Business Lösung für Ingenieur- & Architekturbüros

ingo365 ist eine integrierte ERP-Lösung, welche auf die Anforderungen von Planungs- und Konstruktionsbüros, Architekturbüros, Gutachtern und technischen Büros, Ziviltechnikern usw. konzipiert wurde.  

Für sonstige projektorientierte Unternehmen wie zum Beispiel Projektdienstleister, Beratungsunternehmen, Event- und Werbeagenturen, Baunebengewerbe, Generalunternehmer, Forschung und Entwicklung haben wir die Lösung roco365 entwickelt.  

IT-Unternehmen und Systemhäuser arbeiten mit der Branchenlösung timo365. 

ingo365 bietet einen extensiven Funktionsumfang.  Angefangen bei der Kontaktverwaltung und Aktivitätenprotokollierung, über das Projektangebot und die Projektkalkulation, die Zeiterfassung und Leistungsbeschreibung, die Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten, das Management von Dokumenten, die Abwicklung der Finanzthemen und hin zu umfangreichen Auswertungen auf Projekt- und Unternehmenssicht.  

Die Funktionen von CAD-Programmen und sonstigen technischen Systemen (Statikprogramme, etc.), sind nicht in ingo365 integriert. Die Software konzentriert sich auf die Abbildung von kaufmännischen und administrativen Prozessen. 

Nachdem wir Ihnen ingo365 in einer Live-Demo präsentiert und Sie hoffentlich von unserer Lösung überzeugt haben, machen wir Ihnen zunächst ein Angebot für die sogenannte Grobanalyse.

In der Grobanalyse definieren wir gemeinsam mit Ihnen das "Was". Sprich, was soll alles für Sie mit ingo365 umgesetzt werden. 

Im Anschluss an die Grobanalyse erhalten Sie dann ein Projektangebot für die Einführung von ingo365.

Nach Beauftragung des Projekts wird Ihnen ein Projektleiter zugeteilt, der ihr künftiger Hauptansprechpartner für die Einführungsphase ist. In Abstimmung mit Ihnen werden die Termine geplant und die jeweiligen Projektschritte (Feinspezifikation, Einrichtungen, Anpassungen, Datenübernahme, Schulungen, Tests, Go-Live) durchgeführt.

Nachdem Sie erfolgreich mit ingo365 den Echtbetrieb aufgenommen haben, instruieren wir unser Supportteam, welches Sie künftig im Bedarfsfall unterstützt. Hierzu bieten wir verschiedene Servicelevels an. 

Zunächst führen wir mit Ihnen die Grobanalyse durch. Hier beträgt unsere Vorlaufzeit nach Beauftragung des Grobanalyseangebotes bis zur Durchführung der Grobanalyse je nach aktueller Auslastung im Schnitt zwischen 4 und 8 Wochen. 

Nach der Grobanalyse erhalten Sie von uns das Projektangebot zur Einführung von ingo365. Hierauf folgt die Entscheidungsphase auf Ihrer Seite. Manche Kunden können sich relativ schnell entscheiden, bei anderen dauert es erfahrungsgemäß jedoch ein wenig länger (u.a. wegen der Beantragung von möglichen Digitalisierungsförderungen). 

Sobald Sie das Projektangebot beauftragt haben, legen wir mit der Planung los. Die Einführungsphase erstreckt sich im Schnitt über 3 bis hin zu 12 Monaten, je nach Umfang des Projektes. Bei sehr großen Projekten oder im Falle eines Stufenkonzeptes kann die Implementierungsphase aber auch länger dauern. 

Die Mindestlaufzeit je User beträgt standardmäßig 12 Monate. Der Zeitraum verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, falls nicht bis spätestens 30 Tage vor Laufzeitende gekündigt wird. Zum Projektstart (Grundeinrichtung) werden von jedem beauftragten Usertypen zumindest eine Lizenz aktiviert, wodurch die Subscription-Periode zu laufen beginnt.

Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Künftige User können dann sukzessive hinzugefügt werden. Die Abrechnung der hinzugefügten User erfolgt anteilig bis zum Enddatum der jeweiligen Subscription-Periode.  
Falls Userabonnements mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit gewünscht werden, beträgt der Aufpreis bei ingo Usern aktuell 10 % auf den Standardpreis. Abweichend hiervon kann für ingo User auch eine 3-jährige Laufzeit mit dementsprechender Preisbindung vereinbart werden. 

Bei Microsoft 365 Usern beträgt der Aufpreis für monatlich kündbare Lizenzen 20 %. 

Da die allermeisten Anforderungen der Planungsbüros in ingo365 abgebildet sind, ist eine Erweiterung über Add-On-Module selten. Dennoch kann ingo365 um bestimmte Software-Lösungen (Add-On-Module) unserer Partner erweitert werden. Sprechen Sie gerne mit unseren Spezialisten über Ihre Anforderungen.

Grundsätzlich sind individuelle Anpassung in ingo365 immer möglich. Da dadurch allerdings die automatisierte Updatefähigkeit leidet und sich der Mehraufwand zur Qualitätssicherung auch kostentechnisch bemerkbar machen kann, sollte gemeinsam mit unserem Team vorab geprüft werden, ob die gewünschte Funktionsanpassung wirklich notwendig ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Prozesse über Änderungen in der Einrichtung (Customizing) lösen lassen und eine Anpassung so nicht mehr notwendig wird.

Pro Jahr gibt es mehrere Systemupdates, welche automatisiert in Ihre Lösung eingespielt werden. Diese unterteilen sich in zwei größere, sogenannte Major Releases, welche neben Verbesserungen auch Funktionserweiterung beinhalten und einige sogenannte Minor Releases, die kleinere Änderungen und Systemverbesserungen mit sich bringen.  

Wenn Sie ingo365 im Standard einsetzen, sind die Updates bereits in den monatlichen Kosten inkludiert. 

Sollen wir für Sie kundenindividuelle Programmanpassungen (Programmierungen) durchführen, ist der Abschluss unseres kostenpflichtigen Custom Support- und Updatevertrages notwendig. Durch diesen gewährleistet unser Team, dass Ihre individuellen Programmierungen auch mit der aktuellen Version nach dem Update funktionieren. Die Basispauschale für den Custom Support- und Updatevertrag beträgt aktuell 3.600 Euro netto jährlich. Die erforderliche Dienstleistung für den Check und gegebenenfalls benötigte Änderungen an den individuellen Programmierungen können wir Ihnen entweder pauschal (20 % vom ursprünglichen Entwicklungsaufwand p.a.) oder nach tatsächlich entstandenem Aufwand anbieten. 

Nein, ingo365 beinhaltet sämtliche Module bereits im Standard. Eine Freischaltung weiterer Module ist nicht mehr notwendig. Mögliche Einschränkungen werden lediglich über unser 4-stufiges Lizenzprofil mit Berechtigungskonzept (Admin/Volluser – Projektmanagement – Zeiterfassung erweitert - Zeiterfassung einfach) gesteuert. Siehe auch die untenstehende Frage zu den ingo-Usern.

Ja, Sie können sämtliche vier User-Rollen individuell und passgenau auf Ihr Unternehmen abstimmen. Die einzige Voraussetzung für den Betrieb von ingo365 besteht darin, mindestens einen “INGOADMIN” - User zu lizensieren.  

Aus unserer Erfahrung ist eine typische Userverteilung in einem Ingenieurbüro wie folgt: 
10 %: INGOADMINISTRATION 
20 %: INGO PROJECT MANAGEMENT 
20 %: INGOTIME+ 
50%: INGOTIME 

Office-Anwendungen sind nicht zwingend erforderlich. Aus unserer Sicht ist der Einsatz dennoch empfehlenswert, um die volle Funktionalität zu nutzen. Beispielsweise: 

• Teams: für Zusammenarbeit (Modern Workplace) und Workflows 
• Excel: für Reports und Listen 
• Outlook: für Kontaktsynchronisation 
• Power BI: für Auswertungen und Analysen 
• SharePoint: für ingoDOCS DMS-Integration

Die Daten und Informationen der AHO (= Honorarordnung für „Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft“), können ebenfalls wie die HOAI in ingo365 importiert und weiterverarbeitet werden. Individuelle Änderungen sind möglich und werden bei der weiteren Nutzung bis zur Abrechnung berücksichtigt.

Ja, Kontaktdaten werden bidirektional synchronisiert.

Ja. Informationen aus ingo365 können auch über Teams geteilt werden (beispielsweise OP-Liste an den Projektleiter schicken usw).