Die HR-Software für Ingenieure & Architekten
Machen Sie Ihr Büro fit für die Zukunft
mit ingo365 HR powered by Factorial!
Komplexe Projekte, enge Budgets und Fachkräftemangel erfordern effiziente Prozesse. Doch fragmentierte Tools und manuelle Abläufe bremsen viele Ingenieur- und Architekturbüros aus.
ingo365 HR powered by Factorial bringt alle HR-Prozesse auf eine zentrale Plattform: digitale Personalakte, Zeit- und Leistungserfassung, Projektverwaltung, Mitarbeiterentwicklung und Gehaltsabrechnung – alles integriert, intuitiv und mobil verfügbar.
Für mehr Transparenz, weniger Aufwand und ein modernes Arbeitsumfeld, das Talente bindet.
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ingo365 HR in Aktion – 100 % kostenlos & unverbindlich
In nur 60 Minuten zeigt Ihnen unser Experte Alexander Sturm, wie Sie mit ingo365 HR Zeit sparen, Prozesse optimieren und Ihr Team entlasten – live, kompakt und interaktiv.
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HR-Software mit Branchenfokus? Ja, bitte!

Speziell für Ingenieure & Architekten
Effizient. Passgenau. Alltagserprobt.
Jede Branche hat eigene Anforderungen – wir kennen Ihre. Seit über 20 Jahren entwickeln wir Softwarelösungen, die exakt zu den Abläufen in Planungsbüros passen. Mit ingo365 HR powered by Factorial und der Anbindungsmöglichkeit an ingo365 ERP erhalten Sie eine integrierte Lösung aus einer Hand.

Ein Partner, der bleibt.
Persönlich. Verlässlich. An Ihrer Seite.
Vom ersten Tag an begleiten wir Sie persönlich – mit durchdachtem Onboarding, praxisnahen Gruppenschulungen (in unbegrenzter Anzahl) und kompetentem Support. Ob im Projektstart oder im Alltag: Wir sind für Sie da. Mit newvision setzen Sie auf echte Partnerschaft – heute und in Zukunft.
Ihr zentrales Dashboard: Alles auf einen Blick
Von hier aus steuern Sie alle HR-Bereiche mit nur wenigen Klicks.

Core-Funktionen: Alles, was HR braucht
Erhalten Sie volle Kontrolle über Ihre HR-Kerndaten: Behalten Sie Personalkosten im Blick, speichern Sie unbegrenzt Dokumente mit e-Signaturen und verfolgen Sie wichtige Kennzahlen – zentral, sicher und jederzeit abrufbar.
Treffen Sie bessere Entscheidungen mit einer einzigen Informationsquelle
Verwalten Sie Echtzeit-Mitarbeiterdaten über eine benutzerfreundliche Plattform, die Informationen zentralisiert und Prozesse automatisiert. Verwandeln Sie Daten in Aktionen.
- Erreichen Sie eine bessere Organisation durch die Integration von Tools und die Zentralisierung von Prozessen.
- Teilen Sie Zuständigkeiten zu, um die Workflow-Effizienz zu verbessern.
- Garantieren Sie die Nachverfolgbarkeit von Aktionen, um Verantwortlichkeit und Transparenz zu erhöhen.
Digitale Unterschrift: einfach und sicher
Optimieren Sie Ihr Dokumentenmanagement mit unbegrenzten, sicheren E-Signaturen – schnell, umweltfreundlich und rechtskonform.
- Unbegrenzte Signaturen
- Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
- Höchster Datenschutz und Sicherheit
Die digitale Personalakte, die alle Probleme löst
Ersetzen Sie Papierkram durch eine Dokumentenmanagement-Software und greifen Sie einfach und sicher von überall auf digitale Mitarbeiterakten zu.
Vorbereitende Lohnabrechnung: online, zentralisiert und integrierbar
Schluss mit E-Mail-Hin-und-Her: Dank der bilateralen Integration zwischen Factorial und DATEV sind alle relevanten Mitarbeiterdaten – von Stammdaten bis hin zu Bewegungsdaten – an einem zentralen Ort und werden nahtlos in beide Richtungen synchronisiert.
- Dashboard für Stammdaten und Abwesenheiten: Behalten Sie alle relevanten Gehaltsabrechnungsdaten im Blick und teilen Sie diese nahtlos in beide Richtungen mit DATEV und Ihrem Steuerberater.
- Individuelle Vergütung: Bonus, Mehrarbeit, Transportkosten … All dies kann abgebildet und über Berechtigungsstufen von Ihren Führungskräften angepasst, genehmigt und direkt mit DATEV ausgetauscht werden.
- Automatisierte eAU-Verarbeitung:
Krankmeldungen werden automatisch über DATEV abgerufen und in Factorial gespeichert, mit Benachrichtigung bei Statusänderungen.
Zeitmanagement
Verwalten Sie die Zeiterfassung, Abwesenheiten und Arbeitsschichten Ihrer Teams einfach, flexibel und von einem Ort aus. Auf Wiedersehen Excel!
Zeiterfassung auf Knopfdruck
Erfassen Sie Arbeitszeiten mühelos von jedem Gerät und gewährleisten Sie gesetzliche Konformität und Genauigkeit.
- Zeiterfassung jederzeit und überall
- Sofortige Erkennung von Abweichungen
- Automatische Erinnerungen
- Detaillierte Berichte und Einblicke
Abwesenheiten effizient verwalten
Automatisieren Sie Abwesenheitsanträge und Genehmigungen und behalten Sie die verbleibenden Urlaubstage Ihrer Mitarbeitenden im Blick.
- Urlaubsanfragen mit einem Klick
- Übersichtliche Kalenderansicht
- Individuelle Genehmigungsprozesse
- Einfache Exportmöglichkeiten und Integration mit DATEV
Schichtplanung leicht gemacht
Planen und verwalten Sie Schichten mühelos mit transparenter, konfliktfreier Planung und flexiblen Schichttauschmöglichkeiten.
- Schnelle Planung per Drag & Drop
- Echtzeit-Übersicht und Abdeckungsstatus
- Automatische Konfliktwarnungen
- Flexible Schichttauschmöglichkeiten
Projektmanagement ohne Aufwand
Verfolgen Sie Projektstunden und Kosten nahtlos für fundierte Entscheidungen und maximale Rentabilität.
- Einfache Projektkoordination
- Integrierte Projektzeiterfassung
- Detaillierte Kostenplanung
- Effiziente Aufgabenverwaltung
Talentmanagement
Verwalten Sie Talentakquise, Performance, Weiterbildung und Mitarbeiterengagement effizient – alles an einem Ort.
Bewerbermanagement "Top-Talente anziehen und einstellen"
Verwalten Sie jeden Schritt des Recruiting-Prozesses – von der Talentakquise bis zum Onboarding – effizient und automatisiert.
- Zeiteffizienz durch Automatisierung
- Maximale Reichweite durch Multiposting
- Verbesserte Entscheidungsfindung
- Nahtloser Übergang zum Onboarding
Schulungen einfach verwalten und den Erfolg maximieren
Nutzen Sie Factorial, um Schulungsprozesse zu vereinfachen, den Erfolg zu messen und das Potenzial Ihres Teams zu maximieren.
- Zentralisierte Schulungsverwaltung
- Individuelle Lernpfade
- Echtzeit-Analysen für messbaren Erfolg
- Mobile App für einfache Planung und Verwaltung
Engagement "Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit steigern"
Fördern Sie die Motivation und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter mit gezielten Maßnahmen und Echtzeit-Daten.
- Mitarbeiterfeedback leicht gemacht
- Förderung eines angenehmen Arbeitsumfelds
- Mitarbeitermotivation durch Anerkennung und Wertschätzung
- Präzise Feedback-Analysen
Performance "Ziele ausrichten und Mitarbeiterentwicklung fördern"
Verfolgen, bewerten und fördern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter mit intelligenten Tools für kontinuierliches Wachstum.
- Regelmäßiges Feedback
- Zielorientiertes Arbeiten
- Strukturierte Leistungsbeurteilungen
- Individuelle Entwicklungspläne
Finanzmanagement
Verwalten Sie alle Unternehmensausgaben und Finanzen an einem Ort und finden Sie heraus, wo, wann und wie Sie am besten Zeit und Geld investieren.
Intelligente Reisekosten- und Ausgabenmanagement
Effiziente Reisekostenabrechnung und Ausgabenverwaltung leicht gemacht – mit einer automatisierten, flexiblen Plattform für Teams weltweit.
- Automatische Erfassung und Verwaltung von Reisekosten und Ausgaben
- Schnelle Rückerstattungen über DATEV-Integration
- Smart-Scanner für Belege – direkt über Desktop und Mobilgeräte
- Multi-Währungsunterstützung für globale Geschäftsreisen
Reisekostenpauschale effizient verwalten
Steuerkonformität, Schnelligkeit und Flexibilität für Ihre Ausgabenverwaltung
- Einfache Steuerkonformität: Vorab konfigurierte Pauschalsätze garantieren die Einhaltung der lokalen Vorschriften und minimieren rechtliche Risiken.
- Schnellere Rückerstattungen: HRvision ermöglicht eine schnelle Rückerstattung von Tages- und Kilometerpauschalen direkt über die Gehaltsabrechnung, dank der DATEV-Integration.
- Reisekosten mobil erfassen: Ihre Teammitglieder können Tages- und Kilometerpauschalen bequem von überall erfassen – im Büro am Desktop oder unterwegs über die mobile App.
Factorial Firmenkarten für maximale Kontrolle und Sicherheit
Die perfekte Lösung für Unternehmensausgaben: Mit den Factorial Firmenkarten haben Sie und Ihr Team die Ausgaben jederzeit sicher und transparent im Griff.
- Zentralisierte Verwaltung von Unternehmensausgaben
- Echtzeit-Überwachung von Zahlungen und Transaktionen
- Automatische Erfassung von Ausgaben
- Maximale Sicherheit durch Betrugserkennung in Echtzeit
IT-Management und Softwareabonnements
Verwalten Sie Softwarelizenzen zentral und behalten Sie Abonnements, Verlängerungen und Kosten vollständig im Blick.
- Klare Übersicht der Lizenzkosten
- Effizientes Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
- Automatisierte Überwachung von Verlängerungsdaten
- Einsparungen durch Identifikation ungenutzter Lizenzen
Preise
Userpreise und Einführungspauschale
Preisinfo:
Die oben genannten Userpreise gelten bei jährlicher Bindung mit jährlicher Zahlung im Voraus. Alternativ ist eine monatliche Bindung, mit monatlicher Zahlungsweise durch einen Aufpreis von 10 % möglich. Es ist kein Mix und Match der einzelnen User möglich.
Technische und preisliche Änderungen vorbehalten.
Live-Demo
Live-Demo
Persönliches Gespräch
Persönliches Gespräch
Angebot
Angebot
Nach Erhalt Ihres Angebots stimmt ein newvision Berater mit Ihnen die Einführung und Schulungstermine ab.
Ihre Fragen zu ingo365 HR
ingo365 fokussiert sich auf die Anforderungen von Planungs- und Konstruktionsbüros, Architekturbüros, Gutachtern und technischen Büros, sowie Ziviltechnikern.
Neben der umfangreichen, integrierte ERP-Lösung ingo365, deckt ingo365 HR powered by factorial die HR Themen branchenspezifisch ab.
Für sonstige projektorientierte Unternehmen wie beispielsweise Projektdienstleister, Beratungsunternehmen, Event- und Werbeagenturen, Baunebengewerbe, Generalunternehmer, Forschung und Entwicklung haben wir die Business Lösung roco365 entwickelt.
IT-Unternehmen & Systemhäuser arbeiten effizient mit der newvision Branchenlösung timo365.
ingo365 bietet einen extensiven Funktionsumfang. Angefangen bei der Kontaktverwaltung und Aktivitätenprotokollierung, über das Projektangebot und die Projektkalkulation, die Zeiterfassung und Leistungsbeschreibung, die Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten, das Management von Dokumenten, die Abwicklung der Finanzthemen und hin zu umfangreichen Auswertungen auf Projekt- und Unternehmenssicht.
Die Funktionen von CAD-Programmen und sonstigen technischen Systemen (Statikprogramme, etc.), sind nicht in ingo365 integriert. Die Software konzentriert sich auf die Abbildung von kaufmännischen und administrativen Prozessen.
Nachdem wir Ihnen ingo365 in einer Live-Demo präsentiert und hoffentlich Ihr Interesse geweckt haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Einführung zur Verfügung:
- SMART-Methode: Falls Sie ein kleines Büro mit bis zu 30 Mitarbeitern sind und keine individuellen Anforderungen an ingo365 haben, können wir ingo365 über Dienstleistungspakete mit definiertem Leistungsumfang zum Pauschalpreis einführen.
- ingo CUSTOM: Für größere Kunden mit speziellen Anforderungen führen wir das System nach einer bewährten Projektmethodik ein. Diese maßgeschneiderte Lösung beginnt mit der Grobanalyse, in der wir gemeinsam das Ziel und die Umsetzungsdetails definieren. Nach der Grobanalyse erhalten Sie ein detailliertes Projektangebot.
Nach der Projektbeauftragung wird Ihnen ein Projektleiter zugewiesen, der Ihr Hauptansprechpartner während der Einführungsphase sein wird. Gemeinsam planen wir die Termine und führen die Projektschritte durch – von der Feinspezifikation bis zum Go-Live.
Nach erfolgreichem Start unterstützt Sie unser Supportteam bei Bedarf weiter.
SMART-Einführung: Nach schriftlicher Beauftragung des Angebotes dauert die Einführung von ingo365 etwa 1 bis maximal 3 Monate.
CUSTOM-Einführung: Bei der Implementierung von ingo365 über die CUSTOM-Methode beginnen wir mit einer Grobanalyse. Die Vorlaufzeit für die Grobanalyse beträgt nach Beauftragung des entsprechenden Angebots, abhängig von unserer aktuellen Auslastung, im Schnitt zwischen 4 und 8 Wochen. Nach Abschluss der Grobanalyse unterbreiten wir Ihnen ein detailliertes Projektangebot zur Einführung von ingo365.
In der anschließenden Entscheidungsphase hängt die Dauer oft von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Beantragung von Digitalisierungsförderungen. Sobald Sie das Projektangebot beauftragt haben, beginnen wir mit der Planung. Die Einführungsphase dauert durchschnittlich 3 bis 12 Monate, abhängig vom Projektumfang. Bei sehr großen Projekten oder Projekten mit einem Stufenkonzept kann die Implementierungsphase auch länger andauern.
Die Mindestlaufzeit je User beträgt standardmäßig 12 Monate. Der Zeitraum verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, falls nicht bis spätestens 30 Tage vor Laufzeitende gekündigt wird. Zum Projektstart (Grundeinrichtung) werden von jedem beauftragten Usertypen zumindest eine Lizenz aktiviert, wodurch die Subscription-Periode zu laufen beginnt.
Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Künftige User können dann sukzessive hinzugefügt werden. Die Abrechnung der hinzugefügten User erfolgt anteilig bis zum Enddatum der jeweiligen Subscription-Periode.
Falls Userabonnements mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit gewünscht werden, beträgt der Aufpreis bei ingo Usern aktuell 10 % auf den Standardpreis. Abweichend hiervon kann für ingo User auch eine 3-jährige Laufzeit mit dementsprechender Preisbindung vereinbart werden.
Bei Microsoft 365 Usern beträgt der Aufpreis für monatlich kündbare Lizenzen 20 %.
Da die allermeisten Anforderungen der Planungsbüros in ingo365 abgebildet sind, ist eine Erweiterung über Add-On-Module selten. Dennoch kann ingo365 um bestimmte Software-Lösungen (Add-On-Module) unserer Partner erweitert werden. Sprechen Sie gerne mit unseren Spezialisten über Ihre Anforderungen.
Grundsätzlich sind individuelle Anpassung in ingo365 immer möglich. Da dadurch allerdings die automatisierte Updatefähigkeit leidet und sich der Mehraufwand zur Qualitätssicherung auch kostentechnisch bemerkbar machen kann, sollte gemeinsam mit unserem Team vorab geprüft werden, ob die gewünschte Funktionsanpassung wirklich notwendig ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Prozesse über Änderungen in der Einrichtung (Customizing) lösen lassen und eine Anpassung so nicht mehr notwendig wird.
Im Laufe eines Jahres führen wir mehrere Systemupdates durch, die automatisch in Ihre Lösung integriert werden. Diese Updates teilen sich auf in zwei größere, sogenannte Major Releases, die neben Verbesserungen auch neue Funktionen umfassen, sowie mehrere kleinere Minor Releases, die primär kleinere Änderungen und Systemverbesserungen beinhalten.
Für Kunden, die ingo365 in der Standardkonfiguration nutzen, sind sämtliche Updates bereits in den monatlichen Kosten enthalten.
Falls im Rahmen einer CUSTOM-Einführung kundenspezifische Programmanpassungen erforderlich sind, gewährleistet unser CUSTOM-Support, dass Ihre individuellen Anpassungen auch nach einem Update weiterhin mit der aktuellen Version des Systems kompatibel sind. Die Kosten für diese Updates berechnen wir über eine jährliche Updatepauschale, die 20 % der ursprünglichen Entwicklungskosten ausmacht.
Nein, ingo365 ist nicht modular aufgebaut, da es sämtliche Module bereits im Standard beinhaltet. Eine nachträgliche Freischaltung weiterer Module ist nicht erforderlich. Einschränkungen im Zugriff auf bestimmte Funktionen werden ausschließlich über unser zweistufiges Lizenzprofil und das integrierte Berechtigungskonzept geregelt. Weitere Details den ingo-Usern finden Sie in der untenstehenden Frage und Antwort.
Ja, Sie können zwei User-Rollen von ingo365 individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Die einzige Voraussetzung für den Betrieb von ingo365 ist, dass mindestens ein „ingo Full User“ lizenziert wird.
Basierend auf unserer Erfahrung sieht die typische Verteilung der User-Rollen in einem Ingenieurbüro wie folgt aus:
- 30 % ingo Full User
- 70 % ingo Team Member
Office-Anwendungen sind nicht zwingend erforderlich. Aus unserer Sicht ist der Einsatz dennoch empfehlenswert, um die volle Funktionalität zu nutzen. Beispielsweise:
- Teams: für Zusammenarbeit (Modern Workplace) und Workflows
- Excel: für Reports und Listen
- Outlook: für Kontaktsynchronisation
- Power BI: für Auswertungen und Analysen
- SharePoint: für ingoDOCS DMS-Integration
Ja, zwischen ingo365 und Outlook besteht eine Synchronisation der Kontaktdaten. Dabei dient ingo365 als das führende System für die Neuanlage und Verwaltung von Kontakten. Das bedeutet, dass alle neuen Kontakte zuerst in ingo365 angelegt und anschließend automatisch mit Outlook abgeglichen werden.
Ja. Informationen aus ingo365 können auch über Teams geteilt werden (beispielsweise OP-Liste an den Projektleiter schicken usw).