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Buchhaltung automatisieren, zentralisieren und integrieren (dank digitalem Rechnungswesen)

Aufwendig, kompliziert und nervenaufreibend: Die Buchführung im Planungsbüro hat keinen guten Stand. Sie wird oft als lästige Notwendigkeit wahrgenommen, weil kaum ein Ingenieur im stressigen Geschäftsalltag gerne in Tabellen, Teil- und Abschlussrechnungen oder gar im Mahnwesen versinken möchte.

Gerade kleinere Ingenieurbüros haben zudem nicht die Ressourcen, um eine eigene Abteilung aufzubauen, sodass buchhalterische Prozesse an der Geschäftsführung hängen bleiben. Auch das Service vom Steuerberater ersetzt das aufwendige Dokumentieren, Sammeln und Kommunizieren relevanter Daten aus allen Unternehmensbereichen, die durch die Projektstruktur zusätzlich verkompliziert wird, grundsätzlich nicht vollständig. 

 

Die Lösung lautet automatisierte Buchhaltung

 

Abhilfe verspricht die Umsetzung von Schritten, um die Buchhaltung automatisieren zu lassen. Eine Business Lösung, die Buchhaltung und Projektcontrolling in einem System vereint, erlaubt die weitgehende Automatisierung vieler zeitintensiver Prozesse. Laut einer Studie der Unternehmensberatung KPMG haben deutsche Unternehmen hier allerdings Nachholbedarf. Über die Hälfte hat noch keine integrierte Buchhaltung oder papierlose Workflows standardisiert. 

Dabei existieren bereits heute gut funktionierende Lösungen, mit der Planungsbüros eine effizientere Buchhaltung etablieren und gleichzeitig Zeit und Geld am Modern Workplace sparen können. Wie das mit Erfolg funktioniert, lesen Sie in unserem Artikel in diesem Blog.

Online Buchhaltung automatisieren

Die Herausforderung durch Buchhaltung im Ingenieurbüro

 

Warum ist die Buchhaltung im Ingenieurbüro so aufwendig und kompliziert? Ein Grund liegt in der projektbasierten Arbeitsweise, die einige spezifische Herausforderungen für Ingenieurbüros mit sich bringt. 

  • Projektabrechnung:
    Bei Projekten gibt es viele Einzelposten, die bei der sauberen Projektabrechnung zu berücksichtigen sind. Je nachdem, ob pauschal oder nach Aufwand verrechnet wird, muss der Projektleiter diese Posten sammeln, dokumentieren und für die Abrechnung vorbereiten.

  • Eingangsrechnungen:
    Bestellungen bei Subunternehmern müssen durchgeführt und die eingehenden Rechnungen richtig zugeordnet werden - und zwar gleich doppelt: Einmal im Projektcontrolling und dann in der Finanzbuchhaltung. 

  • Kumulierte Teil- & Schlussrechnungen:
    In vielen Ingenieursprojekten werden Leistungen kumuliert in Teil- und Schlussrechnungen abgerechnet. Dabei wird immer die bisherige Gesamtleistung in Rechnung gestellt und vorherige Teilrechnungen bzw. -zahlungen zum Abzug gebracht. Diese Abzugspositionen müssen stets aktuell sein, um berücksichtigt werden zu können. 

  • Schlussrechnungen:
    Schlussrechnungen werden von vielen Systemen noch nicht abgedeckt, weshalb die Mitarbeiter sie am Arbeitsplatz aufwendig manuell erstellen müssen.

  • Bewertung von Halbfertigen:
    Anzahlungs- oder Teilrechnungen stellen das Projektcontrolling vor Herausforderungen. Einzelne Leistungen erstrecken sich oft über mehrere Monate und müssen ohne digitale Lösung manuell mit der Zeit- und Leistungserfassung abgeglichen werden. Das deshalb, weil auch die halbfertigen Umsätze in den Monats- und Quartalsberichten auftauchen müssen.

  • Deckungs- und Haftrücklässe:
    Behält der Auftraggeber einen Teil der Summe bis zur endgültigen Schlussabrechnung ein, muss dieser Deckungsrücklass in allen Teilrechnungen und der Haftrücklass in der Schlussabrechnung berücksichtigt werden.  Diese berechtigten Abzüge dürfen natürlich nicht gemahnt werden und müssen ohne System aufwändig manuell gepflegt werden.

Fraglos ist demnach der Bereich der Finanzen für den auf betriebswirtschaftlichen Erfolg abzielenden Unternehmer im Ingenieurbüro von größtem Interesse.

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5 Vorteile einer integrierten Buchhaltung

 

Wird die Buchhaltung nicht zentral und digital abgewickelt, so entsteht eine Lücke zwischen Projektmanagement und Rechnungswesen, die von den Verantwortlichen manuell gefüllt werden muss. Und zu viel Papierkram hat noch nie jemandem gutgetan. Die folgenden 5 Vorteile zeigen, wie eine integrierte Buchhaltung diese Lücke schließt und den Arbeitsaufwand signifikant reduziert.

  • Weniger Zeitaufwand:
    Wurde der Meilenstein schon erreicht? Ist die Teilrechnung bezahlt? Eine integrierte Buchhaltung reduziert den Kommunikationsaufwand im Zusammenspiel zwischen allen Projektbeteiligten enorm. Die Verantwortlichen sind nicht mehr auf Daten und Zahlen aus einzelnen Abteilungen angewiesen, sondern können diese immer und überall aus dem zentralen System entnehmen. 

  • Vollständiger und tagesaktueller Überblick:
    Viele verschiedene Projekte in unterschiedlichen Stadien erschweren einen Gesamtüberblick und damit Effizienz. Mit einer integrierten Buchhaltung verschaffen sich Projektleiter in kurzer Zeit einen Blick über den Projektstatus und können so frühzeitig auf potenzielle Probleme reagieren. 

  • Weniger Fehler:
    Wo Daten manuell erfragt und eingepflegt werden, passieren Fehler. Da in der integrierten Online-Buchhaltung die Datenübertragung automatisiert über alle verknüpften Endpunkte hinweg geschieht, sinkt die Fehlerquote und Redundanzen werden vermieden.

  • Verlässliche Informationen:
    Für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern, Kunden und anderen Stakeholdern stellt die integrierte Buchhaltungssoftware zeit- und ortsunabhängig alle Informationen zur Verfügung. Da die Daten direkt aus dem System stammen, kann es hierbei nicht zu Fehlern in der mündlichen oder schriftlichen Übertragung kommen. 

  • Kostenersparnis:
    Eine integrierte Buchhaltung automatisiert viele wesentliche Aufgaben der Buchhaltung im Ingenieurbüro.  Die interne oder externe Buchhaltung in einem vom Projektcontrolling getrennten System bedeutet viel Doppelaufwand und dadurch auch deutlich höhere Ausgaben.

Im Unternehmen verhilft automatisierte Buchhaltung unter diesen Umständen in der Zusammenarbeit im Büro und mit dem jeweiligen Partner zur optimierten Kontrolle.

Buchhaltung leicht gemacht

Buchhaltung mit ingo365 automatisieren

 

Die zentrale Unternehmenssoftware ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure designt und programmiert. Das Tool ist ein gutes Beispiel dafür, wie die integrierte Buchhaltung wesentliche Aufgaben digitalisiert, vereinfacht und automatisiert: 

  • Die Buchhaltung in ingo365 vereint alle notwendigen Funktionen von der Erfassung der Belege bis zur Bilanzierung.

  • Dank des modularen Aufbaus entscheiden Ingenieurbüros selbst, welche Aufgaben die moderne Business Lösung abdeckt und welche außerhalb des Systems bearbeitet werden.

  • Mit der Funktion für Spesen- und Reisekostenabrechnungen lassen sich Rechnungen einfach erstellen, dem jeweiligen Projekt zuordnen und in der Buchhaltung buchen.

  • Ein automatisiertes Mahnwesen überwacht die Einhaltung der Zahlungsziele und berücksichtigt etwaige Deckungsrücklässe, sodass kein Grund besteht, dutzende Teilrechnungen zu überblicken.

  • ingo365 verfügt bei Bedarf über eine Schnittstelle für die automatisierte Datenübertragung. Damit können Ingenieurbüros die fertige Buchhaltung direkt an Steuerbüros oder das Finanzamt weiterleiten, ohne dass zusätzliche Software erforderlich wäre.

Da das ERP-System speziell auf die Branchen ausgerichtet ist, erübrigen sich auch die Nachteile, welche mit generischen Systemen einhergehen. Immerhin benötigen diese durchwegs Anpassungen, während Branchensoftware sich im Unternehmen weitestgehend passgerecht einschmiegt.

 

Das Fazit: Integrierte Buchhaltung spart Zeit, Kosten und Nerven

 

Der Mut zum digitalen Wandel mitsamt Transformation zahlt sich aus. ingo365 zeigt, wie eine integrierte Business Lösung die Buchhaltung automatisieren sowie das Rechnungswesen im Planungsbüro grundlegend vereinfachen kann. Sobald die Lösung auf die Anforderungen des Ingenieurbüros eingestellt ist, lassen sich viele zeitraubende Bereiche automatisieren, sodass Unternehmen langfristig Ressourcen einsparen.

Fehlendes buchhalterisches Wissen ist kein Problem. Kein Ingenieur benötigt eine Ausbildung zum Buchhalter, um etwa mit ingo365 die kaufmännischen Herausforderungen im Ingenieurbüro zu meistern. Ein starker Digitalisierungspartner liefert Ihnen aber nicht nur die Software, sondern auch das Know-How, um die Buchhaltung im Ingenieurbüro auf solide Füße der Digitalisierung zu stellen. 

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Buchhaltung automatisieren FAQ

 
Automatisieren

Was versteht man unter der Automatisierung der Buchhaltung?

Die Buchhaltung besteht in der Regel aus den Bereichen Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Forderungsverwaltung, Verbindlichkeitenverwaltung, Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung und Sonstige Buchungen. Eine Automatisierung erfolgt dabei in allen Bereichen. Beispielsweise werden durch das Buchen und Versenden einer Ausgangsrechnung automatisch auch die zugehörigen Buchungssätze gebucht. Zeitgleich entsteht auch ein Debitorenposten für die Forderungsverwaltung. Bankkontoauszüge können elektronisch importiert und automatisch ausgeziffert werden.

Sicherheit

Ist integrierte Buchhaltung aus der Cloud sicher?

Die Daten liegen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland respektive der EU und somit muss sich Microsoft an alle gängigen Gesetze (DSGVO, etc.) halten. Obendrauf wird man als KMU ähnliche Sicherheitsstandards nicht wirtschaftlich erreichen können.

Belegverwaltung

Inkludierte diese Form der Buchhaltung auch automatische Belegverwaltung und -erkennung?

Ja. Eingehende Belege können durch verschiedene Tools (wie etwa OCR) automatisch ausgelesen und in strukturierte Daten verwandelt werden. Dabei spart man sich vieles an Erfassungsaufwand und auch die Fehlerquote wird reduziert.

Nutzen für Ingenieurbüros

Wie können Ingenieurbüros von integrierter Buchführung profitieren?

Die Steuerung des Unternehmens sollte auf Basis von validen und aktuellen Daten erfolgen. Nur durch eine integrierte Buchführung können Ingenieurbüros monatlich richtige Ergebnisse als Grundlage verwenden. Die Dienstleistungsorientierung in Projekten macht eine Bewertung der Halbfertigen Projekte unerlässlich, da diese das Ergebnis entsprechend verschieben können.

Firmengröße

Ab welcher Firmengröße eignet sich die automatisierte Buchhaltung?

Kleine Unternehmen ab 5 Mitarbeitern profitieren bereits von der automatisierten Buchhaltung.

Michael Stritzinger

Über

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.