Das große Einmaleins zur modernen Unternehmenssoftware: Praxis und Vorteile

(Projektorientierte) Unternehmen und deren Führungsetage inklusive Projektleiter und die Buchhaltung stehen vor einer Vielzahl an Herausforderungen. Diese können sich von den Bereichen her querbeet durch die Rechnungslegung, Liquiditätsplanung, Ressourcenplanung, Warenwirtschaft und so weiter ziehen. Und der potentiell abträgliche Einfluss irritierter Abläufe sollte nicht unterschätzt werden. Durch Unternehmenssoftware kann dem vorgegriffen werden, indem Unternehmensprozesse vereinfacht und strukturiert werden.

Business Software (was nichts anderes als die formschöne Umschreibung von Unternehmenssoftware ist) spielen im Zeitalter des 21. Jahrhunderts eine immer wichtigere Rolle. Und sollten sowohl für Gründer von Start-ups, Kleinunternehmen und mittelständische Unternehmen (KMUs) ein Begriff sein. Die Anforderungen können sich aber natürlich von Mal zu Mal unterscheiden, während die Gründe für die Notwendigkeit einer ERP-Software durchaus ähnlich bis deckungsgleich sein können. Stichwort Optimierung von Unternehmensprozessen. Wir liefern Ihnen jetzt den Rundum-Überblick über den Anspruch, den Sie persönlich an das Thema Business Tools stellen dürfen.

Inhaltsverzeichnis

1. • Definition Unternehmenssoftware
   • Spezialfall integrierte Unternehmenssoftware
   • Vor- und Nachteile
   • Cloud-Lösung
   • Integration
   • Kostenvergleich
   • Module
   • Funktionen
   • Mobilzugriff
   • Nutzung auf Mac-Geräten
   • Unternehmenssoftware für Kleinunternehmen
   • Unternehmenssoftware für den Mittelstand
   • Anwendung in Ingenieurbüros
   • Fazit
   • FAQ

Was ist eigentlich eine Unternehmenssoftware und wozu dient sie?

Wenn Sie sich auf die Suche nach Informationen zum Terminus Unternehmenssoftware machen, werden Sie schnell merken, dass keine klare Abgrenzung besteht. Was auch nicht verwundert. Als eigentliches Synonym zu Enterprise-Software oder Business Software, kann man grob gesagt so gut wie jede Anwendungssoftware darunter firmieren lassen. Was aber definitiv hervorsticht, ist der Umstand, dass Lösungen für kollektive Organisationen und eben nicht einzelne Privatpersonen im Vordergrund stehen.

Schwierig ist eine Trennlinie auch deshalb, weil selbst innerhalb von Unternehmen Datenbanken auf der Makroebene (zur Erreichung von gesteckten Unternehmenszielen) als auch auf der Mikroebene (Beispiel Teamkoordination) verwendet werden können. Allgemein definieren wir Unternehmenssoftware jedoch als integrales Werkzeug für die Steigerung der Produktivität und Effektivität von Prozessen in einem Unternehmen. Das beinhaltet dann Funktionalitäten von Buchhaltungssoftware, Customer Relationship Management, Zeiterfassung, Fakturierung, Projektmanagement usw., welche in solchen Softwarelösungen für Unternehmen gebündelt sind.

Beispiel: Integrierte Business Software

Integrierte ERP-Systeme hauchen dieser soeben evaluierten Konstellation Leben ein: integrieren sie doch als Produkt ein qualitatives und quantitatives Bündel an kaufmännischen und administrativen Unternehmensprozessen in eine zentrale Datenbank. Das betrifft etwa Supply Chain Management, Produktion, Personalverwaltung, Rechnungswesen, CRM-Systeme und anderes.

Integriert nennt man das auch deshalb, weil führende ERP-Software wie unter anderem SAP oder Microsoft als Grundlage gilt. Vonseiten des Unternehmens kann man sich erwarten, dass man sich allzeitig die Daten von anderen Features wie etwa Outlook strukturiert zu Gemüte führen kann.

Die Bewertung zur Nutzenfrage

Der Nutzen von (integrierter) Unternehmenssoftware ist in Zeiten zahlloser administrativer und kaufmännischer Prozesse selbsterklärend. Klarerweise kann man zum Beispiel Microsoft Excel zur Aufschlüsselung heranziehen, aber der Ehrlichkeit halber, muss man auch sagen, dass dieses mächtige Tool der Übersichtlichkeit nicht zugetan ist. Deswegen steht es völlig außer Frage, dass - je nach Ihrer Branche - gleich alle relevanten Bereiche wie HR-Software, Dokumentenmanagement, Liquiditätsplanung und Management-Systeme für Ressourcen, Projekte und Aufgaben in einer Software fusioniert sein sollten.

Dieser Best-of-Suite-Ansatz verfolgt das Ziel, dass nicht haufenweise Software-Fragmente den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen lassen. Stattdessen schärfen Sie den Blick für das Wesentliche und gestalten komplexe Anforderungen zeit- und geldschonend.

Vor- und Nachteile von Unternehmenssoftware

Der Einsatz von Cloud-Lösungen vs. On-Premises

Das Feld Datenschutz haftet sich jeder gerne ans Revers. Niemand will sich den Horrorfall des Datenverlustes oder gar -diebstahls vorstellen. Oftmals sind dann speziell Cloud-Business Software als Gefahrenpotential verschrien. Das aber völlig unberechtigt, wenn man nur kurz einmal den Einsatz von Software as a Service (SaaS)-Clouds im Abgleich mit On-Premises-Lösungen durchspielt.

Sie haben es bei On-Premises-Software weniger kostenflexibel, müssen mit Verzögerungen im externen Einspielen von Updates leben, viel in Ihre Sicherheitsinfrastruktur investieren sowie auf die innovativen Funktionalitäten aus dem Zusammenspiel bewährter Software-Produkte (wie beispielsweise Power BI) verzichten. Wer es realistisch betrachtet, hat mit On-Premises gegenüber SaaS im absoluten Gros der Fälle das qualitative Nachsehen.

Die Integration von Softwarelösungen in Ihr Unternehmen

Eine Softwarelösung kann stark individualisiert eingeführt werden. Das heißt aber nicht, dass nicht gewisse Grundsatzschritte abgeleitet werden können. Cloud-ERP-Anbieter gibt es zur Genüge und deswegen sollten Sie sich im World Wide Web einen Eindruck davon machen, was denn vom Wesen her zu Ihrer Firma passen könnte. Machen Sie sich die Wahl durchaus nicht leicht. Es kann über Wohl und Weh des Unternehmens entscheiden.

Die Schritte danach hängen von Ihren eigenen Vorlieben ab, aber generell sollten Sie das Produkt und dessen Entwickler in einem Erstgespräch kennenlernen. Und sich zusätzlich die Funktionen möglichst detailgetreu vorstellen lassen. Das können Sie danach in Workshops verfeinern, um auf einen grünen Zweig zu kommen. Sobald dann tatsächlich die Software-Integration durchgeführt wird, ist darauf Wert zu legen, dass korrekte Schulungen des Personals vonstattengehen. Letztlich sind es nämlich genau diese, welche die Software gefühlsmäßig und fachlich akzeptieren müssen.

Der Vergleich zu den Kosten der Anbieter auf dem Markt

Obwohl Unternehmenssoftware quantitativ ja fast wie Sand am Meer verfügbar ist, scheuen sich auf dem Software-Markt einige überhaupt eine preisliche Einordnung zu bewerben. Gerne wird auf die gemeinsamen Herausforderungen verwiesen und die individuellen Gegebenheiten, die auf den Endpreis Einfluss haben. Was tendenziell auch nicht falsch ist: wie wir bereits gesehen haben, sind die Begleitumstände für Unternehmen oftmals einzigartig und erlauben deshalb keine pro forma-Einschätzungen.

Der modulare Aufbau von ERP-Software

Das Praktische an integrierter ERP-Software ist ihr Zurückgreifen auf standardisierte Lösungen. Das kann unter anderem Microsoft 365 sein, das für sich gesehen schon eine exzellente Datenbasis bereitstellt. Darauf aufbauend, kann die Software dann unterschiedlichste modulare Puzzlestücke aufsetzen.

Bei der Business Software von newvision etwa, beinhaltet fokussierte Module, welche auf die betroffene Branche zugeschnitten sind. Entgegen den ungünstigen Tendenzen von Best-of-Breed-Softwarelösungen, bleibt Ihnen damit Stückwerk erspart. Zur Verfügung gestellt werde dem interessierten Unternehmen:

1. 1. Zentrales Projektmanagement
   2. Adressverwaltung
   3. Fakturierung
   4. Angebotskalkulation
   5. automatisches Mahnwesen
   6. integrierte Finanzbuchhaltung
   7. Schnittstellen zum Finanzamt, Steuerberatung etc.
   8. Projektzeiterfassung
   9. Elektronische Archivierung
   10. automatisierte E-Mail-Ablage
   11. und vieles mehr!

Das kombiniert punktgenau dezentrale Softwareanwendungen in den diversen Bereichen im Unternehmen.

Welche Funktionen ERP-Systeme mit Projektfokus haben (sollten)

Bei Unternehmenssoftware ist das Ganze definitiv mehr als die Summe seiner Teile. Besagte Systeme können Unternehmen von vorne bis hinten in den essentiellen Geschäftsmechanismen unterstützen. Es ist mittlerweile kein Geheimnis mehr, dass bei newvision Branchenlösungen im Vordergrund stehen. Und diese haben für projektorientierte Unternehmen ihre ganze eigenen Branchenmehrwerte. Alleine schon eine kurze Auswahl der Funktionen sagt da mehr als tausend Worte:

• Kaufmännische Projektabwicklung: Die Unternehmenssoftware ermöglicht einen kristallklaren Überblick über das gesamte Projekt, was Controlling, Kapazitätsplanung, Vorlagen für Angebotserstellung usw. geordnet zusammenführt.
• Finanzwesen: Sofern das Finanzwesen in die Software integriert ist, kann die Buchhaltung simplifiziert werden. Das deswegen, weil die Angestellten leicht den Einblick in die gesamte Eingangs- und Ausgangsrechnung gewinnen. Das kann dann hineinreichen in die vollständig integrierte Finanzbuchhaltung.
• Zeiterfassung: Der Controller hat über die Funktionalität der zeitlichen und leistungsbezogenen Erfassung die bestmöglichen Entscheidungsgrundlagen.
• Dokumentenwesen: Über das Vorhandensein des Microsoft 365-Fundaments können Dokumente und E-Mails archiviert und gefunden werden. Unterstützend wirken Projekttags und Volltextsuche bei der flotten Recherche.

Und das ist noch beim weitem nicht alles, weil auch CRM, HRM, Reporting und Subunternehmermanagement dazuzählen.

Ortsungebundener, mobiler Zugriff

Eines der größten Vorzugsmerkmale von Unternehmenssoftware ist die Möglichkeit, auf mobile Geräte wie Smartphones und Tablets zuzugreifen und sie dort zu verwenden. Auf diese Weise können Unternehmen auch von unterwegs aus in Verbindung und produktiv bleiben, wodurch ihre allgemeine Effizienz und Flexibilität vervielfacht wird. Allerdings ist zu beachten, dass nicht jede Business Software mobil einsetzbar ist.

Für bestimmte ERP-Lösungen ist möglicherweise ein Desktop- oder Laptop-Computer erforderlich, um auf alle Funktionen zugreifen und diese vollumfänglich nutzen zu können. Viel besser ist im Gegensatz dazu die Möglichkeit, dass über eine webbasierte App ortsunabhängig mit dem System gearbeitet werden kann. Daher ist es für Unternehmen essentiell, bei der Auswahl von Unternehmenssoftware die mobilen Anforderungen zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die gewählte Software bei Bedarf mit mobilen Geräten kompatibel ist.

Betriebssystemübergreifende Charakteristika: Mac-Unterstützung

Unternehmenssoftware für Apple Mac-Geräte hat den Vorteil, dass sie speziell für das Betriebssystem entwickelt wurde, das für seine benutzerfreundliche Oberfläche und Kompatibilität mit einer Vielzahl von Geschäftsanwendungen bekannt ist. Macs stehen auch für ihre Sicherheit und Zuverlässigkeit, was sie zu einer beliebten Wahl für Unternehmen macht, die robuste und vertrauenswürdige Software benötigen.

Unternehmenssoftware für Mac bietet die üblichen Funktionen wie Projektmanagement, Finanzmanagement, CRM sowie viele weitere und diese können an die spezifischen Anforderungen von Branchen angepasst werden. Es ist nichtsdestotrotz wichtig, darauf zu achten, dass das gewählte Enterprise Resource Planing-System den Zugriff über Mac-Devices überhaupt unterstützt! Eine Selbstverständlichkeit ist das nämlich keineswegs.

Business Software für Kleinunternehmen

Unternehmenssoftware kann für kleine Unternehmen äußerst wertvoll sein, da sie dazu beitragen kann, verschiedene Geschäftsprozesse zu automatisieren und damit Zeit und Ressourcen zu sparen. Es kann kleinen Unternehmen ebenso dabei helfen, die Abläufe besser zu organisieren und zu verwalten, einschließlich den bereits erwähnten Anforderungen an eine ERP-Lösung.

Durch den Einsatz von Unternehmenssoftware in Kleinunternehmen kann auf Echtzeitdaten und Erkenntnisse zugegriffen werden. Diese lassen es zu, fundierte Entscheidungen zu treffen sowie ihre allgemeine Effizienz und Produktivität zu verbessern. Schon bei nur äußerst wenigen Mitarbeitern im Unternehmen, lohnt sich der Einsatz einer ERP-Software zigfach. Darüber hinaus bieten viele Optionen für Unternehmenssoftware Skalierbarkeit, sodass kleine Unternehmen problemlos expandieren und sich anpassen können, wenn sie wachsen.

Insgesamt kann der Einsatz von Unternehmenssoftware kleinen Unternehmen dort Vorteile verschaffen, wo sich diese in ihren Märkten hervorheben und langfristig erfolgreich sein wollen.

Anwendungsbereiche für mittelständische Unternehmen

Während Bedenken hinsichtlich der Kosten oder der Lernkurve bei der Implementierung neuer Software verständlich sind, überwiegen die langfristigen Vorteile von Unternehmenssoftware im Mittelstand häufig diese anfänglichen Bedenken. Unternehmenssoftware kann insbesondere für projektorientierte Mittelstandsunternehmen wertvoll sein, da ihre Kraft darin liegt, Projekte von Anfang bis Ende effizient verwalten und controllen zu können.

Mittelständische Projektmanagement-Software erleichtert die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, die Festlegung von Fristen und die Nachverfolgung des Fortschritts, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Darüber hinaus kann das beste ERP-System im Mittelstand seinen Beitrag leisten, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu verbessern und eine reibungslosere und effizientere Projektausführung zu ermöglichen.

Für mittelständische Unternehmen, die auf eine erfolgreiche Projektabwicklung angewiesen sind, um Einnahmen zu generieren und ihre Geschäftstätigkeit auszubauen, stellt der Einsatz solcher Lösungen einen entscheidenden Faktor für den nachhaltigen betriebswirtschaftlichen Erfolgs dar.

Unternehmenssoftware für Ingenieurbüros

Ingenieur- und Planungsbüros können durch den Einsatz von Unternehmenssoftware kaufmännische Notwendigkeiten intern auslagern. Das schafft Raum für die Besinnung auf die eigentlichen Stärken in der Projektverwaltung. Beginnend vom Angebot bis hin zum Abschluss des Projekts kann die passende Software mehr als nur Abhilfe schaffen. Im Unternehmen profitieren alle Segmente davon:

• die Geschäftsleitung hat Zugriff auf das Rechnungswesen,
• der Projektleiter kann über das Projektmanagement-Tool Aufgaben verorten,
• die Mitarbeiter stempeln über die Module zur Zeiterfassung leicht ein und aus.

Die endlosen Vorteile in puncto Dokumentation, Controlling über Business Intelligence, direkten Reaktionsgrundlagen, Datenstützung usw. liegen für sich selbst auf der Hand. Das etabliert eine produktive Stimmung unter den Mitarbeitern und macht ebenso den Steuerberater glücklich.

Das Fazit: Die Auswahl ist groß, aber die Form und die Inhalte müssen stimmen

Wie Sie vorstehend lesen konnte, ist die Bandbreite im Sektor Business Software kunterbunt. Der eigentliche Sinn und Zweck hinter solchen Lösungen muss aber zu jedem Zeitpunkt in der Übereinstimmung zwischen den Anforderungen eines Unternehmens und der "Perfektionierung" der Prozesse angesiedelt sein. Es bringt wenig bis gar nichts, wenn Sie Sachen wie Vertrieb, Finanzbuchhaltung und Projektkalkulation in einem mitnehmen wollen und dann CRM-Software oder Buchhaltungssoftware separat buchen.

Ihrer Firma stehen die notwendigen strukturellen Einblicke zur Verfügung, damit die beste Auswahl von Unternehmenssoftware vorgenommen werden kann. Und es schadet schließlich nie, wenn Sie die verschiedenen Segmente Ihres Personals proaktiv miteinbeziehen, um noch zusätzliche Daten über die verbesserungswürdigen Abläufe zu sammeln. Bei uns auf der Webseite und im Blog finden Sie dazu noch allerhand weitere Informationen zu den Themen Datenmigration, Projektbewertung, Zeiterfassung und vielem weiteren.

Umso genauer Sie die Software auf Ihre Erfordernisse hin bewerten und einführen, umso besser gelingt die Transformation hin zu einem Mehr an Ersparnis an Zeit und Geld. Hierbei ist es angebrachter, wenn Sie sich vorher ausreichend beraten lassen und nicht im Dunkel umherirren.