Wiederkehrende Umsätze machen Ihr Geschäft planbar. Die Abrechnung dahinter macht Arbeit. Hier lesen Sie, woran es meistens hakt – und wie Verträge, Fakturierung und Buchhaltung zusammenwachsen.
Ihr Geschäft ist längst kein reines Projektgeschäft mehr. Lizenzen, Cloud-Services, Managed Services und Support-Pauschalen sorgen für planbare Umsätze. Gleichzeitig wächst jedoch die Komplexität in der Verwaltung.
Viele IT-Dienstleister kennen ihren Projektumsatz auf den Euro genau. Beim wiederkehrenden Umsatz wird es oft überraschend ungenau.
Der gefährlichste Fehler im Subscription-Geschäft ist dabei selten die Kündigung eines Kunden. Es sind die kleinen Mengenänderungen, die nie auf der Rechnung landen. Drei zusätzliche Benutzer hier, zwei Lizenzen dort, ein Vertrag zum alten Preis verlängert. Jede einzelne Abweichung wirkt unbedeutend. In Summe entsteht daraus jedoch Umsatz, der erbracht, aber nie fakturiert wird.
Denn wiederkehrende Umsätze leben häufig an drei Orten gleichzeitig: im Herstellerportal, in einer Excel-Datei mit Laufzeiten und im Kopf der Kollegin, die weiß, welcher Kunde im März fünf Lizenzen dazubestellt hat.
Das Ergebnis kennen viele IT-Dienstleister:
Niemand kann auf Knopfdruck sagen, wie hoch der wiederkehrende Umsatz im nächsten Quartal tatsächlich ausfällt.
Jede dieser Lücken kostet nicht nur Zeit, sondern Geld.
Nicht fakturierte Lizenzänderungen, verspätete Preisanpassungen oder vergessene Verlängerungen verschwinden selten als großer Fehler. Sie verschwinden in vielen kleinen Beträgen. Genau deshalb bleiben sie oft lange unentdeckt.
Das Problem: Niemand kann verlässlich sagen, ob jede erbrachte Leistung tatsächlich auf der Rechnung landet.
Wie sicher sind Sie, dass jede erbrachte Lizenz und jeder Service tatsächlich fakturiert wird?
Erleben Sie in einer Live-Demo, wie Vertragsänderungen, Renewals, Fakturierung und Finanzbuchhaltung in einem durchgängigen Prozess zusammenlaufen – ohne Excel-Listen und manuelle Übertragungen.
Bei 20 Verträgen funktioniert Excel oft noch erstaunlich gut. Bei 200 Verträgen mit unterschiedlichen Laufzeiten, Abrechnungszyklen, Verbrauchskomponenten und Herstellern wird daraus schnell ein Risiko.
Nicht, weil die Tabelle schlecht gepflegt wäre. Sondern weil sie mit nichts spricht. Nicht mit der Buchhaltung. Nicht mit dem CRM. Nicht mit dem Ticketsystem.
Drei Bruchstellen tauchen dabei immer wieder auf:
Ein Kunde bestellt drei Lizenzen dazu, ein anderer kündigt zwei ab. Jede Änderung muss in der nächsten Rechnung ankommen.
Erfolgt die Pflege in Excel, Herstellerportalen und E-Mails, entstehen zwangsläufig Lücken. Das Ergebnis sind nicht nur Rückfragen, sondern oft Leistungen, die erbracht werden, ohne jemals verrechnet zu werden.
Der eigentliche Schaden wird häufig erst sichtbar, wenn die Margen trotz wachsender Vertragszahlen nicht im erwarteten Ausmaß steigen.
Was in der Vertragsliste steht, muss manuell in die Fakturierung übertragen werden. Danach häufig noch einmal in die Finanzbuchhaltung.
Jeder zusätzliche Übertrag kostet Zeit, erzeugt Fehlerquellen und bindet Mitarbeiter in Tätigkeiten, die keinen Mehrwert schaffen.
Gerade am Monatsende summieren sich diese kleinen Arbeitsschritte zu einem erheblichen Aufwand.
Wer Verlängerungen über Outlook-Erinnerungen, Notizen oder Excel-Listen steuert, verhandelt oft zu spät oder gar nicht.
Preisanpassungen, Upselling-Potenziale und Vertragsverlängerungen bleiben liegen, weil niemand rechtzeitig erkennt, welche Verträge in den nächsten Wochen auslaufen.
Genau hier setzt timo365 ERP an, die Branchenlösung für IT-Dienstleister auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Statt Vertragsdaten, Fakturierung und Finanzbuchhaltung in getrennten Systemen zu verwalten, arbeiten alle Bereiche auf derselben Datenbasis.
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Heute |
Mit timo365 CONTRACT |
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Vertragsdaten liegen in Excel |
Eine zentrale Vertragsbasis |
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Herstellerportale und ERP sind getrennt |
Mengenänderungen fließen direkt in die Fakturierung |
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Verlängerungen werden manuell verfolgt |
Renewals werden systemgestützt gesteuert |
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Verbrauchswerte werden nachgetragen |
Verbrauch wird automatisch verrechnet |
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Umsatzprognosen basieren auf Schätzungen |
Wiederkehrende Umsätze werden planbar |
Möglich wird das durch Funktionen wie Subscription Management, automatische Fakturierung, Verbrauchsabrechnung und Renewals Management innerhalb derselben Plattform.
Der eigentliche Vorteil besteht jedoch nicht darin, dass Verträge verwaltet werden können.
Der eigentliche Vorteil besteht darin, dass Vertragsdaten, Fakturierung und Finanzbuchhaltung auf derselben Datenbasis arbeiten.
Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess. Mengenänderungen werden nicht mehrfach erfasst. Wiederkehrende Rechnungen entstehen nicht aus Listen und Erinnerungen. Und der erwartete Vertragsumsatz wird zur belastbaren Kennzahl statt zur Schätzung.
Weil Contract auf derselben Plattform liegt wie CRM und Finance, entfällt der Übertrag zwischen einzelnen Systemen.
Eine Vertragsänderung wird zur Rechnung. Und die Rechnung landet automatisch in derselben Buchhaltung.
Wiederkehrende Rechnungen laufen als Rechnungslauf und nicht als To-do-Liste. Was abgegrenzt werden muss, ist bereits periodengerecht berücksichtigt.
Wer sieht, welche Verträge in 90 Tagen auslaufen, geht vorbereitet in die Gespräche. Verlängerungen, Preisanpassungen und Cross-Selling-Potenziale werden sichtbar, bevor Fristen ablaufen.
Viele IT-Dienstleister investieren erhebliche Energie in die Steuerung ihres Projektgeschäfts. Der wiederkehrende Umsatz wird dagegen oft erst am Monatsende sichtbar.
Dabei entwickelt sich genau dieser Umsatzanteil für viele Unternehmen zur wichtigsten Ertragsquelle.
Wer nicht weiß, welche Verträge laufen, wann Verlängerungen anstehen und welche Mengen aktuell verrechnet werden, verliert einen Teil seiner Planbarkeit.
Ziel ist nicht bessere Verwaltung. Ziel ist bessere Steuerbarkeit.
Weniger Abtippen. Weniger Rückfragen. Weniger Abstimmungen zwischen Fachabteilungen. Weniger Monatsend-Stress.
Genau der Teil der Arbeit, den niemand vermisst.
Beispiel aus der Praxis:
COT Computer OEM Trading GmbHVor der Einführung wurden Vertragsänderungen manuell in mehreren Systemen gepflegt. Heute laufen Vertragsverwaltung, Fakturierung und Finanzbuchhaltung auf einer gemeinsamen Datenbasis. Der monatliche Rechnungslauf erfolgt weitgehend automatisiert.
Nicht jedes Unternehmen braucht ein integriertes ERP-System. Deshalb hier die ehrliche Einordnung.
Gut passend, wenn:
Sie bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeiten.
Noch nicht passend, wenn:
Sie eine detaillierte grafische Ressourcenfeinplanung benötigen.
Diese Ehrlichkeit spart beiden Seiten Zeit.
Wie viel Umsatz bleibt aktuell unbemerkt liegen?
Wenn Sie heute nicht sicher beantworten können, welche Vertragsänderungen im letzten Monat tatsächlich verrechnet wurden, sollten Sie sich diese Demonstration ansehen.
In unserer Live-Demo zeigen wir anhand eines realen Vertragsfalls, wie Mengenänderungen, Renewals, Fakturierung und Abgrenzung in einem durchgängigen Prozess zusammenlaufen.
Von der Lizenzänderung bis zur fertigen Buchung.
Solange Menge, Laufzeit und Preis selten wechseln, funktioniert das häufig gut. Kritisch wird es bei laufenden Mengenänderungen, nutzungsabhängigen Leistungen und periodengerechter Abgrenzung. Dort wächst der Verwaltungsaufwand mit jedem zusätzlichen Vertrag.
GrundlageNein. ERP, HR und DMS können unabhängig voneinander eingesetzt und später erweitert werden.
PraxisDas hängt vom Umfang Ihres Projekts ab. Den konkreten Aufwand schätzen wir im Rahmen der Grobanalyse.
Das Modul Finance enthält eine integrierte Finanzbuchhaltung sowie Schnittstellen zu DATEV und BMD.
HR‑SoftwareJa. Verbrauchsabrechnung und wiederkehrende Fakturierung sind Bestandteil des Contract-Moduls.