Skip to content
Kontakt

5 Tipps für eine schnelle und kostengünstige Datenmigration

Der Datenmigrationsprozess wird in seiner Komplexität oftmals verkannt. Fälschlicherweise könnte man annehmen, dass man simpel Informationen von der einen IT-Umgebung in die andere verschiebt. Also wie von selbst Daten von einem System ins nächste überführt. Insbesondere durch die Übertragung in Cloud-Speicher und Big Data-Delokalisierung relativieren sich solche Irrtümer aber schnell. Ganz im Gegenteil sind nämlich noch weit vor den eigentlichen Datenmigrationen tiefgehende Überlegungen im Unternehmen anzustellen.

Altdaten in IT-Systemen bei der Softwareeinführung basieren nicht auf der gleichen Logik und wurden/werden in diversen Formaten gehalten. Da ist es dann mit einer Datenmigrationsstrategie weit her. Denn was soll mit den Altdaten geschehen? Was, wenn bei der Datenmigration Fehler passieren und die wertvollen Daten plötzlich unvollständig sind? Und überhaupt: Wer hätte Zeit, den Datenmüll auf der Suche nach vermeintlichen Datenschätzen auszusortieren? Und doch darf die Datenmigration kein Showstopper sein.

Wie es schnell und kosteneffizient im Allgemeinen sowie mit ingo365 funktioniert, lesen Sie im Folgenden. Zuvor aber noch eine kurze Begriffsdefinition.

Datenmigration Definition

Definition: Das ist eine Datenmigration

 

Unter Datenmigration versteht man ganz allgemein die Überführung von vorhandenen Daten (in welcher Form auch immer diese gegeben sind) in ein neues Ablagesystem.

Das kann rein analog sein und auch händisch gemacht werden. In der heutigen Zeit ist aber fast immer gemeint, digitale Daten von einem EDV-System in ein anderes (neueres) überzuführen. Dabei müssen die vorhandenen Daten zumeist in irgendeiner Form konvertiert werden, da das neue System die Datenstruktur des alten in der Regel nie 1:1 beherrscht.

  

Tipp #1: Lassen Sie die Vergangenheit hinter sich

 

Wenn Sie beim Wechsel auf eine neue Software alle Altdaten ungefiltert mitnehmen, dann kostet das enorm viel Zeit und Geld. Denn selten sind diese Daten so gepflegt und vorbereitet, dass sie sich problemlos in ein neues System überführen lassen. Ganz abgesehen davon, dass die Daten zumeist an vielen verschiedenen Orten verstreut liegen und auch einfach nicht mehr gebraucht werden.

Packen Sie also Ihre geliebten Altdaten fein säuberlich in eine Kiste. Diese verstauen sie so, dass sie bei Bedarf hervorgeholt werden kann, um das eine oder andere Teil doch noch einmal zu beleben.

 

Tipp #2: Wagen Sie mutig Neues

 

Seien Sie mutig und trennen Sie sich von Altlasten im aktiven Geschäftsbetrieb. Statt viele Nerven und Ressourcen in vergangene Dokumentenablagen und Prozesse zu investieren, konzentrieren Sie sich auf das neue System und damit auf neue Chancen. Die Bewegungsdaten der gesamten Projekthistorie aus vielen Monaten und Jahren zu analysieren, ist ein schier endloses Vorhaben mit wenig Mehrwert. Noch dazu, wo das nächste System wahrscheinlich anders designt ist.

Eine schlanke Datenmigration (zum Beispiel ausschließlich von Stammdaten wie Adressen und dergleichen) hingegen spart Ihnen Zeit und Kosten. Und es findet sich gewiss ein hübscher Server für Ihr Altsystem und dessen Dateien, Datenbanken und Applikationen. Dort können Sie jederzeit analysieren, sollte wirklich in einem von hundert Fällen mal die Notwendigkeit bestehen.

Daten in ein neues System migrieren

Tipp #3: Bewerten Sie Projekte kategorisch

 

Brauche ich diese Daten wirklich? Mit dieser Frage sollten Sie sehr kategorisch vorgehen, wenn Sie eine Projektbewertung vornehmen. Diese sollte zu einem bestimmten Stichtag unter Berücksichtigung eines Einzahlwerts, wie dem Fertigstellungsgrad, vorgenommen werden. Von diesem Punkt weg migrieren Sie die wichtigsten Daten und starten damit direkt in der neuen Softwarelösung. Auf diese Weise übertragen Sie aktuelle und essentielle Bereiche, ohne veraltete und komplexe Datenstrukturen anzugreifen. Denn diese lassen die Datenmigration zur echten Zeit- und Kostenfalle.

  

Tipp #4: Verwechseln Sie Altdaten-Sanierungskosten nicht mit Sowieso-Kosten für eine moderne und effiziente Arbeitsweise

 

Normalerweise entsteht ein ziemlich hoher Aufwand, wenn Altdaten in ein neues System migriert werden müssen. Wenn Sie hier nicht von Anfang an konsequent aussortieren, kommt Ihnen die Altdatensanierung im Zuge der Softwareeinführung teuer zu stehen. So fallen vielleicht 1.000 Euro pro Monat an laufenden Kosten für eine zeitgemäße und extrem leistungsfähige Business Software an. Andererseits aber die hundertfache Summe für die komplexe Konfiguration- und Datenmigration, verursacht durch die Altlasten.

Leider verzichten dann immer wieder Unternehmen aus diesen (Kosten-)Gründen auf einen Umstieg. Ohne dabei zu erkennen, dass damit weder das (Daten-)Problem behoben ist, noch der wichtige Schritt in die Zukunft mit einhergehender Absicherung der eigenen Konkurrenzfähigkeit gelungen ist.

Sorgen Sie also für eine schnelle und kosteneffiziente Datenmigration, indem Sie wichtige Daten objektiv von unwichtigen separieren. Denn nur so profitieren Sie tatsächlich von den oft massiven Einsparungspotentialen der neuen Lösung.

 

Tipp #5: Entscheiden Sie sich für eine klare Herangehensweise bei der Datenmigration

 

Am Beispiel der Software-Einführung von ingo365 möchte ich Ihnen deren 3 verschiedene Optionen aufzeigen, die jede für sich ihre Berechtigung hat:

  1. SMART:
    Starten Sie Ihre Projekte von der grünen Wiese weg und führen Sie mit der neuen Software auch neue Arbeitsweisen und Denkmuster ein. Ganz ohne Altdatenübernahme, das heißt ganz ohne Altlasten, dauerhaft mitschleppen zu müssen.

  2. CONFIG:
    Übernehmen Sie hauptsächlich Ihre Stammdaten und vereinen Sie danach das Beste aus beiden Welten: die wenigen wertvollen Daten importiert in einer modernen Software, die den aktuellen und kommenden digitalen Herausforderungen in Ihrem Planungsbüro mühelos standhält.

  3. CUSTOM:
    Evaluieren Sie Ihre Bewegungsdaten konsequent und reduzieren Sie die Daten für die Migration auf ein bestmögliches Minimum. Damit sprengen Sie Ihre Kosten für die gewünschten individuellen Softwareentwicklungen nicht durch unnötige Sanierungskosten.

Data Migration und Data Warehouse

Das Fazit: Immer an Best Practices orientieren

 

Mutig sein und Altlasten hinter sich lassen, um schnell und kosteneffizient auf ein zukunftssicheres System umzusteigen. So lautet die Devise.

Nicht die Sanierung der Altlasten sollte Ihr Ziel sein, sondern die schnelle und kosteneffiziente Datenmigration, um die Zukunft schnell leben zu können. Besser Sie evaluieren kurz und knackig Ihre Ist-Situation und ziehen nur mit einer schmalen Datenbank um, die auf das Allernötigste reduziert ist. Denn unserer Erfahrung nach ist die Wahrscheinlichkeit sehr gering, dass Altdaten tatsächlich noch einmal gebraucht werden.

ingo365_Business Lösung für Planungsbüros

Datenmigration FAQ

 
Funktionsweise

Wie funktioniert eine Datenmigration?

Datenmigration ist in praktisch jedem Unternehmen ein großes Thema, sobald man darüber nachdenkt, eine neue Software einzuführen. Dabei müssen Altdaten aus bestehenden Systemen so exportiert und aufbereitet werden, dass sie vom Neusystem wieder eingelesen und den Benutzern zur Verfügung gestellt werden können. Wie die jeweilige Datenmigration dabei funktioniert, ist individuell sehr unterschiedlich. Je nachdem, wie Alt- und Neusystem beschaffen sind. Das kann von manueller Neueingabe der gesamten Daten bis hin zu vollständiger automatisierter Datenmigration reichen.

Arten der Migration

Welche Arten der Datenmigration existieren?

Je nach Aufgabengebiet und Vorsystemen kann Datenmigration auf unzählige Arten stattfinden. Zumeist ist man natürlich bestrebt, Daten möglichst automatisiert zu migrieren. Dabei gibt es zunächst den Export aus dem Altsystem. Man ist meist an ein proprietäres System gebunden und muss "das nehmen, was man zur Verfügung hat“, sich also nach den Möglichkeiten des Altproduktes richten. Wenn man Glück hat, gibt es eine Möglichkeit, die Daten in ein allgemein lesbares Format wie TXT, CSV, HTML und dergleichen zu bringen.

Danach ist man meist deutlich flexibler, bieten doch Neusysteme in der Regel diverse Möglichkeiten an, Daten automatisiert einlesen zu können. Da man hier normalerweise auch Unterstützung vom Systempartner bekommt, ist der reine EDV-technische Import dann kein wirkliches Problem. Viel herausfordernder ist hingegen, exakt zu definieren, welche Daten man (noch) braucht und in welcher Form die Altdaten sich im neuen System wieder finden sollen.

Damit ist gemeint, dass durch den Systemwechsel deutlich bessere Möglichkeiten geboten werden sollten, die Daten zu nützen. Die Neustrukturierung muss man also vor der Migration sehr genau überlegen und planen. Dazu ist nicht zuletzt auch eine strategische und systematische Planung erforderlich, bei der einem ein guter Systempartner mit Tipps und Tricks aus dessen Branchenerfahrung helfen kann und wird.

Worauf aufpassen?

Was ist bei einer Migration zu beachten?

Jeder „hängt" an seinen Daten und das im wahrsten Sinne des Wortes. Gerade der Wechsel auf eine neue ERP-Software, welche einem die tägliche Arbeit erleichtert und die Wettbewerbsfähigkeit verbessert, ist jedoch der ideale Zeitpunkt nachzudenken. Welche Daten benötigt man wirklich weiterhin noch und welche können unter Umständen im Altsystem bleiben und/oder archiviert werden. Hier unterscheidet man vor allem zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten.

Stammdaten sind in aller Regel Daten, welche man migrieren und im neuen System wieder zur Verfügung haben möchte. Hier sind etwa Adress- und Projektdaten zu nennen. Bewegungsdaten sind Daten, die primär in laufenden Projekten relevant sind, wie aktuelle Fertigstellungsgrade, Abrechnungsdaten, Honorardaten, Ressourcendaten etc. Diese sind für bereits abgeschlossene Projekte je nach Aufwand, den man dafür treiben muss, eventuell nicht migrationswürdig. Auch für solche Projekte, die kurz davor dem Abschluss stehen oder gerade erst begonnen wurden.

Der größte Gewinn, den man dabei erzielen kann, ist hier „Mut“ zu beweisen. Nützen Sie die Chance, sich nicht nur hinsichtlich eingesetzter Software zu modernisieren, sondern auch hinsichtlich Altdaten „auszumisten“. Dann erhöhen Sie Ihr Potential effizient in die Zukunft zu gehen anstatt durch faule Kompromisse bei der Datenmigration weiterhin von veralteten Strukturen ausgebremst zu werden.

Sinnhaftigkeit für Prozesse

Zahl sich Datenmigration für jeden Prozess aus?

Nein! Auf der einen Seite kann man mit bedachter Planung sehr viel an künftiger Effizienzsteigerung bewirken. Auf der anderen gibt es einfach Daten, die nur extrem aufwändig zu migrieren sind und/oder deren Nutzen daraus in keiner Relation zum Aufwand stehen. So sollte man zumindest überlegen, ob man beispielweise Bewegungsdaten für abgeschlossene Projekte noch in das Neusystem übernehmen möchte. Oder ob man diese lieber im unwahrscheinlichen Fall, dass man diese noch einmal benötigt, aus einem wie auch immer gearteten Archiv bezieht.

Was Datenintegrität ist

Was versteht man unter Datenintegrität?

Datenintegrität beschreibt bestimmte Anforderung an den Schutz und die Qualität von digitalen Daten. Für die Bewahrung der Datenintegrität muss die Konsistenz, Vollständigkeit, Genauigkeit und Gültigkeit von Daten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sichergestellt sein. Alle Datenänderungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, sodass Daten nicht unbemerkt oder unberechtigt verändert oder manipuliert werden können. Datenintegrität hat das Ziel, dass man sich auf eines der wichtigsten Güter in seinem Unternehmen zu hundert Prozent verlassen kann.

Aktuelle Business Lösungen, welche ihre Daten verarbeiten, bieten technisch gesehen natürlich diesen Schutz, wenngleich es hier deutliche Qualitätsunterschiede gibt. Diese sind zu hinterfragen und es gilt, sich ein eigenes Bild zu machen, bevor man sich für eine Lösung endgültig entscheidet. Offene, weit verbreitete Standards sind hier gegenüber abgeschlossenen, proprietären Lösungen, bei denen man vollständig auf die Hersteller angewiesen ist, zu bevorzugen.

Es gibt aber noch einen weiteren Aspekt, der diesbezüglich nicht zu vernachlässigen ist: interne Datenintegrität. Diese umfasst, wie Sie ihre Daten organisiert haben - ob diese entweder zentral an nur einer Stelle und damit als „single point of truth“ zur Verfügung stehen und gewartet werden. Oder, ob einzigartige Daten eigentlich x-fach in unterschiedlichen Ausprägungen, Versionen, einzelnen Programmen und Speicherorten vorhanden sind.

Migrationsskripte verstehen

Was ist ein Migrationsskript?

Migrationsskripte dienen dazu, Daten möglichst automatisiert von einem System auf ein anderes zu bringen. Dabei müssen gegebenenfalls Strukturen umgebaut und/oder Daten neu organisiert werden, damit diese im Neusystem wie gewünscht zur Verfügung stehen. 

Man kann sich Migrationsskripte vereinfacht auch als „Übersetzungstabelle“ vorstellen, in welcher definiert wird, welches vorhandene Datenfeld künftig wie heißen soll. Aber auch, wo es auffindbar sein soll und in welcher Form es migriert werden soll. Das kann von einer einfachen Excel-Tabelle bis zu komplexen Migrationstools reichen. Hierbei hilft Ihnen normalerweise der kompetente Partner, welcher Ihre neue Software bei Ihnen einführt. Skripte werden erstellt oder Vorlagen geliefert, welche Sie entsprechend ihrem Altsystem anpassen können.

Datenmigration in die Cloud

Kann ich mit ingo365 alle meine Altdaten in die Cloud migrieren?

Grundsätzlich ist das möglich, da ingo365 eine moderne Cloud-ERP basierend auf Microsoft-Produkten ist. Microsoft gibt hier seit vielen Jahren die Standards vor, an welchen sich de facto alle Mitbewerber orientieren und welche sie auch einzusetzen versuchen. ingo365 hat hier einen großen Wettbewerbsvorteil, da es doch all diese Standards nativ - also direkt und ohne jedwede Kompromisse oder Umwege - verwenden kann.

Dennoch raten wir allen, die auf ingo365 umsteigen möchten dringend an, eine strategische und systematische Migrationsplanung schon im Vorfeld zu machen. Die eigenen Altdaten sollten analysiert werden, um für die Zukunft möglichst effizient die modernen Systeme und Arbeitsweisen nutzen zu können. Und nicht erst wieder von den eigenen (sehr wahrscheinlich kaum bis gar nicht mehr benötigten) Altdaten schaumgebremst zu werden.

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.