ingo365 SMART: Business Software für Ingenieur- & Architekturbüros

ingo365 ERP ist eine integrierte Business Lösung, die speziell für die Anforderungen von Planungs- und Konstruktionsbüros, Architekturbüros, Gutachtern und technischen Büros, Ziviltechnikern usw. konzipiert wurde.  

Für IT-Unternehmen haben wir die Lösung timo365 entwickelt. 

ingo365 ERP bietet einen extensiven Funktionsumfang. Angefangen bei der Kontaktverwaltung und Aktivitätenprotokollierung, über das Projektangebot und die Projektkalkulation, die Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten, die Abwicklung der Finanzthemen und hin zu umfangreichen Auswertungen auf Projekt- und Unternehmenssicht.  

ingo365 ist als Plattform konzipiert und ingo365 ERP ist nur eines von drei integrierten Modulen. Für alle HR-Prozesse gibt es ingo365 HR. Für das Management von Dokumenten und E-Mails empfehlen wir ingo365 DMS.

Die Funktionen von CAD-Programmen und sonstigen technischen Systemen (Statikprogramme, etc.), sind nicht in ingo365 integriert. 

Nachdem wir Ihnen ingo365 ERP in einer Live-Demo präsentiert und hoffentlich Ihr Interesse geweckt haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Einführung zur Verfügung:

1. SMART-Methode: Falls Sie ein kleines Büro mit 10 bis 30 Mitarbeitern sind und keine individuellen Anforderungen an ingo365 ERP haben, können wir über Dienstleistungspakete mit definiertem Leistungsumfang zum Pauschalpreis einführen.
2. CUSTOM: Für größere Kunden mit speziellen Anforderungen führen wir das System nach einer bewährten Projektmethodik ein. Diese maßgeschneiderte Lösung beginnt mit der Grobanalyse, in der wir gemeinsam das Ziel und die Umsetzungsdetails definieren. Nach der Grobanalyse erhalten Sie ein detailliertes Projektangebot.

Nach der Projektbeauftragung wird Ihnen ein Projektleiter zugewiesen, der Ihr Hauptansprechpartner während der Einführungsphase sein wird. Gemeinsam planen wir die Termine und führen die Projektschritte durch – von der Feinspezifikation bis zum Go-Live.

Nach erfolgreichem Start unterstützt Sie unser Supportteam bei Bedarf weiter.

SMART-Einführung: Nach schriftlicher Beauftragung des Angebotes dauert die Einführung von ingo365 ERP etwa 1 bis maximal 3 Monate.

CUSTOM-Einführung: Bei der Implementierung von ingo365 ERP über die CUSTOM-Methode beginnen wir mit einer Grobanalyse. Die Vorlaufzeit für die Grobanalyse beträgt nach Beauftragung des entsprechenden Angebots, abhängig von unserer aktuellen Auslastung, im Schnitt zwischen 4 und 8 Wochen. Nach Abschluss der Grobanalyse unterbreiten wir Ihnen ein detailliertes Projektangebot zur Einführung von ingo365 ERP.

In der anschließenden Entscheidungsphase hängt die Dauer oft von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Beantragung von Digitalisierungsförderungen. Sobald Sie das Projektangebot beauftragt haben, beginnen wir mit der Planung. Die Einführungsphase dauert durchschnittlich 3 bis 12 Monate, abhängig vom Projektumfang. Bei sehr großen Projekten oder Projekten mit einem Stufenkonzept kann die Implementierungsphase auch länger andauern.

Die Mindestlaufzeit je User beträgt standardmäßig 12 Monate. Der Zeitraum verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, falls nicht bis spätestens 30 Tage vor Laufzeitende gekündigt wird. 

Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Künftige User können dann sukzessive hinzugefügt werden. Die Abrechnung der hinzugefügten User erfolgt anteilig bis zum Enddatum der jeweiligen Subscription-Periode.   

Auf Wunsch können wir die Lösung auch monatlich kündbar zur Verfügung stellen. Der Aufpreis hierfür beträgt 20 % auf die Nutzungsgebühren.  

Da die allermeisten Anforderungen der Planungsbüros in ingo365 ERP abgebildet sind, ist eine Erweiterung über Add-On-Module selten. Dennoch kann ingo365 ERP um bestimmte Software-Lösungen (Add-On-Module) unserer Partner erweitert werden. Sprechen Sie gerne mit unseren Spezialisten über Ihre Anforderungen.

Grundsätzlich sind individuelle Anpassung in ingo365 ERP möglich. Da dadurch allerdings die automatisierte Updatefähigkeit leidet und sich der Mehraufwand zur Qualitätssicherung auch kostentechnisch bemerkbar machen kann, sollte gemeinsam mit unserem Team vorab geprüft werden, ob die gewünschte Funktionsanpassung wirklich notwendig ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Prozesse über Änderungen in der Einrichtung (Customizing) lösen lassen und eine Anpassung so nicht mehr notwendig wird.

Im Laufe eines Jahres führen wir mehrere Systemupdates durch, die automatisch in Ihre Lösung integriert werden. Diese Updates teilen sich auf in zwei größere, sogenannte Major Releases, die neben Verbesserungen auch neue Funktionen umfassen, sowie mehrere kleinere Minor Releases, die primär kleinere Änderungen und Systemverbesserungen beinhalten.

Für Kunden, die ingo365 ERP in der Standardkonfiguration nutzen, sind sämtliche Updates bereits in den monatlichen Kosten enthalten.

Falls im Rahmen einer CUSTOM-Einführung kundenspezifische Programmanpassungen erforderlich sind, gewährleistet unser CUSTOM-Support, dass Ihre individuellen Anpassungen auch nach einem Update weiterhin mit der aktuellen Version des Systems kompatibel sind. Die Kosten für diese Updates berechnen wir über eine jährliche Updatepauschale, die 30 % der ursprünglichen Entwicklungskosten ausmacht.

Nein, ingo365 ERP ist nicht modular aufgebaut, da es sämtliche Module bereits im Standard beinhaltet. Eine nachträgliche Freischaltung weiterer Module ist nicht erforderlich. Einschränkungen im Zugriff auf bestimmte Funktionen werden ausschließlich über unser zweistufiges Lizenzprofil und das integrierte Berechtigungskonzept geregelt. 

ingo365 ERP ist ein Modul der ingo365 Plattform. Sie können dieses mit ingo365 HR - für alle Personalprozesse - und ingo365 DMS - für das Dokumenten- und E-Mail-Management erweitern.

Office-Anwendungen sind nicht zwingend erforderlich. Aus unserer Sicht ist der Einsatz dennoch empfehlenswert, um die volle Funktionalität zu nutzen. Beispielsweise: 

• Teams: für Zusammenarbeit (Modern Workplace) und Workflows 
• Excel: für Reports und Listen 
• Outlook: für Kontaktsynchronisation 
• Power BI: für Auswertungen und Analysen 
  

Die Daten und Informationen der AHO (= Honorarordnung für „Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft“), können ebenfalls wie die HOAI und Lechner in ingo365 ERP importiert und weiterverarbeitet werden. Individuelle Änderungen sind möglich und werden bei der weiteren Nutzung bis zur Abrechnung berücksichtigt.

Ja, zwischen ingo365 ERP und Outlook besteht eine Synchronisation der Kontaktdaten. Dabei dient ingo365 ERP als das führende System für die Neuanlage und Verwaltung von Kontakten. Das bedeutet, dass alle neuen Kontakte zuerst in ingo365 ERP angelegt und anschließend automatisch mit Outlook abgeglichen werden.

Ja. Informationen aus ingo365 ERP können auch über Teams geteilt werden (beispielsweise OP-Liste an den Projektleiter schicken usw).