Ihr Postfach quillt über, wichtige Nachrichten verschwinden im Chaos – und Sie fragen sich: Gibt es eine Möglichkeit, die E-Mails strukturierter zu gestalten? Damit sind Sie nicht allein. Prognosen zufolge werden 2025 weltweit täglich über 376 Milliarden E-Mails¹ verschickt. Runtergerechnet sind das etwa 46 E-Mails pro Person und Tag – eine gewaltige Flut, die täglich bewältigt werden will.
In der Zusammenarbeit im Team verschärft sich das Problem: Jedes Teammitglied organisiert das Outlook-Postfach anders, wichtige Infos landen in persönlichen Unterordnern – und sobald jemand im Urlaub oder krank ist, beginnt die große Suche. Genau hier kann ein zentrales E-Mail-Ablagesystem, integriert in eine Business Lösung, den entscheidenden Unterschied machen: Es strukturiert, speichert und macht Mails für alle Beteiligten zugänglich – automatisch und effizient.
Wie Sie dieses Potenzial heben und was es bei der Auswahl zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Trotz moderner Collaboration-Tools wie Microsoft Teams zunehmend im Einsatz sind – die E-Mail bleibt das Rückgrat der geschäftlichen Kommunikation. Und das aus guten Gründen:
Mitarbeitende sind mit der Bedienung ihrer E-Mail-Postfächer bestens vertraut
Persönliche E-Mail-Adressen bieten einen hohen Grad an Vertraulichkeit
E-Mails gelten als verbindlich – besonders im Angebots- und Vertragswesen.
Doch mit jeder gesendeten oder empfangenen Nachricht steigt die Komplexität: Anhänge, Links und wichtige Informationen verschwinden oft in persönlichen Postfächern, die individuell und uneinheitlich strukturiert sind. Ohne zentrale Regeln oder Automatismen verkommt selbst die wichtigste Nachricht zur sprichwörtlichen Nadel im digitalen Heuhaufen.
In vielen Unternehmen regiert bislang das Prinzip Outlook-Ordner: Jeder legt lokal oder auf dem Exchange-Server eigene Unterordner an, oft nach Projekt oder Kunde. Daneben setzen manche Unternehmen auf Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder externe Archivsysteme, um E-Mails zu speichern. Diese Ansätze bringen zwar etwas Struktur, stoßen aber schnell an Grenzen. Warum?
Manuelle Organisation: Das Sortieren per Hand in Outlook kostet Zeit und Disziplin. Bei Dutzenden Mails täglich schleicht sich schnell Schlampigkeit ein – wichtige Mails landen im falschen Ordner oder bleiben unsortiert im Posteingang.
Silos statt Teamzugriff: Outlook-Postfächer sind typischerweise Benutzereigentum. Kollegen haben keinen Zugriff auf die Ordner anderer. Wenn also Informationen im E-Mail Ablagesystem Outlook eines Einzelnen versteckt sind, bleiben sie für das Team unsichtbar.
Fehlende Automatisierung: Klassische Archiv- oder DMS-Lösungen erfordern oft, Anhänge manuell hochzuladen oder Mails einzeln zu taggen. Ohne Automatik besteht weiterhin Risiko menschlicher Fehler – etwa vergessene Ablage oder falsche Ablageorte.
Ein „E-Mail Ablagesystem Outlook“ in Eigenregie hat also klare Nachteile: Es ist mühsam, personengebunden und isoliert. Zeit für eine bessere Lösung.
Gerade in Unternehmen, die mehrere Projekte oder Aufträge parallel steuern und das Projektcontrolling demnach eine wichtige Rolle spielt, ist eine moderne E-Mail-Ablage erforderlich. Damit die Büroorganisation wirklich entlastet wird, sollte das E-Mail-System folgende Anforderungen erfüllen:
Einfach: Niemand hat Zeit für komplizierte Ablageprozesse. Das Finden von E-Mails und Anhängen muss schnell und intuitiv möglich sein – sei es im eigenen Postfach oder dem eines abwesenden Kollegen. Eine verständliche, einheitliche Struktur reduziert Suchzeiten und verhindert langwieriges Grübeln.
Schnell: Ob im Kundenmeeting oder während eines Projekt-Calls: Relevante Dokumente müssen auf Knopfdruck verfügbar sein. Eine performante Suchfunktion und klar definierte Ablageregeln sorgen dafür, dass Sie jederzeit schnell Auskunft geben können.
Automatisiert: Fehler gehören zum Alltag – doch ein gutes System gleicht sie aus. Automatische Ablageregeln, zum Beispiel nach Projektkennzeichen, Absender oder Betreff, stellen sicher, dass E-Mails konsistent und korrekt abgelegt werden – auch bei hohem Mailaufkommen.
Revisionssicher: Auch wenn für E-Mails keine gesetzliche Archivierungspflicht wie bei Rechnungen besteht: Prüfungsfeste Archivierungsfunktionen, die sicherstellen, dass E-Mails unverändert und vollständig gespeichert werden, schaffen Sicherheit – für interne Audits, Kunden-Reportings oder spätere Nachweise.
Strukturiert: Je besser die zentrale Struktur, desto produktiver die Mitarbeitenden. Eine klar gegliederte Ablage reduziert Suchzeiten, Energieverluste und Frustration – und steigert die Effizienz im Tagesgeschäft spürbar.
Integriert: Ein modernes E-Mail-System sollte nahtlos in bestehende Tools wie Outlook, Excel oder Datei-Explorer integrierbar sein. Idealerweise erfolgt das Öffnen und Ablegen benötigter Dokumente mit wenigen Klicks und nur einem Login.
Sicher: IT-Security ist im Zeitalter der Digitalisierung keine Kür, sondern Pflicht. Auch die zentrale E-Mail-Ablage muss höchsten Sicherheitsanforderungen genügen – zum Schutz vertraulicher Geschäftsdaten und sensibler Kundenkommunikation.
Zentral: Die Zukunft ist mobil. Durch die Integration der E-Mail-Ablage in eine zentrale, cloudbasierte Business Lösung ermöglichen Sie Ihrem Team ortsunabhängigen Zugriff – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs auf Geschäftsreise.
Vernetzt: Cloudbasierte oder hybride Systeme bieten nicht nur mehr Flexibilität, sondern auch höhere Sicherheit als lokale Serverlösungen. Sie ermöglichen den vernetzten Zugriff auf E-Mails, Dokumente und Projektdaten – jederzeit und überall.
Tipp: Behalten Sie diese Anforderungen im Hinterkopf, wenn Sie ein neues System evaluieren. Nur eine Softwarelösung, die all diese Punkte abdeckt, wird Ihrem Unternehmen langfristig maximale Effizienz und Sicherheit bieten.
Wie muss ein E-Mail-System aussehen, das mehr kann, als nur Nachrichten senden und empfangen? Die Antwort kennen Sie inzwischen: Der Schlüssel liegt in der Integration in eine zentrale Business Lösung – mit intelligenter Automatisierung und strukturierter, teamfähiger Ablage.
Die gute Nachricht: Sie müssen diese nicht selbst entwickeln. Mit ingo365 für Planungsbüros und timo365 für IT-Unternehmen stehen Ihnen zwei leistungsstarke, branchenoptimierte Business Lösungen zur Verfügung – beide mit einem modernen E-Mail-Ablagesystem, das all die genannten Anforderungen erfüllt und Ihre tägliche Kommunikation auf ein neues Level hebt:
Intelligente Ablage: Eingehende und ausgehende E-Mails (inklusive Anhänge) werden automatisch zentral gespeichert – egal ob interne oder externe Dateien. Nichts geht verloren.
Automatische Projektzuordnung: Die Software erkennt Schlagworte, Nummern oder definierte Parameter und ordnet jede Mail dem passenden Projektordner zu. So bleibt Ihre Ablage kontextbezogen und nachvollziehbar – ganz ohne Mehraufwand.
Berechtigungsmanagement: Nicht jede Information ist für alle gedacht. Ein fein justierbares Rechte-Management stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Ordner, Inhalte oder Projekte haben.
Benutzerfreundlichkeit: Die Ablage passiert praktisch „nebenbei“ während der täglichen Arbeit. Die Lösung ist in Outlook integriert und bleibt für den Anwender einfach und intuitiv – kein ständiges Hin- und Herspringen zwischen Programmen.
Regeln und Automatismen: Legen Sie individuelle Ablageregeln fest – z. B. nach Absenderdomain, Betreff oder Anhängen – und lassen Sie das System für sich arbeiten. Routine wird zur automatisierten Effizienz.
Mobil und remote verfügbar: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Über die zentrale cloudbasierte Plattform behalten Sie orts- und zeitunabhängig den Überblick über Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation.
Die Frage „Gibt es eine Möglichkeit, die E-Mail strukturierter zu gestalten?“ lässt sich heute ganz klar mit Ja beantworten – mit einem zentralen, smarten E-Mail-Ablagesystem, das mitdenkt und mitarbeitet. Schluss mit unübersichtlichen Postfächern, verlorenen Anhängen und endlosen Suchaktionen. Stattdessen: strukturierte Kommunikation, schnell auffindbare Informationen und ein Team, das den Überblick behält.
Gerade Unternehmen wie Planungsbüros und IT-Dienstleister mit parallel laufenden Projekten profitieren enorm von einer solchen Lösung, weil sämtliche Projektbeteiligten jederzeit auf den gleichen Informationsstand zugreifen können. Business-Lösungen wie ingo365 für Planungsbüros oder timo365 für IT-Unternehmen bieten genau die intelligente E-Mail-Ablage, die heute den Unterschied macht – integriert, automatisiert und einfach bedienbar.
Die Investition in ein modernes E-Mail-System zahlt sich schnell aus – durch eingesparte Arbeitsstunden, bessere Nachvollziehbarkeit und ein professionelleres Auftreten gegenüber Kunden, die Zuverlässigkeit und schnelle Reaktionszeiten besonders schätzen.
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Grundsätzlich kann das entweder manuell geschehen, indem man E-Mails in einen entsprechenden E-Mail-Ordner oder eine SharePoint-Bibliothek verschiebt. Oder aber man verwendet regelbasierte Automatismen über die vorhandenen Metadaten der Email wie zum Beispiel Absender, Projektnummer, Anhangstypen etc. zur Organisation.
Diese Frage muss zunächst einmal gemeinsam mit dem Kunden definiert werden, da es hierbei verschiedene Geschmäcker und/oder Anforderungen gibt. Manche Planungsbüros nehmen die E-Mail-Organisation projektorientiert und andere wiederum kundenorientiert vor. Essentiell ist auf alle Fälle die Ordner-/Ablagestruktur, da sie das Wiederauffinden von Mails beziehungsweise Dokumenten erleichtert.
Indem man den entsprechenden Ordner aufruft (sortiert nach Projekt, Kunde etc.) und über die passende Volltextsuche die benötigten Treffer landet.
Prinzipiell werden gelöschte E-Mails zuerst in den Papierkorb oder den Aufbewahrungsort für gelöschte Objekte gelegt. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsrichtlinien werden diese Ordner danach automatisch geleert. Um ein „Löschen“ zu verhindern, können eingehende und ausgehende E-Mails auch in separate Archiv-Mailordner geschrieben werden, die nicht durch Benutzer direkt gelöscht werden können.