Business Lösung für Ingenieur- & Architekturbüros
Überzeugen Sie sich selbst!
Nehmen Sie gerne an unserer interaktiven Gruppendemo teil.
Lassen Sie sich von Alexander Sturm, unserem Spezialisten für Microsoft Technologien,
durch die Welt von ingo365 führen. Er wird Ihnen nicht nur die vielfältigen Funktionen näherbringen,
sondern auch aufzeigen, wie Sie damit effektiv Zeit und Kosten einsparen können.
Von Ingenieuren für Ingenieure
Entdecken Sie ingo365 – präsentiert von Dipl.-Ing. Markus Wagner, Ihrem erfahrenen Produktexperten und langjährigen CEO eines führenden TGA-Ingenieurbüros. Er weiß, wie man technische Herausforderungen meistert und Lösungen schafft, die wirklich funktionieren.
Mit ingo365 trifft Innovation auf Praxis – so kann auch ihr Unternehmen die digitale Transformation meistern!
PROJECT
PROJECT
- Angebotskalkulation
- Zentrale Projektverwaltung
- Projekt- & Ressourcenplanung
- Subunternehmermanagement
- Internes Projektcontrolling
- Fakturierung
- Forecast
CRM
CRM
- 360 Grad Kundenblick
- Kundensegmentierung
- Zentrale Adressverwaltung
- Verkaufschancenmanagement
- MS Outlookintegration
- Aufgabenmanagement
- Kontakthistorie
TIME
TIME
- Projektzeiterfassung
- Leistungsbeschreibung
- Anwesenheitsverwaltung
- Abwesenheitsverwaltung
- Mitarbeiterverwaltung
- Reporting
FINANCE
FINANCE
- Vollintegrierte FiBu
- BMD & DATEV Schnittstelle
- Eingangs- & Ausgangsrechnungen
- Automatisiertes Mahnwesen
- Liquiditäts- & Finanzplanung
- El. Zahlungsverkehr
- Zahlungsplan
TEAMS
TEAMS
- Interne Projektbeteiligte
- Externe Projektbeteiligte
- Microsoft Teams Integration
- Gemeinsame Dateibearbeitung
- Automatische Projektanlage
- Projektkommunikation
DOCS
DOCS
- Dokumentenablage
- Dokumentenvorlagen
- Projektorientierte E-Mailablage
- Office 365 Integration
- Revisionssicherheit (Opt.)
- Datensicherheit
Kundenstimmen
„Mit ingo365 haben Ingenieure etwas für Ingenieure entwickelt, das gefällt mir und zeichnet die Lösung aus. Unser Ziel war es, die Vielzahl an Excellisten durch eine integrierte Software abzulösen. Dies ist uns auf jeden Fall mit ingo365 gelungen."
"Mit newvision verbindet uns eine enge und langjährige Zusammenarbeit, die Kompetenz ist auf hohem Niveau.“
"Alle Informationen sind jetzt zentral an einem Punkt erfasst. Beispielsweise musste ich bei Aufwandsabrechnungen von den Stundenlisten abschreiben. In ingo365 erhalte ich einen Vorschlag, was abgerechnet werden kann und es geht dann alles Ruck-Zuck. Dies ist schon großartig."
ingo365 in Aktion: Video-Einblicke
Personalisierung der Benutzeroberflächen
Für ein einfaches, intuitives und effizientes Benutzererlebnis! Passen Sie die Benutzeroberflächen nach den Bedürfnissen Ihrer User frei an:
- Ein- und Ausblenden von Feldern & Funktionen
- Anpassung der Positionierung von Elementen
- User- und gruppenbezogene Individualisierungen
Microsoft Integration
Entdecken Sie, wie ingo365 nahtlos mit Microsoft Programmen zusammenarbeitet, um Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren:
- Austausch von Daten mit Excel
- Teilen von Datensätzen per Link oder in Teams
- Synchronisation von Kontakten mit Outlook
- Versand von E-Mails direkt aus ingo365
- Nutzung des ingo365 Outlook Add-Ins
- Einbindung von Teams
- Integration von Sharepoint
- Dokumentenablage mit ingo365
Kontaktverwaltung
Immer den Überblick behalten! Werfen Sie einen kompletten 360-Grad-Blick auf Ihre Kunden, Lieferanten und Interessenten mit unserem integrierten CRM-Modul:
- Nutzung der Kontaktliste mit detaillierter Infobox
- Effiziente Protokollierung von Aktivitäten
- Starten von Telefonanrufen aus ingo365
- Erstellung von Serienbriefen
- Anlegen von Aufgaben
- Protokollierung von E-Mails
Projektabwicklung allgemein
Vom Angebot bis zur Rechnung! Entdecken Sie die umfassenden Möglichkeiten zur effizienten Projektabwicklung:
- Projektstruktur
- Projektangebot
- Projektauftrag
- Leistungserfassung auf Projekte
- Rechnungsstellung
- Freigabe-Workflow
Projektabwicklung nach HOAI
Einfach anwenden! Erstellen Sie Ihre HOAI-Angebote mit unserem integrierten HOAI-Kalkulator und wickeln Sie das Projekt direkt mit ingo365 ab:
- Honorarberechnungen
- Besondere Leistungen
- Überführung in Aufträge
- Zeiterfassung auf HOAI-Projekte
- Abrechnung mit Freigabeworkflow
- Automatische MS Teams Anlage
Zeiterfassung
Erfassen Sie schnell und einfach Zeiten auf Projekte sowie An- und Abwesenheiten:
- Mitarbeiterverwaltung
- Unterschiedliche Zeitmodelle
- Zeiterfassung auf einzelnen Leistungsphasen
- Leistungsbeschreibung
- An- und Abwesenheiten
- Urlaubsfreigabe
E-Mail-Protokollierung
Lassen Sie Ihre ein- und ausgehenden E-Mails durch ingo365 automatisiert protokollieren:
- Liste aller aus ingo365 gesendeten E-Mails
- Nutzung einer „Shared Mailbox"
- Archivierung von ein- und ausgehenden E-Mails
- Zuordnung der E-Mails zu einem bestehenden Kontakt in der CRM-Kontaktkarte
Reporting mit Power BI
Nutzen Sie unsere fertigen, individuell anpassbaren Power BI Berichte für ingo365, um schnell und einfach einen kompletten Überblick auf Ihr Unternehmen zu erhalten:
- Auswertungen Ihrer Projekte
- Überblick Ihrer Mitarbeiterzeiten
- Mitarbeiterkapazitäten
- Umsatzkennzahlen
- Prognosen
- Projektzeiten
Userpreise
flexibel wählbar nach Aufgabenbereich
Microsoft Add-Ons
zur Nutzung einiger ingo365 Komfortfunktionen (*) ist ein Microsoft 365 User erforderlich. Für ein optimales Reporting empfehlen wir zudem die Nutzung von Power BI Pro.
Preisinfo:
Die oben genannten Userpreise gelten bei jährlicher Bindung mit jährlicher Zahlung im Voraus. Alternativ ist eine monatliche Bindung, mit monatlicher Zahlungsweise durch einen Aufpreis möglich.
Bei ingo365 Usern beträgt der Aufpreis 10 % und bei Microsoft 365 Usern beträgt er 20 %.
Technische und preisliche Änderungen vorbehalten.
Ihre 3 ersten Schritte zu ingo365
Gruppendemo
Gruppendemo
Expertengespräch
Angebot Grobanalyse
Angebot Grobanalyse
So geht´s weiter
In guter Gesellschaft: Unsere Referenzen
Ihre Fragen zu ingo365
ingo365 ist eine integrierte ERP-Lösung, welche auf die Anforderungen von Planungs- und Konstruktionsbüros, Architekturbüros, Gutachtern und technischen Büros, Ziviltechnikern usw. konzipiert wurde.
Für sonstige projektorientierte Unternehmen wie zum Beispiel Projektdienstleister, Beratungsunternehmen, Event- und Werbeagenturen, Baunebengewerbe, Generalunternehmer, Forschung und Entwicklung haben wir die Lösung roco365 entwickelt.
IT-Unternehmen und Systemhäuser arbeiten mit der Branchenlösung timo365.
ingo365 bietet einen extensiven Funktionsumfang. Angefangen bei der Kontaktverwaltung und Aktivitätenprotokollierung, über das Projektangebot und die Projektkalkulation, die Zeiterfassung und Leistungsbeschreibung, die Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten, das Management von Dokumenten, die Abwicklung der Finanzthemen und hin zu umfangreichen Auswertungen auf Projekt- und Unternehmenssicht.
Die Funktionen von CAD-Programmen und sonstigen technischen Systemen (Statikprogramme, etc.), sind nicht in ingo365 integriert. Die Software konzentriert sich auf die Abbildung von kaufmännischen und administrativen Prozessen.
Nachdem wir Ihnen ingo365 in einer Live-Demo präsentiert und Sie hoffentlich von unserer Lösung überzeugt haben, machen wir Ihnen zunächst ein Angebot für die sogenannte Grobanalyse.
In der Grobanalyse definieren wir gemeinsam mit Ihnen das "Was". Sprich, was soll alles für Sie mit ingo365 umgesetzt werden.
Im Anschluss an die Grobanalyse erhalten Sie dann ein Projektangebot für die Einführung von ingo365.
Nach Beauftragung des Projekts wird Ihnen ein Projektleiter zugeteilt, der ihr künftiger Hauptansprechpartner für die Einführungsphase ist. In Abstimmung mit Ihnen werden die Termine geplant und die jeweiligen Projektschritte (Feinspezifikation, Einrichtungen, Anpassungen, Datenübernahme, Schulungen, Tests, Go-Live) durchgeführt.
Nachdem Sie erfolgreich mit ingo365 den Echtbetrieb aufgenommen haben, instruieren wir unser Supportteam, welches Sie künftig im Bedarfsfall unterstützt. Hierzu bieten wir verschiedene Servicelevels an.
Zunächst führen wir mit Ihnen die Grobanalyse durch. Hier beträgt unsere Vorlaufzeit nach Beauftragung des Grobanalyseangebotes bis zur Durchführung der Grobanalyse je nach aktueller Auslastung im Schnitt zwischen 4 und 8 Wochen.
Nach der Grobanalyse erhalten Sie von uns das Projektangebot zur Einführung von ingo365. Hierauf folgt die Entscheidungsphase auf Ihrer Seite. Manche Kunden können sich relativ schnell entscheiden, bei anderen dauert es erfahrungsgemäß jedoch ein wenig länger (u.a. wegen der Beantragung von möglichen Digitalisierungsförderungen).
Sobald Sie das Projektangebot beauftragt haben, legen wir mit der Planung los. Die Einführungsphase erstreckt sich im Schnitt über 3 bis hin zu 12 Monaten, je nach Umfang des Projektes. Bei sehr großen Projekten oder im Falle eines Stufenkonzeptes kann die Implementierungsphase aber auch länger dauern.
Die Mindestlaufzeit je User beträgt standardmäßig 12 Monate. Der Zeitraum verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, falls nicht bis spätestens 30 Tage vor Laufzeitende gekündigt wird. Zum Projektstart (Grundeinrichtung) werden von jedem beauftragten Usertypen zumindest eine Lizenz aktiviert, wodurch die Subscription-Periode zu laufen beginnt.
Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Künftige User können dann sukzessive hinzugefügt werden. Die Abrechnung der hinzugefügten User erfolgt anteilig bis zum Enddatum der jeweiligen Subscription-Periode.
Falls Userabonnements mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit gewünscht werden, beträgt der Aufpreis bei ingo Usern aktuell 10 % auf den Standardpreis. Abweichend hiervon kann für ingo User auch eine 3-jährige Laufzeit mit dementsprechender Preisbindung vereinbart werden.
Bei Microsoft 365 Usern beträgt der Aufpreis für monatlich kündbare Lizenzen 20 %.
Da die allermeisten Anforderungen der Planungsbüros in ingo365 abgebildet sind, ist eine Erweiterung über Add-On-Module selten. Dennoch kann ingo365 um bestimmte Software-Lösungen (Add-On-Module) unserer Partner erweitert werden. Sprechen Sie gerne mit unseren Spezialisten über Ihre Anforderungen.
Grundsätzlich sind individuelle Anpassung in ingo365 immer möglich. Da dadurch allerdings die automatisierte Updatefähigkeit leidet und sich der Mehraufwand zur Qualitätssicherung auch kostentechnisch bemerkbar machen kann, sollte gemeinsam mit unserem Team vorab geprüft werden, ob die gewünschte Funktionsanpassung wirklich notwendig ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Prozesse über Änderungen in der Einrichtung (Customizing) lösen lassen und eine Anpassung so nicht mehr notwendig wird.
Pro Jahr gibt es mehrere Systemupdates, welche automatisiert in Ihre Lösung eingespielt werden. Diese unterteilen sich in zwei größere, sogenannte Major Releases, welche neben Verbesserungen auch Funktionserweiterung beinhalten und einige sogenannte Minor Releases, die kleinere Änderungen und Systemverbesserungen mit sich bringen.
Wenn Sie ingo365 im Standard einsetzen, sind die Updates bereits in den monatlichen Kosten inkludiert.
Sollen wir für Sie kundenindividuelle Programmanpassungen (Programmierungen) durchführen, ist der Abschluss unseres kostenpflichtigen Custom Support- und Updatevertrages notwendig. Durch diesen gewährleistet unser Team, dass Ihre individuellen Programmierungen auch mit der aktuellen Version nach dem Update funktionieren. Die Basispauschale für den Custom Support- und Updatevertrag beträgt aktuell 3.600 Euro netto jährlich. Die erforderliche Dienstleistung für den Check und gegebenenfalls benötigte Änderungen an den individuellen Programmierungen können wir Ihnen entweder pauschal (20 % vom ursprünglichen Entwicklungsaufwand p.a.) oder nach tatsächlich entstandenem Aufwand anbieten.
Nein, ingo365 beinhaltet sämtliche Module bereits im Standard. Eine Freischaltung weiterer Module ist nicht mehr notwendig. Mögliche Einschränkungen werden lediglich über unser 4-stufiges Lizenzprofil mit Berechtigungskonzept (Admin/Volluser – Projektmanagement – Zeiterfassung erweitert - Zeiterfassung einfach) gesteuert. Siehe auch die untenstehende Frage zu den ingo-Usern.
Ja, Sie können sämtliche vier User-Rollen individuell und passgenau auf Ihr Unternehmen abstimmen. Die einzige Voraussetzung für den Betrieb von ingo365 besteht darin, mindestens einen “INGOADMIN” - User zu lizensieren.
Aus unserer Erfahrung ist eine typische Userverteilung in einem Ingenieurbüro wie folgt:
10 %: INGOADMINISTRATION
20 %: INGO PROJECT MANAGEMENT
20 %: INGOTIME+
50%: INGOTIME
Office-Anwendungen sind nicht zwingend erforderlich. Aus unserer Sicht ist der Einsatz dennoch empfehlenswert, um die volle Funktionalität zu nutzen. Beispielsweise:
- Teams: für Zusammenarbeit (Modern Workplace) und Workflows
- Excel: für Reports und Listen
- Outlook: für Kontaktsynchronisation
- Power BI: für Auswertungen und Analysen
- SharePoint: für ingoDOCS DMS-Integration
Die Daten und Informationen der AHO (= Honorarordnung für „Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft“), können ebenfalls wie die HOAI in ingo365 importiert und weiterverarbeitet werden. Individuelle Änderungen sind möglich und werden bei der weiteren Nutzung bis zur Abrechnung berücksichtigt.
Ja, Kontaktdaten werden bidirektional synchronisiert.
Ja. Informationen aus ingo365 können auch über Teams geteilt werden (beispielsweise OP-Liste an den Projektleiter schicken usw).