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Buchhaltung leicht gemacht dank digitalem Rechnungswesen: zentral, automatisiert & integriert

Aufwendig, kompliziert und nervenaufreibend: Die Buchhaltung im Planungsbüro hat keinen guten Stand. Sie wird oft als lästige Notwendigkeit wahrgenommen, weil kaum ein Ingenieur im stressigen Geschäftsalltag gerne in Tabellen, Teil- und Abschlussrechnungen oder gar Mahnungen versinken möchte. Gerade kleinere Ingenieurbüros haben zudem nicht die Ressourcen, um eine eigene Abteilung aufzubauen, sodass buchhalterische Aufgaben an der Geschäftsführung hängen bleiben. Auch ein Steuerbüro ersetzt das aufwendige Dokumentieren, Sammeln und Kommunizieren relevanter Daten aus allen Unternehmensbereichen, die durch die Projektstruktur zusätzlich verkompliziert wird, i.d.R. nicht vollständig. 

Abhilfe verspricht die Digitalisierung des Rechnungswesens. Eine Business Lösung, die Buchhaltung und Projektcontrolling in einem System vereint, erlaubt die weitgehende Automatisierung vieler zeitintensiver Aufgaben. Laut einer Studie der Unternehmensberatung KPMG haben deutsche Unternehmen hier allerdings Nachholbedarf. Über die Hälfte hat noch keine integrierte Buchhaltung oder papierlose Workflows standardisiert. 

Dabei existieren bereits heute gut funktionierende Lösungen, mit der Planungsbüros eine effizientere Buchhaltung etablieren und gleichzeitig Zeit und Geld am Modern Workplace sparen können. Wie das funktioniert, lesen Sie in diesem Beitrag. 

 

Herausforderung Buchhaltung im Ingenieurbüro

 

Warum ist die Buchhaltung im Ingenieurbüro so aufwendig und kompliziert? Ein Grund liegt in der projektbasierten Arbeitsweise, die einige spezifische Herausforderungen für Ingenieurbüros mit sich bringt. 

  • Projektabrechnung:
    Bei Projekten gibt es viele Einzelposten, die bei der sauberen Projektabrechnung zu berücksichtigen sind. Je nachdem, ob pauschal oder nach Aufwand verrechnet wird, muss der Projektleiter  diese Posten sammeln, dokumentieren und für die Abrechnung vorbereiten.

  • Eingangsrechnungen:
    Bestellungen bei Subunternehmern müssen durchgeführt und die eingehenden Rechnungen richtig zugeordnet werden - und zwar gleich doppelt: Einmal im Projektcontrolling und dann in der Finanzbuchhaltung. 

  • Kumulierte Teil- & Schlussrechnungen:
    In vielen Ingenieursprojekten werden Leistungen kumuliert in Teil- und Schlussrechnungen abgerechnet. Dabei wird immer die bisherige Gesamtleistung in Rechnung gestellt und vorherige Teilrechnungen bzw. -zahlungen zum Abzug gebracht. Diese Abzugspositionen müssen stets aktuell sein, um berücksichtigt werden zu können. 

  • Schlussrechnungen:
    Schlussrechnungen werden von vielen Systemen noch nicht abgedeckt, weshalb die Mitarbeiter sie aufwendig manuell erstellen müssen.

  • Bewertung von Halbfertigen:
    Anzahlungs- oder Teilrechnungen stellen das Projektcontrolling vor Herausforderungen. Einzelne Leistungen erstrecken sich oft über mehrere Monate und müssen ohne digitale Lösung manuell mit der  Zeit- und Leistungserfassung abgeglichen werden, damit auch die halbfertigen Umsätze in den Monats- und Quartalsberichten auftauchen.

  • Deckungs- und Haftrücklässe:
    Behält der Auftraggeber einen Teil der Summe bis zur endgültigen Schlussabrechnung ein, muss dieser Deckungsrücklass in allen Teilrechnungen und der Haftrücklass in der Schlussabrechnung berücksichtigt werden.  Diese berechtigten Abzüge dürfen natürlich nicht gemahnt werden und müssen ohne System aufwändig manuell gepflegt werden.

 

5 Vorteile einer integrierten Buchhaltung

 

Wird die Buchhaltung nicht zentral und digital abgewickelt, so entsteht eine Lücke zwischen Projektmanagement und Rechnungswesen, die von den Verantwortlichen manuell gefüllt werden muss. Die folgenden 5 Vorteile zeigen, wie eine integrierte Buchhaltung diese Lücke schließt und den Arbeitsaufwand signifikant reduziert.

  • Weniger Zeitaufwand:
    Wurde der Meilenstein schon erreicht? Ist die Teilrechnung bezahlt? Eine integrierte Buchhaltung reduziert den Kommunikationsaufwand zwischen allen Projektbeteiligten enorm, da die Verantwortlichen nicht mehr auf Daten und Zahlen aus einzelnen Abteilungen angewiesen sind, sondern diese immer und überall aus dem zentralen System entnehmen können. 

  • Vollständiger und tagesaktueller Überblick:
    Viele verschiedene Projekte in unterschiedlichen Stadien erschweren einen Gesamtüberblick. Mit einer integrierten Buchhaltung verschaffen sich Projektleiter in kurzer Zeit einen Überblick über den Projektstatus und können so frühzeitig auf potenzielle Probleme reagieren. 

  • Weniger Fehler:
    Wo Daten manuell erfragt und eingepflegt werden, passieren Fehler. Da in der integrierten Buchhaltung die Datenübertragung automatisiert über alle verknüpften Endpunkte hinweg geschieht, sinkt die Fehlerquote und Redundanzen werden vermieden.

  • Verlässliche Informationen:
    Für die  Zusammenarbeit mit Subunternehmern, Kunden und anderen Stakeholdern stellt die integrierte Buchhaltung zeit- und ortsunabhängig alle Informationen zur Verfügung. Da die Daten direkt aus dem System stammen, kann es hierbei nicht zu Fehlern in der mündlichen oder schriftlichen Übertragung kommen. 

  • Kosten sparen:
    Eine integrierte Buchhaltung automatisiert viele wesentliche Aufgaben der Buchhaltung im Ingenieurbüro.  Die interne oder externe Buchhaltung in einem vom Projektcontrolling getrennten System bedeutet viel Doppelaufwand und dadurch auch deutlich höhere Kosten.

Integrierte Buchhaltung in ingo365

 

Die zentrale Business Lösung ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure designt und programmiert. Das Tool ist ein gutes Beispiel dafür, wie die integrierte Buchhaltung wesentliche Aufgaben digitalisiert, vereinfacht und automatisiert: 

  • Die Buchhaltung in ingo365 vereint alle notwendigen Funktionen von der Belegerfassung bis zur Bilanzierung.
  • Dank des modularen Aufbaus entscheiden Ingenieurbüros selbst, welche Aufgaben die moderne Business Lösung abdeckt und welche außerhalb des Systems bearbeitet werden.
  • Mit der Funktion für Spesen- und Reisekostenabrechnungen lassen sich Rechnungen einfach erstellen, dem jeweiligen Projekt zuordnen und in der Buchhaltung buchen.
  • Ein automatisiertes Mahnwesen überwacht die Einhaltung der Zahlungsziele und berücksichtigt etwaige Deckungsrücklässe, sodass kein Grund besteht, dutzende Teilrechnungen zu überblicken.
  • ingo365 verfügt bei Bedarf über eine Schnittstelle für die automatisierte Datenübertragung, mit der Ingenieurbüros die fertige Buchhaltung direkt an Steuerbüros oder Finanzbehörden weiterleiten, ohne dass zusätzliche Software erforderlich wäre.

Fazit: Integrierte Buchhaltung spart Zeit, Geld und Nerven

 

Der Mut zum digitalen Wandel zahlt sich aus. ingo365 zeigt, wie eine integrierte Business Lösung mit integrierter Buchhaltung das Rechnungswesen im Planungsbüro grundlegend vereinfachen kann. Sobald die Lösung auf die Anforderungen des Ingenieurbüros eingestellt ist, lassen sich viele zeitraubende Aufgaben automatisieren, sodass Unternehmen langfristig Ressourcen einsparen.

Fehlendes buchhalterisches Wissen ist kein Problem, denn kein Ingenieur benötigt eine Ausbildung zum Buchhalter, um mit ingo365 die kaufmännischen Herausforderungen im Ingenieurbüro zu meistern. Ein starker Digitalisierungspartner liefert Ihnen aber nicht nur  die Software, sondern auch das Know-How, um die Buchhaltung im Ingenieurbüro auf solide digitale Füße zu stellen. 

Betriebswirtschaftlicher Erfolg

Michael Stritzinger

Über Michael Stritzinger

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.