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15 Tipps für Mitarbeiterführung & Taskmanagement im Ingenieurbüro

Sich selbst zu organisieren ist schwierig. Andere zu organisieren, noch ungleich schwieriger. Diese Kompetenz müssen sich viele Projektleiter erst aneignen, besonders wenn sie noch ganz frisch in der neuen Sandwichposition sind. Auftraggeber, Vorgesetzter, interne und externe Mitarbeiter haben ihre ganz eigenen Bedürfnisse, für die es Lösungen braucht. Fehlen dem Projektleiter die nötigen Skills, ist zumeist auch der größte Enthusiasmus nicht mehr ausreichend. Es passieren Fehler und Zuständigkeiten sind unklar, sodass Aufgaben doppelt oder gar nicht erledigt werden. 

Im Geschäftsalltag garantieren Mitarbeiterführung und Taskmanagement ein erfolgreiches Projektmanagement. Digitale Business Lösungen unterstützen Projektleiter maßgeblich beim Projektcontrolling, bei der Koordination der Mitarbeiter und der Steuerung durch alle Projektphasen.

 

Herausforderungen eines Projektleiters

 

Gerade am Beginn eines neuen Projekts fehlen häufig Daten und Zahlen, sodass der Projektstart immer wieder ohne eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung erfolgt. Immerhin gibt es einen klaren Zeitplan und der Auftraggeber will lieber heute statt morgen beginnen.  

Die Leitung eines Projekts bringt neben technischen Aufgaben auch eine Reihe von organisatorischen und administrativen Herausforderungen mit sich. Technische Kompetenz ist jedoch nicht gleichbedeutend mit Führungskompetenz. Leadership, also das Arbeiten am System, will ebenso gelernt sein, wie Management, das Arbeiten im System. Diesen Aspekt unterschätzen auch Geschäftsführer gerne, wenn Sie Ihren besten Techniker stolz zum Projektleiter ernennen, ohne ihm die notwendigen Schulungen zuteil werden zu lassen.

Nicht immer ist die Position und der Aufgabenbereich des Projektleiters im Ingenieurbüro klar definiert. An einem Tag wird sie mit der Position des Büroleiters verwechselt, am nächsten Tag mit der Rolle der Kummerkastentante. Auch fehlt es häufig an der notwendigen Kommunikation, beispielsweise wenn die Projektleitung zu spät in Vertrags- und Kalkulationsthemen mit einbezogen wird. 

Im Projekt soll der Projektleiter zwar die Führungsrolle übernehmen, ein autoritärer Führungsstil ist aber in den meisten Situationen ebenfalls fehl am Platz. Mangelnde oder übertriebene Mitarbeiterführung ziehen Verzögerungen, Missverständnisse und weitere Probleme wie einen langen Rattenschwanz nach sich. 

Um die Anforderungen der einzelnen Projekte erfüllen zu können, benötigt der Projektleiter ein Team mit passenden Qualifikationen. In Zeiten von Fachkräftemangel ist das auch in Ingenieurbüros nur selten der Fall, sodass es gute Alternativen und Lösungen braucht, z.B. ein starkes Subunternehmer Management

Essentiell für ein erfolgreiches Projekt ist auch das richtige Timing. Den Mitarbeitern sämtliche Aufgaben zur richtigen Zeit zuzuteilen, stellt eine permanente Herausforderung für den Projektleiter dar. 

Diesen und anderen Herausforderungen müssen sich Projektleiter im täglichen Projektgeschäft stellen. In Bezug auf Mitarbeiterführung und Taskmanagement haben sich daher folgende 15 Tipps bewährt:

 

Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung

 

  1. Self-Leadership:
    Ein guter erster Schritt ist der  Self-Leadership Ansatz: sich selbst im Vertrauen auf die eigenen Kompetenzen in die gewünschte Richtung zu lenken, um damit die definierten Ziele zu erreichen.
  2. Jour fixe & regelmäßige Meetings:
    Zeit, die gut investiert ist: Einmal pro Woche wird über den Projektstatus berichtet und Projektrisiken erörtert, die Arbeitsaufteilung festgelegt und mögliche Maßnahmen zur Gegensteuerung beschlossen.
  3. Strukturiert & unstrukturiert:
    Strukturierte Aufgabenzuteilung (nach der Wasserfall-Methode) ist nötig, um alle relevanten Tasks abzudecken. Genauso wichtig ist es aber, die Voraussetzungen zu schaffen, um agiles Arbeiten zu ermöglichen.
  4. Mitarbeitermotivation:
    Motivation ist ein Unternehmenswert, der viel Pflege braucht. Fingerspitzengefühl bei der Mitarbeiterführung ist dabei unerlässlich. Das heißt: Ressourcen freischaufeln für die menschliche Komponente.
  5. Leadership lernen:
    Führungskompetenz ist harte Arbeit. Doch die erforderlichen Skills für Projektleiter lassen sich erlernen und vertiefen.
  6. Sinn kommunizieren:
    Akzeptanz und intrinsische Motivation steigen, wenn Hintergründe transparent gemacht werden und das große Ganze im Blick bleibt.
  7. Eigenverantwortung fördern:
    Dazu braucht es Vertrauen aber auch das Verteilen von Entscheidungsmacht, damit Entscheidungen auch tatsächlich getroffen werden, wenn sie nötig sind.
  8. Coaching:
    Der Projektleiter als Coach und Sparringpartner ist besonders für unerfahrene Mitarbeiter wichtig. Denn sie brauchen Unterstützung und Anleitung, um in ihre Aufgaben hineinwachsen zu können.
  9. Ziele klar formulieren und kommunizieren:
    Nach der SMART-Formel sollen Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und mit einem Enddatum versehen, also terminiert sein. Auf diese Weise kennen alle Beteiligten ihre Aufgaben und Zuständigkeiten.

 

Tipps für erfolgreiches Taskmanagement

 

  1. Arbeitspakete schnüren und delegieren:
    Ist sich der Projektleiter bewusst, welche Arbeitspakete anfallen, lassen sich Einzelaufgaben herausarbeiten und an die Mitarbeiter verteilen.
  2. Zuständigkeiten klar regeln:
    Konflikte und Missverständnisse lassen sich auf diese Weise vorbeugen, während die Betroffenen sich ihrer Verantwortung nicht entziehen können.
  3. Deadlines & Prioritäten festlegen:
    Ausreichend Zeitpuffer, die Einhaltung von Endterminen und die Priorisierung einzelner Tasks reduzieren im Team die Gefahr, sich in zeitaufwändigen Nebenschauplätzen zu verlieren.
  4. Abhängigkeiten identifizieren:
    Tasks, von denen nachfolgende Prozesse abhängen, müssen prioritär erledigt werden, damit diese nicht blockiert werden.
  5. Raum für Kommunikation schaffen:
    Meetings und der Einsatz moderner Kommunikationskanäle fördern den Informationsfluss.
  6. Laufende Validierung implementieren:
    Projekte lassen sich mithilfe eines einheitlichen, integrierten Systems für das Projekt- und Datenmanagement flexibler planen und bewerten.

Wie unterstützt die Business Lösung ingo365 Projektleiter bei Mitarbeiterführung & Taskmanagement?

 

Eine zentrale Business Lösung wie ingo365 kann in mehrfacher Hinsicht die Projektabwicklung maßgeblich verbessern:

  • Als integriertes System für das Projekt- und Datenmanagement liefert es verlässliche Zahlen für die Planung und Kontrolle von Zeit-, Personal- oder Sachressourcen sowie eine professionelle Angebotslegung.

  • Bereits in frühen Projektphasen lässt sich der Bedarf feststellen sowie Kapazitäten und Rollen den einzelnen Akteuren zuweisen.

  • Teilaufträge und geplante Zeiten der Mitarbeiter werden in Echtzeit rückgemeldet und ausgewertet, sodass aktuelle Soll-Ist Vergleiche möglich sind.

  • Die transparente und eigenständige Zeiterfassung ermöglichen eine wertschätzende und vertrauensvolle Mitarbeiterführung.

  • Da Abweichungen vom Zeitbudget auf einfache Weise festgestellt werden, behalten Projektleiter jederzeit den Überblick über alle Fertigstellungsgrade.

  • Aussagekräftige Visualisierungen der Aufgaben lassen sich problemlos erstellen, sodass das Taskmanagement effizient gestaltet werden kann.

  • Anstehende und erledigte Aufgaben sind zu jedem Zeitpunkt von jedem Ort und jedem Device aus einsehbar, sodass alle Projektbeteiligten sich nahtlos informieren und konkret agieren können.



Fazit: Mitarbeiterführung & Taskmanagement im Planungsbüro verbessern

 

Je klarer die Aufgabenstellungen definiert sind, desto flexibler können Mitarbeiter ihre eigenen Tasks planen sowie ausführen. Informierte Mitarbeiter sind außerdem motivierter und engagierter, Aufgaben eigenverantwortlich und zufriedenstellend zu erledigen. Mitarbeiterführung und Taskmanagement sind Kompetenzen, die sich erlernen lassen. Unterstützt durch eine moderne Business Lösung, die das Projektmanagement intelligent digitalisiert und automatisiert, heben Projektleiter das Planungsbüro der Zukunft auf ganz neue Ebenen. 

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Betriebswirtschaftlicher Erfolg

Christian Andres

Über Christian Andres

Christian Andres befasst sich seit mehr als 20 Jahren mit betriebswirtschaftlicher Software. Vor rund 12 Jahren wechselte er von der Kunden- auf die Beraterseite. Er ist im Management/Geschäftsführung der newvision Group und dort hauptverantwortlich für den Bereich Operations.