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Aussagekr├Ąftiges Reporting mit moderner ERP-Software (um das Controlling zu verbessern)

In der heutigen Gesch├Ąftswelt ist ein genaues und zuverl├Ąssiges Reporting entscheidend f├╝r den nachhaltigen Erfolg. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich ausschlie├člich auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationssoftware verlassen musste, um die Betriebsleistung nachzuverfolgen. Um heutzutage wettbewerbsf├Ąhig zu bleiben und fundierte Entscheidungen zu treffen, ben├Âtigen Unternehmen Zugang zu fortschrittlichen Tools, die ihnen helfen k├Ânnen, ihre Reporting-Bem├╝hungen zu optimieren.

Unternehmenssoftware ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um das Reporting in vielerlei Hinsicht zu verbessern. Zum einen erm├Âglicht es Unternehmen, wichtige Kennzahlen und Daten in Echtzeit zu tracken, wodurch sie ein klareres Bild ihrer aktuellen Performance erhalten.

Neben der Verfolgung wichtiger Kennzahlen kann ERP-Software Unternehmen auch dabei unterst├╝tzen, das Reporting zu automatisieren. Dies spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko, was es wiederum erleichtert, regelm├Ą├čig akkurate Berichte zu erstellen. Genau diesem Punkt des immensen Verbesserungspotentials durch intelligent vernetzte L├Âsungen werde ich im folgenden Beitrag auf den Grund gehen.

Beispiele von Berichten in der Unternehmensf├╝hrung

Definition von Reporting

 

Unter Reporting versteht man alles, was das Aufbereiten und Visualisieren von vorhandenen Daten betrifft. Dazu gibt es verschiedene M├Âglichkeiten:

  • tabellenartige Darstellungen

  • grafische Visualisierungen (Balkendiagramm, Tortendiagramm etc.)

Die Zielsetzung des Reportings ist es, m├Âglichst automatisiert Daten an die Entscheidungstr├Ąger (Gesch├Ąftsf├╝hrung, Projektleiter) zu liefern, damit die notwendigen Entscheidungen auf fundierter Basis getroffen werden k├Ânnen.

 

Die Rolle des Reportings im Controlling des Unternehmens

 

Das Controlling hat im Wesentlichen mehrere Aufgaben:

  1. Daten erheben,

  2. Daten transformieren,

  3. Daten verifizieren,

  4. Daten aufbereiten,

  5. sowie Daten interpretieren und Entscheidungsvorschl├Ąge erstellen.

Um diese Aufgaben wahrzunehmen, ist es notwendig, die Gesch├Ąftsprozesse und das Gesch├Ąftsmodell zu verstehen. Neben den operativen Datenaufgaben ist es auch wichtig, ein Sparringpartner der Fachbereiche zu sein. Dies umfasst ebenso Coaching sowie Unterst├╝tzung in der Interpretation der Daten.

 

Woran es im Berichtswesen in Ingenieurb├╝ros haken kann

 

H├Ąufigstes Problem ist, dass die Daten nicht strukturiert vorhanden sind. Aufgeteilt auf mehrere Insell├Âsungen (Excel oder sonstige propriet├Ąre Systeme) sind diese meist nicht zusammenh├Ąngend, nicht strukturiert und obendrauf redundant vorhanden. Dies hat zur Folge, dass ein Gro├čteil der Reporting-Kapazit├Ąt f├╝r das Erheben, Transformieren und Bereinigen der Daten aufgewendet wird.

Unterschiedliche Fachbereiche bekommen somit die Auswertungen versp├Ątet und k├Ânnen sie nicht f├╝r die Arbeit heranziehen. In vielen Meetings kann es daher vorkommen, dass mehr Zeit daf├╝r verwendet wird, dar├╝ber zu diskutieren, wer die richtigen Daten hat, anstatt diese in Entscheidungen ├╝berzuf├╝hren.

Reporting-Dashboard im Ingenieurb├╝ro

Reports mit Excel sind f├╝r sich ein Teil des Problems

 

Excel hat den Vorteil, dass man alles sehr flexibel eingeben, berechnen und auswerten kann. Das ist aber gleichzeitig im Sinne des Reportings einer der gr├Â├čten Nachteile. Haben Sie schon einmal versucht, ein von einem Dritten erstelltes Excel mit mehreren Tabellenbl├Ąttern, hunderten Spalten inklusive Formeln und Abh├Ąngigkeiten zu lesen? Geschweige denn die Daten ohne Probleme an den richtigen Stellen einzugeben oder eben nicht zu ver├Ąndern?

Durch die Flexibilit├Ąt von Excel sind keine strukturierten Prozesse vorhanden. Das f├╝hrt in fast jedem Fall bei einer Mehrbenutzerverwendung zu Problemen wie falschen Summen, nicht ├╝bertragenen Zeilen und sonstigen Formelfehlern.

Durch die nicht vorhandene Zuverl├Ąssigkeit kann man sich auf die Daten nicht in der n├Âtigen Form verlassen und muss somit viel Zeit in die Verifizierung stecken.

 

Voraussetzungen f├╝r nachhaltiges Reporting

 

Die wichtigste Voraussetzung ist ein sauber definiertes Datenmodell. Alle relevanten Daten (Kunden, Projekte, Ums├Ątze, Deckungsbeitr├Ąge usw.) sind ├╝ber Relationen miteinander verbunden und normalisiert. Das hei├čt, Redundanzen sowie Datenleichen werden im Bericht automatisch unterbunden. Ebenfalls muss das besagte Datenmodell die Branchenanforderungen sowie das Gesch├Ąftsmodell des Unternehmens abbilden k├Ânnen.

Die Datensammlung beziehungsweise ├ťbertragung in das Datenmodell aus den entsprechenden Quellen soll dabei m├Âglichst automatisiert erfolgen. Logik- bzw. Datenqualit├Ątspr├╝fungen sollten schon zuvor w├Ąhrend der Dateneingabe des Benutzers im Quellsystem erfolgen. Dies hat den Vorteil, dass der Fokus im Reporting auf die Interpretation und Entscheidungsvorbereitung gelegt werden kann.

Vorlage f├╝r Ma├čnahmen des Berichtswesens

Auswertungen mit Business Intelligence Software

 

Basierend auf dem Datenmodell unterst├╝tzt eine Business Intelligence Software beim Erstellen von visuellen Reports. Art und Umfang der notwendigen Reports sind je nach Fachbereich und Rolle sowie Pers├Ânlichkeitstyp unterschiedlich. Beispielsweise tendieren zahlenorientierte Menschen zu tabellarischen Auswertungen und andere zu visuellen Reports.

Die Software erm├Âglicht es, sehr schnell und einfach diverse Auswertungen zu erstellen und an die richtigen Usergruppen je nach Berechtigung zu verteilen. Der Zugriff auf die Auswertungen kann dabei ├╝ber mehrere Wege erfolgen:

Die mit dem richtigen Aggregierungsgrad vorhandenen Daten werden in BI-Systemen mit hoher Performance angezeigt. Themen wie Report starten, Kaffee holen und drei bis f├╝nf Minuten sp├Ąter das Ergebnis des Reports betrachten, geh├Âren somit der Vergangenheit an.

 

Beispiele f├╝r gelungene Unternehmenssteuerung ├╝ber das Reporting

 

In projektorientierten Unternehmen ist das Projekt das Um und Auf. An einem Projekt arbeiten in der Regel mehrere Personen in divergierenden Rollen (Gesch├Ąftsf├╝hrung, Projektleitung, Projektmitarbeiter, Administration und Fakturierung). Damit entstehen an zahlreichen Stellen verschiedene Daten, die f├╝r ein effizientes Projektcontrolling zusammengef├╝hrt werden m├╝ssen:

  1. Projektbudget,

  2. geplante Projektstunden und -kosten,

  3. Ist-Stunden aus der Zeiterfassung,

  4. gelegte Teil- respektive Schlussrechnungen aus der Fakturierung.

Je nach Rolle gibt es jetzt entsprechende Reportinganforderungen der Stakeholder:

  • die Gesch├Ąftsf├╝hrung m├Âchte aus der Vogelperspektive einen Gesamt├╝berblick ├╝ber die Ums├Ątze, Top-Projekte beziehungsweise Flop-Projekte haben, um rechtzeitig im Bedarfsfall steuernd eingreifen zu k├Ânnen.

Analyse des Unternehmens ├╝ber Reporting

  • der Projektleiter m├Âchte seine Projekte laufend steuern k├Ânnen. Diesbez├╝glich ben├Âtigt er Kennzahlen wie Soll-Ist-Stunden, Ist-Deckungsbeitrag, Restauftragswert usw. Zus├Ątzlich ist f├╝r ihn relevant, welche Mitarbeiter wie viele Stunden auf seinem Projekt geleistet haben.

Softwarel├Âsungen f├╝r Reporting und Controlling

  • die Finanzbuchhaltung ben├Âtigt einen allzeitigen Liquidit├Ąts├╝berblick. Die Informationen (Debitorenforderungen, geplante Ums├Ątze, geplante Personalkosten, Tilgungen etc.) sollen dabei automatisch auf eine Zeitachse in die Zukunft gelegt werden.

Die Bedeutung von Reporting-Tools

Wesentliche Vorteile durch ERP-Branchenl├Âsungen in Ingenieurb├╝ros

 

Ingenieurb├╝ros haben, egal in welcher Gr├Â├če, ├Ąhnliche Anforderungen:

  • Projektfokus

  • dienstleistungsorientiert

  • personalintensiv

  • komplexe Abrechnungsmethoden

  • usw.

Diese speziellen Ma├čst├Ąbe sind h├Ąufig nicht in Standard-ERP-Systemen out-of-the-box vorhanden. Entsprechende Branchenl├Âsungen wie ingo365 decken diese L├╝cke dann insofern ab, indem sie die g├Ąngigen Anforderungen schon im Standard abbilden.

Dadurch reduziert sich der individuelle Anpassungsbedarf. Die Unternehmenssoftware kann schneller und vollst├Ąndiger in Betrieb genommen werden und wird durch laufende Updates immer am aktuellen Stand gehalten.

 

Das Fazit: Zentrale Informationen und Daten f├╝r Entscheidungen nutzen

 

Zusammenfassend l├Ąsst sich sagen, dass Business Intelligence-Tools f├╝r das Reporting unglaublich n├╝tzlich sind. Insbesondere - aber nat├╝rlich nicht ausschlie├člich - in projektorientierten Unternehmen. Mit diesen zentralen Tools k├Ânnen Sie Daten viel effizienter und effektiver erfassen sowie interpretieren, wodurch Sie Zeit und Ressourcen sparen k├Ânnen und werden. Der umgekehrte Fall des krampfhaften Datensammelns aus multiplen Quellen, ist hingegen oftmals ein Ausfluss fehlender BI-Tools und/oder der Darstellung in Excel. Hierbei ergeben sich mehr Fragen als Antworten.

Es ist letztlich wichtig, die vollste Konzentration darauf verwenden zu k├Ânnen, die Grundlage an Daten so zu interpretieren, dass Sie fundierte Handlungsempfehlungen daraus ableiten k├Ânnen. Und damit den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig vorantreiben. Genau an dieser Schnittstelle kommt die Leistungsf├Ąhigkeit von Business Intelligence-Software ins Spiel. Wertvolle Erkenntnisse, wie etwa das Wissen um verbesserungsw├╝rdige Abl├Ąufe lassen sich quer durch die Unternehmensbereiche und Ebenen gewinnen. Und dabei setzen Entscheider dann auf die tats├Ąchlich ben├Âtigten Unternehmensdaten anstatt Mittel wie Zeit auf Qualit├Ątssicherstellung zu verschwenden.

 

Reporting FAQ

 
Inhalt

Was kommt in ein Reporting?

Je nach Gesch├Ąftsmodell und Rolle des Users sind alle Berichte, die f├╝r die Erf├╝llung der Aufgaben sowie f├╝r Entscheidungen notwendig sind, in das Reporting aufzunehmen. Je nach Usertyp und Reportinhalt sollten unterschiedliche Visualisierungstypen verwendet werden.

Rolle im Controlling

Was ist Reporting im Controlling?

Reporting ist das Visualisieren von relevanten Daten. Dabei werden die Fachbereiche mit Informationen unterst├╝tzt, damit sie ihr Gesch├Ąft besser abwickeln k├Ânnen.

Relevanz im Ingenieurb├╝ro

Warum ist Reporting in Ingenieurb├╝ros so wichtig?

Projekte sind einmalig und beinhalten meist unterschiedliche Einfl├╝sse und Risiken. Der jederzeitige Projekt├╝berblick (Soll-Ist-Wird), der sehr zeitnah (m├Âglichst live) zur Verf├╝gung stehen soll, ist f├╝r die Steuerung unabdingbar.

Qualit├Ąt

Was ist gutes Reporting?

Ein effizientes Reporting steht f├╝r die Usergruppen live zur Verf├╝gung. Die Nutzer k├Ânnen sich auf das Interpretieren der Daten sowie Treffen von fundierten Entscheidungen fokussieren. Datenerhebung und -aufbereitung sind wiederum weitestgehend automatisiert.

Tools

Was sind Reporting-Tools und wie verbessern sie das Berichtswesen im Ingenieurb├╝ro?

Moderne Reporting-Tools wie Power BI f├╝r ingo365 erm├Âglichen das Bereitstellen der Reports an die relevanten User. Jeder hat gem├Ą├č seinen Berechtigungen die gleichen Informationen (Single Point of Truth) und kann selbstst├Ąndig auf die f├╝r ihn notwendigen zugreifen. Der administrative Aufwand f├╝r das Aufbereiten und Verteilen von Auswertungen ist somit fast nicht existent.

Michael Stritzinger

├ťber

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.