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Kaufmännische Software für das digitale Büro im Ingenieurwesen (um Papierkram zu vermeiden)

Ja, stimmt. Kaufmännische Software ist kein Thema, mit dem sich viele Unternehmer gerne beschäftigen. Auch für Sie als Ingenieur wird es wahrscheinlich nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen zählen. Schon gar nicht im stressigen Projektalltag. Trotzdem wissen wir beide, dass irgendjemand es tun muss. Der betriebswirtschaftliche Erfolg kommt nicht von alleine. Ebenso wenig möchten Sie erst am Jahresende von Ihrem Steuerberater hören, ob Sie sich das neue Auto oder eine Reise leisten können oder nicht. Vielmehr ist es Ihr Ziel, rund um die Uhr von einem nachhaltigen Projektcontrolling zu profitieren. Denn nur so lassen sich gute Entscheidungen treffen, nicht wahr?

Aus diesem Grund möchte ich Ihnen zumindest einen Teil dieser Aufgabe abnehmen und die wichtigsten Fragen rund um kaufmännische Software im digitalen Ingenieurbüro im folgenden Artikel beantworten.

 

Was eine kaufmännische Software ist und warum Ingenieure sie in Büros benötigen

 

Grundsätzlich soll eine kaufmännische Software den Ingenieur beziehungsweise die Ingenieurin von möglichst vielen kaufmännischen und verwaltungsrelevanten Aufgaben entlasten. Der Grund dafür ist die verstärkte Konzentration auf die eigentlichen Kernaufgaben wie etwa technische und projektrelevante Verantwortungen. Die Software setzt daher Regeln für die Büroorganisation fest, nach denen sich die Mitarbeiter im Arbeitsalltag richten und handeln können. Dies wiederum ermöglicht den Anwendern eine effektivere Umsetzung der Projekte und reduziert Fehler sowie die damit verbundenen Kosten deutlich. Mit einem Scanner alleine ist der Organisation nicht zum Quantensprung verholfen.

Digitales Büro Software in der Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wo kaufmännische Lösungen im Ingenieurbüro zum Einsatz kommen (sollten)

 

Momentan erfüllen nicht alle Tools am Markt alle relevanten Anforderungen. Doch im besten Fall kommt sie überall dort zum Einsatz, wo Sie einen hohen Impact auf der einen und eine spürbare Arbeitsentlastung der Geschäftsprozesse auf der anderen Hand bringt:

in der Angebotsphase:

 
  • Sinnvolle Abbildung der Angebotskalkulation inklusive Risikoabschätzung,

  • Aufteilung in die einzelnen Projektphasen von der Entwurfsplanung über Gebäude/Elemente und LV-Positionen bis hin zu Gewerken und einer nachhaltigen Projektbewertung (Budgetierung)

 

in der Auftragsphase: 

 
  • Übernahme aller eruierten Daten sowie neuer Projektinformationen in das beauftragte Projekt, inklusive der geplanten Budgetwerte und Kosten zur Prognose und ständigen Kontrolle (Kostenmanagement und Projektcontrolling)

  • Erfassung von weiteren relevanten Daten aus dem Vertragswesen (Vertragsmanagement)

  • Festlegung der organisatorischen Planung (Projektleitung)

  • Terminsetzung, Meilensteine 

  • Vergabe der Verantwortlichkeiten

  • Abbildung der Projektstufen 

  • Verteilung von Aufgaben einschließlich einem zuverlässigen Qualitätsmanagement, u.a. Grundsätze des QM nach ISO 9000 ff. 

  • Einbindung von internen und externen Projektbeteiligten

  • Festlegung der Kommunikationsmittel

 

in der Projektphase: 

 
  • Laufende Kontrolle des jeweiligen Projektes (Soll – Ist – Forecast, nach Möglichkeit inklusive FSG-Betrachtung/Fertigstellungsgrad

  • Überwachung der Liquidität des Unternehmens 

  • Erfassung und Dokumentation von Tätigkeiten und Leistungen aller Projektbeteiligten 

  • Abrechnung der Leistungen inklusive Beschreibung, unter sorgfältiger Berücksichtigung auch von steuerrelevanten Themen (unter anderem bei möglichen Anzahlungen und Teilabrechnungen)

 

im Projektabschluss: 

 
  • finale Abrechnung und Dokumentation der Abnahme

  • Nachkontrolle des Projektes (Zeit – Budgetplanung – Kosten – Ertrag) 

  • eventuell Übergabe in die Serviceabteilung (SLA) 

  • Prüfung und Erfassung von Learnings aus dem Projekt 

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Wer mit der IT-Lösung im Ingenieurbüro arbeitet

 

Da eine passende Software im besten Fall alle relevanten kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozesse abbildet, sind sämtliche Unternehmensbereiche betroffen: 

  • die Geschäftsleitung und Assistenz greifen neben dem Projektmanagement auf die Buchhaltung beziehungsweise das Rechnungswesen zu

  • die Projektleiter in seiner Sandwichposition und die verantwortlichen Ingenieure nutzen die Technologie für das Projektmanagement und die Verteilung von Aufgaben

  • die Mitarbeiter profitieren von einer einfach zu bedienenden und modernen Zeit- und Leistungserfassung

Je nach Benutzerberechtigung respektive Aufgaben- und Verantwortungsbereich, haben die Beteiligten in einem Ingenieurbüro mehr oder weniger Zugriff auf ein solches IT-System. Daten zu bearbeiten beziehungsweise zu verarbeiten unterliegt also einer Berechtigungsmatrix.

 

Welche Vorteile die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse hat

 

Die Umstellung auf ein papierloses Büro birgt am Arbeitsplatz eine überzeugende Auswahl an Vorteilen:

  1. schnelle Datenerfassung von überall aus und zu jedem Zeitpunkt

  2. lückenlose Dokumentation aller Vorgänge und Belege/Rechnungen

  3. Überblick über sämtliche Projekte, aber auch einzelne Projektverläufe

  4. frühzeitiges Reagieren bei Problemen, wie Terminverschiebungen, Ressourcen-Anpassungen bis hin zur Liquiditätsüberwachung

  5. datengestützte Entscheidungsebenen für das Unternehmen entstehen automatisch

  6. Projektentscheider sind in die Kommunikation mit allen internen sowie externen Stakeholdern eingebunden, zum Beispiel über Microsoft Teams Integration

  7. Schluss mit Zettelwirtschaft & fehleranfälligen Excel-Listen

  8. schnelles Recherchieren und Finden bei Rückfragen, durch eine automatisierte Verwaltung des Email-Ablagesystems im Sinne des Dokumentenmanagements

  9. Durchgängiges Controlling und Flexibilität durch Ad hoc-Auswertungen (auch grafisch via Microsoft Power BI), beispielsweise der aktuellen Top- und Flop-Projekte 

Dass das Ganze dabei aber nicht in einer Vielzahl an Schritten, sondern ganz im Gegenteil zentralisiert, abgebildet werden soll, erläutern wir in kommenden Abschnitt.

 

Wie die perfekte kaufmännische Software heute aussieht

 

Grundsätzlich sollten in einer IT-gestützten Büroorganisation alle Daten in einer zentralen Datenbank erfasst sein. Denn nur so lassen sich datengestützte Entscheidungen der Unternehmensleitung und Projektverantwortlichen korrekt analysieren und bewerten. Je mehr unterschiedliche IT-Lösungen im Einsatz sind, umso schwerer wird es für die Beteiligten, diese Daten (in Echtzeit) zu sammeln und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Stellen wir uns beispielsweise vor, dass die Zeiterfassung in einer Excel-Tabelle erfolgt und Daten manuell in ein Abrechnungssystem übertragen werden. Allzu oft sind nicht nur Zeitverschiebungen für die Projektkontrolle und -abrechnung, sondern auch Eingabefehler durch den Faktor Mensch eine zwangsläufige Folge. 

Papierloses Büro und dessen Funktionen

Optimale Cloud-Lösungen, wie ingo365, geben ein intuitiv bedienbares, aber dennoch komfortables Eingabemenü vor. Den Mitarbeitern erleichtert das einerseits die Erfassung und ganz nebenbei die lückenlose Dokumentation der Leistungen. Relativ schnell zeichnen sich dadurch überzeugende Benefits ab:

  • die Mitarbeiter akzeptieren und nutzen die einfache und lückenlose Erfassung ihrer Tätigkeiten

  • der Projektleiter sieht „auf einen Blick“ den aktuellen Stand seiner Projekte und kann seine Maßnahmen daraus ableiten, etwa durch die Dokumentation und Abrechnung von Leistungen 

  • die Geschäftsleitung hat ebenfalls Zugriff auf alle Daten und kann damit zuverlässig das Unternehmen steuern

  • Mitarbeiterführung und Taskmanagement werden dank moderner Arbeitsmethoden attraktiver und effizienter

  • alle Projektbeteiligten arbeiten dank sinnvoller Automatismen produktiv zusammen, sodass beispielsweise die Assistenz der Geschäftsführung nicht jede einzelne Information erst bei ihrem Chef einholen muss

Vorbei die Zeiten, wo man am Schreibtisch unter den dutzenden Notizen nach gerade gebrauchten Informationen suchen musste.

ingo365_Business Lösung für Planungsbüros

Warum Ingenieure mit einer kaufmännische IT-Lösung arbeiten sollten

 

Eine hundertprozentige Aussage dazu gibt es natürlich nicht, da individuelle Faktoren des jeweiligen Ingenieurbüros eine wichtige Rolle spielen. Bei Ihrer Entscheidung sollten Sie trotzdem besonders folgende Aspekte im Alltag einbeziehen:

  • die Anzahl der im Unternehmen tätigen Mitarbeiter sowie externer Dienstleister

  • Menge und Umfang der vorhandenen Projekte  

  • die Wichtigkeit einer lückenlosen Dokumentation von E-Mails und mehr im Unternehmen 

  • die Häufung von Fehlern bei der Bewertung sowie Abrechnung von Projekten

  • häufige Reklamationen von Kunden aufgrund solcher Fehler

  • fehlende Nachweisbarkeit von Leistungen

  • mangelndes Controlling

  • wiederkehrende Liquiditätsprobleme aufgrund ausstehender Kundenzahlungen

  • zunehmende Verschiebung der eigentlichen Ingenieurtätigkeit hin zu verwaltenden Aufgaben 

Selbst, wenn davon nicht alles auf Sie persönlich zutrifft, machen schon wenige zutreffende Kategorien den Zugzwang zur Digitalisierung offensichtlich. Und damit ebenso zum papierlosen Büro.

 

Das Fazit: Digitalisieren Sie überlegt

 

Mit einer guten kaufmännischen Software sparen Sie in Ihrem Ingenieurbüro Papier, Zeit, Geld und Nerven. Nicht nur Ihre Mitarbeiter freuen sich über ein starkes Büro- und Projektmanagement, sondern auch Ihr Steuerberater. Aber die Lösung kann noch so gut sein - am Ende des Tages muss Sie auch zu Ihren Unternehmensstrukturen passen. Lassen Sie sich nicht durch die Verheißungen des papierlosen Büros treiben. Die Art und Weise, wie Software einen Beitrag für Ihr Unternehmen leisten kann, ist nicht per se in Stein gemeißelt.

Genau deswegen habe ich hier klipp und klar erläutert, welche Vorzüge ein integriertes Tool für die Branchen von Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros haben kann. Ich lade Sie ein, in unserem Blog noch weitere Aspekte bezüglich des Büros von morgen zu sammeln.

Kaufmännische Software für das papierlose Büro FAQ

 
Bedeutung

Was bedeutet Digitalisierung im Büro in Bezug auf die Finanzen?

Digitalisierung von Prozessen in den Unternehmen hilft extrem, den Einsatz von betriebswirtschaftlich relevanten Ressourcen (im Büro: Zeit, Geld, Personal, Hardware) zu optimieren beziehungsweise zu reduzieren. Das deshalb, um bessere Erträge (Margen) zu erzielen. Der Einsatz von digitalen Lösungen hilft den Unternehmen aber nicht nur Kosten zu sparen, sondern gleichzeitig auch effektiver und nachhaltiger zu werden. Dies erhöht die Stellung im täglichen Wettbewerb, aber genauso die Attraktivität des Unternehmens. Denken Sie nur an die Personalsuche (Modern Workplace, mobiles Arbeiten, usw.), was wiederum in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger wird.

Eignung der Tools

Welche Software eignet sich für ein papierloses Büro?

Grundsätzlich sage ich, dass jede moderne und damit cloudbasierte Software ein erster Fortschritt wäre, sofern diese den Einsatz von bedrucktem Papier reduziert. Man muss aber unterscheiden, ob man einfach nur die relevanten Dokumente ablegen, archivieren/sichern und bei Bedarf wieder vorhalten möchte (DMS). Andererseits kann das Thema rund um den Prozess einer integrierten und digitalisierten Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmens-, Prozess- und Aufgabenbereiche erweitert werden. Dann wäre eine SharePoint-Lösung die bessere Wahl.

Digitalisierte Buchhaltung

Wie funktioniert digitale Buchführung?

Verschiedene Systeme kommunizieren digitalisiert und (wenn möglich und gewünscht) auch automatisiert miteinander. Einfache Beispiele hierfür sind:

  • Direkte Anbindung zum Bankkontosystem der Hausbank (In- und Exportieren der Bankdaten und -informationen).

  • Schnittstelle vom eigenen ERP-System zur DATEV-Lösung des Steuerberaters – eine manuelle, papiergestützte Übergabe kann dadurch entfallen.

  • Integrierte Buchführung mit welcher Belege automatisiert verbucht werden können, wenn eine Kundenrechnung ausgelöst wird. Dadurch wird der manuelle Buchungsaufwand wird deutlich reduziert.

  • Digitale Erfassung und optische Erkennung (OCR) von Eingangsrechnungen und Spesenbelegen im System (wie beispielsweise: PDF-Dateien und Scandokumente). Dies reduziert den Aufwand gegenüber einer manuellen Erfassung markant und ist weniger fehleranfällig.

  • Ad hoc-Abfragen sowie strategische Auswertungen (unter anderem für die Liquiditätsplanung) sind so aus einem digitalen Buchführungssystem möglich (Microsoft Power BI) und helfen bei der Unternehmenssteuerung.

Dokumente

Wie kann man Dokumente digitalisieren?

Einerseits kommen bereits unzählige Dokumente/Einkaufsrechnungen in digitalisierter Form (PDF) in den Unternehmen an. Andererseits gibt es noch recht viele gedruckte Belege, die weiterhin in Papierform bei den Unternehmen eingehen. Je nach Funktionalität der eingesetzten DMS-Lösung können die PDF-Dokumente problemlos in das vorhandene Dokumentenmanagement-System eingelesen und verarbeitet werden.

Sollte das allerdings noch nicht möglich sein, hilft eine OCR-Schnittstelle aus. Alle gewünschten und relevanten Dokumente können optisch (etwa mit einem Dokumentenscanner) erfasst und in digitaler Form gespeichert respektive an eine DMS-Lösung übertragen werden. Die weitere Bearbeitung des Dokuments in den betrieblichen Prozessen (zum Beispiel Prüfung, Freigabe und Zahlung) hängt wiederum von den Workflows, den Berechtigungen, aber auch der eingesetzten DMS-Lösung ab. Nicht alle Systeme können solche internen Prozesse erfolgreich abbilden. Hier könnte auch eine Microsoft SharePoint-Lösung eine sehr gute Ergänzung oder Alternative sein.

Ingenieurbüro 4.0

Wie sieht das Ingenieurbüro der Zukunft aus kaufmännischer Sicht aus?

Aus meiner Sicht hat ein modernes und erfolgreiches Ingenieur- beziehungsweise Planungsbüro in näherer Zukunft (circa 5 Jahre) folgende Merkmale:

  • Weitestgehender Verzicht auf gedrucktes Papier, wofür auch die Umwelt dankt

  • Modern Workplace ist Standard, womit jeder Mitarbeiter mobil und von überall auf der Welt auf die gewünschten Daten zugreifen kann

  • Die Auswahl von Devices wird unwichtig, da jedes moderne Gerät (Smartphone, Tablet, PC, Net- und Notebook, Smartwatch usw.) die gewünschten Daten zur Verfügung stellt

  • Die eigentliche Arbeit wird immer effektiver, da manuelle Prozesse verschlankt werden oder wegfallen und durch digitale ersetzt werden. So können bestimmte „Zeitfresser“, beispielsweise bei der Zeit- und Leistungserfassung, durch moderne Lösungen eliminiert werden

  • Möglicherweise sinkt dadurch auch die Zahl der Mitarbeitenden insgesamt, da die wenigen verbliebenen erheblich effizienter und schneller arbeiten können

  • Alle relevanten Informationen und Daten im Unternehmen sind jederzeit und stets verfügbar, was die Entscheider unterstützt und die strategische Unternehmensführung erleichtert

  • Die Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten, Unternehmen und Partnern, Kunden, Lieferanten, Behörden und mehr wird durch den digitalisierten Austausch von Informationen noch einfacher und schneller

  • Online-Meetings und -Präsentationen (etwa mittels BIM) werden ebenso Standard wie die digitale Bauüberwachung. Dadurch sehen alle Berechtigten im Projekt jederzeit und unmittelbar den jeweiligen Projektstand und -fortschritt und können somit sehr viel schneller auf Ereignisse reagieren

  • Die Arbeit selbst wird insgesamt noch sinnhafter, effektiver und nachhaltiger. „Ingenieursfremde“ Leistungen (zum Beispiel das Suchen nach Informationen oder das Reagieren und Beheben von Fehlern) wird signifikant reduziert.

Jürgen Natter

Über

Jürgen Natter ist seit über 20 Jahren als Vertriebsexperte für ERP-Lösungen auf Microsoft Basis tätig. Seit Anfang 2020 ist er als Geschäftsführender Gesellschafter der newvision Germany am Bodensee aktiv. Sein Fokus liegt neben dem Aufbau des Unternehmens am Vertrieb der Branchenlösung ingo365 für projektorientierte Unternehmen und Ingenieurbüros in der gesamten DACH-Region.