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Warum Ingenieurbüros die Projektplanung nicht mit Büroorganisation verwechseln sollten

Montagmorgen um 10:45 Uhr in einem Ingenieurbüro in Hamburg: Der Bürochef klickt sich gestresst durch seine Mails und brüllt alle paar Minuten etwas in sein Handy. Das Krankenhausprojekt scheint in Chaos zu versinken, denn Deadlines werden nicht eingehalten, Materialien wurden nicht bestellt und der Architekt macht sich mal wieder besonders rar.

Als der zuständige Projektleiter das Zimmer betritt, um sich über eine wahnsinnig tolle neue Software zu unterhalten, platzt dem Chef der Kragen und eine Salve an Vorwürfen prasselt auf den Projektmanager ein. Zurecht? Immerhin scheint er das Krankenhausprojekt nicht im Griff zu haben, andererseits drängt sich aber die Frage auf, warum der Büroleiter die Aufgaben des Projektleiters übernimmt. Hier findet ganz klar eine Vermischung von Tätigkeiten statt, die verheerende Konsequenzen haben kann.

Im stressigen Geschäftsalltag passiert es verständlicherweise immer wieder, dass Tätigkeiten der Projektplanung und Büroorganisation vermischt werden. Doch immer mit der Gefahr, dass der Überblick verloren geht, Fehler bei der Projektabwicklung passieren und im schlimmsten Fall essentielle Geschäftsprozesse, wie die Liquiditätsplanung, leiden. Die konsequente und eindeutige Zuweisung der Aufgaben und Rollen stellt daher eine entscheidende Voraussetzung für jede effiziente Organisation dar. Auch wenn das Unternehmen klein ist und dieselbe Person sowohl projektbezogene als auch administrative Aufgaben innehat, sollte sie sich ständig bewusst sein, welchen „Hut“ sie gerade trägt. 

Wie die Trennung zwischen Projektleiter und Büroleiter im Ingenieurbüro gelingt, lesen Sie in diesem Beitrag. 

 

Aufgabenbereich des Büroleiters im Ingenieurbüro

 

In kleinen Ingenieurbüros sind die Geschäftsführer als Projektleiter und Office Manager in der Regel in einer Person vereint. Bei größeren Unternehmen gibt es für die unterschiedlichen operativen Abteilungen meistens einen Büro- und einen Projektleiter. Dabei fungiert der Büroleiter als Schnittstelle zwischen Management und Projektmitarbeitern. Für das Büroteam ist er die Führungskraft und entlastet es von administrativen Aufgaben.

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Die wichtigsten Aufgaben des Büroleiters 

 

Der Büroleiter ...

  • stellt den Projektleitern Tools und Vorlagen wie Checklisten oder Ablauf- und Prozessbeschreibungen bereit und schafft damit die Bedingungen für einen optimalen Projektverlauf.
  • entwickelt Standardprozesse für die Projektabwicklung, die dann von den Projektleitern umgesetzt werden.
  • trägt Sorge dafür, dass alle Vorlagen korrekt angewendet werden, die die Organisation bereitstellt.
  • plant unternehmensweite Ressourcen und Kapazitäten übernimmt die allgemeine Terminkoordination und verwaltet zentral die Unternehmensdaten, die er von den Projektleitern erhält.
  • überwacht und bewertet übergeordnet die Leistung der Projektteams. 
  • evaluiert kontinuierlich den Projektverlauf und die Prozesse mit dem Ziel, diese möglichst schlank zu halten und für das Unternehmen stets zu optimieren. 
  • verwaltet das Budget und stellt alle übergeordneten Ressourcen zur Verfügung.  
  • organisiert die Wartung sowie den regelmäßigen Austausch der Hardware und kümmert sich um die Aktualisierung der benutzten Software am modernen Arbeitsplatz.
  • kümmert sich darum, dass alle Mitarbeiter möglichst optimale Arbeitsbedingungen vorfinden. Insbesondere um die benötigte Hard- und Software sowie Evaluierung und Aktualisierung der benutzten Software am modernen Arbeitsplatz.

Aufgabenbereich des Projektleiters im Ingenieurbüro

 

Der Projektleiter ist hingegen die Schnittstelle zu den einzelnen Projekten, die er plant, managed und steuert. Ein Projekt ist hierbei definiert als ein zielgerichtetes, einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit limitiertem Budget und Ressourcen. Der Projektleiter ist erster und zentraler Ansprechpartner des Auftraggebers und begleitet ihn über den kompletten Projektablauf. Er berät den Kunden, erbringt die gewünschten Leistungen und sucht Lösungen für anfallende Probleme. In seiner Funktion als Schnittstelle zwischen operativen Projektmitgliedern und Büroleiter kann sich der Projektleiter durch eine Business Software für Auftragsverwaltung & Projektcontrolling optimal unterstützen lassen.

 

Die wichtigsten Aufgaben des Projektleiters

 

Der Projektleiter...

  • nutzt sämtliche Vorlagen, die ihm das Büro bereitstellt und koordiniert die notwendigen Ressourcen für das Projekt. 
  • führt, leitet und motiviert sein Projektteam aus internen Mitarbeitern und externen Dienstleistern.
  • hält sein Team strategisch auf Kurs, indem er Ziele und Prioritäten vorgibt, um das Projekt erfolgreich abschließen zu können.
  • trägt die Verantwortung, dass alle zeitlichen und wirtschaftlichen Zielvorgaben eingehalten werden.
  • verbessert bestehende Prozesse im Projektablauf und integriert darin auch die Kundenanforderungen.
  • dokumentiert die unterschiedlichen Phasen des Projekts und kontrolliert die Qualität. Die Erkenntnisse fließen in den Bürostandard ein, genauso wie die Evaluation des Verlaufs bei Projektabschluss.

 

5 Tipps für die Koordination zwischen Projektplanung und Büroorganisation

 

Ganz gleich, ob Sie sich abwechselnd den Hut des Projektleiters oder den des Büroleiters aufsetzen müssen oder nur eine dieser Positionen in einem größeren Ingenieurbüro einnehmen. Die Koordination zwischen Projektplanung und Büroorganisation trägt wesentlich zu einem effizienten Büromanagement bei. Aus meiner langjährigen Erfahrung als Geschäftsführer eines Ingenieurbüros haben sich folgende fünf Erfahrungswerte ergeben, die ich mit Ihnen teilen möchte:

 

  1. Trennen Sie im Geschäftsalltag konsequent die Aufgabenbereiche.
    Auch wenn es verlockend und in vielen Büros gelebte Praxis ist, gelegentlich von den vorgeschriebenen Prozessen abzuweichen, um schneller und vermeintlich produktiver zu sein – es lohnt sich nicht. Die Zeit, die die Kollegen bei der Regelumgehung einsparen, muss erfahrungsgemäß wieder investiert werden, um Missverständnisse zu klären oder Daten im System zu korrigieren bzw. nachzupflegen.

  2. Stimmen Sie sich regelmäßig ab, wenn sich Aufgabenfelder überschneiden.
    Manchmal gibt es im Projektverlauf Überschneidungen bei Zuständigkeiten oder Sonderfällen, die in der Administration noch nicht abgebildet wurden. Sprechen Sie mit den Beteiligten und lassen Sie keinen Raum für Missverständnisse.

  3. Evaluieren und optimieren Sie Ihre Standardprozesse als Team.
    Jeder Prozess ist nur so gut, wie die Selbstverständlichkeit mit der er gelebt wird. Hat Ihr Team selbst Möglichkeiten der Mitbestimmung und Gestaltung über seine Prozesse, akzeptiert es diese eher und setzt sie gerne um.

  4. Pflegen Sie eine offene Feedback-Kultur.
    Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Rückmeldung zu der Sinnhaftigkeit und  Prozessqualität im täglichen Projektgeschäft zu geben. Belohnen Sie gute Verbesserungsvorschläge und schaffen Sie eine Kultur des wertschätzenden Dialogs.

  5. Nutzen Sie digitale Lösungen für die effiziente Zusammenarbeit.
    Überlassen Sie das Büromanagement nicht dem Zufall und händischen Lösungen mit Excel & Co. Durch den Einsatz einer ERP-Software können Sie die Prozesse im Büro deutlich verschlanken, optimieren und automatisieren. So sparen Sie Ressourcen, die Sie an anderer Stelle gewinnbringend einsetzen können.

Fazit: Projektplanung & Büroorganisation klar trennen

 

Es spricht viel dafür, Projektplanung und Büroorganisation klar zu trennen: Eindeutige Ansprechpartner für Mitarbeiter und Kunden und bessere Planung und Zeitersparnis bei Routineaufgaben sorgen für eine deutliche Effizienzsteigerung. Learnings aus den einzelnen Projekten lassen sich in den Bürostandard integrieren und damit beim nächsten Projekt wiederum erfolgreich einsetzen. In der Folge verbessern Sie kontinuierlich die Prozessqualität und das Know-how im gesamten Unternehmen.

Die Funktion des Büroleiters sollte dabei nicht unterschätzt werden. Er ist nicht ein „Bürokrat“, der sinnlose Vorgaben macht und Strukturen vorgibt. Ganz im Gegenteil sorgt er dafür, dass alle Informationen an einer Stelle zusammenlaufen und gewährleistet durch kontinuierliche Qualitätssicherung den langfristigen Erfolg des Unternehmens. Dabei können moderne Planungs- und Management-Tools unterstützen, die sich intuitiv und zeitsparend bedienen lassen.

 

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Markus Wagner

Über Markus Wagner

Markus Wagner war mehr als 25 Jahre Eigentümer und CEO eines TGA-Ingenieurbüros im DACH-Raum und hat dieses zum Markführer mit zu Spitzenzeiten mehr als 80 Mitarbeitern aufgebaut. Mit diesem Know-How ist er seit 2020 Co-Founder von ingo365.