Bewertung halbfertiger Leistungen im Ingenieurbüro | Tipps | newvision

Ich erinnere mich noch gut an die Zeit, als ich das Ingenieurbüro meines Vaters übernahm – es war der Beginn des EDV-Zeitalters. In jener Phase bestand unser Team aus rund 25 Fachkräften, und die Bilanz wurde auf einigen DIN A4-Seiten zusammengefasst. Über die Bewertung halbfertiger Leistungen und den Fertigstellungsgrad sprach kaum jemand.  

Einer der ersten Austausche mit unserem Steuerberater ist mir seither unvergessen: Mit einem charmanten Lächeln bat er mich unsere unfertigen Leistungen für die Jahresbilanz zu bewerten. Mein fragender Blick sagte mehr als tausend Worte, denn er erklärte mir: „Ganz einfach! Sag mir, wie viel ihr vorausgearbeitet habt, ohne dafür schon eine Rechnung gestellt zu haben.”

Dieser Moment legte den Grundstein für einen radikalen Wandel in der Bewertung unserer Projekte – denn ich erkannte schnell: In einer Welt, in der Zahlen den Takt angeben, genügen bloße Schätzungen nicht mehr. Diese Erkenntnis stellte den ersten Baustein für eine umfassendere, strategisch geprägte Herangehensweise dar.

Mit diesem Verständnis im Rücken, wollen wir nun genauer betrachten, was halbfertige Leistungen überhaupt sind – und warum ihre präzise Bewertung für den Erfolg eines Ingenieurbüros unerlässlich ist.

I.) Was sind halbfertige Leistungen?

1. Definition 

Heutzutage wissen die meisten Ingenieure, was halbfertige (oder auch unfertige bzw. teilfertige) Leistungen sind: Als unfertig geltende (Teil-)Leistungen, die bereits abgeschlossen sind, aber noch nicht als Forderung mit Rechnung gelegt wurden. Aus diesem Grund fehlt ihnen die sogenannte Verkaufsfertigkeit und sie gehen in die Jahresbilanz als halbfertige Leistung ein.  

2. Gesetzliche Grundlagen

Ingenieure ebenso wie Architekten sind von Gesetz wegen dazu verpflichtet eine saubere Jahresbilanz zu machen. Als Teil der Projektbewertung muss auch der Fertigstellungsgrad evaluiert werden, um die halbfertigen Leistungen einzeln in die Bilanzierung einfließen zu lassen. Dabei ist darauf zu achten, dass die Bewertung verlustfrei, nachvollziehbar und vergleichbar zu den Vorjahren ist. Daumen-mal-Pi Schätzwerte, die jedes Jahr irgendwie erhoben werden, führen zu einem vermeidbaren Aufhorchen der Finanz. Eine sinnvolle Bewertungsmethodik ist allerdings nur eine der Herausforderungen, die ich allzu gut kenne.  

3. Herausforderungen mit unfertigen Leistungen

Nach der Übernahme des väterlichen Ingenieurbüros wuchsen wir auf rund 80 Mitarbeiter an und mit ihnen die Zahl an Projekten ebenso wie jene an unfertigen Leistungen. Nach mehreren eher kläglichen Versuchen, den Fertigstellungsgrad unserer Projekte für die Jahresbilanz über den verhältnismäßigen Monatswert zu beurteilen, musste ich mir schließlich eingestehen, dass ich es nicht konnte: Ich war nicht in der Lage, unsere halbfertigen Leistungen seriös und objektiv zu bewerten. Und so wie es bis heute vielen Ingenieuren geht, sah auch ich mich gleich mehreren Herausforderungen gegenüber:  

• Uns fehlte eine aktuelle und saubere Datengrundlage.
• Unsere Informationen waren nicht zentral gespeichert, sondern in mehreren Tools verstreut, z.B. Excel, E-Mail-Accounts, Zeiterfassungssoftware und Projektmanagement-Tool.
• Nicht jeder unserer Techniker hatte seine Zeiten regelmäßig und verlässlich erfasst, da es schlichtweg an geeigneten Werkzeugen fehlte, was ein transparentes Projektcontrolling extrem erschwerte.
• Kaum ein Projektleiter war in der Lage, seine Zahlen objektiv und ehrlich zu berechnen, da ihm eine systematische Technik fehlte und kaufmännische Tätigkeiten bis dahin eher vom Büroleiter oder der Geschäftsführung erledigt wurden.
• Wir hatten viele kluge Köpfe in unserer Belegschaft, aber ohne unternehmensweit durchgängige Berechnungsmethoden der einzelnen Fertigstellungsgrade konnten gar keine einheitlichen und damit verlässlichen Bewertungen garantiert werden.

Schon bald wurde mir bewusst, dass diese Herausforderungen nicht nur die Bewertung der halbfertigen Leistungen erschwerte. Uns gingen auch verrechenbare Leistungen verloren, Rechnungen wurden immer mal wieder fehlerhaft gelegt, die  Ressourcen- & Kapazitätsplanung war spürbar schwierig und eine objektive Einschätzung der Projekte sowie Fertigstellungsgrade schier unmöglich. Das war der Moment, als ich beschloss etwas zu ändern.  

II.) Mehr als reine Buchhaltung: Strategische Bedeutung der Bewertung halbfertiger Leistungen

Die Bewertung unfertiger bzw. halbfertiger Leistungen nach dem Fertigstellungsgrad wirkt auf viele wie ein reines „Pflichtthema für den Jahresabschluss“, hat aber tatsächlich deutlich mehr strategische Relevanz. Warum das kein reiner Buchhaltungsprozess ist:

1. Gewinnermittlung:
   Der richtige Ansatz entscheidet, ob der Jahresüberschuss korrekt abgebildet wird – zu niedrige oder zu hohe Bewertungen verzerren das Ergebnis. Dies ist nicht nur problematisch für eine stabile Unternehmensführung, sondern kann auch das Finanzamt auf den Plan rufen, denn der Unternehmer ist gesetzlich verpflichtet, nachvollziehbare und plausible Bewertungen halbfertiger Leistungen vorzulegen.
   
   
2. Planung & Forecasts:
   Wer die eigenen unfertigen Leistungen genau kennt, kann präziser planen – gerade bei langfristigen Projekten, aber auch in Bezug auf die Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens.
   
   
3. Liquiditätssteuerung:
   Die Bewertung beeinflusst indirekt auch die Zahlungsflüsse, etwa über Abschlagsrechnungen oder Rückstellungen. Zwar erscheint dies auf den ersten Blick oft reizvoll, jedoch können Überzahlungen durch zu optimistisch angenommene Bewertungen der halbfertigen Leistungen am Projektende teuer zu stehen kommen und in einen echten Liquiditätsengpass führen!
   
   
4. Projektcontrolling:
   Richtig ermittelte halbfertige Leistungen sind ein essentieller Bestandteil des Projektcontrollings und geben de facto den tatsächlichen Projektfortschritt wieder – besonders wichtig für eine (kaufmännisch) erfolgreiche Projektsteuerung und Ressourcenplanung.

III.) 3 Ansätze für die Bewertung des Fertigstellungsgrades

Mein Weg führt vom errechenbaren Pi-Mal-Daumen Ansatz über eine selbst entwickelte Software hin zur professionellen Business Lösung ingo365:  

1. Verhältnismäßige Einschätzung: 
   In den ersten Jahren schätzte ich den Fertigstellungsgrad unserer Projekte so ein, dass ich mir ausrechnete, wie viele Wochen wir mit unseren Rechnungsleistungen hinterherhinkten, z.B. 8 Wochen. Aus dieser Einschätzung ergab sich schließlich der Wert unserer halbfertigen Leistungen, den ich unserem Steuerberater damals sogar noch in Schilling mitteilte. Wie erwähnt ließ ich diesen Ansatz schon sehr bald hinter mir.
    
2. Eigene kaufmännische Software: 
   Da ich im Herzen schon immer ein Tüftler war, habe ich angesichts fehlender Alternativen eine eigene kaufmännische Software entwickelt. Diese ermittelte mithilfe einer Matrix über die Projektphasen sowie einer prozentualen Einteilung der Gesamtleistungen den Fertigstellungsgrad unserer Projekte. Auf Grundlage dieser Datenbasis konnten wir ziemlich objektiv und verlässlich unsere halbfertigen Leistungen bewerten. 
   
   
3. Professionelle Business Lösung für Ingenieure: 
   Was als Hobby vor vielen Jahren begann, endete schließlich mit Michael Stritzinger, dem Geschäftsführer von newvision, in einer professionellen Branchenlösung für Ingenieure. Mit ingo365 entwickeln wir eine Software, die sämtliche kaufmännische und organisatorische Prozesse in Planungsbüros abdeckt, inklusive der objektiven Bewertung halbfertiger Leistungen in Echtzeit.  

IV.) 5 Tipps für die Bewertung halbfertiger Leistungen

Als Freund von Erfahrungsaustausch und gemeinsamen Learnings möchte ich folgende 5 Tipps mit Ihnen teilen, die mir wirklich dabei geholfen haben, den Fertigstellungsgrad von Ingenieursprojekten zu bewerten:  

1. Nutzen Sie eine zentrale Software. 
   In einer zentralen Business Software laufen alle Informationen in einer einheitlichen Datenbasis zusammen, was Fehler und Fälschungsversuche spürbar reduziert. Einerseits lässt sich daraus der Fertigstellungsgrad schnell ermitteln, andererseits frühzeitig auf Peaks oder Probleme reagieren. Eine Ingenieursoftware wie ingo365 berechnet den Fertigstellungsgrad sogar automatisch, was rasch für eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern und vor allem den Projektleitern nach sich zieht, z.B. bei der Durchsetzung der digitalen Zeiterfassung.
   
   
2. Bewerten Sie halbfertige Leistungen nicht erst am Jahresende. 
   Eine regelmäßig gepflegte zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass sich alle Projektbeteiligten schnell einen Überblick verschaffen können und die monatlichen Bewertungen schnell oder sogar automatisch in den Jahresabschluss übertragen werden.
   
   
3. Fordern Sie Reportings von Projektleitern ein und geben Sie dazu die Strukturen möglichst einfach und selbsterklärend vor.
   Wenn die Verantwortlichen ihre Projekte und Leistungsphasen kontinuierlich und im besten Fall mit einer ausgereiften Software bewerten, dann gibt es keine Ausreden mehr. In einem System wie ingo365 sind einerseits Reportings bereits integriert, andererseits basiert es auf einer einheitlichen Methodik, die mit sehr wenig Aufwand für den Projektleiter verbunden ist. Das schafft Akzeptanz!
   
   
    
4. Weiten Sie Ihre Beurteilungsmethodik auf Partner & Subunternehmer aus. 
   Was bei Ihnen im Ingenieurbüro bereits hervorragend funktioniert, sollte auch über den eigenen Tellerrand hinaus kommuniziert und eingefordert werden. Auch hierfür ist eine zentrale Business Lösung wie ingo365 optimal geeignet, da Subunternehmer und Partner direkt in der Software mitarbeiten können. 
   
   
5. Vergessen Sie die Bilanzverschönerung am besten direkt wieder. 
   Nicht nur fordert die Finanz eine objektive und logische Bilanzierung Ihrer Projekte am Jahresende ein, auch Sie selbst tun sich keinen Gefallen damit, die Bilanz zu verschönern. 

V.) Fazit: Bewertung halbfertiger Leistungen leicht gemacht

In den letzten Jahren wurde ich immer wieder gefragt, was das Erfolgsgeheimnis unseres Ingenieurbüros ist. Ein wesentlicher Aspekt liegt in dem Moment, als ich erkannte, dass die Bewertung halbfertiger Leistungen weit mehr ist als reine Buchhaltung – sie bildet einen strategischen Kern unserer Entscheidungsprozesse.

Auch habe ich es mir als Geschäftsführer  zur Aufgabe gemacht, unseren Mitarbeitenden optimale Arbeitsbedingungen zu bieten und Prozesse so zu gestalten, dass auch kleine Verbesserungsschritte einen nachhaltigen Effekt entfalten: Wo es uns gelang, einen Prozess um 5 % zu verbessern, wurde dieser Erfolg durch den Einsatz von 80 engagierten Teammitgliedern um das 80-Fache verstärkt.

Und so setzt unsere Business Software ingo365 zur Bewertung der halbfertigen Leistungen genau hier an: Mit wenigen Mausklicks erhalten wir einen objektiven Überblick in Echtzeit. Moderne Technologien ermöglichen uns nicht nur wirtschaftliche Transparenz, sondern legen auch das Fundament für nachhaltiges Wachstum.

Teilfertige Arbeiten FAQ

Was sind halbfertige Arbeiten?

Halbfertige Arbeiten sind jene Leistungen, die zwar bereits erbracht wurden, aus irgendeinem Grund jedoch noch nicht „verkauft“, also in Rechnung gestellt werden konnten. Wenn man so will, sind das die auf Lager liegenden, bereits erzeugten Produkte eines projektorientierten Unternehmens, wie eines Architektur- oder Ingenieurbüros (zum Beispiel teilweise fertiggestellte Planungsphasen eines Projektes).

Wie bewertet man unfertige Leistungen?

Halbfertige (oder auch unfertige bzw. teilfertige) Leistungen müssen speziell in projektorientierten Unternehmen laufend bewertet werden. Ansonsten ist das kaufmännische Ergebnis innerhalb des Projektes aber auch des gesamten Unternehmens zum bewerteten Zeitpunkt nicht korrekt. 

Bei der korrekten Bewertung ist zum einen zu ermitteln, wie hoch die bereits erbrachten Leistungen tatsächlich sind (etwa Stundenaufzeichnungen). Zum anderen, welchen tatsächlichen monetären Wert diese Leistungen für das Unternehmen aller Voraussicht nach erzielen werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass keine Gewinn- oder Wagnisaufschläge etc. in dieser Bewertung enthalten sein dürfen. In der Praxis gestaltet sich aus diesen Gründen eine saubere Bewertung als für die Unternehmer oft sehr schwierige, wenn nicht fast unlösbare Aufgabe, die daher oft gescheut wird.

Nur speziell auf die Branche zugeschnittene, clevere Unternehmenssoftware ist daher tatsächlich in der Lage, dies unkompliziert zu leisten.

Wo stehen halbfertige Arbeiten in der Bilanz?

In der Bilanz findet man diese Zahl bei den Erträgen unter der Rubrik "Veränderung des Bestands an unfertigen Erzeugnissen“.

Wie gehe ich bei halbfertigen Arbeiten mit erhaltenen Anzahlungen um?

Bei erhaltenen Anzahlungen unterscheidet man genau genommen zwischen Teilrechnungen und Akontozahlungen. Akontozahlungen sind dabei Zahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen, also tatsächliche Vorauszahlungen. Diese sind bei der Bewertung von halbfertigen Arbeiten nicht zu berücksichtigen, sondern beeinflussen lediglich die Liquidität des Unternehmens.

Sind dagegen Teilrechnungen erstellt worden, so sind sämtliche darin ausgewiesenen Leistungen natürlich keine halbfertigen Arbeiten. Das ist entsprechend bei der Bewertung dieser zu berücksichtigen.