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Wie gelingt die nachhaltige Liquiditätsplanung in Ingenieurbüros?

Ingenieurbüros in Deutschland erwarten coronabedingt einen Auftrags- und Umsatzrückgang für 2021. Zu diesem Ergebnis kam eine groß angelegte Umfrage der Bundesingenieurkammer und Bundesarchitektenkammer im November 2020 unter 4.600 Planerinnen und Planern.

Jedes 5. Planungsbüro scheint zudem unter ausbleibenden Aufträgen bis hin zu existentiellen Liquiditätsproblemen zu leiden. Die LBBW-Studie 2020 zeigt, dass auch andere Branchen von starken Umsatzrückgängen ausgehen oder bereits betroffen sind. Besonders in Krisenzeiten ist eine nachhaltige Liquiditätsplanung daher essentiell. 

Die Zahlungssicherheit und Gewinnmaximierung sind die zwei wichtigsten Ziele eines jeden Planungsbüros. Denn das eine bedingt das andere: Ohne nachhaltige Gewinne ist die Liquidität nicht gesichert und ohne Zahlungssicherheit sind notwendige Investitionen unmöglich. Letzteres gilt besonders für Projekte mit öffentlichen Auftraggebern wie Krankenhäuser, Schulen oder Sport- und Freizeiteinrichtungen.
Da Unternehmen ohne nachhaltige Liquidität kaum überlebensfähig sind, werfen wir in diesem Beitrag einen detaillierten Blick auf die damit einhergehenden Herausforderung und geben wertvolle Tipps von Ingenieuren für Ingenieure.

Herausforderungen der Liquiditätsplanung in Ingenieurbüros

 

Egal, welche Branche, welche Größe oder welcher Kunde - Zahlungssicherheit ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiche Projektgeschäfte. Ingenieurbüros müssen sich in Sachen Liquiditätsplanung besonderen Herausforderungen stellen:

  • unregelmäßige Zahlungseingänge bei regelmäßigen Kosten
    Im Projektgeschäft sind auch bei guter Ressourcen- und Kapazitätsplanung unregelmäßige Zahlungseingänge an der Tagesordnung, denn Projekte werden geändert oder verschoben. Dies hat automatisch Auswirkungen auf die Liquiditätsströme, denn die Mitarbeiter und externen Dienstleister eines Ingenieurbüros müssen regelmäßig bezahlt werden.
  • langfristige Zahlungsziele
    Besonders öffentliche Auftraggeber sind für langfristige Zahlungsziele bekannt. Daher muss in der Liquiditätsplanung dringend einkalkuliert werden, dass die Projekte vorfinanziert werden, was schnell spürbare Auswirkungen auf die Zahlungssicherheit eines Ingenieurbüros haben kann.

  • kein klar definierbarer Leistungskatalog
    Anders als bei Produktbeschreibungen sind manche Leistungen, die von Ingenieuren erbracht werden, während der Angebotsstellung noch nicht genau definiert bzw. können erst im Laufe des Projekts klarer abgegrenzt werden. Dies führt mitunter zu einer unklaren Leistungserfüllung zwischen Kunde & Ingenieurbüro sowie nicht bezahlten Tätigkeiten.

  • Gefahr nicht fakturierter Leistungen
    Im oftmals etwas chaotischen Projektgeschäft werden verrechenbare Leistungen schnell einmal vergessen, da eine strukturierte, zentrale Dokumentenablage fehlt. Der geplante und vereinbarte Leistungsumfang wurde zwar erbracht, aber nie fakturiert, da bspw. die Zeit- und Leistungserhebung noch händisch in lokalen Dokumenten vorgenommen wird, was schnell zu Fehlern führt.

  • Subunternehmer Management
    Neben internen Leistungen, die von den eigenen Mitarbeitern eines Ingenieurbüros erbracht werden, müssen auch externe Dienstleister in die Zahlungspläne einbezogen werden. Werden Leistungen fremd vergeben, müssen sie in vielen Fällen bezahlt werden, bevor der Auftraggeber bezahlt hat. Das Subunternehmer Management darf in einer nachhaltigen Liquiditätsplanung also in keinem Fall fehlen. 

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7 Profi-Tipps für nachhaltige Liquiditätsplanung

 

Das Beratungsunternehmen greenturtle aus Wien kam in einer im November 2020 durchgeführten Umfrage zur coronabedingten Wirtschaftslage in deutschen und österreichischen Unternehmen sowie Banken zu folgendem Ergebnis: Liquidität wird in beiden Sektoren als momentan größte Herausforderung empfunden. Während Banken auf strategische Maßnahmen in Bezug auf Kreditstundungen und Inanspruchnahme von staatlichen Hilfsgeldern setzen, ziehen die befragten Firmenmanager eher Personalkostenoptimierungen als Krisenmanagement in Betracht. 

Wie in allen Unternehmen setzt Zahlungssicherheit auch in Ingenieurbüros verschiedene Maßnahmen voraus. In einem so projektlastigen Umfeld lassen sich Liquiditätsprobleme allerdings schon durch eine ordentliche und konsequente Projektplanung und -verwaltung gut vorbeugen. 

 

Folgende Tipps möchte ich Ihnen daher geben:

 

  1. Vereinbaren Sie von Anfang an einen konkreten Zahlungsplan mit dem Kunden.
  2. Gehen Sie bei der Berechnung strukturiert vor und kalkulieren Sie von Anfang an einen Puffer mit ein.
  3. “Hamstern” Sie in wirtschaftlich stabilen Zeiten, um in Krisenzeiten auf Rücklagen zurückgreifen zu können. 
  4. Verrechnen Sie regelmäßig Teilleistungen, um die Time-to-cash zu optimieren.
  5. Kennzeichnen und verrechnen Sie Mehrleistungen direkt als solche, damit diese nicht vergessen werden und untergehen.
  6. Nutzen Sie ein einheitliches, automatisiertes Tool (vgl. Best-of-Suite versus Best-of-Breed) für die Liquiditätsplanung, um den Gewinnertrag nicht durch zu hohe administrative Kosten zu belasten.
  7. Beziehen Sie alle vorhandenen Daten in Ihre Liquiditätsplanung mit ein, d.h. Planwerte, (nicht) gelegte Rechnungen, geplante Investitionen etc. 

Nachhaltig planen und Liquidität sichern mit ingo365

 

Das Projektgeschäft mit all seinen Einzelkomponenten macht die Liquiditätsplanung entsprechend schwierig. Umso wichtiger, dass Sie die Dinge beeinflussen, die in Ihrem Handlungsspielraum liegen. Hierzu zählt neben einem strukturierten Projektmanagement auch die zentrale Datenablage und -verarbeitung.  ingo365 ist ein System, in dem alle Informationen zusammenlaufen und rund um die Uhr von überall aus eingesehen sowie bearbeitet werden können. 

 

Für die nachhaltige Liquiditätsplanung hat ingo365 vielseitige Vorteile:

 

  • zentrales Datenmanagement und intelligente Vernetzung aller relevanten Tools
  • standardisierter Zahlungsplan von Anfang möglich
  • präzise Ressourcenberechnung inkl. Puffer dank strukturierter Phasen & Budgetplanung (Zeit, Kosten, Erlöse)
  • über das Dashboard alle Zahlen 24/7 im Überblick inkl. Reportings
  • einfaches Erstellen und Versenden von “Halbfertigen” (Zwischenrechnungen)
  • dank moderner Zeiterfassung verrechenbare Leistungen in Echtzeit sichtbar 
  • automatisiertes Rechnungs- und Mahnwesen 

ingo365 wurde gemeinsam mit den Experten von newvision von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. Neben der hoch modernen Software profitieren die Nutzerinnen und Nutzer also auch von vertieftem Branchen- und Fachwissen, beispielsweise im Bereich Buchhaltung für Ingenieurbüros. In vielen Fällen müssen unsere Kunden die Herausforderungen ihrer Branche nicht erst erklären, sodass wir uns gemeinsam direkt auf die jeweilige Problemstellung sowie Lösungsfindung fokussieren können. 

Fazit: Nachhaltige Liquiditätsplanung in Ingenieurbüros

 

Zahlungssicherheit ist in den vergangenen Monaten in vielen Planungsbüros verstärkt in den Fokus gerückt. Mit einem einheitlichen System wie ingo365 planen Sie nicht nur nachhaltig, sondern sorgen auch für eine spürbare Liquiditätsverbesserung. Dafür sorgen die kurze Rechnungsstellung, automatisierte Prozesse zur Zeiterfassung, Mahn- und Rechnungslegung sowie beschleunigte Zahlungseingänge durch regelmäßige Fakturierung von Teilleistungen.

 

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Michael Stritzinger

Über Michael Stritzinger

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.