Überblick über HOAI Leistungsphasen für Ingenieure (und Potentiale durch ERP)

HOAI ist die Abkürzung für "Honorarordnung für Architekten und Ingenieure" und es handelt sich dabei um eine rechtliche Verordnung in Deutschland. Ihr Sinn ist die Regelung der Honorare für die Planungsleistungen dieser Berufsgruppen. So weit, so gut. Ein wichtiger Bestandteil der HOAI sind mitunter die sogenannten Leistungsphasen - der Fokus dieses Artikels. Sie segmentieren Prozesse der Planung und Realisierung eines Bauprojekts in insgesamt neun aufeinanderfolgende Schritte.

Die 9 HOAI-Phasen haben speziell für Ingenieurbüros einen hohen Stellenwert, da damit die Kalkulation einer angemessenen Vergütung für getane Arbeit standardisiert wird. Dennoch gibt es auch fortlaufend lebhafte Diskussionen um die Novellierung der HOAI. Die Anpassung der Leistungsphasen an veränderte Umstände im Baugewerbe wird in diesem Zusammenhang ebenfalls gefordert.

Ich sehe an dieser Stelle meine Aufgabe darin, Ihnen die einzelnen Leistungsphasen aus meiner eigenen Ingenieursperspektive darzulegen. Und auch praxisnah aufzuzeigen, inwiefern die Einführung von branchenspezifischer ERP-Software in Ingenieurbüros Prozesse rund um die Honorarkalkulation noch weiter vereinfachen kann.

Definition: Wovon man bei Leistungsphasen nach HOAI spricht

Die Leistungsphasen stellen die kleinsten Einheiten innerhalb der HOAI dar. Sie sind dem Bau- beziehungsweise Planungsablauf entsprechend chronologisch aufgebaut, wie wir später unmittelbar sehen werden. Sie enthalten die sogenannten Grundleistungen, das sind diejenigen Leistungen, „die im Allgemeinen zur ordnungsgemäßen Erfüllung eines Auftrags erforderlich sind“ (vgl. § 3 Abs. 2 HOAI).

Demgegenüber stehen sogenannte Besondere Leistungen. Diese werden zwar in nicht vollständigen Aufzählungen ebenfalls in der HOAI erwähnt. Jedoch ist eine Bewertung dieser Leistungen darin nicht vorgesehen und das entsprechende Honorar dafür ist frei zu vereinbaren (vgl. § 3 Abs. 3 Satz 3 HOAI).

Nachstehend finden Sie eine Tabelle mit der Bewertung der einzelnen Leistungsphasen für die wichtigsten Leistungsbilder (das sind die jeweiligen Fachgebiete, die im Bauwesen benötigt und definiert sind) gemäß HOAI. Diese Tabelle stellt die Vorgabe dar, in welchem Verhältnis die einzelnen zu erbringenden Leistungen je Phase zueinanderstehen, oder anders gesagt, welchen Leistungsanteil die einzelne Phase zur Gesamtleistung hat:

Quelle: https://www.hoai.de/hoai/leistungsphasen/

In diesem Blogbeitrag wollen wir uns auf die Sicht der Ingenieure (der Architekt kommt bei uns an anderer Stelle auf seine Kosten) auf die HOAI fokussieren, also auf die letzten beiden Spalten der Tabelle. Primär aber auf die „Technische Ausrüstung“. Grundsätzlich sind alle Bereiche sehr ähnlich aufgebaut und nachfolgende Erkenntnisse erlauben auch Rückschlüsse auf die übrigen Leistungsbilder.

Übersicht der einzelnen HOAI-Phasen

Wie bereits erwähnt, bilden die einzelnen Leistungsphasen den Planungs- bzw. Bauablauf chronologisch ab und spezifizieren im Detail die jeweils zu erbringenden Leistungen des Ingenieurs respektive Fachgebietes. Im Bereich der Technischen Ausrüstung umfasst die Planung fachlich beispielsweise Anlagen für (Ab-)Wasser, Wärme- und Kälteversorgung, Lüftungstechnik, Stark- und Schwachstrom (IT), Fördertechnik oder Gebäudeautomation.

Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung

Wie der Name schon in sich trägt, werden in dieser Phase Grundlagen erhoben, Aufgabenstellungen geklärt sowie Bedarfsplanungen wie beispielsweise nach Leistungsbedarf durchgeführt. Obendrauf werden gegebenenfalls Erschließungsüberlegungen angestellt, die Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert.

Leistungsphase 2: Vorplanung

In dieser Phase werden die - entweder zuvor ermittelten oder zur Verfügung gestellten - Grundlagen analysiert, und daraus ein Planungskonzept erarbeitet. Dieses beinhaltet unter anderem die Vordimensionierung der wichtigsten und bestimmenden Systeme

• unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeits(vor)betrachtungen,

• das Suchen und Abwägen von Alternativsystemen,

• Abschätzen vom Raumbedarf der Anlagen,

• Aufstellen von Funktionsschemata,

• und das Klären wesentlicher fachübergreifender Prozesse.

Dazu gehören auch Kostenschätzungen und Terminplanungen in der gegebenen Tiefe (2. Ebene nach DIN 276) sowie womöglich bereits Vorverhandlungen mit Behörden.

Leistungsphase 3: Entwurfsplanung

In dieser Phase, die auch System- und Integrationsplanung genannt wird, wird das Planungskonzept unter Berücksichtigung aller fachspezifischen Anforderungen bis zum vollständigen Entwurf durchgearbeitet. Beginnend beim

• Festlegen aller Systeme und Anlagenteile,

• über deren Berechnung und Bemessung,

• Abschätzen der Betriebskosten,

• Abstimmen des Platzbedarfes der technischen Anlagen,

• bis hin zu den Auflistungen aller Anlagen mit technischen Daten und Anlagenbeschreibungen.

Die Ergebnisse in Form von Plänen, Schemata, technischen Berechnungen und Beschreibungen beziehungsweise Angaben wie Durchführungen und Lastangaben für Tragwerksplaner werden an die einzelnen Planungsbeteiligten übergeben. Ebenso erfolgt die Fortführung der Verhandlungen mit Behörden wie die Kostenberechnung in der nächsten Genauigkeitsstufe und Kontrolle durch Vergleich mit der Schätzung aus der Vorplanung.

Leistungsphase 4: Genehmigungsplanung

Die Genehmigungsplanung umfasst das Erarbeiten und Zusammenstellen aller erforderlichen Daten und Nachweise für öffentlich-rechtliche Genehmigungen oder Zustimmungen je nach Art und Verwendungszweck des Bauvorhabens.

Die Unterlagen werden den Behörden vorgelegt. Dann erfolgen zumeist mündliche Behördenverhandlungen, bei denen das Mitwirken zur Erlangung aller notwendigen Bewilligungen ebenfalls Bestandteil dieser Phase ist.

Leistungsphase 5: Ausführungsplanung

Hier findet auf Basis der Ergebnisse aus den Phasen 3 und 4 das detaillierte Erarbeiten von ausführungsreifen Lösungen für die jeweiligen Fachplanungen statt. Terminpläne werden ebenso fortgeschrieben wie die Ausführungspläne aufgrund der Ausschreibungsergebnisse (Phase 5 läuft also parallel mit Phase 6 und 7 weiter). Damit stellt die fertige Ausführungsplanung die vollständige Basis für die vom ausführenden Unternehmen durchzuführende Montage- oder Werkstattplanung dar.

Die Prüfung dieser Montage- und Werkstattpläne auf Übereinstimmung mit der Ausführungsplanung ist genauso Bestandteil dieser Leistungsphase.

Leistungsphase 6: Vorbereitung der Vergabe

Diese Phase umfasst alles im Zusammenhang mit der Erstellung der Leistungsverzeichnisse: Mengenermittlung, Zusammenstellen der Vergabeunterlagen, Kostenermittlung und Kostenkontrolle.

Leistungsphase 7: Mitwirkung bei der Vergabe

Folgende Aktivitäten sind normalerweise Bestandteil der Mitwirkung bei der Vergabe innerhalb der Leistungsphasen der HOAI:

1. Einholen und Prüfen von Angeboten,

2. Aufstellen von Preisspiegeln,

3. Führen von Bietergesprächen,

4. Vergleichen der Ausschreibungsergebnisse mit den Kostenberechnungen,

5. Erstellen von Vergabevorschlägen

6. bis hin zur Zusammenstellung der Vertragsunterlagen.

Leistungsphase 8: Objektüberwachung

Besser bekannt als „Bauüberwachung“ geht es in dieser Phase um das Überwachen der Ausführung des Objektes auf Übereinstimmung mit allen vorangegangenen Planungsentscheidungen und Genehmigungen. Dies inkludiert das Mitwirken bei der Koordination aller am Bau Beteiligten sowie am Terminplan, am Führen des Bautagebuches, an den Leistungs- und Funktionsprüfungen, die Aufmaß- und Rechnungsprüfung, Kostenkontrolle, bis zur Abnahme, Zusammenstellung der Dokumentationen und Überwachung der Mängelbeseitigung.

Leistungsphase 9: Objektbetreuung

Während des Gewährleistungszeitraums (zumeist 3 oder 5 Jahre) beziehungsweise zu dessen Abschluss erfolgen in dieser Phase (abschließende) Objektbegehungen zur Mängelfeststellung. Zusätzlich fällt darunter das Mitwirken bei deren Behebung und bei der Freigabe von Sicherheitsleistungen.

Die Kostenberechnung nach HOAI

Die Kostenberechnung nach HOAI erfolgt entsprechend dieser vorgestellten Leistungsphasen, wobei in der obenstehenden Tabelle bereits die Aufteilung des Honorars auf die einzelnen Phasen vorgegeben ist. Grundsätzlich wird das Honorar über die angenommenen Herstellkosten der zugrundeliegenden Gewerke, für welche die Fachplanungen durchzuführen sind, ermittelt.

Dabei kommt es nicht nur auf die Höhe der Herstellkosten an, sondern unter anderem auch auf den Schwierigkeitsgrad der Planungen aufgrund der Bauanforderungen.

Vorteile für den Ingenieur durch ERP-Branchensoftware

Jede Angebotserstellung ist für den Ingenieur eine umfangreiche und sowohl zeit- als auch kostenintensive Tätigkeit, von der nicht zuletzt der (kaufmännische) Erfolg des Unternehmens abhängig ist. Gilt es doch einerseits ein konkurrenzfähiges Angebot zu erstellen, um möglichst einen Zuschlag zu erhalten. Andererseits aber auch entsprechend optimierte Gewinne zu erzielen. Das alles bei gut kalkulierter Risikoabwägung und im Einklang mit der eigenen Ressourcenplanung.

Genau hier kann eine gute ERP-Software, welche wirklich exakt auf die Branche zugeschnitten ist („von Ingenieuren – für Ingenieure“), massive Vorteile bieten. Denn reine HOAI-Rechner und Angebotstools gibt es viele, aber integrierte Systeme mit Vorteilen wie folgt, nur wenige:

• sofort verfügbare Projektstruktur direkt aus der Angebotskalkulation heraus

• Integration der Ressourcenplanung, Stichwort RTF (Reporting The Future)

• SOLL-Werte je Leistungsphase direkt aus dem HOAI-Modul heraus (zum Beispiel Soll-Stunden je Ressource/Ressourcengruppe, Kosten)

• Verzahnung mit der Zeiterfassung (Soll-IST-Vergleiche, Phasenplanung)

• sofortige Kostenwahrheit bei Projektstart inklusive Berücksichtigung von Anfangskosten (etwa für die Angebotserstellung, Wettbewerbsteilnahme, etc.)

• Rückkalkulationsmöglichkeit aus früheren Projekten (beispielsweise für Kennzahlen)

• integrierte Gemeinkostenermittlung und Stundensatzkalkulation je Ressource

Das Fazit: Standardisierte Gebührenordnung und Branchen-Tools sind die Erfolgsgrundlage

Eine Gebührenordnung für zu erbringende Leistungen in der Baubranche zu haben, ist aus mehreren Gründen für alle Projektbeteiligten sinnvoll und wünschenswert: Sie garantiert unter anderem die Vergleichbarkeit von Angeboten, erhöht die Sicherheit in Bezug auf zu erbringende Leistungen und bietet generell eine gute Strukturierung der gesamten Thematik.

Gleichzeitig werden der Aufwand für eine Angebotserstellung nach HOAI sowie Potentiale, die sich bei der Wahl des für das eigene Unternehmen optimal passenden Tools bieten, meist unterschätzt. So arbeiten selbst heute noch viele Ingenieurbüros mit zum Teil „selbstgestrickten Lösungen“ in Microsoft Excel und Co und vergessen dabei (oder wissen gar nicht?), dass es gerade für Sie perfekt zugeschnittene Lösungen am Markt gibt. Diese würden die Arbeit massiv erleichtern und das wirtschaftliche Ergebnis deutlich verbessern.

Wie? Das können Sie in unserem Produktfolder zur Business Software ingo365 entdecken:

HOAI Leistungsphasen FAQ