Liquiditätsplanung stärken: 7 Tipps für Ingenieure & IT-Dienstleister

Ob als Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister – eine starke Liquiditätsplanung ist entscheidend, um Zahlungsfähigkeit, Cashflow und langfristigen Erfolg zu sichern. In über 20 Jahren Beratung habe ich gesehen, wie oft dieses Thema unterschätzt wird – mit teuren Folgen: Liquiditätsengpässe, die im Alltag unnötig Druck erzeugen.

In projektorientierten Branchen werden keine standardisierten Produkte verkauft, sondern individuelle Dienstleistungen. Dadurch ist die Abnahme und Anerkennung von Leistungen oft komplex. Rechnungen können meist nur unregelmäßig – etwa nach Meilensteinen – gestellt werden, und Zahlungsverzögerungen sind keine Seltenheit. Gleichzeitig fallen laufende Personalkosten ohne Aufschub an.

Um geplante Rechnungslegungs- und Zahlungseingangsdaten zuverlässig zu überwachen, braucht es eine integrierte Finanzplanung: Alle relevanten Daten müssen aus den verschiedenen Bereichen in zentrale Reports und Dashboards zusammenfließen.

Doch genau dafür fehlt im Tagesgeschäft oft die Zeit – und das ist gefährlich. Wer nicht rechtzeitig plant, verliert in auftragsschwachen Phasen schnell seine Handlungsfreiheit.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen die 5 häufigsten Herausforderungen – und gebe 7 Profi-Tipps aus meiner Beratungserfahrung mit Ingenieuren, Architekten und IT-Unternehmen.

Der Liquiditätsplan und seine Relevanz für projektorientierte Unternehmen

Zahlungssicherheit und nachhaltige Gewinne gehören zu den wichtigsten Zielen jedes projektorientierten Unternehmens – ob Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister. Das eine Ziel bedingt dabei das andere:

• Ohne nachhaltige Gewinne ist die Liquidität nicht gesichert.

• Ohne ausreichende Liquidität sind notwendige Investitionen in Projekte, Personal oder Infrastruktur unmöglich.

In Ingenieurbüros betrifft das zum Beispiel die Vorfinanzierung von Projekten mit öffentlichen Auftraggebern wie Krankenhäusern, Schulen oder Sport- und Freizeiteinrichtungen.

In IT-Unternehmen können es etwa große Software-Implementierungen, Cloud-Migrationen oder IT-Sicherheitsprojekte sein, die über Monate laufen, bevor die vollständige Zahlung eingeht.

Unternehmen ohne solide Liquiditätsplanung sind langfristig kaum überlebensfähig. Deshalb geben wir in diesem Artikel praxisnahe Tipps aus unserer Erfahrung – von Ingenieuren für Ingenieure und von IT-Experten für IT-Experten. Denn ja: Wir sind beides.

Geldflüsse und deren Herausforderungen in projektorientierten Unternehmen 

Egal ob Ingenieurbüro, Architekturbüro oder IT-Dienstleister – Zahlungssicherheit und ausreichend liquide Mittel sind die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projektgeschäfte.
Doch gerade in projektorientierten Branchen gibt es typische Stolpersteine, die in der Liquiditätsplanung unbedingt berücksichtigt werden müssen:

1. Langfristige Zahlungsziele

   Öffentliche Auftraggeber in der Bau- und Planungsbranche sind oft für lange Zahlungsziele bekannt, wodurch Projekte vorfinanziert werden müssen. In der IT können Großkunden – etwa Konzerne oder Behörden – ähnliche Zahlungsfristen haben, besonders bei langfristigen Projekten wie ERP-Einführungen oder Cloud-Migrationen.
   
   
   

2. Kein klar definierter Leistungskatalog

   Bei Ingenieuren können viele Leistungen erst im Projektverlauf klar abgegrenzt werden, jedoch noch nicht während der Angebotsstellung. In der IT gilt das etwa für Change Requests oder zusätzliche Serviceleistungen, die nicht im ursprünglichen Angebot standen. Das führt schnell zu Unklarheiten zwischen Kunde und Anbieter – und zu nicht abgerechneten Tätigkeiten.
   
   
   

3. Unregelmäßige Zahlungseingänge bei regelmäßigen Kosten

   • In Ingenieur- und Architekturbüros führt das dazu, dass Löhne für Mitarbeiter und externe Fachplaner regelmäßig fällig sind, auch wenn Zahlungen ausstehen.
   • In IT-Unternehmen betrifft es z. B. Entwicklerteams oder Supportleistungen, die kontinuierlich bezahlt werden müssen, obwohl Kundenprojekte sich verzögern.

      

     Auch bei sorgfältiger Ressourcen- und Kapazitätsplanung sind unregelmäßige Einnahmen im Projektgeschäft an der Tagesordnung. Projekte werden verschoben, erweitert oder kurzfristig angepasst, was direkte Auswirkungen auf den Cashflow hat. 
   
   
   

4. Gefahr nicht fakturierter Leistungen

   Im hektischen Projektalltag werden verrechenbare Leistungen leicht übersehen, wenn keine zentrale und strukturierte Dokumentation vorhanden ist.

   Ein Beispiel aus der Praxis: Dipl.-Ing. Christian Klein, Geschäftsführer des Ingenieurbüros MÜLLER + KLEIN, berichtete uns in einem Best-Practice-Interview zur Einführung unserer Branchensoftware ingo365, dass es in der Vergangenheit vereinzelt vorkam, dass erbrachte Leistungen nicht abgerechnet wurden – einfach, weil sie in unterschiedlichen Formaten und Dateien verteilt waren. 

   
   
   
   Sowohl Planungsbüros als auch IT-Unternehmen setzen oft noch auf lokale Excel-Listen oder handschriftliche Notizen, zB für die Zeit- und Leistungserfassung. Häufig werden Leistungen zudem in  verschiedenen Tools dokumentiert – jedoch ohne automatisierte Abrechnungsschnittstelle oder Integration in eine zentrale Liquiditätsplanung.
   
   Die Folge: Fakturierbare Arbeit wird übersehen, die Abrechnungsquote sinkt – und damit auch der Cashflow.
   
   
   

5. Subunternehmer-Management

   Sowohl Ingenieurbüros als auch IT-Unternehmen arbeiten regelmäßig mit externen Partnern zusammen.

   • In der Planung sind das beispielsweise Fachplaner, Bauüberwacher oder Spezialgutachter.
   • In der IT-Branche zählen dazu Freelancer, Agenturen oder spezialisierte IT-Consultants.

   Häufig müssen diese Partner bezahlt werden, bevor der eigene Kunde zahlt. Ohne ein durchdachtes Cashflow- und Subunternehmer-Management kann dies schnell zu Liquiditätsengpässen führen. Eine klare Planung der Zahlungsströme ist deshalb unverzichtbar – gerade in projektorientierten Unternehmen.

   👉 Mehr erfahren: Erfolgreiches Subunternehmer-Management für Ingenieure 👈
   
   

💡 Fazit:

Die Qualität eines Liquiditätsplans steht und fällt mit dem 360°-Blick auf alle finanziellen Risiken. Nur wer die spezifischen Zahlungsdynamiken seiner Branche kennt und systematisch steuert, kann dauerhaft zahlungsfähig bleiben.

7 Profi-Tipps für einen nachhaltigen Liquiditätsplan

Viele der oben genannten Risiken – von unregelmäßigen Einnahmen über lange Zahlungsziele bis hin zu ungeplanten Zusatzkosten – lassen sich mit einer durchdachten Liquiditätsplanung deutlich reduzieren. Die folgenden erprobten Tipps aus unserer über 20-jährigen Beratungspraxis helfen Ihnen, Ihre Zahlungsfähigkeit langfristig zu sichern und den Cashflow zu stabilisieren.

1. Zahlungsplan von Anfang an festlegen
   Legen Sie mit dem Kunden verbindliche Zahlungsziele fest – idealerweise entlang klar definierter Projektmeilensteine.

2. Strukturiert kalkulieren & Puffer einplanen
   Berücksichtigen Sie bei der Planung von Beginn an einen realistischen Sicherheitspuffer für unvorhergesehene Verzögerungen oder Zusatzkosten.

3. Rücklagen bilden
   Nutzen Sie wirtschaftlich stabile Phasen, um finanzielle Reserven aufzubauen, auf die Sie in schwächeren Zeiten zurückgreifen können.

4. Teilleistungen regelmäßig abrechnen
   Fakturieren Sie abgeschlossene Projektphasen zeitnah, um Ihre Time-to-Cash zu optimieren und den Cashflow konstant zu halten.

5. Mehrleistungen dokumentieren und abrechnen
   Dokumentieren Sie zusätzliche Leistungen lückenlos und stellen Sie diese direkt in Rechnung, damit sie nicht untergehen.

6. Mahnwesen automatisieren
   Sorgen Sie dafür, dass Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisch versendet werden. Nutzen Sie dafür ein integriertes Tool für Ihre Liquiditätsplanung.

7. Alle relevanten Daten einbeziehen
   Arbeiten Sie mit einer zentralen Datenbasis, die Planwerte, gestellte und offene Rechnungen, geplante Investitionen und weitere Finanzdaten bündelt.

Nachhaltige Liquiditätsplanung mit Business Software

Mit einer Branchenlösung zum Erfolg

 

Für Ingenieure und Architekten bietet  ingo365 eine branchenspezifische Lösung, in der alle relevanten Unternehmensinformationen zentral zusammenlaufen und jederzeit eingesehen oder bearbeitet werden können.