Lohnabrechnung im Planungsbüro | Outsourcing vs. HR‑Software mit DATEV

Planungsbüros müssen Monat für Monat eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen. Was nach Routine klingt, ist in der Praxis oft zeitintensiv, komplex und fehleranfällig. Viele Büros überlegen daher, die Lohnbuchhaltung auszulagern – an Steuerberater oder spezialisierte Lohnbüros. Doch moderne HR-Software verändert die Situation grundlegend. 

Sie vereinfacht die vorbereitende Lohnabrechnung deutlich, und schafft zudem einen Vorteil, den kein externes Lohnbüro leisten kann: Die zentrale, fehlerfreie Erfassung aller festen und variablen Lohnbestandteile direkt an einer Stelle – und die nahtlose Übertragung an DATEV ohne Doppeleingaben.

Dieser Beitrag beleuchtet, was Outsourcing wirklich leistet – und warum moderne HR-Software zur bevorzugten Lösung wird.

Lohnabrechnung im Überblick: Was Planungsbüros wissen müssen

• Beim Outsourcing übernehmen externe Dienstleister wie Steuerberater oder Lohnbüros die monatliche Entgeltabrechnung.
  
  
• Steuerberater bieten umfassendere Beratung und Unterstützung bei komplexen steuerlichen und arbeitsrechtlichen Fragen, während Lohnbüros vor allem standardisierte Abrechnungen durchführen.
  
  
• Moderne HR-Software zentralisiert alle Lohnbestandteile – fixe wie variable – und überträgt diese ohne Doppeleingabe direkt an DATEV. Dadurch wird Outsourcing effizienter, sicherer und in vielen Fällen sogar überflüssig.

Lohnabrechnung auslagern: Was es für Planungsbüros bedeutet

Die Lohnabrechnung ist ein sensibler Prozess, der:

• stets aktuelle Kenntnisse über Steuer- und Sozialversicherungsrecht erfordert,
• technisch unterstützt werden muss,
• und bei Fehlern schnell hohe Folgekosten verursachen kann.

Deshalb entscheiden sich viele Ingenieur- und Architekturbüros dafür, die Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister abzugeben. In diesem Fall übernehmen Steuerberater oder Lohnbüros die monatliche Abrechnung sowie alle dazugehörigen Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung.

Lohnbüro oder Steuerberater? Unterschiede für Ihre Lohnabrechnung

Lohnbüros

• Spezialisieren sich auf die Erstellung standardisierter Abrechnungen
• Erhalten alle relevanten Daten (Stammdaten, Gehälter, Arbeitszeiten, Abwesenheiten etc.) vom Planungsbüro
• Führen Meldungen an Krankenkassen und Finanzbehörden durch
• Arbeiten pro Mitarbeitendem zu festen, kalkulierbaren Kosten

Steuerberater

• Bieten zusätzlich fachliche Beratung zu komplexen steuerlichen oder rechtlichen Fragen
• Erstellen auch Jahresabschlüsse, Steuererklärungen oder begleiten Sonderfälle wie internationale Einsätze
• Sind daher besonders für Planungsbüros mit komplexen Vergütungsmodellen geeignet
• Liegen preislich meist höher

Outsourcing der Lohnabrechnung: Vorteile und Risiken im Überblick

Vorteile des Outsourcings

• Zeitersparnis im eigenen Büro
• Zugriff auf Fachwissen und rechtliche Sicherheit
• Planbare monatliche Kosten
• Risikominimierung bei Krankheitsausfällen im eigenen Team

Nachteile des Outsourcings

• Abhängigkeit von externen Dienstleistern
• Sensible Daten müssen an Dritte übermittelt werden
• Bei kleinen Planungsbüros können die Gesamtkosten spürbar sein
• Ein Teil der internen Transparenz über Lohnbestandteile geht verloren
  
  

Lohnabrechnung effizienter gestalten – mit direkter DATEV-Anbindung

DATEV ist das führende System für Lohnbuchhaltung. Wenn Planungsbüros Daten an das Lohnbüro oder die Steuerkanzlei senden, findet die Abrechnung dort typischerweise mit DATEV statt. Moderne HR-Software kann heute direkt an DATEV angebunden werden – wodurch das Outsourcing effizienter oder sogar überflüssig wird.

Lohnabrechnung im Wandel: Wie HR-Software Outsourcing ersetzt

Viele Ingenieur- und Architekturbüros möchten zwar die fachliche Erstellung der Lohnabrechnung abgeben, jedoch nicht die Kontrolle über ihre Lohn- und Personaldaten. Hier setzt moderne HR-Software auf Cloud-Basis wie ingo365 HR powered by Factorial an. Der größte Vorteil: Alle Lohnbestandteile sind an einer zentralen Stelle erfasst

Eine gute HR-Software verwaltet:

• fixe Lohnkosten (z. B. Grundgehälter)
• variable Vergütungsbestandteile wie
  • Überstunden
  • Boni
  • Zuschläge
  • Zulagen
  • Provisionen
• Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Änderungen

Diese Daten sind nicht mehr verteilt in Excel-Listen, Mails, Personalakten oder Schichtplänen, sondern werden automatisch an einem Ort zusammengeführt. Dadurch entstehen drei entscheidende Vorteile:

1. Keine Doppeleingaben – kein Fehlerpotenzial

Alle Daten liegen bereits digital vor und können ohne manuelles Nachtragen direkt an das Steuerbüro über DATEV übertragen werden.

• • • Kein fehleranfälliges Abschreiben mehr
    • Keine fehlenden Informationen
    • Keine Rückfragen wegen unvollständiger Daten

Die Lohnabrechnung läuft damit schneller und zuverlässiger.

2. Outsourcing wird effizienter – oder sogar überflüssig

Planungsbüros können frei entscheiden:

• • • Komplette Lohnabrechnung weiterhin auslagern, aber deutlich schlanker gestalten
    • Oder die Lohnabrechnung intern weitestgehend vorbereiten und vom Steuerberater oder Lohnbüro noch verarbeiten lassen
    • Oder sie mithilfe der HR-Software gänzlich selbst vorbereiten, und direkt an DATEV senden

Egal welche Variante: Die zentrale Datenhaltung reduziert Aufwand und Kosten erheblich.

3. Höhere Transparenz über alle Lohnkosten

Da alle fixen und variablen Lohnbestandteile zentral gespeichert sind, haben Planungsbüros jederzeit:

• • • volle Kostentransparenz
    • aktuelle Zahlen zu Überstunden und Boni
    • Prognosen für zukünftige Lohnkosten

Diese Transparenz bietet keine ausgelagerte Lohnabrechnung.

Fazit: Outsourcing kann helfen – aber moderne HR-Software setzt einen neuen Standard

Das Auslagern der Lohnabrechnung entlastet viele Ingenieur- und Architekturbüros. Doch der eigentliche Wendepunkt liegt heutzutage bei der Digitalisierung im eigenen Haus.

Durch den Einsatz moderner HR-Software wie ingo365 HR powered by Factorial:

• liegen alle lohnrelevanten Daten zentral und fehlerfrei vor,
• werden manuelle Doppeleingaben eliminiert,
• erfolgt die Übertragung an DATEV automatisiert,
• und Outsourcing wird unkomplizierter, günstiger oder in vielen Fällen gar nicht mehr notwendig.

So entsteht eine sichere, effiziente und zukunftsfähige Basis – unabhängig davon, ob intern oder extern abgerechnet wird.

Lohnabrechnung FAQ

Lohnabrechnung outsourcen oder intern erledigen – was lohnt sich?

Das hängt vom internen Know-how, der Teamgröße und der vorhandenen Software ab. Wer wenig Kapazität hat, profitiert vom Outsourcing. Wer moderne HR-Software wie ingo365 HR powered by Factorial für Planungsbüros nutzt, kann die Lohnabrechnung effizient selbst vorbereiten und direkt an DATEV übermitteln bzw. als Export der Lohnabrechnung zur Verfügung stellen – ohne Mehrbelastung.

Was kostet das Auslagern der Lohnabrechnung an ein Lohnbüro oder Steuerberater?

Die Kosten richten sich meist nach Anzahl der Mitarbeitenden und Aufwand. Lohnbüros arbeiten oft mit Pauschalpreisen, während Steuerberater individuelle Stundensätze berechnen. Wichtig: Zusätzliche Beratung oder Sonderfälle können Extra-Kosten verursachen.

Welche Vorteile bietet eine HR-Software mit DATEV-Anbindung?

Sie spart Zeit, reduziert Fehler und überträgt alle lohnrelevanten Daten direkt an das Steuerbüro oder DATEV – ohne Doppeleingaben. Außerdem behalten Unternehmen volle Transparenz über alle Lohnkosten.

Können kleine Planungsbüros die Lohnabrechnung selbst erledigen?

Mit der passenden HR-Software wie ingo365 HR powered by Factorial kann die Lohnabrechnung in-house vorbereitet werden. Besonders bei wenigen Mitarbeitenden lohnt sich das, weil die externen Kosten für Lohnbüros oder Steuerberater oft höher ins Gewicht fallen. Dank der direkten Schnittstelle kann die Übertragung an DATEV automatisiert vorgenommen werden.