool in ingo365

 

Das HOAI-Tool in ingo365 ist ein mächtiges Tool, mit dem Sie weit mehr machen können als Angebote zu erstellen. Trotzdem wollen wir uns für den Moment auf dieses Thema konzentrieren und Schritt für Schritt die professionelle Angebotserstellung nachvollziehen:

 

Schritt 1: Anrechenbare Kosten ermitteln
 

Wie in jeder Angebotsphase müssen die wichtigsten Kennzahlen und Vorgaben im HOAI-Tool eingetragen werden, z.B. Grundstückskosten und spezifische Herstellkosten. Hier stehen bereits grobe Richtwerte zur Verfügung, um alle Daten systematisch und strukturiert anzugeben, ohne etwas zu vergessen. Individuelle Anpassungen aufgrund praktischer Erfahrungen oder Vorgaben des Bauherrn sind jederzeit möglich.

Schritt 2: Honorarzonen festlegen
 

Da es sich hierbei um eine unkomplizierte Auswahl handelt, ist die Festlegung der Honorarzonen auch im HOAI-Tool in ingo365 schnell erledigt. Grundsätzlich stehen verschiedene Kriterien zu Verfügung, um etwa den Schwierigkeitsgrad einer Zone zu ermitteln und Sie können sich spielerisch durch mehrere Möglichkeiten klicken, um Vergleiche zu ziehen.

Expertentipp:

Das HOAI-Tool in ingo365 ist auch für junge Ingenieure, die noch wenig kaufmännische Erfahrung haben, bestens geeignet. Denn die Honorarzonen lassen sich mit der Software mit wenigen Klicks automatisch ermitteln.

Schritt 3: Leistungsphasen planen
 
 

Jede Leistungsphase lässt sich nun spezifisch planen und in ingo365 ausfüllen, d.h.

1. die Grundlagenermittlung

2. der Vorentwurf

3. der Entwurf

4. die Einreichung

5. die Ausschreibung

6. die Führungsplanung

7. evtl. die Bauaufsicht

Das HOAI-Modul ermittelt die Kosten pro Phase automatisch ebenso wie den prozentualen Anteil, den jeder Projektbeteiligte in den jeweiligen Leistungsphasen an Budget verwenden darf.

Schritt 4: Angebot erstellen
 

Jetzt ist es eigentlich nur noch ein Klick und das HOAI-Tool in ingo365 erstellt Ihnen das fertige Angebot ganz automatisch.

 

Praktisches Best Practice Beispiel für das HOAI-Modul in ingo365

 

Werfen wir nun noch einen Blick auf das Best Practice Beispiel eines TGA-Planers, der das Angebot für ein neues Krankenhausprojekt mit dem HOAI-Tool erstellt. Schritt für Schritt wird er durch das intuitive Modul durchgeführt, füllt alle für ihn erforderlichen Informationen aus und wählt dabei aus vordefinierten Auswahlmöglichkeiten oder trägt individuell passende Daten ein. Diese und weitere Angebotserstellungen sind für ihn schnell und einfach umgesetzt, denn er ...

… erstellt die Vorlagen für seine Gewerke (z.B. Heizung-, Lüftungs- und Sanitäranlage) und hat dafür den gesamten HOAI-Katalog direkt im Tool zur Verfügung.

… verwendet die Vorlagen mit prozentualen Anteilen (z.B. 18% Vorentwurf, 15% Entwurf etc.) immer wieder und muss sich in Zukunft nur noch bei Optimierungsbedarf Gedanken um die Kosten machen.

… die anrechenbaren Honorarkosten und Ressourcen auf Basis der Gesamtleistung automatisch mit dem HOAI-Modul errechnen kann.

… nach Angebotserstellung direkt die Struktur für das Projekt in ingo365 geschaffen hat, sodass beispielsweise direkt Zeiten auf die entsprechenden Phasen gebucht werden können.

 

Fazit: HOAI-Tool in kaufmännischer Software wird zur Wunderwaffe

 

Anders als alle Alternativen am Markt ist das HOAI-Modul in ingo365 nicht nur ein mächtiges Werkzeug für die Angebotserstellung, sondern auch der erste Schritt in die konkrete Projektplanung. Denn, nachdem das Angebot erstellt wurde, werden alle Informationen automatisch mit den anderen Modulen in ingo365 synchronisiert, sodass alle Projektbeteiligten direkt weiterarbeiten können und Zugriff auf sämtliche aktuelle Daten haben. Zeitaufwändige Excel-Tabellen, die Übertragung der Daten in andere Tools und langatmige Absprachen fallen so einfach weg. Ein weiterer großer Pluspunkt ist, dass auch eigene Strukturen geschaffen werden können, z.B. für andere Fachspezialisten ohne Gebührenordnung.

Puh, war das alles ziemlich viel Information und klingt es gerade noch etwas kryptisch? Keine Sorge, das geht jedem so, der sich mit einer neuen Software auseinandersetzt.

Werfen Sie doch einen Blick in unseren ingo365 Produktfolder und lassen Sie uns in einem persönlichen Gespräch über Ihre Fragen und Anforderungen sprechen.

Produktfolder ingo365

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.