Wie viele Klicks braucht es in Ihrem Büro, um den wirtschaftlichen Status eines einzelnen Projekts zu sehen? Bei den meisten Planungsbüros sind es mehr als drei Systeme und eine Excel-Datei. Mit zunehmender Unternehmensgröße wachsen dadurch Verwaltungsaufwand, Abstimmungsbedarf und die Gefahr von Medienbrüchen.
Genau für diese Situation wurde ingo365 SMART entwickelt: für Planungsbüros, die ihre zentralen kaufmännischen und administrativen Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform abbilden möchten, ohne dafür ein langes Individualprojekt zu starten. Der Ansatz: vordefinierte Branchenprozesse, ein klarer Leistungsumfang und ein Quick Check vorab, ob SMART zu den Anforderungen passt.
Doch muss Digitalisierung im Planungsbüro wirklich immer ein individuelles und langwieriges Softwareprojekt sein? Genau dieser Frage gehen wir in diesem Beitrag auf den Grund.
Die meisten Planungsbüros wissen, dass sie ihre Prozesse digitalisieren möchten. Trotzdem wird das Thema oft von Quartal zu Quartal verschoben – nicht, weil der Nutzen unklar wäre, sondern weil das Tagesgeschäft Vorrang hat.
Projekte laufen, Kunden erwarten Ergebnisse, offene Stellen müssen besetzt werden. Für größere Digitalisierungsprojekte bleibt im Alltag oft wenig Zeit. Gleichzeitig funktionieren die bestehenden Werkzeuge meistens noch "irgendwie“: Die Zeiterfassung läuft in einem System, das Rechnungswesen in einem anderen, Projektlisten werden in Excel gepflegt. Das ist nicht optimal, aber es funktioniert – zumindest solange das Unternehmen überschaubar bleibt.
Mit wachsender Projektanzahl steigen jedoch die Anforderungen. Plötzlich stellt sich die Frage, welche Projekte profitabel sind, welche Mitarbeitenden ausgelastet sind oder wo Budgets aus dem Ruder laufen. Typische Situationen, die vielen Geschäftsführern bekannt vorkommen:
Schon wenige Stunden pro Woche für das Zusammensuchen, Abgleichen und Nachbereiten von Kennzahlen summieren sich über das Jahr zu einem spürbaren internen Aufwand – ohne dass dadurch ein Projekt besser geplant oder gesteuert wäre.
Der eigentliche Aufwand entsteht dabei nicht durch die Projekte selbst, sondern durch die Suche nach Informationen.
Werfen wir einen ehrlichen Blick auf die Realität vieler Ingenieur- und Planungsbüros. Die wenigsten Unternehmen starten mit fünf oder sechs verschiedenen Softwarelösungen, meist wächst die IT-Landschaft über Jahre:
| Aufgabe | Lösung |
| Zeiterfassung | Memtime |
| Rechnungswesen | Lexware Office |
| Ressourcenplanung | Excel |
| Dokumentenablage | Microsoft 365 |
| Projektcontrolling | eigene Auswertungen |
| CRM | HubSpot |
Auf den ersten Blick scheint damit alles abgedeckt. Doch genau hier beginnt häufig das eigentliche Problem. Ein Satz, den wir in Gesprächen mit Planungsbüros immer wieder hören: Für jede Aufgabe gibt es eine passende Software, trotzdem fehlt oft der Gesamtüberblick.
Zeiterfassung, Rechnungswesen und Ressourcenplanung funktionieren einzeln gut, aber sobald Informationen aus mehreren Bereichen gleichzeitig benötigt werden, wird es aufwendig. Ein Projektleiter, der wissen möchte, ob ein Projekt wirtschaftlich im Plan läuft, braucht unter anderem: bisher erfasste Stunden, geplantes Budget, aktuelle Personalauslastung, offene Rechnungen und den aktuellen Projektstatus.
Oft sind alle Informationen vorhanden, nur eben nicht an einem zentralen Ort. Die Folge: Daten werden zusammengesucht, in Excel übertragen, Auswertungen manuell erstellt. Jeder Schritt dauert nur wenige Minuten, doch zusammengerechnet entsteht daraus ein erheblicher Verwaltungsaufwand, der mit der Unternehmensgröße spürbar zunimmt.
In Gesprächen mit Planungsbüros zeigt sich häufig ein ähnliches Bild: Die eigentliche Herausforderung liegt selten in einzelnen Funktionen, sondern darin, dass Informationen über mehrere Systeme verteilt sind.
✅ Möglichkeit zur schrittweisen Erweiterung
SMART setzt auf einen standardisierten Einstieg. Gleichzeitig bleibt die Lösung erweiterbar, wenn Anforderungen mit dem Unternehmen wachsen.
Der praktische Nutzen einer gemeinsamen Plattform zeigt sich im Alltag: Projektzeiten, Budgets, Leistungen und kaufmännische Informationen müssen nicht mehr getrennt betrachtet werden. Sie laufen in einem gemeinsamen Prozess zusammen – von der Projektanlage über die Leistungserfassung bis zur Auswertung und Abrechnung.
Fragt man Geschäftsführer von Planungsbüros nach den größten Hürden bei der Digitalisierung, fällt häufig ein Wort: Einführungsaufwand. Die Software selbst ist meist gar nicht die Hürde – die Sorge gilt der Einführung.
Viele ERP-Projekte beginnen traditionell mit umfangreichen Workshops, detaillierten Anforderungsanalysen und der Frage, welche Prozesse individuell angepasst werden sollen. Je mehr Sonderwünsche gesammelt werden, desto größer werden Aufwand, Projektlaufzeit und Budget. Entsprechend verbinden viele Unternehmen ERP automatisch mit langen Projektlaufzeiten, umfangreichen Workshops, hohen Investitionen und ungewissen Projektkosten.
Dabei lohnt sich eine wichtige Unterscheidung: Nicht jedes Planungsbüro benötigt ein individuelles ERP-Projekt. Fast jedes Büro muss im Kern dieselben Dinge tun: Projekte anlegen und verwalten, Leistungen erfassen, Ressourcen planen, Rechnungen erstellen, Projekte wirtschaftlich auswerten. Die Unterschiede liegen häufig im Detail, nicht im grundsätzlichen Ablauf.
An dieser Stelle haben sich in den letzten Jahren zwei grundsätzliche Ansätze etabliert:
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist nicht, welcher grundsätzlich besser ist, sondern welcher besser zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens passt. Ein Planungsbüro mit sehr speziellen Abläufen oder umfangreichen Integrationen hat andere Anforderungen als ein Unternehmen, das vor allem Projektmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Controlling auf einer gemeinsamen Plattform zusammenführen möchte.
ingo365 SMART passt vor allem für Planungsbüros, die typische Branchenprozesse übernehmen möchten. Wenn viele individuelle Sonderprozesse, Spezialintegrationen oder stark abweichende Abläufe erforderlich sind, ist ingo365 CUSTOM der passendere Weg.
Aus unserer Arbeit mit über 300 Kunden im DACH-Raum wissen wir: Viele Planungsbüros unterscheiden sich in Details, aber die zentralen kaufmännischen Abläufe ähneln sich häufig. Trotz unterschiedlicher Spezialisierungen stehen viele Planungsbüros vor denselben organisatorischen Aufgaben: Projekte steuern, Leistungen erfassen, Ressourcen planen, abrechnen und wirtschaftlich auswerten. ingo365 SMART nutzt genau diese wiederkehrenden Abläufe als Grundlage für eine standardisierte Einführung.
Quick Check & Kennenlernen: Gemeinsam wird geprüft, ob der SMART-Leistungsumfang zu den Anforderungen des Büros passt. Ihr Ansprechpartner stellt sich vor, der weitere Zeitplan wird abgestimmt.
Basisaufbau: Die Grundeinrichtung erfolgt nach bewährten Best-Practice-Konfigurationen inklusive Stammdaten, Kalendern und Berechtigungen.
Diese feste Taktung ist der Grund, warum die Einführung bei passendem SMART-Leistungsumfang deutlich besser planbar ist als ein offenes Individualprojekt. Je nach gebuchten Paketen, Datenlage und interner Verfügbarkeit kann der Start in der Regel innerhalb von 1 bis 3 Monaten erfolgen.
Sehen Sie ingo365 SMART in 30 Minuten in Aktion: In unserer kostenlosen Videoaufzeichnung begleiten Sie den typischen Weg eines Projekts – von der Kontaktverwaltung über die Angebotserstellung bis zur Projektabwicklung.
Die Antwort auf die Eingangsfrage - wie viele Klicks es braucht, um den wirtschaftlichen Status eines Projekts zu sehen, muss nicht "drei Systeme und eine Excel-Datei" lauten. Mit einer gemeinsamen Plattform für Projektzeiterfassung, Honorarkalkulation und Controlling reduziert sich dieser Weg auf einen Blick statt auf mehrere Suchvorgänge.
Der entscheidende Denkfehler bei vielen ERP-Vorhaben ist die Annahme, Digitalisierung bedeute automatisch ein langwieriges Individualprojekt. Für die meisten Planungsbüros mit 10 bis 30 Mitarbeitenden reicht ein standardisierter Best-Practice-Ansatz wie ingo365 SMART völlig aus, mit einem planbaren Einstieg in 1 bis 3 Monaten, der später gezielt erweitert werden kann.