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Warum Ingenieurbüros die Projektplanung nicht mit Büroorganisation verwechseln sollten

Montagmorgen um 10:45 Uhr in einem Ingenieurbüro in Hamburg: Der Bürochef klickt sich gestresst durch seine Mails, betrachtet den Papierstapel vor sich und brüllt alle paar Minuten Dinge in sein Handy. Das Krankenhausprojekt scheint in Chaos zu versinken, denn Deadlines werden nicht eingehalten. Materialien wurden nicht bestellt und der Architekt macht sich mal wieder besonders rar. Der Spaß am Job lässt in diesem Moment zu wünschen übrig.

Als der zuständige Projektleiter das Zimmer betritt, um sich über eine wahnsinnig tolle neue Software zu unterhalten, platzt dem Chef der Kragen. Eine Salve an Vorwürfen prasselt auf den Projektmanager ein. Zurecht? Immerhin scheint er trotz aller Motivation das Krankenhausprojekt nicht im Griff zu haben. Andererseits drängt sich aber die Frage auf, warum der Büroleiter die Aufgaben des Projektleiters übernimmt. Hier findet ganz klar eine Vermischung der Arbeitsabläufe statt, die verheerende Konsequenzen haben kann.

 

Fehlende Effektivität durch falsche Verteilung der Rolle

 

Im stressigen Betrieb passiert es verständlicherweise immer wieder, dass Tätigkeiten der Projektplanung und Büroorganisation vermischt werden. Doch immer mit der Gefahr, dass der Überblick verloren geht. Dadurch dann Fehler bei der Projektabwicklung passieren und im schlimmsten Fall essentielle Geschäftsprozesse, wie die Liquiditätsplanung, leiden. Die konsequente und eindeutige Zuweisung der Aufgaben und Rollen stellt daher eine entscheidende Voraussetzung für jede effiziente Organisation dar. Auch wenn das Unternehmen klein ist und dieselbe Person sowohl projektbezogene als auch administrative Aufgaben innehat, sollte sie sich ständig bewusst sein, welchen „Hut“ sie im Arbeitsalltag gerade trägt. 

Wie die Trennung zwischen Projektleiter und Büroleiter im Ingenieurbüro gelingt, lesen Sie in diesem Beitrag. 

 

Aufgabenbereich des Büroleiters im Ingenieurbüro

 

In kleinen Ingenieurbüros sind die Geschäftsführer als Projektleiter und Office Manager in der Regel in einer Person vereint. Bei größeren Unternehmen gibt es für die unterschiedlichen operativen Abteilungen meistens einen Büro- und einen Projektleiter. Dabei fungiert der Büroleiter als Schnittstelle zwischen Management und Projektmitarbeitern. Für das Büroteam ist er die Führungskraft und entlastet es als Unterstützung von administrativen Aufgaben.

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Die wichtigsten Aufgaben des Büroleiters 

 

Der Büroleiter ...

  • stellt den Projektleitern Tools und Vorlagen wie eine To Do-Liste oder Ablauf- und Prozessbeschreibungen bereit und schafft damit die Bedingungen für einen optimalen Projektverlauf.

  • entwickelt Standardprozesse für die Projektabwicklung, die dann von den Projektleitern umgesetzt werden.

  • trägt Sorge dafür, dass alle Vorlagen per Dokumentenmanagement korrekt angewendet werden, die die Organisation für das Arbeiten bereitstellt.

  • plant unternehmensweite Ressourcen und Kapazitäten, übernimmt die allgemeine Terminkoordination und verwaltet zentral die Unternehmensdaten, die er von den Projektleitern erhält.

  • überwacht und bewertet übergeordnet die Leistung der Projektteams. 

  • evaluiert kontinuierlich den Projektverlauf und die Prozesse mit dem Ziel, diese möglichst schlank zu halten und für das Unternehmen stets zu optimieren. 

  • verwaltet das Budget und stellt alle übergeordneten Ressourcen zur Verfügung.  

  • organisiert die Wartung sowie den regelmäßigen Austausch der Hardware und kümmert sich um die Aktualisierung der benutzten Software am modernen Arbeitsplatz.

  • kümmert sich darum, dass alle Mitarbeiter möglichst optimale Arbeitsbedingungen am Schreibtisch und darüber hinaus vorfinden. Insbesondere um die benötigte Hard- und Software sowie Evaluierung und Aktualisierung der benutzten Software am modernen Arbeitsplatz. Das ist Voraussetzung für Produktivität.

 

Aufgabenbereich des Projektleiters im Ingenieurbüro

 

Der Projektleiter ist hingegen die Schnittstelle zu den einzelnen Projekten, die er plant, managed und steuert. Ein Projekt ist hierbei definiert als ein zielgerichtetes, einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit limitiertem Budget und Ressourcen. Der Projektleiter ist erster und zentraler Ansprechpartner des Auftraggebers und begleitet ihn über den kompletten Projektablauf. Er berät den Kunden, erbringt die gewünschten Leistungen und sucht Lösungen für anfallende Probleme. In seiner Funktion als Schnittstelle zwischen operativen Projektmitgliedern und Büroleiter kann sich der Projektleiter durch eine Business Software für Auftragsverwaltung & Projektcontrolling optimal unterstützen lassen.

Die besten Tipps, um die Büroorganisation in Ordnung zu bringen

Die wichtigsten Aufgaben des Projektleiters

 

Der Projektleiter...

  • nutzt sämtliche Vorlagen, die ihm das Büro bereitstellt und koordiniert die notwendigen Ressourcen für das Projekt. 

  • führt, leitet und motiviert sein Projektteam aus internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern.

  • hält sein Team strategisch auf Kurs, indem er Ziele und Prioritäten vorgibt, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.

  • trägt die Verantwortung, dass alle zeitlichen und wirtschaftlichen Zielvorgaben mit Effizienz eingehalten werden.

  • verbessert bestehende Prozesse im Projektablauf und integriert darin auch die Kundenanforderungen.

  • dokumentiert die unterschiedlichen Phasen des Projekts und kontrolliert die Qualität. Die Erkenntnisse fließen in den Bürostandard ein, genauso wie die Evaluation des Verlaufs bei Projektabschluss.

 

5 Tipps und Tricks für die Koordination zwischen Projektplanung und Büroorganisation

 

Ganz gleich, ob Sie sich abwechselnd den Hut des Projektleiters oder den des Büroleiters aufsetzen müssen oder nur eine dieser Positionen in einem größeren Ingenieurbüro einnehmen. Die Koordination zwischen Projektplanung und Büroorganisation trägt wesentlich zu einem effizienten Büromanagement bei. Aus meiner langjährigen Erfahrung als Geschäftsführer eines Ingenieurbüros haben sich folgende fünf Erfahrungswerte ergeben, die ich mit Ihnen teilen möchte:

  1. Trennen Sie im Geschäftsalltag konsequent die Aufgabenbereiche. Auch wenn es verlockend und in vielen Büros gelebte Praxis ist, gelegentlich von den vorgeschriebenen Prozessen abzuweichen, um schneller und vermeintlich produktiver zu sein – es lohnt sich nicht. Die Zeit, welche die Kollegen bei der Regelumgehung einsparen, muss erfahrungsgemäß wieder investiert werden, um Missverständnisse zu klären oder Daten im System zu korrigieren beziehungsweise nachzupflegen.

  2. Stimmen Sie sich regelmäßig ab, wenn sich Aufgabenfelder überschneiden. Manchmal gibt es im Projektverlauf Überschneidungen bei Zuständigkeiten oder Sonderfällen, die in der Administration noch nicht abgebildet wurden. Sprechen Sie mit den Beteiligten und lassen Sie keinen Raum für Missverständnisse.

  3. Evaluieren und optimieren Sie Ihre Standardprozesse als Team. Jeder Prozess ist nur so gut, wie die Selbstverständlichkeit, mit der er gelebt wird. Hat Ihr Team selbst Möglichkeiten der Mitbestimmung und Gestaltung über seine Prozesse, akzeptiert es diese eher und setzt sie gerne um.

  4. Pflegen Sie eine offene Feedback-Kultur. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Rückmeldung zu der Sinnhaftigkeit und Prozessqualität im täglichen Projektgeschäft zu geben. Belohnen Sie gute Verbesserungsvorschläge und schaffen Sie eine Arbeitsatmosphäre des wertschätzenden Dialogs.

  5. Nutzen Sie digitale Lösungen für die effiziente Zusammenarbeit. Überlassen Sie das Büromanagement nicht dem Zufall und händischen Lösungen mit Excel & Co. Durch den Einsatz einer Cloud-ERP-Software können Sie die Prozesse im Büro von Anfang an deutlich verschlanken, optimieren und automatisieren. So sparen Sie Ressourcen, die Sie an anderer Stelle bei der Arbeit gewinnbringend einsetzen können.

 

Fazit: Projektplanung & Büroorganisation klar trennen

 

Unser Artikel zeigt, dass viel dafürspricht, Projektplanung und Büroorganisation klar zu trennen: Eindeutige Ansprechpartner für Mitarbeiter und Kunden und bessere Planung und Zeitersparnis bei Routineaufgaben sorgen für eine deutliche Effizienzsteigerung. Maßnahmen aus den einzelnen Projekten lassen sich in den Bürostandard integrieren und damit beim nächsten Projekt wiederum erfolgreich einsetzen. In der Folge verbessern Sie kontinuierlich die Prozessqualität und das Know-how im gesamten Unternehmen.

Die Bedeutung des Büroleiters sollte dabei nicht unterschätzt werden. Er ist nicht ein „Bürokrat“, der für die Arbeitnehmer sinnlose Vorgaben macht und Strukturen vorgibt. Ganz im Gegenteil sorgt er dafür, dass alle Informationen und Dokumente nach dem Prinzip der Ordnung an einer Stelle zusammenlaufen. Und gewährleistet durch kontinuierliche Qualitätssicherung den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Dabei können moderne Planungs- und Management-Tools unterstützen, die sich intuitiv und zeitsparend bedienen lassen.

 

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Büroorganisation vs. Projektplanung FAQ

 
Definition

Was ist Büroorganisation?

Büroorganisation ist eigentlich ein selbsterklärender Begriff: die Organisation des Büros. Was aber für projektorientierte Unternehmen wie Architekten und Ingenieure wirklich dahintersteckt wollen wir anhand eines Ingenieurs beleuchten. Ein Ingenieur ist Spezialist auf seinem Fachgebiet und hat naturgemäß auch darin seine Ausbildung bekommen.

In den wenigsten Fällen jedoch hat sich ein Ingenieur, der sich selbständig machen möchte, eine Ausbildung oder gar Praxiswissen über die erfolgreiche Führung seines Unternehmens in kaufmännischer, organisatorischer, personeller und auch anderer ressourcentechnischer Hinsicht zugelegt. Zumeist wird hier die mit Halbwissen aus dem Internet angereicherte „Trial-and-Error-Methode“ angewandt. Allzu oft mit dem Ergebnis, dass der fachlich sehr gute Ingenieur seinen Traum der Selbständigkeit nur wenige Monate (über)leben kann, weil ihm schlicht das Geld ausgeht.

Es bedarf daher eines roten Fadens, der einem hilft, sein Unternehmen in all diesen Belangen zu organisieren. Und zwar idealerweise in Form einer integrierten Unternehmenslösung, die erprobte praxisgerechte Vorlagen, Checklisten und To-Dos zur Verfügung stellt.

Was gehört dazu?

Was gehört alles zur Büroorganisation?

Zu einer Büroorganisation gehört eine praxiserprobte, auf die eigene Branche zugeschnittene Systematik, um sein Unternehmen erfolgreich führen zu können.

Dabei spielen Themen wie Angebotserstellung, Adress- und Auftragsverwaltung, Zeiterfassung, Honorarabrechnung, Ressourcenplanung, Reporting und Buchhaltung wesentliche Rollen. All diese Bereiche können heute mit entsprechender integrierter Unternehmenssoftware wie ingo365 bestens geleistet werden.

Die Aufgaben des Projektleiters

Was ist im Unterschied dazu die Arbeit eines Projektleiters?

Die Arbeit eines Projektleiters ist zweigeteilt. Wie der Name bereits ausdrückt, hat er seine Projekte zu leiten. Dies natürlich erfolgreich, aber nicht nur in technischer Hinsicht, sondern zum Beispiel auch im kaufmännischen, organisatorischen oder ebenso ressourcentechnischen Zusammenhang.

Er soll sich also nicht um den Aufbau der unternehmensweiten Strukturen und Organisation kümmern müssen, weil das die Arbeit und Aufgabe des Büroleiters respektive Geschäftsführers wäre. Vielmehr soll er diese (hoffentlich) vorhandenen Strukturen verwenden und effizient nutzen, um etwa monatliche Reportings und kaufmännische Tätigkeiten über seine Projekte wie Fertigstellungsgrade, Mitarbeiter-Auslastungen, Honorarnoten beziehungsweise deren Leistungsnachweise etc. erstellen und seinem Vorgesetzten liefern zu können.

Konkrete Verbesserungen

Was lässt sich an Ihrem Arbeitsplatz konkret verbessern?

Die jahrzehntelange praktische Erfahrung eines Unternehmens, welche Unternehmenssoftware von Ingenieuren für Ingenieure erstellt, zeigt es deutlich: so gut wie jeder engagierte Mitarbeiter in einem Architektur- oder Ingenieurbüro weiß und hat die notwendigen technischen Hilfsmittel, wie er in seinem Fachgebiet erfolgreich arbeitet. Demgegenüber herrscht überraschenderweise de facto am selben Arbeitsplatz immer Chaos, wenn es um Themen wie strukturierte Ablage, einfache und damit zeitnahe Zeit- und Leistungserfassung, effiziente Kommunikation (Stichwort: projektorientiertes E-Mail-Ablagesystem und Wiederfindung) etc. geht.

Da hilft im 21. Jahrhundert aufgrund der Datenflut und Schnelllebigkeit der Informationen faktisch nur eine integrierte Unternehmenssoftware, die zum einen Standards abbildet und liefert. Welche dann zum anderen aber speziell auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten ist.

Büro 4.0

Wie sieht das Büro der Zukunft aus?

Das Büro von heute ist bereits digital. Beginnend bei Online-Meetings über Email-Kommunikation, Smartphones und Tablets bis hin zu Planungssoftware. Das gerade startende Büro der Zukunft ist die zeit- und ortsunabhängige Fortführung dieser Themen unter Einbeziehung der - oft ungeliebten aber definitiv überlebensnotwendigen - Themen wie kaufmännischer und organisatorischer Projektabwicklung (vom Angebot über Auftrag, Zeit- und Leistungserfassung, Honorarerstellung, Liquidität- und Ressourcenplanung bis zur Endabrechnung). 

Dabei geht der Trend ganz eindeutig und auch logisch nachvollziehbar zu integrierten Unternehmenslösungen, die als SaaS (Software as a Service)-Lösung in der Cloud liegend angeboten werden. Zahlreiche Vorteile wie eben Flexibilität, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Ortsunabhängigkeit inklusive. Keine IT-Experten erforderlich, keine Sorgen über Backup und Security-Themen mehr, just plug and play, aber im Netz.

Trennung von Aufgaben

Wie kann man am besten die Tätigkeit von Projekt- und Büroleiter trennen?

Um die Tätigkeiten von Projekt- und Büroleiter sauber voneinander trennen zu können, muss man zunächst wissen, welche unterschiedlichen Aufgaben diese umfassen. Dabei geht es in Wirklichkeit nicht um eine personelle oder gar örtliche Trennung dieser beiden Themengebiete. In kleinen Unternehmen kann es durchaus sein, dass beide Aufgabenbereiche von ein- und derselben Person erledigt werden müssen.

Es ist fast so wie ein Schiff, welches man baut und laufend wartet, um damit in See stechen und damit die Weltmeere besiegeln zu können: zuerst muss man das Schiff (= Unternehmen) aufbauen, die Struktur entwerfen, es „schwimmfähig“ machen, um es dann für den eigentlichen Zweck, das Segeln, einsetzen zu können. Aber auch dann, wenn es erfolgreich segelt (= Projekte abarbeitet), muss es laufend gewartet und auf Kurs gehalten werden (= Büroleitertätigkeiten), um effizient und erfolgreich seinen nächsten Zielhafen ansteuern zu können.

Ist einem (meist dem Geschäftsführer) das einmal klar geworden, weiß man sehr genau, welche Aufgaben in welcher Position erbracht beziehungsweise erwartet werden können. Dann wird auch nicht mehr der Projektleiter dazu genötigt, sich eigenständig Strukturen oder Vorgangsweisen hinsichtlich kaufmännischer oder organisatorischer Prozesse zu überlegen, die eigentlich als unternehmensweiter Standard von Büroleiter vorgegeben und überwacht werden sollten. Als Beispiel sei hier das Abrechnungswesen mit Zeit- und Leistungserfassung, Honorarerstellung, Mahnwesen und Leistungsdokumentation wie Ermittlung der Fertigstellungsgrade je Projektphase genannt.

Markus Wagner

Über

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-how ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.