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Wie Ingenieurbüros die Ressourcenplanung nachhaltig verbessern

Kennen Sie die Redewendung “Dem Fuchs hängen die Trauben zu hoch”? Sie ist zurückzuführen auf eine von Äsop 600 v. Christus verfasste griechische Fabel, in der ein Fuchs vergeblich versucht an die Trauben eines reifen Weinstocks zu gelangen. Da sie zu hoch hängen, verkündet das Tier, die Trauben seien ihm noch nicht reif genug. Es möge keine sauren Trauben. 

Die Aussage ist klar: Statt sich das Unmögliche einzugestehen, erklärt der Fuchs großmütig, er hätte sowieso kein Interesse an den Trauben. In dieser Geschichte schwingt aber noch etwas anderes mit, denn der Fuchs versucht erst gar nicht eine Lösung zu finden, sondern versteckt sich gewissermaßen hinter seinem vermeintlichen Desinteresse an den Früchten. 

Die Fabel lässt sich prima auf die aktuelle Situation in vielen Ingenieurbüros übertragen, wo die Trauben der nachhaltigen Ressourcenplanung ebenfalls zu hoch hängen. Nicht selten müssen sich motivierte Projektleiter bereits nach wenigen Wochen eingestehen, dass der Aufwand mit Blick auf das wenig zufriedenstellende Ergebnis einfach zu hoch ist. Woran liegt das? Ist die Ressourcen- und Kapazitätsplanung für diese Büros etwa doch nicht so wichtig? Und was fehlt den verantwortlichen Projektplanern, um sich den Herausforderungen der Thematik stellen zu können? Diese Fragen möchte ich heute klären und Ihnen einen Lösungsvorschlag vorstellen, der von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt wurde.

5 Gründe, warum Ingenieurbüros ihre Ressourcen systematisch planen sollten

 

Sie werden nun vielleicht einwenden, dass Planungsbüros bis dato ohne “perfekte” Ressourcenplanung überlebt haben und es auch in Zukunft werden. Und ja, zum Teil haben Sie damit bestimmt recht. Gleichzeitig stellt sich aber die Frage WIE erfolgreich sind sie mit und ohne nachhaltige Ressourcenplanung? Ich bin der festen Überzeugung, dass eine systematische Planung aller Ressourcen und Kapazitäten enorme Vorteile mit sich bringt:

 

  1. Planungssicherheit im War for Talents
    Die passenden Fachkräfte zu finden ist im heutigen War for Talents eine echte Herausforderung. Projektleiter in Ingenieurbüros müssen daher rechtzeitig abschätzen können, wann sie welche Mitarbeiter für kommende Projekte brauchen. Immerhin dauert der durchschnittliche Einstellungsprozess in deutschen Unternehmen 4 Wochen oder länger, wie eine Statista Umfrage zeigt. Nur mit einer nachhaltigen Ressourcen- und Kapazitätsplanung können sie daher frühzeitig erkennen, wann das Unternehmen neue Arbeitskräfte suchen oder sich von aktuellen Arbeitnehmern trennen muss.

  2. Erfolgreiche und gewinnbringende Unternehmensplanung
    Erhöhte Projektkosten, nicht eingehaltene Deadlines und unzufriedene Kunden. Diese Geschäftsrisiken schätzen österreichische Führungskräfte aufgrund unsystematischer Planung von Ressourcen und Kapazitäten als besonders gefährlich ein, wie die repräsentative Benchmark Studie zu Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung von Planview und pma (Projekt Management Austria) zeigt. Eine systematische Planung aller Ressourcen stellt also eine essentielle Voraussetzung für erfolgreiche und gewinnbringende Projektabschlüsse dar.

  3. Qualität liefern können
    Es ist im Interesse eines jeden Ingenieurbüros Qualität liefern zu können. Dies ist umso einfacher, wenn die Ressourcen und Kapazitäten nachhaltig geplant wurden. Denn nur, wenn die richtigen Ressourcen, d.h. die entsprechenden Spezialisten für das aktuelle Projekt im Unternehmen verfügbar sind, kann das Projekt zufriedenstellend und in höchster geforderter Qualität erbracht werden. Ansonsten leidet entweder das eine oder das andere Projekt an fehlenden Fachkräften, obwohl diese bei entsprechender Ressourcenplanung grundsätzlich im Unternehmen verfügbar wären.

  4. Termintreue
    Zum einen zieht Termintreue natürlich zufriedene Kunden nach sich, zum anderen müssen Ingenieurbüros evtl. mit vertraglich vorgegebenen Pönalzahlungen für nicht eingehaltene Termine oder nicht erbrachte Leistungen rechnen. Eine professionelle Ressourcen- und Kapazitätsplanung beugt diesem Fall präventiv vor.

  5. Liquiditätsplanung
    Schließlich ist die nachhaltige Ressourcenplanung eine wichtige Basis für das Liquiditätsmanagement, denn die Verantwortlichen müssen mit jedem neuen Projekt auch einschätzen können, ob die Zahlungssicherheit des Ingenieurbüros gewahrt bleibt. 

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Herausforderungen der Ressourcenplanung für Ingenieure

 

Bei der Planung von Ressourcen und Kapazitäten in heutigen Ingenieurbüros stoßen die Verantwortlichen noch immer an schwer überwindbare Herausforderungen:

  • Zahlreiche Planungskomponenten: 
    In jedem Ingenieurprojekt müssen mehrere Komponenten in die Planung einbezogen werden. Hierzu zählen unter anderem Zeit-, Personal-, Anlagen- und Sachressourcen.
  • Unplanbare Variablen:
    Projekte in Ingenieurbüros gehen häufig mit unplanbaren Variablen einher, da sich beispielsweise längerfristige Bauprojekte ändern oder zumindest zeitlich verschieben, Mitarbeiter wegfallen oder neue hinzukommen. Dadurch verschieben sich die Auslastungen, was wiederum eine Anpassung der Ressourcen erforderlich macht.

  • Aktualität der Ressourcenplanung
    Während die meisten eine anfängliche Ressourcenplanung erstellt bekommen, liegt eine der größten Herausforderungen darin, sie aktuell zu halten. Spürbar erschwert wird dies dort, wo eine Ressourcenplanung nicht auf die Zielgruppe ausgerichtet und dadurch fast immer zu komplex zu verwalten ist. Fehler, Chaos und ein hoher Zeitaufwand sind da vorprogrammiert.

  • Komplex aufgebaute Planungstools
    Viele Planungstools für Ingenieure am Markt sind relativ komplex oder decken nur einen Teil aller Komponenten ab, die für eine nachhaltige Planung erforderlich sind. Kein Wunder also, dass die verantwortlichen Projektplaner bis dato noch wenig Vertrauen in die Effizienzsteigerung digitaler Lösungen haben.

  • Liquiditätsgefahr
    Neben den zahlreichen Planungskomponenten muss auch die Liquiditätsplanung mit einbezogen werden, denn das verspätete Einlangen der geplanten Investitionen dürfen die Liquidität des Ingenieurbüros nicht gefährden. Zum einen führt dies zu einer noch höheren Komplexität bei der Ressourcenplanung, zum anderen liegen dem Projektleiter nicht immer die aktuellen Zahlen vor.

  • Fachfremde Herausforderung
    Ingenieure sind in der Regel Techniker mit einem hohen Praxisbezug. Als Projektleiter müssen sie sich in fachfremde Thematiken einarbeiten und entscheiden sich aufgrund des hohen Aufwands bei verhältnismäßig geringem Nutzen oft gegen eine systematische Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

  • Fehlen eines integrierten Systems
    Der große Vorteil einer Best-of-Suite Lösung, also eines integrierten Systems mit intelligent vernetzten Tools und automatischer Datenauswertung, liegt darin, dass alle Daten aktuell sind, zentral gespeichert und in Echtzeit abgerufen werden können. In Ingenieurbüros, wo ein integriertes System fehlt, fehlen auch wichtige Kennzahlen und eine automatische intelligente Datenverarbeitung.  Durch die Verwendung mehrerer Tools in einem Best-of-Breed Szenario gestaltet sich die Ressourcen- und Kapazitätsplanung entsprechend zeitaufwändig und ungenau. 



Lösungsvorschlag: einheitliches System für die Ressourcen- & Kapazitätsplanung

 

In vielen Fällen ist das Problem einer unzureichenden Planung der Ressourcen und Kapazitäten nicht unbedingt in den fehlenden Fähigkeiten und Kompetenzen der verantwortlichen Personen, sondern vielmehr in fehlenden oder falschen Tools bzw. Informationen zu suchen. Ein Lösungsvorschlag ist daher, auf ein einheitliches System zu setzen, z.B.  ingo365, einer Software für Ingenieure auf Basis neuester Microsoft Technologien, die in Zusammenarbeit von Ingenieuren mit newvision erstellt wurde.

 

Vorteile von ingo365 für die nachhaltige Ressourcenplanung:

 

  • alle aktuellen Daten in einem System und zu jedem Zeitpunkt von allen gängigen Geräten in Echtzeit abrufbar
  • die Software integriert z.B. über Schnittstellen alle Daten und stellt sie automatisiert für jede Anforderung bereit, z.B. Zeiterfassung, Rechnungslegung, kaufmännische Begleitung des Projekts u.a.
  • relativ geringer Aufwand für den Projektleiter, da weite Teile der Ressourcenplanung aus vielen bereits vorhandenen Parametern wie Terminplanung oder Zeiterfassung innerhalb des Systems quasi als “Abfallprodukt” verwendet werden können
  • mit wenigen Mitteln die wichtigsten Kennzahlen im Überblick behalten und bei Änderungen wie Terminverschiebungen oder Wegfall eines Mitarbeiters schnell reagieren können
  • im integrierten System lassen sich alle Angebote aus der Angebotserstellung mit Wahrscheinlichkeiten für eine Auftragserlangung hinterlegen, sodass sich diese Kenntnis in der Ressourcenplanung  berücksichtigen lässt, vgl. RTF (Reporting The Future)
  • Geschäftsführer und andere Beteiligte haben über das individuell anpassbare Benutzer Dashboard ebenfalls alle relevanten Informationen und Veränderungen im Blick 

 

Mit ingo365 - der Software von Ingenieuren für Ingenieure erreichen Projektleiter also mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel und können die Ressourcenplanung nachhaltig verbessern. Dank intelligenter Datenauswertung greifen die Verantwortlichen auf verlässliche Zahlen und Informationen zurück, sodass sie weniger auf ihr Bauchgefühl hören und sich rechtfertigen müssen, wenn in einem Projekt Anpassungen notwendig sind. 



Fazit: Ressourcenplanung nachhaltig verbessern mit ingo365


Statt wie der Fuchs aus Äsops Fabel vor der Ressourcenplanung zurückzuschrecken, sollten Sie weiter darum kämpfen an die verführerischen Trauben mit all ihren Vorzügen zu kommen. Eine Lösung besteht beispielsweise in einer einheitlichen Software für Ingenieure, wo alle Daten über intelligent vernetzte Tools zusammenlaufen und automatisch ausgewertet werden. Denn auf diesem Weg kommen sie einer nachhaltigen Ressourcenplanung sehr viel näher, was für Ihr Unternehmen einen klaren Wettbewerbsvorteil sowie eine erfolgversprechende betriebswirtschaftliche Zukunftsplanung erlaubt.  

 

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Bildquelle: Adobe Stock

Markus Wagner

Über Markus Wagner

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-How ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.