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Eine Übersicht über betriebswirtschaftliche Kennzahlen für den Erfolg im Ingenieurbüro

Jedes Unternehmen will erfolgreich sein. Ganz klar. Aber was bedeutet eigentlich Erfolg? Und was bedeutet Erfolg speziell im Ingenieurbüro im Hinblick auf die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen? Grundsätzlich ist das zentrale betriebswirtschaftliche Erfolgskriterium das Verhältnis von Einnahmen zu Ausgaben. Aber das ist natürlich viel zu einfach und eindimensional gedacht.

Besonders wichtig ist ein ganzheitlicher Blick auf alle Teilbereiche des Planungsbüros: von der professionellen Angebotserstellung über die nachhaltige Kalkulation, das effiziente Projektcontrolling bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss. Alle diese Teilbereiche müssen gut und reibungslos funktionieren, damit man erfolgreich ist und sich als Eigentümer und/oder Geschäftsführer auch erfolgreich fühlt.

Was einfach klingt, stellt Ingenieurbüros bis heute vor so manche Herausforderung, denn mit klassischen Methoden und Tools ist der Aufwand unverhältnismäßig hoch. Neue Potentiale für überzeugende Lösungen birgt hingegen die digitale Welt. Warum das so ist, wie die dahinterstehenden Chancen aussehen, und welche Faktoren den betriebswirtschaftlichen Erfolg am Modern Workplace tatsächlich ausmachen, lesen Sie in unserer großen Übersicht.

 

Inhaltsverzeichnis


 

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Ebook Betriebswirtschaftlicher Erfolg im Ingenieurbüro

 

Definition von betriebswirtschaftlichem Erfolg im Ingenieurbüro

 

Eine einheitliche Definition betriebswirtschaftlichen Erfolgs gibt es in der Literatur nicht, wie auch im Wirtschaftslexikon unter “Erfolg” nachlesbar ist. Abhängig von der Perspektive und dem Betrachtungshorizont ergeben sich verschiedene Kalkulationsmethoden von Erfolg: 

  • Kostenrechnung:
    Erfolg = Leistung - Kosten

  • Gewinn- und Verlustrechnung:
    Erfolg = Ertrag - Aufwand

  • Steuerliche Erfolgsrechnung:
    Erfolg = Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben

Erfolgsrechnungen können also entweder auf einer Wirtschafts- oder Rechnungsperiode basieren. Übersteigen die Erträge in der gewählten Periode die Aufwendungen, erzielt das Ingenieurbüro einen Gewinn. Sind diese umgekehrt größer als die Erträge, liegt ein Verlust, also ein betriebswirtschaftlicher Misserfolg vor. 

 

Herausforderungen: Kennziffern im Selbstverständnis des Ingenieurs 

 

Betriebswirtschaftlicher Erfolg ist für den Ingenieur nur eine von zwei Erfolgsdimensionen. Wie auch Ulrich Welter in seinem Paper "Die Zukunft der Ingenieurbüros in Deutschland" treffend feststellt, sehen sich Ingenieure zuerst einmal als technische Experten. Im eigenen Selbstverständnis sind sie dann erfolgreich, wenn sie ihre Projekte technisch sauber umsetzen und den Auftraggeber damit maximal zufrieden stellen.

Dadurch kommt es eigentlich zu einer paradoxen Situation: Ist der Ingenieur in seinem Selbstverständnis erfolgreich, wächst das Ingenieurbüro aufgrund der hohen Kundenzufriedenheit sehr wahrscheinlich. Gleichzeitig muss der verantwortliche Ingenieur aber zunehmend die Finanzkennzahlen mitdenken, um auch aus kaufmännischer Sicht als Unternehmer langfristig erfolgreich sein zu können. Das bedeutet, je besser er oder sie als Techniker ist, desto mehr muss sich der reine Techniker zum modernen Manager entwickeln. Denn nur so ist der Erfolg im Ingenieurbüro innerhalb beider Dimensionen langfristig gewährleistet. 

Wirtschaftliche Kennzahlen für Unternehmenserfolg

Beispiele für dieses Paradoxon

 

Das soeben erwähnte birgt allerdings einige Herausforderungen: 

  • Auslastung planen:
    Die Profitabilität des Unternehmens, eine hohe Qualität und vor allem Termintreue in den einzelnen Projekten muss gewährleistet werden. Dafür ist eine vorausschauende Ressourcen- und Kapazitätsplanung notwendig. Auslastungen händisch in chaotischen Zettelwirtschaften oder aufwändig in Excel zu planen ist keine Lösung. Es führt in der Regel recht schnell dazu, dass Projekt- und Büroleiter sich bestmöglich vor dieser Aufgabe drücken und die Planung falls überhaupt nur mehr schlecht als recht umgesetzt wird. Dies führt in Folge zu Terminverzügen, eventuellen Pönaleforderungen, schlechten Qualitäten und generell unzufriedenen Projektpartnern.

  • Realistische Ziele setzen:
    Ingenieure haben meistens einen sehr hohen Qualitätsanspruch an die eigene Arbeit. In der unternehmerischen Realität müssen diese Ansprüche allerdings gegen die realen Bedingungen abgewogen werden. Gibt der Kunde beispielsweise nur eine Standardlösung in Auftrag, wäre die Entwicklung einer ressourcen- und zeitaufwendigen Sonderlösung wirtschaftlich nicht tragbar. Und das, obwohl es vielleicht das optimale Ergebnis hervorzaubern würde.

  • Die eigenen Fähigkeiten kennen:
    Generalist für Standardlösungen oder Spezialist für Sonderlösungen? Das Wissen um die eigenen Fähigkeiten hilft dabei, die richtigen Aufträge zu gewinnen und die eigenen Ressourcen bestmöglich zu nutzen. Ingenieure, die sich ihre Fähigkeiten allerdings nicht bewusst machen, werden immer wieder auf Stolpersteine treffen. Zum Beispiel, weil Angebote immer wieder von Mitbewerbern unterboten werden oder sie viele für sie “unattraktive” Aufträge annehmen müssen. Erfolg in diesem Zusammenhang bedeutet, sich im Idealfall aussuchen zu können, welche Aufträge man annehmen und welche man lieber einem Mitbewerber überlassen möchte.

  • Management als Querschnittsaufgabe:
    Die Bedingungen für Ingenieurbüros werden härter: Eine wachsende Konkurrenz drückt den möglichen Gewinn und steigert den Druck auf Qualitätsansprüche. Gleichzeitig fällt es Ingenieurbüros aufgrund des Fachkräftemangels schwerer, qualifiziertes Personal zu gewinnen und dauerhaft die Betriebe schmackhaft zu machen.

 

Erfolgsfaktoren: Kriterien für den Unternehmenserfolg

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Übersicht

Über betriebswirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg im Ingenieurbüro entscheiden drei grundlegende Faktoren und die damit einhergehenden Kriterien: 

 

1. Organisation: Strukturen und Prozesse in die Wertschöpfungsarchitektur integrieren

 

Unternehmerischer Erfolg beruht auf der Gestaltung von Prozessen im Ingenieurbüro entlang einer funktionierenden Wertschöpfungsarchitektur. Diese verbindet einzelne Handlungen innerhalb eines Projekts und bezieht sie auf den gemeinsamen übergeordneten Zweck. Die Geschäftsführung muss auf Organisationsebene folgende Punkte optimieren: 

  • Mitarbeiterführung: Wie lassen sich optimale Arbeitsbedingungen für die eigenen Mitarbeiter schaffen?

  • Auslastung: Wie kann die unternehmensweite Auslastung effizient organisiert werden, um Leerlauf oder Überlastung bestmöglich zu vermeiden?

  • Infrastruktur: Welche Systeme und Kollaborationstools schaffen den passenden Rahmen für eine konsistente Kommunikation und Zusammenarbeit quer durch das Projekt zwischen sämtlichen internen und externen Projektbeteiligten?

 

2. Business Analyse: Daten und Informationen nutzen

 

Durch Business Analyse nutzen Unternehmen erhobene Daten, um die bestehende Wertschöpfungsarchitektur zu optimieren. Sie ist dabei auf die Bedürfnisse aller Stakeholder im Projekt ausgerichtet und macht folgende Kriterien essentiell: 

  • Verfügbarkeit von Daten sicherstellen:

In einem wachsenden Unternehmen und einer komplexer werdenden Projektstruktur wird es zunehmend schwieriger, zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Daten zu kommen. Eine einheitliche Unternehmenssoftware stellt alle relevanten Daten ortsunabhängig in Echtzeit zur Verfügung. Laut einer Autodesk-Studie besteht hier allerdings Nachholbedarf. Die Mehrheit der deutschen Ingenieurbüros sieht sich laut eigenen Aussagen im Hinblick auf digitale Transformationsprozesse maximal im Mittelfeld.

  • Zwischen Stakeholdern vermitteln:

Die Kommunikation von oben nach unten und von unten nach oben ist eine Keimzelle für Konflikte, die den Projektverlauf stören können. Das lässt sich aber frühzeitig vermeiden. Und zwar durch vorausschauendes Handeln, gegenseitigen Austausch von Learnings und kontinuierliches Vermitteln zwischen allen Stakeholdern.

  • Wissen weitergeben:

Die Leiter von Ingenieurbüros unterliegen einem Evolutionsprozess: vom reinen Techniker über den Projekt- und Büroleiter bis zum geschäftsführenden Manager, der quer über alle Unternehmensbereiche die relevanten Management-Aspekte mitdenken muss. Damit das Unternehmen dauerhaft wirtschaftlich erfolgreich agieren kann, müssen die auf dieser Reise gemachten Erfahrungen in der Unternehmenssteuerung an die Nachfolger weitergegeben werden. 

  • Kontinuierliches Reporting ermöglichen:

Nur, wenn den Projektverantwortlichen zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Daten als Basis vorliegen, können sie bei Problemen frühzeitig eingreifen und langfristig gute Entscheidungen treffen. Die digitale Welt hält dafür hervorragende Lösungen bereit. Eine zentrale Business Software ermöglicht benutzerdefinierte, kontinuierliche Reportings aller Geschäftszahlen und Werte, um erfolgreich vorausplanen zu können.

Controlling Kennzahlen in der Übersicht

3. Organizational Behaviour: Management von Erwartungen und Verhaltensweisen im Ingenieurbüro

 

Organizational Behaviour bezeichnet das Management von Erwartungen und Verhaltensweisen im Betrieb. Folgende Kriterien gibt es dabei zu beachten:

  • Transparente Unternehmenskultur
    Ziel von Organizational Behaviour ist es, die Strukturen und Prozesse der Wertschöpfung so zu gestalten, dass die Erwartungen und Handlungen aller Projektbeteiligten zur Erreichung des übergeordneten Gesamtziels ausgerichtet sind. Beste Voraussetzung bietet dabei eine transparente Unternehmenskultur. In dieser können alle internen und externen Mitarbeiter jederzeit und von überall aus den jeweiligen Projektstatus einsehen sowie ihre entsprechenden Aufgaben und Deadlines kennen.

  • Konsistentes Vertrags- und Planungsmanagement
    Gutes Erwartungsmanagement beginnt mit der möglichst genauen Definition der Erwartungen des Auftraggebers. Dies beginnt mit genau definierten Verträgen, die von den Verantwortlichen gemeinsam erarbeitet und umgesetzt werden.

  • Klare Absprachen und Zuständigkeiten
    Je klarer Verantwortlichkeiten und Erwartungen definiert sind, desto einfacher lassen sich die Handlungsweisen der Stakeholder miteinander abstimmen und auf den übergeordneten Zweck ausrichten.

 

Messung des Erfolgs über betriebliche Kennzahlen

 

BWL-Kennzahlen sind ein zentrales Werkzeug der Geschäftsführung, um den Unternehmenserfolg dauerhaft sicherzustellen. Unternehmerischer Erfolg lässt sich auch daran messen, wie gut die Leitung ihre Kennzahlen im Blick hat. Denn eine optimale Unternehmensplanung führt dazu, dass zu einem gegebenen Zeitpunkt genau die richtige Zahl der Aufträge, Mitarbeiter und Ressourcen zur Verfügung steht und sich das Ingenieurbüro seine Aufträge frei aussuchen kann. 

Im Whitepaper erfahren Sie mehr über digitale Lösungen in der Praxis. Zusätzlich zeigen wir am Beispiel von Werner Consult, wie Ingenieurbüros von einer Business Software profitieren:

Erfolg im Ingenieurbüro - Whitepaper

 

Jahreszahlen

 

Die Jahreszahlen spielen für die Sicherstellung des betriebswirtschaftlichen Erfolgs zunächst eher eine untergeordnete Rolle. Denn sie stehen erst zum Abschluss eines Jahres zur Verfügung - zu spät, um noch wirksame Korrekturen vorzunehmen:

  • Erfolgskennzahlen (Jahresabschluss, Steuern)

  • Liquiditätskennzahlen (Cash Ratio)

  • Rentabilitätskennzahlen (Eigenkapitalrentabilität, Return on Investment)

  • Bilanzkennzahlen (Eigenkapitalquote, Verschuldungsgrad)

  • Kennzahlen zur Umschlagsfähigkeit (Kapitalumschlagsfähigkeit)

Die Jahreszahlen sind vor allem in der langfristigen Ausrichtung des Unternehmens relevant. Denn im Vergleich mit den Zahlen der Vorjahre ergeben sich Einsichten in die langfristige Entwicklung des Unternehmens. 

 

Ständige Zahlen

 

Laufende Zahlen sind das entscheidende Werkzeug, um sich einen Überblick über die Wertschöpfungsarchitektur zu verschaffen und gegebenenfalls Kurskorrekturen vorzunehmen. Relevant sind unter anderem folgende Kennzahlen:

Fertigstellungsgrade ihrer jeweiligen Projektphasen können Ingenieure quasi “im Schlaf” benennen: Vorentwurf zu 30%, Einreichung zu 45% fertig und mehr. Die Kunst ist aber, diese Kennzahl in ein aussagekräftiges Reporting-Tool einzubinden und damit auf Knopfdruck exakt zu wissen, wie und wo jedes einzelne Projekt steht. Das stellt eine von Beginn an bessere Planbarkeit und Übersicht sicher und ist somit eine der wesentlichsten Grundlagen für den Erfolg. 

 

Ressourcen- und Kapazitätsplanung

Controlling Kennzahlen in der Übersicht

Betriebswirtschaftlicher Erfolg setzt eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung voraus. Ziel ist es, zu jedem Zeitpunkt zu wissen, welche Ressourcen wie geplant sind. In der Ressourcenplanung sehen sich Ingenieure mit folgenden Herausforderungen konfrontiert: 

  • Komplexe Planung:
    Aufträge an Ingenieurbüros sind oftmals komplex und zeitaufwändig. Zeit-, Personal-, Anlagen- und Sachressourcen müssen daher gut durchdacht und effizient geplant werden.

  • Unplanbarkeit einzelner Variablen:
    Nicht jedes Detail eines Ingenieurprojekts ist planbar. Je länger ein Bauprojekt dauert, desto wahrscheinlicher kommt es zu Verschiebungen verschiedener Arten wie im Zeitplan oder Veränderungen in der Belegschaft. 

  • Aktualität:
    Eine Ressourcenplanung ist nur dann hilfreich, wenn sie sich auf die aktuellen Zahlen stützt und einfach zu handhaben ist. Oft ist die Verwaltung der Ressourcenplanung unnötig kompliziert. Dann steigen der Zeitaufwand und die Wahrscheinlichkeit für Fehler. Vor allem aber die Akzeptanz der dann arbeitsintensiven Ressourcenplanung bei den Projektleitern. 

  • Komplexe Tools:
    Planungssoftware für Ingenieure ist häufig über- oder unterkomplex. Projektplaner stehen daher modernen digitalen Lösungen für die Ressourcenplanung in der Regel skeptisch gegenüber. Hier hilft nur der Einsatz einer bereits auf das Unternehmen zugeschnittenen Demo-Version der zu evaluierenden Business Lösung. Idealerweise, wenn diese entsprechend nahtlos in die lauffähige Version überführt werden kann.

  • Auswirkungen auf die Liquidität:
    Liquiditätsplanung und Ressourcenplanung sind eng miteinander verzahnt: Verspätungen im Projekt führen zu verspäteten Zahlungen und wirken sich direkt auf die Liquidität aus. Jede Änderung der Ressourcenplanung macht also auch eine Betrachtung der Liquidität notwendig. 

  • Fachfremde Herausforderung:
    Wegen des fachfremden Hintergrunds und des damit einhergehenden Aufwands für die Einarbeitung schrecken viele Ingenieure vor einer diesbezüglichen Ressourcenplanung, etwa beim Subunternehmer, zurück. 

  • Fehlen einheitlicher Lösungen:
    Best-of-Breed-Lösungen erweisen sich für die Ressourcenplanung als ineffizient. Mit einer Best-of-Suite-Lösung schaffen Sie einen zentralen Ort für die Sammlung und automatische Auswertung tagesaktueller Unternehmensdaten. Fehlt ein intelligentes System, steigt der manuelle Aufwand für die Auswertung und Kontrolle massiv an. 

Angebotserstellung

 

Den Grundstein betriebswirtschaftlichen Erfolgs legen Ingenieure bei der professionellen Angebotserstellung. Von einer gründlichen Kalkulation hängt ab, wie profitabel ein Projekt durchgeführt werden kann. Lange Zeit war es üblich, Angebote über die Herstellungskosten zu berechnen. Mit der Veränderung der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) müssen Ingenieurbüros Angebote über eine genaue Kalkulation des Aufwands erstellen. Insbesondere bei komplexen, mehrjährigen Projekten wird das schnell zum Problem, weil für jeden Projektbereich genaue Leistungsbeschreibungen notwendig sind. 

Arten von Kennzahlen

Dabei hilft eine Business Software wie ingo365:

  • Angebote können schnell und unkompliziert eingelesen werden.

  • Typische Bauvorhaben sind softwareseitig vorstrukturiert - Ingenieure sparen also Zeit bei der Angebotserstellung, weil Vorlagen nur noch angepasst werden müssen.

  • ingo365 verfügt über Schnittstellen, um Kalkulationsmuster für jede Projektphase einzuspielen und den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren.

  • ingo365 bietet die Möglichkeit, Soll-Ist-Vergleiche auf Knopfdruck durchzuführen, sodass sich die Verantwortlichen jederzeit schnell einen Überblick über den Projektfortschritt verschaffen können.

  • ingo365 kann Rückkalkulationen durchführen, um für neue Projektangebote aus den vergangenen zu lernen. Und damit gegebenenfalls gemachte Fehler nicht zu wiederholen und die richtigen, aktuellen Kennzahlen für die Kalkulation heranziehen.

  • Checklisten und Vorlagen helfen bei der exakten Beschreibung der Leistungen gegenüber dem Auftraggeber.

  • Aus eingestellten Angeboten werden per Knopfdruck Aufträge, die alle nötigen Daten und bereits angefallenen Aufwendungen enthalten. Damit beginnen Sie sofort mit dem korrekten internen Controlling.

  • Als Best-of-Suite-Lösung verfügt die Business Software über eine detaillierte Benutzerverwaltung, die die Einbindung interne Projektbeteiligter, Subunternehmer und Partner einfach macht.

ingo365_Business Lösung für Planungsbüros

Auftragsverwaltung und Projektcontrolling

 

Kontinuierliches Projektcontrolling und Auftragsverwaltung werden in Ingenieurbüros häufig als zeitraubend empfunden. In der Tat nehmen administrative Tätigkeiten einen signifikanten Anteil an der wöchentlichen Arbeitszeit von Wissensarbeitern ein. In Ingenieurbüros sehen sich die Verantwortlichen daher mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert: 

  • Viele Einzelprojekte mit unterschiedlichen Anforderungen müssen unter einen Hut gebracht werden,

  • Interne und externe Mitarbeitende müssen trotz räumlicher und betrieblicher Distanz an denselben Tisch gebracht werden, um eine hohe Qualität und pünktliche Lieferungen sicherzustellen,

  • Projekte erstrecken sich oft über Monate oder Jahre,

  • Flexibilität in der Ressourcenplanung ist notwendig, um dynamischen Veränderungen der Projektanforderungen gerecht zu werden.

Ein gutes Projektcontrolling ist maßgeblich für einen erfolgreichen profitablen Projektabschluss und damit dem langfristigen betriebswirtschaftlichen Erfolg. Es gestaltet sich auch deshalb so schwierig, weil viele Ingenieurbüros auf eine Best-of-Breed-Lösung setzen. Statt eines einheitlichen und zentralen Systems kommen verschiedene Tools für diverse Sachverhalte zum Einsatz. Einer der Nachteile daraus ist, dass der Austausch von Daten so verkompliziert wird. Demgegenüber hat eine Best-of-Suite-Lösung viele Vorzüge.

 

Vorteile von Best-of-Suite im Ingenieurbüro

 
  • Alle Projekte werden in einem System verwaltet - das erleichtert den Überblick für Projektleitung und Geschäftsführung.

  • Mögliche Finanzlöcher können frühzeitig identifiziert und gestopft werden.

  • Die ERP-Software sammelt laufend Daten, die allen Beteiligten in Echtzeit rund um die Uhr zur Verfügung stehen, um den Projektstatus nachzuvollziehen.

  • Ein konsistentes System von der Angebotserstellung bis zum Projektabschluss schafft einen “Single Point of Truth”. Projektleiter müssen keine Zeit mit Datenabgleich und Nachfragen aus mehreren Systemen verbringen.

  • Die allseitige Verfügbarkeit tagesaktueller Daten verbessert die Kundenbetreuung durch schnellere Reaktionszeiten, etwa bei Angebots- und Rechnungsstellung.

  • Der Raum für Fehler und Datenverlust wird durch die intelligente Vernetzung verschiedener Tools minimiert.

 

Zeiterfassung im Ingenieurbüro

 

Zeiterfassung im Ingenieurbüro

Die klassische Zeiterhebung per Excel-Tabelle kostet Zeit, Geld sowie Nerven und verärgert Mitarbeiter inklusive Kunden. Deshalb steigen immer mehr Planungsbüros auf integrierte Systeme für die Zeit- & Leistungserfassung um:

  • Zeit- und Leistungserfassung finden oft in verschiedenen Systemen statt. Der manuelle Abgleich ist zeitaufwendig. Kommt es zu Ungereimtheiten, ist zudem eine mühsame Recherche und Klärung des Sachverhalts erforderlich.

  • Für Mitarbeiter sind viele Arbeitszeiterfassungssysteme unnötig kompliziert. Deshalb tragen viele Ihre Arbeitszeiten nur einmal im Monat ein. Das führt regelmäßig zu mangelnder Dokumentation von Mehrleistungen und somit nicht fakturierbaren Leistungen. Ganz zu schweigen von dem enormen Aufwand, der dafür zu erbringen ist. Oder haben Sie am Monatsende noch im Kopf, was Sie genau Sie am Monatsersten gemacht haben?

  • Bis die Zeit- und Leistungserfassung zusammengeführt und bei der Geschäftsführung und in weiterer Folge der Lohnverrechnung angekommen sind, müssen viele E-Mails geschrieben werden. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.

  • Mit einer intransparenten Zeiterfassung fühlen sich Mitarbeiter schnell benachteiligt und unfair behandelt. Das belastet die Beziehung zum Arbeitgeber und führt im schlimmsten Fall zur Trennung.

  • Bei einer unklaren oder lückenhaften Leistungsdokumentation ist Ärger mit Kunden vorprogrammiert. Dann ist nicht nur der Kunde in Gefahr, sondern auch die Reputation. 

Moderne Business Lösungen kommen mit einer einheitlichen Zeit- und Leistungserfassung. Diese entlastet alle Mitarbeiter, minimiert den Raum für Fehler, Missverständnisse und Zerwürfnisse und ermöglicht gegenüber dem Kunden eine transparente Kommunikation. 

Liquiditätsplanung

 

Eine effektive Liquiditätsplanung stellt die Zahlungsfähigkeit zu jedem Zeitpunkt sicher. Dabei stehen Ingenieurbüros vor verschiedenen Problemlagen:

  • Verzögerte Zahlungseingänge von Kunden,

  • Langfristige Zahlungsziele bei öffentlichen Auftraggebern,

  • Keine klar definierten Leistungen und dadurch fehlende Fakturierbarkeit,

  • keine “Zeit”, um Honorarnoten zu stellen,

  • Einbindung von Subunternehmern potenziert die Komplexität.

Um diesen Herausforderungen Herr zu werden, lohnt es sich von Anfang an eine systematische Liquiditätsplanung zu etablieren. Dazu gehört ein konkreter Zahlungsplan inklusive automatisierter Abrechnung von Teilleistungen und eine realistische Kalkulation mit ausreichend Puffer für unvorhergesehene Veränderungen.

In wirtschaftlich starken Zeiten sollten Ingenieurbüros zudem Rücklagen bilden, um im Krisenfall nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten.

Fazit: So sind Ingenieurbüros dauerhaft betriebswirtschaftlich erfolgreich

 

Betriebswirtschaftlicher Erfolg geht mit unternehmerischem Wachstum einher. Wenn Sie vom Einzelkämpfer zum Teamplayer werden wollen, müssen Sie sich persönlich weiterentwickeln. Sie müssen vom Techniker zum Manager werden und lernen, kaufmännische und organisatorische Aspekte in allen Teilbereichen ihrer Arbeit mitzudenken.

Dazu gehört auch ein Blick in die Zukunft: Wo sehen Sie sich in 5 und 10 Jahren und worauf möchten sie Ihren Fokus setzen - in persönlicher und unternehmerischer Hinsicht? 

Optimale Organisation in allen Teilbereichen ist der Schlüssel zu dauerhaftem betriebswirtschaftlichem Erfolg als Ingenieur. Dazu brauchen Sie ein gesundes Gleichgewicht von Managementprozessen und den damit verbundenen Kosten. Eine einheitliche Business Software unterstützt Sie dabei, dieses Gleichgewicht herzustellen und durchgängig bessere Entscheidungen in allen Teilbereichen des Unternehmens zu treffen.

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Betriebswirtschaftliche Kennzahlen Übersicht FAQ

 
Definition

Was sind betriebswirtschaftlichen Kennzahlen?

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind spezifische Zahlen, die zur Beurteilung von Unternehmen herangezogen werden. Im Sinne der erfolgreichen Unternehmensführung von unter anderem einem Ingenieurbüro sind für einen Geschäftsführer hier bestimmte Kennzahlen von Interesse. Nämlich jene, die eine rasche und sichere Aussage über das „kaufmännische Befinden“ seines Unternehmens geben. Wenn man so will, ist das also der Fiebermesser für das Unternehmen, im Idealfall prophylaktisch angewandt und immer mit dem Ergebnis: kerngesund.

Berechnung

Wie rechnet man Kennzahlen?

Jede Kennzahl hat eine eigene Formel zu deren Berechnung. So ist die Formel für den Cashflow beispielsweise:

Cashflow = Gewinn/Verlust + Abschreibungen + Rückstellungen

Viel wichtiger als das reine Wissen um die Formel zur Berechnung einer Kennzahl ist jedoch, die unternehmensrelevanten Zahlen systematisch und auf Knopfdruck aktuell zu bekommen. Man sollte jederzeit einen perfekten Überblick über sein Unternehmen haben und in der Lage sein, "das Schiff“ vorausschauend zu steuern.

Auswahl an Kennzahlen

Welche Erfolgskennzahlen gibt es?

Es gibt mittlerweile unzählige Erfolgs- und Bilanzkennzahlen, Liquiditätskennzahlen, Kennzahlen der Personalwirtschaft, Kennzahlen von Marketing und Vertrieb, Kennzahlen des (IT-)Controllings, etc. etc.

Die Auswahl einiger aussagekräftiger KPIs (Key Performance Indicators) ist aber für den Geschäftsführer/Eigentümer eines Architektur- oder Ingenieurbüros essentiell. Dieser trifft schließlich täglich nicht nur kaufmännische Entscheidungen und sollte solche hervorheben, welche sein Unternehmen bestmöglich widerspiegeln. Die für die Branche der Architekten und Ingenieure wahrscheinlich am wichtigsten finden sie in der nächsten Fragestellung beantwortet.

Relevanz

Was sind die wichtigsten Unternehmenskennzahlen?

Es hängt sehr stark vom jeweiligen Geschäft ab, welche Kennzahlen als "die wichtigsten“ bezeichnet respektive gesehen werden können. So sind für ein produzierendes Unternehmen selbstredend die Kennzahlen für Produktion und Logistik sehr wichtig. Für Architekten und Ingenieure andererseits, welche extrem personalintensiv (>80% aller Kosten sind zumeist Personalkosten) sind, sieht das völlig anders aus.

Hier einige der aus der Sicht des praxisorientierten, aber durchaus auch betriebswirtschaftlich denkenden Ingenieurs wichtigsten Kennzahlen dieser Branche:

Projektorientierte Kennzahlen:

  • aktuelle Auftragssumme (inklusive Nachträge und Korrekturen!) je Projekt insgesamt und offen (= noch nicht abgerechnet)

  • Fertigstellungsgrad (FSG) jedes einzelnen Auftrages

  • Abrechnungsgrad (ARG) jedes einzelnen Auftrages

  • Halbfertige Leistungen (HF) je Auftrag beziehungsweise Projekt

  • Kosten je Projekt beziehungsweise Projektphase

  • erforderliche und verfügbare Projektressourcen je Projektphase im Betrachtungszeitraum

Daraus resultierende Ergebniszahlen:

  • betriebswirtschaftliches Ergebnis je Auftrag im Betrachtungszeitraum

  • Liquidität am Beginn/Ende des Betrachtungszeitraums

  • Ressourcenauslastung

  • Cashflow

Cashflow-Position

Wo steht Cashflow in der Bilanz?

Da es keinen einheitlichen oder eindeutigen Cashflow-Begriff gibt, sucht man diesen Wert oft vergeblich direkt in der Bilanz. Natürlich kann man aber einen Cashflow-Wert aus verschiedenen Bilanzpositionen indirekt oder direkt berechnen.

Bei der für Architekten und Ingenieure oft sinnvollen direkten Berechnung nimmt man die Umsatzerlöse und reduziert sie um die Auszahlungen für Personal und Material. Außerdem werden Ein- oder Auszahlungen für Finanzierung, Steuern oder sonstige (nicht die laufende Geschäftstätigkeit betreffende) Geschäfte hinzugerechnet respektive abgezogen.

Bedeutung in Ingenieurbüros

Warum sind solche Kennzahlen für das Ingenieurbüro so wichtig?

Gerade für Architektur- und Ingenieurbüros sind auf die Branche zugeschnittene Kennzahlen sehr wichtig, um im ohnehin hektischen Projektgeschäft jederzeit erkennen zu können, wie das Unternehmen in kaufmännischer Hinsicht steht. Allzu oft und allzu verständlich kümmert man sich als Architekt oder Ingenieur vor allem um die „schönen Dinge in seinem Beruf“. Also die Architektur, die Technik, die Kundenwünsche, die Termine etc.

Aber wenn sich niemand ansieht, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt oder die aktuellen Zahlen für so eine Bewertung erst gar nicht zur Verfügung stehen, wird es früher oder später schwierig, als Unternehmen zu überleben.

Erfolgsbeurteilung

Wie beurteile ich den Unternehmenserfolg in Ingenieurbüros?

Neben den vielen bereits genannten Methoden, Unternehmenserfolg in Zahlen festzumachen, würde ich aus der Sicht des praxisorientierten Ingenieurs und jahrzehntelangen Geschäftsführers den Unternehmenserfolg ganz pragmatisch folgendermaßen definieren:

Langfristig erfolgreich (und ganz nebenbei gesagt wahrscheinlich auch glücklich in seinem Traumjob) ist derjenige, welcher sich seine Projekte quasi selbst aussuchen kann. Das bedeutet, er ist durch seine Strukturiertheit und Effizienz in der Lage sowohl in kaufmännischer Hinsicht als auch in technischer, architektonischer und auch qualitativer Hinsicht konkurrenzfähig zu sein. Gerade durch Business Software von Ingenieuren für Ingenieure, lassen sich kaufmännische und administrative Geschäftsprozesse perfekt abbilden. Das ergänzt das ohnehin exzellente technische Fundament von Ingenieuren.

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.