Ob als Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister – eine starke Liquiditätsplanung ist entscheidend, um Zahlungsfähigkeit, Cashflow und langfristigen Erfolg zu sichern. In über 20 Jahren Beratung habe ich gesehen, wie oft dieses Thema unterschätzt wird – mit teuren Folgen: Liquiditätsengpässe, die im Alltag unnötig Druck erzeugen.
In projektorientierten Branchen werden keine standardisierten Produkte verkauft, sondern individuelle Dienstleistungen. Dadurch ist die Abnahme und Anerkennung von Leistungen oft komplex. Rechnungen können meist nur unregelmäßig – etwa nach Meilensteinen – gestellt werden, und Zahlungsverzögerungen sind keine Seltenheit. Gleichzeitig fallen laufende Personalkosten ohne Aufschub an.
Um geplante Rechnungslegungs- und Zahlungseingangsdaten zuverlässig zu überwachen, braucht es eine integrierte Finanzplanung: Alle relevanten Daten müssen aus den verschiedenen Bereichen in zentrale Reports und Dashboards zusammenfließen.
Doch genau dafür fehlt im Tagesgeschäft oft die Zeit – und das ist gefährlich. Wer nicht rechtzeitig plant, verliert in auftragsschwachen Phasen schnell seine Handlungsfreiheit.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die 5 häufigsten Herausforderungen – und gebe 7 Profi-Tipps aus meiner Beratungserfahrung mit Ingenieuren, Architekten und IT-Unternehmen.
Zahlungssicherheit und nachhaltige Gewinne gehören zu den wichtigsten Zielen jedes projektorientierten Unternehmens – ob Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister. Das eine Ziel bedingt dabei das andere:
Ohne nachhaltige Gewinne ist die Liquidität nicht gesichert.
Ohne ausreichende Liquidität sind notwendige Investitionen in Projekte, Personal oder Infrastruktur unmöglich.
In Ingenieurbüros betrifft das zum Beispiel die Vorfinanzierung von Projekten mit öffentlichen Auftraggebern wie Krankenhäusern, Schulen oder Sport- und Freizeiteinrichtungen.
In IT-Unternehmen können es etwa große Software-Implementierungen, Cloud-Migrationen oder IT-Sicherheitsprojekte sein, die über Monate laufen, bevor die vollständige Zahlung eingeht.
Unternehmen ohne solide Liquiditätsplanung sind langfristig kaum überlebensfähig. Deshalb geben wir in diesem Artikel praxisnahe Tipps aus unserer Erfahrung – von Ingenieuren für Ingenieure und von IT-Experten für IT-Experten. Denn ja: Wir sind beides.
Egal ob Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister – Zahlungssicherheit und ausreichend liquide Mittel sind die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projektgeschäfte.
Doch gerade in projektorientierten Branchen gibt es typische Stolpersteine, die in der Liquiditätsplanung unbedingt berücksichtigt werden müssen:
Im hektischen Projektalltag werden verrechenbare Leistungen leicht übersehen, wenn keine zentrale und strukturierte Dokumentation vorhanden ist.
Ein Beispiel aus der Praxis: Dipl.-Ing. Christian Klein, Geschäftsführer des Ingenieurbüros MÜLLER + KLEIN, berichtete uns in einem Best-Practice-Interview zur Einführung unserer Branchensoftware ingo365, dass es in der Vergangenheit vereinzelt vorkam, dass erbrachte Leistungen nicht abgerechnet wurden – einfach, weil sie in unterschiedlichen Formaten und Dateien verteilt waren.
Sowohl Ingenieurbüros als auch IT-Unternehmen arbeiten regelmäßig mit externen Partnern zusammen.
Häufig müssen diese Partner bezahlt werden, bevor der eigene Kunde zahlt. Ohne ein durchdachtes Cashflow- und Subunternehmer-Management kann dies schnell zu Liquiditätsengpässen führen. Eine klare Planung der Zahlungsströme ist deshalb unverzichtbar – gerade in projektorientierten Unternehmen.
👉 Mehr erfahren: Erfolgreiches Subunternehmer-Management für Ingenieure 👈Die Qualität eines Liquiditätsplans steht und fällt mit dem 360°-Blick auf alle finanziellen Risiken. Nur wer die spezifischen Zahlungsdynamiken seiner Branche kennt und systematisch steuert, kann dauerhaft zahlungsfähig bleiben.
Viele der oben genannten Risiken – von unregelmäßigen Einnahmen über lange Zahlungsziele bis hin zu ungeplanten Zusatzkosten – lassen sich mit einer durchdachten Liquiditätsplanung deutlich reduzieren. Die folgenden erprobten Tipps aus unserer über 20-jährigen Beratungspraxis helfen Ihnen, Ihre Zahlungsfähigkeit langfristig zu sichern und den Cashflow zu stabilisieren.
Zahlungsplan von Anfang an festlegen
Legen Sie mit dem Kunden verbindliche Zahlungsziele fest – idealerweise entlang klar definierter Projektmeilensteine.
Strukturiert kalkulieren & Puffer einplanen
Berücksichtigen Sie bei der Planung von Beginn an einen realistischen Sicherheitspuffer für unvorhergesehene Verzögerungen oder Zusatzkosten.
Rücklagen bilden
Nutzen Sie wirtschaftlich stabile Phasen, um finanzielle Reserven aufzubauen, auf die Sie in schwächeren Zeiten zurückgreifen können.
Teilleistungen regelmäßig abrechnen
Fakturieren Sie abgeschlossene Projektphasen zeitnah, um Ihre Time-to-Cash zu optimieren und den Cashflow konstant zu halten.
Mehrleistungen dokumentieren und abrechnen
Dokumentieren Sie zusätzliche Leistungen lückenlos und stellen Sie diese direkt in Rechnung, damit sie nicht untergehen.
Mahnwesen automatisieren
Sorgen Sie dafür, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch versendet werden. Nutzen Sie dafür ein integriertes Tool für Ihre Liquiditätsplanung.
Alle relevanten Daten einbeziehen
Arbeiten Sie mit einer zentralen Datenbasis, die Planwerte, gestellte und offene Rechnungen, geplante Investitionen und weitere Finanzdaten bündelt.
Für Ingenieure und Architekten bietet ingo365 eine branchenspezifische Lösung, in der alle relevanten Unternehmensinformationen zentral zusammenlaufen und jederzeit eingesehen oder bearbeitet werden können.
Für IT-Dienstleister wurde timo365 entwickelt – mit dem gleichen Anspruch an Übersichtlichkeit, Effizienz und integrierte Prozesse, speziell auf die Anforderungen der IT-Branche zugeschnitten.
Die Sicherung der Zahlungsfähigkeit ist heute für projektorientierte Unternehmen wichtiger denn je – egal ob Planungsbüro oder IT-Dienstleister. Mit einer branchenspezifischen Lösung wie ingo365 für Ingenieure und Architekten oder timo365 für IT-Unternehmen schaffen Sie die Basis für eine nachhaltige Liquiditätsplanung und einen stabilen Cashflow.
So behalten Sie jederzeit den Überblick und sichern sich die finanzielle Handlungsfreiheit, die Sie für erfolgreiche Projekte brauchen.
Liquidität ist die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens. Bei der Planung werden alle zukünftigen Einnahmen und Ausgaben auf eine Zeitachse gelegt, um den Überschuss oder Engpass rechtzeitig zu erkennen. Darüber hinaus auch, um dadurch entsprechende Maßnahmen (Finanzierung, Veranlagung, Investitionen) einzuleiten.
PlanerstellungAus den verschiedenen Bereichen werden die Daten zusammengetragen und auf einen Zeitstrahl gelegt. Bei integrierten Systemen wie ingo365 für Ingenieure und Architekten oder timo365 für IT-Unternehmen werden etwa gestellte Ausgangsrechnungen mit dem geplanten Eingangsdatum (aus Fälligkeitsdatum) automatisch eingeplant. Zusätzlich werden budgetierte Ausgaben (beispielsweise Personalkosten oder Umsatzsteuer) in den Plan übernommen. Dies muss mit allen zahlungsrelevanten Positionen erfolgen.
KennzahlenKlassische Kennzahlen aus der Betriebswirtschaftslehre teilen die Liquidität in 1. Grad, 2. Grad und 3. Grad ein. Dabei werden die Verbindlichkeiten und Vermögenswerte nach der Fristigkeit eingeteilt und bewertet. In der Praxis spielen diese aus der Bilanz abgeleiteten Kennzahlen bei Dienstleistungsunternehmen wie Ingenieur- und Architekturbüros oder IT-Dienstleistern eher nachgelagerte Rollen.
Liquidität 1. GradesBei der Liquidität 1. Grades werden die flüssigen Mittel mit den kurzfristigen Verbindlichkeiten ins Verhältnis gesetzt. Beispielsweise würde 100% bedeuten, dass 100% der kurzfristigen Verbindlichkeiten durch flüssige Mittel gedeckt werden können.
Wer zuständig istDie Erstellung ist eine klassische Controlling-Aufgabe. Die Daten kommen dabei aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen (Finanzbuchhaltung, Projektleitung, etc.).
CashflowDies ist nicht pauschal zu beantworten. Generell ist darauf abzuzielen, dass die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens jederzeit gewährleistet ist und nicht von einzelnen Ausfällen oder Verschiebungen negativ beeinflusst wird.
ExcelDurch die hohe Dynamik der Datengrundlagen ist es schwierig, Excel aktuell zu halten. Beispielsweise gehen täglich neue Zahlungen ein und es werden gegebenenfalls Rechnungen reklamiert. Neben den Zahlungen an Mitarbeiter (Personalkosten) und Lieferanten potenzieren sich die Daten schnell und sollten daher softwaregestützt aktualisiert werden.
Business-Lösung verwendenEine integrierte Business Software liefert alle Daten aus verschiedenen Bereichen und aggregiert sie im richtigen Maß. Manuelle Abläufe werden dabei überflüssig und man kann sich auf das Interpretieren der Daten fokussieren.