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Wie Ingenieurbüros die Ressourcenplanung nachhaltig verbessern

Kennen Sie die Redewendung “Dem Fuchs hängen die Trauben zu hoch”? Sie ist zurückzuführen auf eine von Äsop 600 v. Christus verfasste griechische Fabel, in der ein Fuchs vergeblich versucht an die Trauben eines reifen Weinstocks zu gelangen. Da sie zu hoch hängen, verkündet das Tier, die Trauben seien ihm noch nicht reif genug. Es möge keine sauren Trauben.

Die Aussage ist klar: Statt sich das Unmögliche einzugestehen, erklärt der Fuchs großmütig, er hätte sowieso kein Interesse an den Trauben. In dieser Geschichte schwingt aber noch etwas anderes mit, denn der Fuchs versucht erst gar nicht eine Lösung zu finden, sondern versteckt sich gewissermaßen hinter seinem vermeintlichen Desinteresse an den Früchten. 

 

Die Moral von der Geschicht: Effizienz im Projektmanagement ist kein Selbstläufer!

 

Die Fabel lässt sich prima auf die aktuelle Situation in vielen Ingenieurbüros übertragen, wo die Trauben der angemessenen Ressourcenplanung ebenfalls zu hoch hängen. Nicht selten müssen sich motivierte Projektleiter eines Unternehmens bereits nach wenigen Wochen eingestehen, dass der Aufwand für den Auftrag mit Blick auf das wenig zufriedenstellende Ergebnis einfach zu hoch ist.

Woran liegt das? Hat da jemand seine Aufgaben und damit seine Arbeit nicht erledigt? Ist die Ressourcen- und Kapazitätsplanung für diese Büros etwa doch nicht so wichtig? Und was fehlt den verantwortlichen Projektplanern, um sich den Herausforderungen der Thematik stellen zu können? Diese Fragen möchte ich heute klären und Ihnen im folgenden Artikel einen Lösungsvorschlag vorstellen, der als Hilfe von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt wurde.

 

Was versteht man nun unter Ressourcenplanung?

 

Die Idee hinter der Ressourcenplanung ist das Wissen um die erforderlichen Grundlagen für die Projektdurchführung. Sie gibt also den Rahmen für die zeitliche Umsetzung von Projekten vor. Wichtig ist eine solche Definition der werkenden Experten alleine schon deshalb, weil in der projektbasierten Branche Wohl und Weh der Durchführung eines Projekts mit einem nachhaltigen Ressourcenplan zusammenhängen.

Was die notwendigen Ressourcen sind, die ein Projekt benötigt, sollte man nie erst im Nachhinein zum Thema machen. Das kann es in der Praxis dann nicht nur schon zu spät sein, sondern dann sind wir dann schon wieder bei der Bedeutung der hoch hängenden Trauben.

 

5 Gründe, warum Ingenieurbüros ihre Ressourcen systematisch planen sollten

 

Sie werden nun vielleicht einwenden, dass Planungsbüros und deren Mitarbeiter bis dato ohne "perfekte" Ressourcenplanung überlebt haben und es auch in Zukunft werden. Und ja, zum Teil haben Sie damit bestimmt recht. Gleichzeitig stellt sich aber die Frage WIE erfolgreich ist Ihr Prozess mit und ohne nachhaltige Ressourcenplanung? Ich bin der festen Überzeugung, dass eine systematische Planung aller Ressourcen und Kapazitäten im Projektablauf enorme Vorteile mit sich bringt:

Grund Nummer Eins: Planungssicherheit im War for Talents

 

Die passenden Fachkräfte zu finden ist im heutigen War for Talents eine echte Herausforderung. Projektleiter in Ingenieurbüros müssen daher rechtzeitig abschätzen können, wann sie am Arbeitsplatz welche Mitarbeiter für kommende Projekte brauchen. Immerhin dauert der durchschnittliche Einstellungsprozess in deutschen Unternehmen 4 Wochen oder länger, wie eine Statista Umfrage zeigt. Nur mit einer funktionellen Ressourcen- und Kapazitätsplanung können sie daher frühzeitig erkennen, wann das Unternehmen neue Arbeitskräfte suchen oder sich von aktuellen Arbeitnehmern trennen muss.

Grund Nummer Zwei: Erfolgreiche und gewinnbringende Unternehmensplanung

 

Erhöhte Projektkosten, nicht eingehaltene Deadlines und unzufriedene Kunden. Diese Geschäftsrisiken schätzen österreichische Führungskräfte aufgrund unsystematischer Planung von Ressourcen und Kapazitäten als besonders gefährlich ein, wie die repräsentative Benchmark Studie zu Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung von Planview und pma (Projekt Management Austria) zeigt. Eine systematische Ressourcenkapazitätsplanung stellt also eine essentielle Voraussetzung für erfolgreiche und gewinnbringende Projektabschlüsse dar.

Grund Nummer Drei: Qualität liefern können

 

Es ist im Interesse eines jeden Teams im Ingenieurbüros Qualität liefern zu können. Dies ist umso einfacher, wenn die Ressourcen und Kapazitäten nachhaltig geplant wurden. Denn nur, wenn die richtigen Ressourcen, das heißt die entsprechenden Spezialisten für das aktuelle Projekt im Unternehmen verfügbar sind, kann das Projekt zufriedenstellend und in höchster geforderter Qualität erbracht werden. Ansonsten leidet entweder das eine oder das andere Projekt an der fehlenden Ausstattung mit Fachkräften, obwohl diese bei entsprechender Ressourcenplanung grundsätzlich im Unternehmen verfügbar wären.

Grund Nummer Vier: Termintreue 

 

Zum einen zieht Termintreue natürlich zufriedene Kunden nach sich. Zum anderen müssen Ingenieurbüros eventuell mit vertraglich vorgegebenen Pönalzahlungen für nicht eingehaltene Termine oder nicht erbrachte Leistungen rechnen. Eine professionelle Ressourcen- und Kapazitätsplanung beugt diesem Fall präventiv vor.

Grund Nummer Fünf: Liquiditätsplanung

 

Schließlich ist die methodische Ressourcenplanung eine wichtige Basis für das Liquiditätsmanagement, denn die Verantwortlichen müssen mit jedem neuen Projekt auch einschätzen können, ob die Zahlungssicherheit des Ingenieurbüros gewahrt bleibt. Etwaige Engpässe müssen während des Projektmanagements schon frühzeitig erkannt werden. 


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Herausforderungen der Ressourcenplanung für Ingenieure

 

Bei der Planung von Ressourcen und Kapazitäten in heutigen Ingenieurbüros stoßen die Verantwortlichen im Projektteam noch immer an schwer überwindbare Herausforderungen:

  • Zahlreiche Planungskomponenten: 
    In jedem Ingenieurprojekt müssen mehrere Ressourcenarten in die Planung des Projektes einbezogen werden. Hierzu zählen unter anderem Zeit-, Personal-, Anlagen- und Sachressourcen als Faktor.

  • Unplanbare Variablen:
    Projekte in Ingenieurbüros gehen häufig mit unplanbaren Variablen einher, da sich beispielsweise längerfristige Bauprojekte ändern oder zumindest zeitlich verschieben, Ausfälle von Mitarbeitern eintreten oder neue hinzukommen. Dadurch verschieben sich die Auslastungen, was wiederum eine Anpassung der Ressourcennutzung erforderlich macht.

  • Aktualität der Ressourcenanforderungen
    Während die meisten die Fähigkeit besitzen, eine anfängliche Ressourcenplanung erstellt bekommen, liegt eine der größten Herausforderungen darin, sie aktuell zu halten. Spürbar erschwert wird dies dort, wo eine Ressourcenplanung nicht auf die Zielgruppe ausgerichtet und dadurch fast immer zu komplex zu verwalten ist. Fehler, Chaos und ein hoher Zeitaufwand sind da im Projektmanagement vorprogrammiert.

  • Komplex aufgebaute Planungstools
    Viele Planungstools für Ingenieure am Markt sind relativ komplex oder decken nur einen Teil aller Komponenten ab, die für eine nachhaltige Planung erforderlich sind. Kein Wunder also, dass die verantwortlichen Projektplaner bis dato noch wenig Vertrauen in die Effizienzsteigerung im Ablauf digitaler Lösungen haben.

  • Liquiditätsgefahr
    Neben den zahlreichen Planungskomponenten muss auch die Liquiditätsplanung mit einbezogen werden. Denn das verspätete Einlangen der geplanten Investitionen darf die Liquidität des Ingenieurbüros nicht gefährden. Zum einen führt dies zu einer noch höheren Komplexität bei der Ressourcenplanung, zum anderen ist so die Vorlage der aktuellen Zahlen für den Projektleiter nicht gesichert.

  • Fachfremde Herausforderung
    Ingenieure sind in der Regel Techniker, die charakterlich einen hohen Praxisbezug teilen. Als Projektleiter müssen sie ihre Dienste in die Gunst fachfremder Thematiken leiten und entscheiden sich aufgrund des hohen Aufwands bei verhältnismäßig geringem Nutzen oft gegen eine systematische Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

  • Fehlen eines integrierten Systems 
    Der große Vorteil einer Best-of-Suite Lösung, also eines integrierten Systems mit intelligent vernetzten Tools und automatischer Datenauswertung, liegt darin, dass alle Daten des Projekts aktuell sind, zentral gespeichert und in Echtzeit abgerufen werden können. In Ingenieurbüros, wo ein integriertes System fehlt, fehlen auch wichtige Kennzahlen und eine automatische intelligente Datenverarbeitung.  Durch die Verwendung mehrerer Tools in einem Best-of-Breed-Szenario gestaltet sich die Ressourcenplanung entsprechend zeitaufwändig und ungenau. 


Methoden Ressourcen für Projekte

 

Lösungsvorschlag: einheitliches System für die Ressourcen- & Kapazitätsplanung

 

In vielen Fällen ist das Problem einer unzureichenden Planung der Ressourcen und Kapazitäten nicht unbedingt in den fehlenden Fähigkeiten und Kompetenzen der verantwortlichen Personen zu suchen. Sondern vielmehr in fehlenden oder der Zuweisung von falschen Tools beziehungsweise Informationen. Ein Lösungsvorschlag ist daher, auf ein einheitliches System zu setzen, wie zum Beispiel ingo365, einer Software für Ingenieure auf Basis neuester Microsoft Technologien, die in Zusammenarbeit von Ingenieuren mit newvision erstellt wurde.

 

Vorteile von ingo365 für nachhaltige Ressourcenplanung und Projektmanagement:

 
  • alle aktuellen Daten in einem System und zu jedem Zeitpunkt von allen gängigen Geräten in Echtzeit abrufbar

  • die Software integriert zum Beispiel über Schnittstellen alle Daten und stellt sie automatisiert für jede Anforderung bereit; dazu zählen Zeiterfassung, Rechnungslegung, kaufmännische Kostenplanung des Projekts u.a.

  • relativ geringer Aufwand für den Projektleiter, da weite Teile der Ressourcenplanung aus vielen bereits vorhandenen Parametern wie Terminplanung oder Zeiterfassung innerhalb des Systems quasi als “Abfallprodukt” verwendet werden können

  • mit wenigen Mitteln die wichtigsten Kennzahlen im Überblick behalten und bei Änderungen wie Terminverschiebungen oder Wegfall eines Mitarbeiters schnell reagieren können

  • im integrierten System lassen sich alle Angebote aus der Angebotserstellung mit Wahrscheinlichkeiten für eine Auftragserlangung hinterlegen, sodass sich diese Kenntnis in der Ressourcenplanung  berücksichtigen lässt, vgl. RTF (Reporting The Future)

  • das Management und andere Beteiligte haben über das individuell anpassbare Benutzer-Dashboard ebenfalls alle relevanten Informationen und Veränderungen im Blick 

 

Mit ingo365 - der Software von Ingenieuren für Ingenieure erreichen Projektleiter also mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel und können die Ressourcenplanung nachhaltig verbessern. Dank intelligenter Datenauswertung greifen die Verantwortlichen auf verlässliche Zahlen und Informationen zurück, sodass sie weniger auf ihr Bauchgefühl hören und sich rechtfertigen müssen, wenn in einem Projekt Anpassungen von Prozessen notwendig sind. Jeder spricht quasi die gleiche "Sprache" im Team.  

 

Fazit: ingo365-Funktionen nutzen und jede Ressource optimal einplanen

 

Statt wie der Fuchs aus Äsops Fabel vor der Ressourcenplanung zurückzuschrecken, sollten Sie weiter darum kämpfen an die verführerischen Trauben mit all ihren Vorzügen zu kommen. Eine Lösung, die zur Verfügung steht, ist beispielsweise eine einheitliche Software für Ingenieure, wo alle Daten über intelligent vernetzte Tools zusammenlaufen und automatisch ausgewertet werden. Denn auf diesem Weg kommen sie einer nachhaltigen Ressourcenplanung sehr viel näher, was für Ihr Unternehmen in Form eines klaren Wettbewerbsvorteils sowie einer erfolgversprechenden betriebswirtschaftlichen Zukunftsplanung eine gewichtige Rolle spielt.  

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Ressourcenplanung FAQ

Inhalt der Planung

Was beinhaltet eine Ressourcenplanung?

Obwohl der Begriff in der Branche der Ingenieure als Selbstverständlichkeit erscheint, schadet es nicht, ihn trennscharf zu definieren. In projektorientierten Bereichen machen die personellen Ressourcen, sprich die Mitarbeiter und deren produktive Stunden, zumeist 90% und mehr des gesamten Büroaufwandes aus. In diesem Zusammenhang ist es daher umso essentieller, diese Ressourcen so gut wie möglich zu planen, regelmäßig zu überprüfen und laufend den sich ändernden Voraussetzungen (Terminverschiebungen, Bauherrnwünsche, geänderte Projektumfänge, etc.) anzupassen.

Die Ressourcen müssen je Projekt, noch besser je Projektphase zeitlich zugeordnet sein. Damit je Projekt, projektübergreifend und auch unternehmensweit stets und am Besten auf Knopfdruck ein Überblick geschaffen und bei Bedarf zeitgerecht reagiert werden kann. Nur so können Architekten und Ingenieure langfristig erfolgreich agieren und am Markt bestehen.

Arten von Ressourcen

Welche Ressourcen gibt es in einem Projekt?

In projektorientierten Unternehmen gibt es je nach Branche und Ausrichtung verschiedene für das Unternehmen relevante Ressourcen wie Personal, Energie, Zeit, Maschinen, Rohstoffe, etc. Für Architekten und Ingenieure sind es jedoch de facto ausschließlich die personellen Ressourcen, die im Vordergrund stehen. Das deswegen, weil diese üblicherweise 90% oder mehr des Gesamtaufwandes dieser Unternehmen ausmachen. Andere Ressourcen wie Fahrzeuge, Rohstoffe aber auch Energie sind hier vergleichsweise minderschwere Komponenten.

Deshalb ist es umso wichtiger, diese Ressource Mensch genau zu planen und diesbezüglich regelmäßig Soll/Ist-Vergleiche zu machen, damit man stets auf dem Laufenden ist. In unseren immer kurzfristigeren Zeiten gelingt dies de facto nur mehr mit einer speziell auf dieses Thema und auch auf die Branche zugeschnittenen Business Software tatsächlich.

Korrekt Vorgehensweise

Wie mache ich eine korrekte Ressourcenplanung?

Eine Ressourcenplanung steht und fällt mit einer langfristigen und büroübergreifenden fortlaufenden Aktualisierung der Daten. Deshalb scheitern viele Tools bereits nach kurzer Zeit, weil der Prozess der Datenaktualisierung zu aufwendig und kompliziert gestaltet ist. Auf den ersten Blick erscheinen sehr penible Ressourcenplanungen sehr professionell, entpuppen sich aber nach wenigen Tagen oder Wochen als nicht praktikabel und alltagstauglich. Weniger ist hier oft mehr.

Beste Software für Ressourcenplanung

Was ist das beste Tool für die Ressourcenplanung?

Eine langfristig erfolgreiche und wenig laufenden Aufwand verursachende Ressourcenplanung kann nur in einer dafür geschaffenen Büro- und Projektmanagementsoftware wie ingo365 funktionieren. Dabei ist es entscheidend, dass bei möglichst allen Faktoren, welche die Ressourcenplanung beeinflussen können, automatisiert deren wechselseitige Abhängigkeiten abgebildet sind. Damit so der manuelle Aufwand für die Aktualisierung der Daten gering gehalten wird.

So kann ein projektorientiertes Unternehmen, deren mit Abstand wichtigste Ressource (bei Architekten und Ingenieuren typischerweise 85-90% des gesamten Aufwandes) die Mitarbeiter sind, langfristig erfolgreich agieren.

Nutzen von Excel?

Sollte ich Excel für die Ressourcenplanung verwenden?

Excel ist glasklar nicht als Lösung für eine Ressourcenplanung geeignet. Dies alleine schon deshalb, weil es keine Funktionen beinhaltet, die automatisch auf Veränderungen innerhalb eines Projektes reagieren können. Wollte man dies in Excel haben, müsste sehr viel Aufwand betrieben werden, um die Zusammenhänge in einem Projekt visualisieren zu können. Und um damit Automatismen für eine dynamische Ressourcenplanung zu generieren. Dies wäre so, als ob man Excel dazu verwenden würde, um damit eine Unternehmenssoftware zu erstellen. Was definitiv nicht der richtige Weg ist.

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.