Die DMS-Software für Planungsbüros

ingo365 fokussiert sich auf die Anforderungen von Planungs- und Konstruktionsbüros, Architekturbüros, Gutachtern und technischen Büros, sowie Ziviltechnikern.

Neben der umfangreichen, integrierte ERP-Lösung ingo365, deckt ingo365 HR powered by factorial die HR Themen branchenspezifisch ab. 

Für sonstige projektorientierte Unternehmen wie beispielsweise Projektdienstleister, Beratungsunternehmen, Event- und Werbeagenturen, Baunebengewerbe, Generalunternehmer, Forschung und Entwicklung haben wir die Business Lösung roco365 entwickelt.  

IT-Unternehmen & Systemhäuser arbeiten effizient mit der newvision Branchenlösung timo365. 

ingo365 bietet einen extensiven Funktionsumfang.  Angefangen bei der Kontaktverwaltung und Aktivitätenprotokollierung, über das Projektangebot und die Projektkalkulation, die Zeiterfassung und Leistungsbeschreibung, die Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten, das Management von Dokumenten, die Abwicklung der Finanzthemen und hin zu umfangreichen Auswertungen auf Projekt- und Unternehmenssicht.  

Die Funktionen von CAD-Programmen und sonstigen technischen Systemen (Statikprogramme, etc.), sind nicht in ingo365 integriert. Die Software konzentriert sich auf die Abbildung von kaufmännischen und administrativen Prozessen. 

Nachdem wir Ihnen ingo365 in einer Live-Demo präsentiert und hoffentlich Ihr Interesse geweckt haben, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Einführung zur Verfügung:

1. SMART-Methode: Falls Sie ein kleines Büro mit bis zu 30 Mitarbeitern sind und keine individuellen Anforderungen an ingo365 haben, können wir ingo365 über Dienstleistungspakete mit definiertem Leistungsumfang zum Pauschalpreis einführen.
2. ingo CUSTOM: Für größere Kunden mit speziellen Anforderungen führen wir das System nach einer bewährten Projektmethodik ein. Diese maßgeschneiderte Lösung beginnt mit der Grobanalyse, in der wir gemeinsam das Ziel und die Umsetzungsdetails definieren. Nach der Grobanalyse erhalten Sie ein detailliertes Projektangebot.

Nach der Projektbeauftragung wird Ihnen ein Projektleiter zugewiesen, der Ihr Hauptansprechpartner während der Einführungsphase sein wird. Gemeinsam planen wir die Termine und führen die Projektschritte durch – von der Feinspezifikation bis zum Go-Live.

Nach erfolgreichem Start unterstützt Sie unser Supportteam bei Bedarf weiter.

SMART-Einführung: Nach schriftlicher Beauftragung des Angebotes dauert die Einführung von ingo365 etwa 1 bis maximal 3 Monate.

CUSTOM-Einführung: Bei der Implementierung von ingo365 über die CUSTOM-Methode beginnen wir mit einer Grobanalyse. Die Vorlaufzeit für die Grobanalyse beträgt nach Beauftragung des entsprechenden Angebots, abhängig von unserer aktuellen Auslastung, im Schnitt zwischen 4 und 8 Wochen. Nach Abschluss der Grobanalyse unterbreiten wir Ihnen ein detailliertes Projektangebot zur Einführung von ingo365.

In der anschließenden Entscheidungsphase hängt die Dauer oft von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Beantragung von Digitalisierungsförderungen. Sobald Sie das Projektangebot beauftragt haben, beginnen wir mit der Planung. Die Einführungsphase dauert durchschnittlich 3 bis 12 Monate, abhängig vom Projektumfang. Bei sehr großen Projekten oder Projekten mit einem Stufenkonzept kann die Implementierungsphase auch länger andauern.

Die Mindestlaufzeit je User beträgt standardmäßig 12 Monate. Der Zeitraum verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, falls nicht bis spätestens 30 Tage vor Laufzeitende gekündigt wird. Zum Projektstart (Grundeinrichtung) werden von jedem beauftragten Usertypen zumindest eine Lizenz aktiviert, wodurch die Subscription-Periode zu laufen beginnt.

Die Abrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Künftige User können dann sukzessive hinzugefügt werden. Die Abrechnung der hinzugefügten User erfolgt anteilig bis zum Enddatum der jeweiligen Subscription-Periode.  
Falls Userabonnements mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit gewünscht werden, beträgt der Aufpreis bei ingo Usern aktuell 10 % auf den Standardpreis. Abweichend hiervon kann für ingo User auch eine 3-jährige Laufzeit mit dementsprechender Preisbindung vereinbart werden. 

Bei Microsoft 365 Usern beträgt der Aufpreis für monatlich kündbare Lizenzen 20 %. 

Da die allermeisten Anforderungen der Planungsbüros in ingo365 abgebildet sind, ist eine Erweiterung über Add-On-Module selten. Dennoch kann ingo365 um bestimmte Software-Lösungen (Add-On-Module) unserer Partner erweitert werden. Sprechen Sie gerne mit unseren Spezialisten über Ihre Anforderungen.

Grundsätzlich sind individuelle Anpassung in ingo365 immer möglich. Da dadurch allerdings die automatisierte Updatefähigkeit leidet und sich der Mehraufwand zur Qualitätssicherung auch kostentechnisch bemerkbar machen kann, sollte gemeinsam mit unserem Team vorab geprüft werden, ob die gewünschte Funktionsanpassung wirklich notwendig ist. Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Prozesse über Änderungen in der Einrichtung (Customizing) lösen lassen und eine Anpassung so nicht mehr notwendig wird.

Im Laufe eines Jahres führen wir mehrere Systemupdates durch, die automatisch in Ihre Lösung integriert werden. Diese Updates teilen sich auf in zwei größere, sogenannte Major Releases, die neben Verbesserungen auch neue Funktionen umfassen, sowie mehrere kleinere Minor Releases, die primär kleinere Änderungen und Systemverbesserungen beinhalten.

Für Kunden, die ingo365 in der Standardkonfiguration nutzen, sind sämtliche Updates bereits in den monatlichen Kosten enthalten.

Falls im Rahmen einer CUSTOM-Einführung kundenspezifische Programmanpassungen erforderlich sind, gewährleistet unser CUSTOM-Support, dass Ihre individuellen Anpassungen auch nach einem Update weiterhin mit der aktuellen Version des Systems kompatibel sind. Die Kosten für diese Updates berechnen wir über eine jährliche Updatepauschale, die 20 % der ursprünglichen Entwicklungskosten ausmacht.

Nein, ingo365 ist nicht modular aufgebaut, da es sämtliche Module bereits im Standard beinhaltet. Eine nachträgliche Freischaltung weiterer Module ist nicht erforderlich. Einschränkungen im Zugriff auf bestimmte Funktionen werden ausschließlich über unser zweistufiges Lizenzprofil und das integrierte Berechtigungskonzept geregelt. Weitere Details den ingo-Usern finden Sie in der untenstehenden Frage und Antwort.

Ja, Sie können zwei User-Rollen von ingo365 individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.

Die einzige Voraussetzung für den Betrieb von ingo365 ist, dass mindestens ein „ingo Full User“ lizenziert wird.

Basierend auf unserer Erfahrung sieht die typische Verteilung der User-Rollen in einem Ingenieurbüro wie folgt aus:

• 30 % ingo Full User
• 70 % ingo Team Member

Office-Anwendungen sind nicht zwingend erforderlich. Aus unserer Sicht ist der Einsatz dennoch empfehlenswert, um die volle Funktionalität zu nutzen. Beispielsweise: 

• Teams: für Zusammenarbeit (Modern Workplace) und Workflows 
• Excel: für Reports und Listen 
• Outlook: für Kontaktsynchronisation 
• Power BI: für Auswertungen und Analysen 
• SharePoint: für ingoDOCS DMS-Integration

Ja, zwischen ingo365 und Outlook besteht eine Synchronisation der Kontaktdaten. Dabei dient ingo365 als das führende System für die Neuanlage und Verwaltung von Kontakten. Das bedeutet, dass alle neuen Kontakte zuerst in ingo365 angelegt und anschließend automatisch mit Outlook abgeglichen werden.

Ja. Informationen aus ingo365 können auch über Teams geteilt werden (beispielsweise OP-Liste an den Projektleiter schicken usw).