<img src="https://secure.hiss3lark.com/176400.png" alt="" style="display:none;">
Skip to content
Kontakt

Wie Sie mit einer modernen ERP-Branchenl├Âsung Ihr Forecasting optimieren

Forecasts sind ein unverzichtbares Werkzeug f├╝r Unternehmen aller Gr├Â├čen und Branchen. Sie helfen dabei, Entscheidungen ├╝ber die Zukunft zu treffen, indem vergangene und aktuelle Daten analysiert werden, um Herausforderungen zu antizipieren. Mit den richtigen Tools k├Ânnen Unternehmen die Leistungsf├Ąhigkeit von Unternehmenssoftware nutzen, um ihr Forecasting zu optimieren und Entscheidungen auf Basis solider Grundlagen zu treffen.

Wenn Sie also der Zeit voraus sein und Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs bringen wollen, sollten Sie die Kraft von ERP-Tools nicht untersch├Ątzen. Im Folgenden widme ich mich penibel den Zielen und Methoden des Forecastings, die insbesondere durch Branchensoftware zur vollen Geltung gelangen. Das runde ich dann mit den Vorteilen ab, welche sich aus der aktiven Verwendung von Analyse-Software ergeben. Zun├Ąchst werde ich mich aber noch kurz allgemein mit ein paar Kernfakten zum Thema besch├Ąftigen.

Qualit├Ąt im Forecasting optimieren

Definition: Was man unter Forecasts versteht

 

Prinzipiell differenziert man verschiedene Arten von Forecasts, je nach inhaltlicher Dimension. Beispielsweise k├Ânnte das ein Projekt-Forecast oder Ergebnis-Forecast sein. Der wesentliche Unterschied zu Planungen oder Budgets ist dabei, dass die Ist-Situation beziehungsweise bereits abgelaufene Periode mitber├╝cksichtigt wird.

Das hei├čt exemplarisch, dass bei einem Projekt bei einer Laufzeit von 1 Jahr und einer zu erstellenden Prognose nach drei Monaten im Unterschied zum Gesamtprojektbudget die ersten 3 Ist-Monate im Forecast einbezogen werden.

 

Das Ziel von Forecasting in Ingenieurb├╝ros

 

Im Kontext von Ingenieurb├╝ros reden wir im Wesentlichen von 3 Forecast-Typen:

Das Ziel dabei ist es, unter Ber├╝cksichtigung der Vergangenheit die Zukunft besser zu prognostizieren. Hierzu sollten je nach Forecast-Typ die gewonnenen Erkenntnisse der bereits zur├╝ckliegenden Periode anerkannt werden. Damit kann rechtzeitiger reagiert beziehungsweise k├Ânnen fr├╝her die richtigen Ma├čnahmen getroffen werden.

 

Forecasting-Methoden im ├ťberblick

 

Bei den zu anwendenden Forecasting-Methoden kommt es sehr stark auf den Unternehmenskontext beziehungsweise zu erreichende Ziele an. Wir konzentrieren uns hierbei auf den Projekt-Forecast, wo es grunds├Ątzlich zwei Ans├Ątze gibt:

  1. Fertigstellungsgrad

  2. Restkosteneinsch├Ątzung

Ein Kundenprojekt besteht kaufm├Ąnnisch betrachtet aus verschiedenen Projektphasen. Jede Phase hat geplante Kosten (intern, extern) und geplante Erl├Âse. Zu jedem Zeitpunkt im Projekt gibt es entsprechende Ist-Kosten und -Erl├Âse und auch eine ungewisse Zukunft. Aufgabe des Forecasts ist es daher, diese planbar zu machen und nicht unter unternehmerischen Kopfschmerzen leiden zu m├╝ssen.

 

Wie einem ERP-Software bei Forecast-Erstellung hilft

 

Essentiell f├╝r die Forecast-Erstellung ist es, die Ist- und Planwerte in qualitativ hochwertiger Weise verf├╝gbar zu haben. Genau hierbei unterst├╝tzt das ERP-System mit strukturierten Prozessen. Im Kontext des Projekt-Forecasts werden ins ERP folgende Daten eingegeben und strukturiert dargestellt:

  • Projektbudget,

  • geplante Stunden und daraus resultierende interne Kosten,

  • geplante externe Kosten,

  • Ist-Stunden und daraus resultierende interne Ist-Kosten,

  • Ist-externe-Kosten,

  • gelegte Teilrechnungen/Honorare.

Die Software stellt diese relevanten Informationen auf Knopfdruck bereit und unterst├╝tzt je nach Methode durch zum Beispiel Hochrechnungen f├╝r die Zukunft.

Methoden f├╝r Forecasts

Die Rolle von Business Intelligence Tools

 

Um den Usern (zum Beispiel Projektleitern) die relevanten Daten der Unternehmenssoftware m├Âglichst gut aufbereitet pr├Ąsentieren zu k├Ânnen, werden BI-Tools verwendet. Gr├╝nde dahinter sind etwa, dass durch Visualisierungen, Aggregierungen und Berechnungen die User bestm├Âglich unterst├╝tzt werden sollen, damit sie in der Vielzahl an Daten nicht untergehen.

Die relevanten Auswertungen stehen tagesaktuell zur Verf├╝gung und die Hauptarbeit liegt darin, diese Daten zu verifizieren, zu interpretieren und aus der Vergangenheit zu lernen.

 

Warum Excel nicht die beste Forecasting-L├Âsung darstellt

 

Forecasting lebt von strukturierten und qualifizierten Daten, auf denen dann entsprechende Forecasts errechnet werden. Excel w├Ąre gut darin, die entsprechend notwendigen Berechnungen und Varianten durchzuf├╝hren. Jedoch ist das Grundproblem jenes, dass zu viel Flexibilit├Ąt in der Dateneingabe und -aufbereitung vorhanden ist.

Speziell bei Mehrbenutzerbedienung entsteht nicht selten ein Datenchaos ohne Strategie. Das Sprichwort "Shit in - Shit out" trifft es in diesem Zusammenhang recht gut. Oder wollen Sie einen Forecast auf Basis von falschen Daten berechnen und Ihren Berichtsempf├Ąngern (Gesch├Ąftsf├╝hrung, Stakeholder) vorlegen?

 

Praxisf├Ąlle f├╝r Forecasts in projektorientierten Unternehmen

 

Beispiel 1

Forecastplanung
 

Der Projektleiter bewertet die Projektphasen mit einem Fertigstellungsgrad:

  • Projektphase Grundlagenermittlung (geplante Stunden 100, Ist-Stunden 50)

    • Fertigstellungsgrad 50%

      • Bei dieser Bewertung und einer linearen Hochrechnung (wird vom System erstellt) als Forecasting-Methode, ergibt sich eine Punktlandung gegen├╝ber den geplanten Stunden.

    • Fertigstellungsgrad 25%

      • In diesem Falle w├╝rde sich bei der linearen Hochrechnung eine Verdoppelung der einzusetzenden Stunden ergeben. Es ist kein Geheimnis, dass die Auswirkung auf das Projektergebnis nat├╝rlich dementsprechend negativ w├Ąre.

Bei der Methode der linearen Hochrechnung gehen wir davon aus, dass die Effizienz in der Zukunft gleich wie in der Vergangenheit ist.

Beispiel 2

 

Der Projektleiter bewertet pro Projektphase die noch zu leistenden Stunden sowie notwendigen externen Kosten:

  • Projektphase Grundlagenermittlung (geplante Stunden 100, Ist-Stunden 50)

    • Bewertung Zeitpunkt 1 - noch zu erbringende Reststunden zur Fertigstellung dieser Phase: 50 Stunden

      • Durch die Bewertung des Projektleiters, wie viele Stunden noch zu leisten sind, ergibt sich eine Punktlandung. Neben den Stunden sind nat├╝rlich auch interne Kosten vom System mitberechnet.

    • Bewertung Zeitpunkt 2 - noch zu erbringende Reststunden zur Fertigstellung dieser Phase: 150 Stunden

      • In diesem Fall ergibt sich durch die Einsch├Ątzung des Projektleiters eine deutliche ├ťberschreitung der geplanten Stunden mit entsprechend negativen Auswirkungen.

Wie Sie an diesen beiden Beispielen erkennen k├Ânnen, geht es darum, die Zukunft m├Âglichst pr├Ązise einsch├Ątzen zu k├Ânnen. Je nach Anforderung gibt es hier mehrere Methoden. Die Auswahl der Methoden sollte nicht nur nach Genauigkeit erfolgen. Eine Kosten-Nutzen-Betrachtung ist hier ebenfalls notwendig.

Die Visualisierung der errechneten Prognose kann ├╝ber verschiedene Wege erfolgen. Sie kann etwa mittels PowerBI grafisch vollzogen werden. In folgendem Screenshot werden die Prognose-Deckungsbeitr├Ąge gesamtheitlich dargestellt:

Forecasts erstellen

 

Vorteile f├╝r die Optimierung der Prozesse in Ingenieurb├╝ros

 

Bessere und m├Âglichst aktuelle Forecasts versetzen die Ingenieurb├╝ros in die Lage, rechtzeitig die korrekten Entscheidungen zu treffen. Fragen wie folgende sollen unter diesen Umst├Ąnden fundiert beantwortet werden k├Ânnen:

  • Brauche ich f├╝r den Zeitraum Juli bis Dezember zus├Ątzliche Auftr├Ąge?

  • Kann ich die urspr├╝nglich geplante externe Vergabe an den Subunternehmer durch Eigenpersonal erbringen?

  • Soll ich mit der Bank in Kontakt treten, um zus├Ątzliche Liquidit├Ąt aufzustellen?

  • Soll ich Zeitausgleich oder Urlaube von den Mitarbeitenden abbauen/verbrauchen lassen?

Die notwendigen Informationen sind durch den Einsatz eines integrierten Systems wie ingo365 im Handumdrehen vorhanden.

Business Intelligence Software statt Excel nutzen

Das Fazit: Bedienen Sie sich der Macht der Daten

 

Forecasting ist der Prozess der Verwendung von Daten und Analysen, um fundierte Vorhersagen ├╝ber die zuk├╝nftige Leistung eines Unternehmens zu treffen. Es beinhaltet die Analyse vergangener Trends, aktueller Bedingungen und zuk├╝nftiger Prognosewerte, um potenzielle Risiken und Chancen zu identifizieren. Dies kann Unternehmen dabei helfen, qualifizierte Entscheidungen ├╝ber alles zu treffen, von der Produktion bis hin zu Marketing und Budgetierung.

Ein wesentlicher Vorteil der Verwendung von Unternehmenssoftware zur Verbesserung des Forecastings ist die M├Âglichkeit, gro├če Datenmengen schnell und einfach zu analysieren. Mit den richtigen Tools k├Ânnen Unternehmer schnell Muster erkennen, die bei der Arbeit mit Rohdaten m├Âglicherweise nicht sofort interpretierbar sind.

Ein weiterer Vorteil von ERP-L├Âsungen ist die F├Ąhigkeit, viele der mit dem Forecasting verbundenen Aufgaben zu automatisieren. Dies reduziert Zeit- und Ressourcenaufwendungen und erm├Âglicht es Gesch├Ąftsf├╝hren, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich in den Details der Datensammlung zu verzetteln.

Whitepaper Betriebswirtschaftlicher Erfolg in Ingenieurbueros

Forecasting optimieren FAQ

 
Unterscheidung

Was ist der Unterschied zwischen Planung und Forecast?

Die Planung wird im Vorhinein durchgef├╝hrt und erstreckt sich ├╝ber eine definierte Periode. Der Forecast wird ein- oder mehrfach innerhalb dieser Periode vorgenommen und ber├╝cksichtigt dabei den bereits abgelaufenen Periodenteil.

Prozess

Was ist ein Forecast-Prozess?

Unter dem Forecast-Prozess versteht man die Datenbeschaffung, Datenaufbereitung und Errechnung des Forecasts. Je nach Forecast-Methode sind unterschiedliche Eingaben und Bewertungen vonn├Âten.

Relevanz im Controlling

Was ist ein Forecast im Controlling?

Der Forecast im Controlling ist die m├Âglichst realistische Einsch├Ątzung des erreichten Ziels. Beispielsweise zeigt der Projekt-Forecast dem Controller, wie das Projekt kaufm├Ąnnisch enden wird.

Vorgehensweise

Wie macht man einen Forecast?

Hier gibt es diverse Modelle je nach Forecast-Typ. Zum Beispiel ist es bei der Restkosteneinsch├Ątzung unabdingbar, die noch zu leistenden Stunden und Kosten auf Projektphasenebene zu planen. Der Forecast errechnet dann aus dem Ist und der Restkosteneinsch├Ątzung das Ergebnis.

Ingenieurb├╝ro

Warum ist das Forecasting im Ingenieurb├╝ro wichtig?

Fr├╝hzeitiges Erkennen von Planabweichungen erm├Âglicht das aktive Beeinflussen des Ergebnisses. Dadurch k├Ânnen notwendige Entscheidungen auf Basis fundierter Zahlen getroffen werden. Das erh├Âht die Planbarkeit und die erreichten Ergebnisse.

Potentiale durch ERP

Wie kann Business ERP zur Verbesserung von Forecasts beitragen?

Ein Business ERP liefert valide Daten (Single Point of Truth). Dabei wird das Aufbereiten von Daten mitsamt dem Visualisieren automatisiert. Die Entscheider k├Ânnen sich aus diesem Grund auf das Interpretieren und Treffen der Entscheidungen konzentrieren.

Michael Stritzinger

├ťber

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.