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Kaufmännische Software für Ingenieurbüros: Wer? Wie? Wo? Was? Warum?

Ja, stimmt. Kaufmännische Software ist kein Thema, mit dem sich viele gerne beschäftigen. Auch für Sie als Ingenieur wird es wahrscheinlich nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen zählen, besonders nicht im stressigen Projektalltag. Trotzdem wissen wir beide, dass irgendjemand es tun muss, denn der betriebswirtschaftliche Erfolg kommt nicht von alleine. Ebenso wenig möchten Sie erst am Jahresende von Ihrem Steuerberater hören, ob Sie sich das neue Auto leisten können oder nicht, sondern rund um die Uhr von einem nachhaltigen Projektcontrolling profitieren. Denn nur so lassen sich gute Entscheidungen treffen, nicht wahr?

Aus diesem Grund möchte ich Ihnen zumindest einen Teil dieser Aufgabe abnehmen und die wichtigsten Fragen rund um kaufmännische IT-Lösungen im Ingenieurbüro beantworten.

 

Was ist eine kaufmännische Software und warum benötigen Ingenieure sie?

 

Grundsätzlich soll eine kaufmännische Software den Ingenieur bzw. die Ingenieurin von möglichst vielen kaufmännischen und verwaltungsrelevanten Aufgaben entlasten, damit diese sich verstärkt auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können, d.h. technische und projektrelevante Verantwortungen. Die Software setzt daher Regeln für die Büroorganisation fest, nach denen sich die Mitarbeiter richten und handeln können. Dies wiederum ermöglicht den Anwendern  eine effektivere Abwicklung der Projekte und reduziert Fehler sowie die damit verbundenen Kosten deutlich.

 

Wo kommen kaufmännische Lösungen im Ingenieurbüro zum Einsatz?

 

Momentan erfüllt nicht jede Softwarelösung am Markt alle relevanten Anforderungen, doch im besten Fall kommt sie überall dort zum Einsatz, wo Sie einen hohen Impact auf der einen und eine spürbare Arbeitsentlastung auf der anderen Seite bringt:

 

in der Angebotsphase:

  • Sinnvolle Abbildung der Angebotskalkulation inkl. Risikoabschätzung, 
  • Aufteilung in die einzelnen Projektphasen von der Entwurfsplanung über Gebäude/Elemente und LV-Positionen bis hin zu Gewerken und einer nachhaltigen Projektbewertung (Budgetierung)

in der Auftragsphase: 

  • Übernahme aller eruierten Daten & neuer Projektinformationen in das beauftragte Projekt, inkl. der geplanten Budgetwerte und Kosten zur Prognose und ständigen Kontrolle (Kostenmanagement und Projektcontrolling)
  • Erfassung von weiteren relevanten Daten aus dem Vertragswesen (Vertragsmanagement)
  • Festlegung der organisatorischen Planung (Projektleitung), 
  • Terminsetzung, Meilensteine 
  • Vergabe der Verantwortlichkeiten
  • Abbildung der Projektstufen 
  • Verteilung von Aufgaben inkl. einem zuverlässigen Qualitätsmanagements, u.a. Grundsätze des QM nach ISO 9000 ff. 
  • Einbindung von internen und externen Projektbeteiligten
  • Festlegung der Kommunikationsmittel

in der Projektphase: 

  • Laufende Kontrolle des jeweiligen Projektes (Soll – Ist – Forecast, nach Möglichkeit inkl. FSG-Betrachtung/Fertigstellungsgrad) 
  • Überwachung der Liquidität des Unternehmens 
  • Erfassung und Dokumentation von Tätigkeiten und Leistungen aller Projektbeteiligten 
  • Abrechnung der Leistungen inkl. Beschreibung, unter sorgfältiger Berücksichtigung auch von steuerrelevanten Themen (u.a. bei möglichen Anzahlungen und Teilabrechnungen)

im Projektabschluss: 

  • finale Abrechnung und Dokumentation der Abnahme 
  • Nachkontrolle des Projektes (Zeit – Budgetplanung – Kosten – Ertrag) 
  • evtl. Übergabe in Serviceabteilung (SLA) 
  • Prüfung und Erfassung von Learnings aus dem Projekt 

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Wer arbeitet mit der IT-Lösung im Ingenieurbüro?

 

Da eine passende Software im besten Fall alle relevanten kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse abbildet, sind sämtliche Unternehmensbereiche betroffen: 

  • die Geschäftsleitung und Assistenz greifen neben dem Projektmanagement auf die Finanzbuchhaltung bzw. das Rechnungswesen zu
  • die Projektleiter und verantwortlichen Ingenieure nutzen das Tool für das Projektmanagement und die Verteilung von Aufgaben
  • die Mitarbeiter profitieren von einer einfach zu bedienenden und modernen Zeit- und Leistungserfassung

 

Je nach Benutzerberechtigung bzw. Aufgaben- und Verantwortungsbereich haben die Beteiligten in einem Ingenieurbüro mehr oder weniger Zugriff auf ein solches IT-System, um Daten zu bearbeiten bzw. zu verarbeiten.

 

Welche Vorteile hat die kaufmännische Software?

 

  1. schnelle Datenerfassung von überall aus und zu jedem Zeitpunkt
  2. lückenlose Dokumentation aller Vorgänge
  3. Überblick über sämtliche Projekte, aber auch einzelne Projektverläufe
  4. frühzeitiges Reagieren bei Problemen, wie Terminverschiebungen, Ressourcen-Anpassungen bis hin zur Liquiditätsüberwachung
  5. datengestützte Entscheidungsebenen entstehen automatisch
  6. Projektentscheider sind  in die Kommunikation mit allen internen sowie externen Stakeholdern eingebunden, z.B. über Microsoft Teams Integration
  7. Schluss mit Zettelwirtschaft & fehleranfälligen Excel-Listen
  8. schnelles Recherchieren und Finden bei Rückfragen, durch eine  automatisierte Verwaltung der E-Mail Ablage
  9. Durchgängiges Controlling & Adhoc-Auswertungen (auch grafisch via Microsoft Power BI), beispielsweise der aktuellen Top- und Flop-Projekte 

Wie sieht die perfekte kaufmännische Software heute aus?

 

Grundsätzlich sollten in einer IT-gestützten Büroorganisation alle Daten in einer zentralen Datenbank erfasst sein. Denn nur so lassen sich datengestützte Entscheidungen der Unternehmensleitung und Projektverantwortlichen korrekt analysieren und bewerten. Je mehr unterschiedliche IT-Lösungen im Einsatz sind, umso schwerer wird es für die Beteiligten, diese Daten (in Echtzeit) zu sammeln und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen. Wenn beispielsweise die Zeiterfassung in einer Excel-Tabelle erfolgt und Daten manuell in ein Abrechnungssystem übertragen werden, sind nicht nur Zeitverschiebungen für die Projektkontrolle und -abrechnung, sondern auch Eingabefehler eine zwangsläufige Folge. 

Eine optimale IT-Lösung, wie ingo365, gibt ein intuitiv bedienbares, aber dennoch komfortables Eingabemenü vor, das den Mitarbeitern einerseits die Erfassung erleichtert und ganz nebenbei die Leistungserfassung lückenlos dokumentiert. Relativ schnell zeichnen sich dadurch überzeugende Vorteile ab:

  • die Mitarbeiter akzeptieren und nutzen die einfache und lückenlose Erfassung ihrer Tätigkeiten
  • der Projektleiter sieht „auf einen Blick“ den aktuellen Stand seiner Projekte und kann seine Maßnahmen daraus ableiten, z.B. Dokumentation und Abrechnung von Leistungen 
  • die Geschäftsleitung hat ebenfalls Zugriff auf alle Daten und kann damit zuverlässig das Unternehmen steuern
  • Mitarbeiterführung und Taskmanagement werden dank moderner Arbeitsmethoden attraktiver und effizienter
  • alle Projektbeteiligten arbeiten dank sinnvoller Automatismen produktiv zusammen, sodass beispielsweise die Assistenz der Geschäftsführung nicht jede einzelne Informationen erst bei ihrem Chef einholen muss

ingo365_Business von Ingenieuren für Ingenieure

Warum brauchen Ingenieure eine kaufmännische IT-Lösung?

 

Eine 100%-ige Aussage dazu gibt es natürlich nicht, da individuelle Faktoren des jeweiligen Ingenieurbüros eine wichtige Rolle spielen. Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie daher besonders folgende Aspekte einbeziehen:

  • die Anzahl der im Unternehmen tätigen  Mitarbeiter sowie externer Dienstleister
  • Menge und Umfang der vorhandenen Projekte  
  • die Wichtigkeit einer lückenlosen Dokumentation im Unternehmen 
  • die Häufung von Fehlern bei der Bewertung sowie Abrechnung von Projekten
  • häufige Reklamationen von Kunden aufgrund solcher  Fehler
  • fehlende Nachweisbarkeit von Leistungen
  • mangelndes Controlling
  • wiederkehrende Liquiditätsprobleme aufgrund ausstehender Kundenzahlungen
  • zunehmende Verschiebung der eigentlichen Ingenieurtätigkeit zu verwaltenden Aufgaben

Fazit:

 

Mit einer guten kaufmännischen Software sparen Sie in Ihrem Ingenieurbüro Zeit, Geld und Nerven. Nicht nur Ihre Mitarbeiter freuen sich über ein starkes Büro- und Projektmanagement, sondern auch Ihr Steuerberater. Aber die Lösung kann noch so gut sein - am Ende des Tages muss Sie auch zu Ihren Unternehmensstrukturen passen. Auf diesem Weg begleite ich Sie gerne. Lassen Sie uns über Ihre Anforderungen und Wünsche sprechen, um gemeinsam herauszufinden, ob eine Zusammenarbeit für beide Seiten gewinnbringend ist:

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Jürgen Natter

Über Jürgen Natter

Jürgen Natter ist seit über 20 Jahren als Vertriebsexperte für ERP-Lösungen auf Microsoft Basis tätig. Seit Anfang 2020 ist er als Geschäftsführender Gesellschafter der newvision Germany am Bodensee aktiv. Sein Fokus liegt neben dem Aufbau des Unternehmens am Vertrieb der Branchenlösung ingo365 für projektorientierte Unternehmen und Ingenieurbüros in der gesamten DACH-Region.