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Subunternehmer Management: Anforderungen an Business Lösungen

Die Digitalisierung fördert einen Trend zu vielseitig aufgestellten Generalisten - darin sind sich laut einer Studie der GPM 70 % der befragten Unternehmen einig. Während sich auch Kunden zunehmend einen einheitlichen Ansprechpartner für Ihr Projekt wünschen, sind nur wenige Ingenieurbüros generalistisch aufgestellt. Für viele Projekte sind sie daher auf Subunternehmer angewiesen, die das Planungsbüro durch zusätzliche Kompetenzen unterstützen, zum Beispiel im Bereich Heizungs-, Sanitär-, Lüftungs- und Klimatechnik oder auch Elektro- und Medizintechnik.

Gegenüber den Kunden müssen Ingenieurbüro und Subunternehmer also möglichst wie ein einziges Unternehmen auftreten. Das effiziente Subunternehmer Management setzt eine reibungslose Zusammenarbeit, moderne Kommunikation und zeitgerechte Abrechnung voraus. Im Zeitalter der Digitalisierung bietet sich dafür natürlich der Einsatz einer passenden Business Lösung an, die gewisse Anforderungen erfüllen muss. Diese werde ich Ihnen neben 5 Tipps für ein effizientes Subunternehmer Management im Ingenieurbüro im Folgenden vorstellen. 

Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit Subunternehmern

 

Sowohl in der direkten Zusammenarbeit als auch auf betriebswirtschaftlicher Ebene birgt das Subunternehmer Management einige Herausforderungen:

Effiziente Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer

 

  • Einheitliche Dateiablage:
    Für die Arbeit am Projekt müssen alle Beteiligten Zugriff auf eine gemeinsame, einheitliche Dateiablage haben, die professionell verwaltet und einfach aber intelligent strukturiert wird, um zu jedem Zeitpunkt die rasche Auffindbarkeit aller relevanten Daten zu gewährleisten.
  • Nachhaltige Ressourcenplanung:
    Im Ingenieurbüro fehlt häufig eine systematische Ressourcenplanung, genau wie beim Subunternehmer selbst. Dies führt in weiterer Folge schnell zu ungenau definierten Arbeitspaketen, unklaren Zuweisungen und anderen Problemen.
  • Terminkoordination:
    Auch die Terminkoordination scheitert oftmals an mangelnder Transparenz und Priorisierung der Aufgaben. Welche Phase des Projekts dauert wie lange und wird mit welchen Ressourcen bearbeitet? Wenn Projektleiter und Subunternehmer hier keine ganz klar definierten und vor allem gleichlautenden Vorstellungen haben, sind Schwierigkeiten vorprogrammiert.

Betriebswirtschaftliche Planbarkeit für beide Seiten

 

Sowohl das Ingenieurbüro als auch der Subunternehmer haben ein großes Interesse daran, dass die Auftragsabwicklung so reibungslos wie möglich verläuft, denn mit jeder zusätzlich investierten Arbeitsstunde sinkt der erwirtschaftete Gewinn am jeweiligen Projekt. Um nachträgliche Streitigkeiten über Leistungsumfang und Deadlines zu vermeiden, ist eine vorausschauende Planung unerlässlich. Diese ist ohne passende Business Lösung heutzutage allerdings nur schwer effizient umsetzbar. 

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5 Tipps für gewinnbringendes Subunternehmer Management im Ingenieurbüro

 

Die Herausforderungen des Subunternehmer Managements im Ingenieurbüro sind überwindbar. Mit diesen 5 Tipps sorgen Sie für mehr Effizienz und Planbarkeit: 

 

  1. Ermöglichen Sie eine konsistente Kommunikation.
    Mithilfe einer durchgängigen Kommunikation steuern Projektleiter alle Aufgaben aktiv, sorgen für einen optimalen Wissensstand bei allen Beteiligten und können voraussehbaren Herausforderungen proaktiv begegnen. 

    Mit einer cloudbasierten Business Lösung schaffen Sie eine konsistente Kommunikationsbasis, die von überall rund um die Uhr verfügbar und individuell an Ihre Projektstruktur anpassbar ist. Die gewählte Cloudlösung sollte zur Größe und Struktur des Unternehmens passen. So sind große Enterprise-Lösungen für ein Kleinunternehmen mit zwei bis drei Mitarbeitern nur wenig effizient, da etwa die Lernkurve zu steil und die Einarbeitungszeit zu lang ist. 

  2. Kontrollieren Sie den gesamten Prozess.
    Indem Sie von Anfang an auf ein nachhaltiges Projektcontrolling achten, ohne dabei “mit Kanonen auf Spatzen zu schießen”, behalten Sie den Überblick über den gesamten Prozess und sorgen gleichzeitig für eine effiziente Dokumentation und Planung der nächsten Schritte im Projektzyklus. 

    Mit regelmäßigen Soll-Ist-Vergleichen von Projektkosten, Arbeitszeit und Arbeitsmenge erkennen Sie auf Knopfdruck, wo das Projekt steht. So können auch Büro- bzw. Projektleiter  frühzeitig korrigierend eingreifen und die Planung den veränderten Gegebenheiten anpassen.

  3. Behalten Sie Zeit und Budget stets im Blick.
    Wenn Sie Zeit und Budget stets im Blick behalten, können Sie jederzeit angemessen auf Änderungen im Projektverlauf reagieren und sorgen zugleich für Transparenz allen Projektbeteiligten gegenüber. Eine zentrale Business Lösung ist hierAlternativen wie Excel weit überlegen. 

    Um einen projektweiten Überblick zu gewährleisten, benötigen Sie eine moderne aber einfach zu bedienende Zeiterfassung, die auch bei Subunternehmern integrierbar ist, eine gemeinsame Dokumentenablage, Controlling-Tools und die Möglichkeit, regelmäßig den Projektfortschritt durch Soll-Ist-Vergleiche auf Knopfdruck zu bestimmen.

  4. Implementieren Sie eine zentrale Business Lösung. 
    In einem Best-of-Suite Szenario im Ingenieurbüro laufen alle Informationen in Echtzeit auf einer zentralen Plattform zusammen und sind für alle Beteiligten immer und überall abrufbar. Dies sorgt für eine produktive und transparente Zusammenarbeit zwischen allen Stakeholdern.

    Durch die Implementierung einer zentralen Business Lösung führen Sie alle relevanten Geschäftsprozesse im Ingenieurbüro zusammen und ermöglichen effiziente Kooperationen mit internen und externen Projektbeteiligten.

  5. Treiben Sie die produktive und zeitgemäße Zusammenarbeit voran.
    Die Arbeitswelt wird immer digitaler, wodurch sich auch die Anforderungen an die Zusammenarbeit zwischen Ingenieuren und Subunternehmern ändern. Offener Austausch und gegenseitige Learnings schaffen eine gewinnbringende Basis für eine produktive Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz. 

Der Einsatz einer klar strukturierten Business Lösung verringert mögliche Reibungspunkte im Subunternehmer Management. Davon profitieren auch die Subunternehmer selbst, denn einerseits können Sie ebenfalls effizienter arbeiten, andererseits ist die Zusammenarbeit über eine solche Lösung eine kostenlose Spielwiese, um Erfahrungen mit modernen Tools zu sammeln. 

 

Anforderungen an eine Business Software für Subunternehmer Management

 

  • Projektcontrolling:
    Alle Projektbeteiligten sollen einfach und schnell erkennen können, wer bis wann welche Aufgaben zu erledigen hat. Auch Verträge, Projektentwicklungen und Zahlungsverläufe sollten für Projektleiter, Techniker, Subunternehmer u.a. mit wenigen Klicks einsehbar sein. 

 

  • Dokumentenmanagement:
    Eine passende Business Lösung sollte ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem inklusive Rechteverwaltung mitbringen, die allen Beteiligten im Projekt das rechts- und revisionssichere Speichern und Abrufen von Dokumenten sowie E-Mails ermöglicht. Idealerweise auch direkt aus den gängigen Standardprogrammen wie Word, Excel oder Outlook heraus. 

 

  • Kaufmännische Abwicklung:
    Der Status von Rechnungen, Zahlungen, halbfertigen Leistungen etc. sollten direkt aus der Business Lösung heraus schnell und einfach abrufbar sein, um für allseitige Transparenz im Team zu sorgen. Dadurch ist auch eine bessere Planbarkeit für Ingenieurbüro und Subunternehmer gewährleistet. 

 

  • Integration mit der Buchhaltung:
    Eine moderne Business Lösung lässt sich in die Buchhaltung integrieren und die Unterlagen über vorgefertigte Schnittstellen zu den “Platzhirschen am Buchhaltungs-Markt” wie z.B. BMD (Österreich) bzw. DATEV (Deutschland) an die externen Partner übergeben.

 

Vorteile einer zentralen Business Software im Subunternehmer Management

 

Für die Bewältigung der Herausforderungen im modernen Ingenieurbüro bietet eine von Ingenieuren entwickelte Business Software sowohl Ingenieuren als auch Subunternehmern klare Vorteile: 

Für Subunternehmer

 

  • Vereinheitlichung und Standardisierung relevanter Prozesse sowie Verbesserung der Kommunikation 
  • effizientere Leistungserfüllung und damit mehr Kapazitäten für weitere Aufträge
  • dank automatisierter Honorarnoten-Erstellung kürzere Time-to-Cash
  • Gast-Zugang zum zentralen Dokumentenmanagementsystem und damit zu aktuellen Dateien
  • gemeinsame Dokumentenbearbeitung und damit Vermeidung redundanter Daten
  • Chance von der gut aufgestellten Struktur des Ingenieurs zu lernen und ggf. diese für das eigene Unternehmen gewinnbringend zu kopieren

Für Ingenieurbüros

 

  • effizientes, schnelles und reibungsloses Management des ganzen Projekts
  • Ganzheitliche Einsicht in alle Projekte
  • schnelles Eingreifen dank Echtzeit-Daten
  • datengestützte Kapazitätsplanung und Liquiditätsplanung
  • Unterlagen liegen im Ingenieurbüro, nicht beim Subunternehmer
  • Soll-Ist-Vergleiche und damit spürbar bessere Planbarkeit

Einmal etabliert, bildet eine speziell dafür zugeschnittene Business Lösung eine tragfähige Basis für weitere gemeinsame Projekte, da aus zwei Unternehmen ein Organ geworden ist, das einheitlich denkt und handelt

Fazit: So gelingt das Subunternehmer Management im Ingenieurbüro

 

Die Digitalisierung macht eine Beschäftigung mit dem modernen Subunternehmer Management unumgänglich. Ingenieure müssen innerhalb eines Projekts alle Fäden in der Hand halten, Prozesse sauber strukturieren und bei Fehlern (auch vom Subunternehmer!) diese rasch erkennen und schnell eingreifen können. Das Ergebnis einer klaren Struktur sind Transparenz sowie produktive und gewinnbringende Kollaboration für alle Beteiligten. 

 

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Markus Wagner

Über Markus Wagner

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-How ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.