Best Practice: MÜLLER + KLEIN digitalisiert mit ingo365

Das Freiburger Ingenieurbüro MÜLLER + KLEIN steht seit über 50 Jahren für innovative Tragwerksplanung im Hochbau – ergänzt durch Bauphysik und Bestandsuntersuchungen. Gegründet von den Vätern der heutigen Geschäftsführer hat das Büro seither über 4.000 Projekte erfolgreich realisiert – vom klassischen Wohnungsbau bis hin zu komplexen Großvorhaben wie dem Interdisziplinären Tumorzentrum in Freiburg (Foto oben links) oder dem neuen Hauptsitz des Messtechnik-Weltmarktführers Testo im Schwarzwald (Foto oben rechts).

Das rund 20-köpfige Team – darunter viele langjährige Mitarbeitende mit starker Bindung und Identifikation zum Büro – vereint fundiertes Fachwissen mit Innovationsgeist. Trotz seiner traditionsreichen Geschichte steht MÜLLER + KLEIN für konsequenten Fortschritt: Neue Technologien und moderne Planungsmethoden werden bewusst integriert. Die Einführung der Branchensoftware ingo365 markiert dabei den nächsten Meilenstein: eine Investition in Zukunftssicherheit, Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltiges Wachstum.

Nach über 50 Jahren Erfolg wurde bei MÜLLER + KLEIN klar: Was lange funktionierte, reichte für die Anforderungen der Gegenwart nicht mehr aus. Im Laufe der Zeit hatten sich zahlreiche Workarounds und Insellösungen etabliert – insbesondere in den kaufmännischen und administrativen Abläufen.

Projekte und Leistungen wurden größtenteils in Excel-Listen organisiert, Rechnungen in Word erstellt – mit hohem manuellem Aufwand, doppelter Dateneingabe und entsprechendem Fehlerrisiko. Ein durchgängiges Projektcontrolling war kaum möglich, denn wichtige Kennzahlen wie Projektfortschritt, Aufwände oder Budgets lagen nicht zentral vor. Auch Forecasts und eine vorausschauende Ressourcenplanung waren dadurch nicht zuverlässig umsetzbar.

Auch in Vertrieb und Zusammenarbeit fehlte Struktur: Ein zentrales CRM-System existierte nicht. Kontakte wurden individuell in Outlook gepflegt, Angebote und Rechnungen dezentral verschickt. Die Zeiterfassung war technisch veraltet – eine klassische Stempeluhr, gekoppelt an eine lokal installierte Software auf einem Einzelplatzrechner. Mitarbeitende konnten ihre Zeiten weder einsehen noch korrigieren – Rückfragen und Abstimmungsaufwand waren die Folge.

Die beiden Geschäftsführer, Michael Müller und Christian Klein, erkannten früh: Ohne Veränderung war die Wettbewerbsfähigkeit gefährdet. Es brauchte schlanke, integrierte Prozesse und eine zukunftsfähige, branchenspezifische Komplettlösung, die ERP- und CRM-Funktionalitäten vereint – für mehr Transparenz, bessere Steuerbarkeit und eine moderne, effiziente Arbeitsweise im Ingenieurbüro.

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Warum ingo365?

Icon mit Stern-steht für modernste Software

1. Moderne Software

ingo365 überzeugte durch seine moderne Technologie und das frische, zeitgemäße Design. Andere Lösungen wirkten dagegen oft veraltet und im Look vergangener Jahrzehnte, was wenig ansprechend war.

Icon mit Hand-steht für intuitive Bedienbarkeit

2. Intuitive Bedienbarkeit

Die Benutzeroberfläche basiert auf Microsoft 365 und ist intuitiv bedienbar – ähnlich den vertrauten Office-Tools. Das erleichtert sowohl jüngeren als auch erfahrenen Mitarbeitern den Einstieg und fördert eine schnelle Akzeptanz im Team.

Icon mit Ingenieur - steht für Branchenlösung für Ingenieure

3. Branchenlösung für Ingenieure

ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt – mit tiefem Verständnis für branchenspezifische Anforderungen und allen relevanten Funktionen für den Planungsalltag.

Icon mit Rakete- steht für zukunftssicher durch Updates

4. Zukunftssicherheit durch Updates

Dank Cloud-Technologie werden regelmäßige Updates automatisch eingespielt. Dadurch bleibt ingo365 stets aktuell, und Kunden können aktiv Ideen zur Weiterentwicklung einbringen.

Icon mit Cloud- steht für flexibler Remotezugriff

5. Flexibler Remote-Zugriff

Die cloudbasierte Lösung ermöglicht jederzeit und von jedem Gerät aus Zugriff auf relevante Daten und Anwendungen – ob im Büro, im Homeoffice oder direkt auf der Baustelle. Das garantiert einen nahtlosen, standortunabhängigen Arbeitsalltag.

Icon mit Handshake - steht für starke Branchenkompetenz

6. Starke Beratungskompetenz

Das Team von newvision punktete mit fachlicher Kompetenz und echtem Engagement. Die überzeugenden Präsentationen und die kompetente Beratung machten deutlich: Hier stehen echte Experten hinter der Lösung.

Icon mit Playbutton- steht für Praxisnahe Video-Einblicke und Tutorials

7. Praxisnahe Video-Einblicke und Tutorials

Erklärvideos und Tutorials – sowohl in Präsentationen als auch direkt in der Software und auf YouTube – veranschaulichen praxisnah, wie ingo365 konkret den Arbeitsalltag optimiert. Das stärkt das Vertrauen und verdeutlicht den praktischen Nutzen.

Abgesehen vom Grobanalyse-Workshop wurde das gesamte Projekt vollständig digital umgesetzt – von der Feinanalyse bis hin zu den Schulungen, die remote via Microsoft Teams stattfanden.

Saskia Hepp übernahm eine zentrale Rolle im Projekt: als Projektleiterin, Key Userin und Schulungsverantwortliche in einer Person. Die wöchentlichen Abstimmungen mit newvision Projektleiter Nico Stepan und weiteren Beteiligten verliefen klar strukturiert, lösungsorientiert – und stets auf Augenhöhe.

Im Bild: Digitales Teamwork mit klarem Ziel: der Go-Live von ingo365.
Oben: Saskia Hepp (MÜLLER + KLEIN) und Nico Stepan (newvision)
Unten: Dominik Deiker (newvision) und Anja Mack (newvision)

„Die Zusammenarbeit mit newvision war vom ersten Tag an offen, partnerschaftlich und lösungsorientiert – fachlich wie menschlich ein echtes Match. Ein Projekt, das im besten Sinne Spaß gemacht hat.“
Saskia Hepp (Projekt- und Büroleitung MÜLLER + KLEIN)

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Ergebnisse die zählen

Rund ein Jahr nach dem Go-Live zeigt sich: Die Einführung von ingo365 hat bei MÜLLER + KLEIN einen echten Unterschied gemacht. Das sind die Highlights:

Icon mit Kontaktbuch- Symbol für Transparente Kundenverwaltung

1. Transparente Kundenverwaltung

Alle Kundeninformationen sind im CRM-Modul zentral gebündelt – die Zeiten verstreuter Adressbücher sind vorbei. Die vollständige Kontakthistorie ermöglicht reibungslose Vertretungen und einen strukturierten Vertriebsprozess.

Icon mit Menschen– symbolisiert Mitarbeiterdaten auf einen Blick

2. Mitarbeiterdaten auf einen Blick

Stammdaten und Zeitmodelle aller Mitarbeitenden sind zentral gepflegt – das spart Verwaltungsaufwand und minimiert Fehlerquellen.

Icon mit Uhr+Mensch – symbolisiert präzise Zeiterfassung

3. Präzise Zeiterfassung

Arbeitszeiten und Urlaube werden direkt im System erfasst – fehlerfrei, jederzeit einsehbar und bei Bedarf selbst korrigierbar. Führungskräfte profitieren von aktuellen Auswertungen zur Auslastung und behalten die Projektsteuerung im Griff.

Icon mit Kalender+Uhr – symbolisiert übersichtliche Abwesenheiten

4. Übersichtliche Abwesenheiten

Dank Power Automate werden genehmigte Abwesenheiten automatisch in Outlook eingetragen – datenschutzkonform, sowohl im persönlichen als auch im Teamkalender. Das sorgt für mehr Transparenz und erleichtert die Abstimmung im Team.

Icon mit Kalender+Stift– symbolisiert Leistungserfassung ohne Umwege

5. Leistungserfassung ohne Umwege

Erfasste Zeiten lassen sich direkt dem passenden Projekt und der entsprechenden Phase zuordnen – die Grundlage für eine lückenlose Abrechnung ohne verlorene Stunden.

Icon mit Projekten– symbolisiert effizientes Projektmanagment

6. Effizientes Projektmanagement

Angebote, Planungsstunden, Rechnungen – alle projektrelevanten Informationen sind jetzt gebündelt in einem System. Fragmentierte Excel-Listen gehören der Vergangenheit an.

Icon mit Diagramm– symbolisiert Projektcontrolling & Reporting

7. Projektcontrolling & Reporting

Echtzeit-Kennzahlen zu Stunden, Budgets und Rechnungen ermöglichen fundierte Entscheidungen – für bessere Steuerung, sichere Margen und zufriedene Kunden.

Icon mit Liste– symbolisiert Angebots- & Auftragsabwicklung

8. Angebots- & Auftragsabwicklung

HOAI-Angebote werden direkt im System kalkuliert, offene Offerten gezielt nachverfolgt. Aufträge lassen sich einfach erstellen und sind dem richtigen CRM-Kontakt zugeordnet.

9. Microsoft-Integration & Dokumentenmanagement (DMS)

Office-Programme bleiben im Einsatz, Dokumente werden versioniert und zentral abgelegt. Die integrierte Volltextsuche erleichtert das Wiederfinden – und stärkt die Zusammenarbeit.

Icon mit Rechnung – symbolisiert einfache Rechnungsstellung

10. Einfache Rechnungsstellung

Was früher mühsam war, läuft heute per Klick: Alle abrechnungsrelevanten Daten stehen zentral bereit – ganz ohne manuelle Übertragung.

Entscheidungen basieren heute auf belastbaren Echtzeitdaten – das entlastet die Geschäftsführung und schafft Freiräume fürs operative Kerngeschäft.

Nach 18 Monaten erfolgreichem Betrieb denkt Christian Klein bereits weiter: ingo365 bietet noch ungenutztes Potenzial – etwa für eine präzisere Ressourcenplanung und ein vertieftes Projektcontrolling. Im engen Austausch mit newvision bringt er aktiv Impulse in die Weiterentwicklung der Lösung ein – und bringt seine Erfahrungen gezielt in User-Interviews ein.