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Warum Zeiterfassung in Ingenieurbüros neu gedacht werden muss

Die Zeit- und Leistungserfassung in Ingenieurbüros ist seit jeher ein eher unliebsames und schwieriges Thema für alle Beteiligten. Denn die Mitarbeiter fühlen sich schnell kontrolliert und überwacht, was auf Dauer zu einer wenig motivierten Arbeitshaltung führen kann. 

Die Projektleiter knirschen mit den Zähnen angesichts des hohen Aufwands klassischer Zeiterfassung ohne erkennbaren Nutzen, während die Buchhaltung händeringend die einzelnen und nicht immer identischen Dateien abzugleichen und zuzuordnen versucht. 

Ganz zu schweigen von der Geschäftsführung, die erst im Nachhinein von einem leichten Bauchschmerz befallen wird, weil da doch irgendwo in der Bilanz etwas nicht stimmen kann. Die Studie Time Is Money von AffinityLive kam etwa zu dem Ergebnis, dass lückenhafte Zeiterfassung den Dienstleistungssektor 6-stellige US-Dollar Beträge pro Mitarbeiter und Jahr kostet. Neben Geld kostet sie Planungsbüros aber auch Zeit, Nerven, Kunden und Mitarbeiter. 

Umso wichtiger also, dass Zeit- und Leistungserfassung in Ingenieurbüros neu gedacht wird. Welche Anforderungen die moderne Zeiterfassung erfüllen muss und wie dies gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

 

Klassische Zeiterfassung geht auf Kosten aller

 

Nachhaltiges Zeitmanagement zählt zu den Königsdisziplinen im Projektmanagement. Gleichzeitig sorgen unterschiedliche Excel-Tabellen, Stempeluhren oder verschiedene Tools noch immer für ineffiziente Prozesse in Ingenieurbüros. Diese Art der klassischen Zeiterfassung geht aber auf Kosten aller und ist daher so unbeliebt und schwierig. Denn sie …

    • … kostet Zeit: Da die Zeit- und Leistungserfassung oft in mehreren Systemen stattfindet, ist die Zuordnung sowie der Abgleich danach sehr aufwändig und zeitraubend. Ungereimtheiten müssen im Nachhinein ebenfalls geklärt und in allen Dateien angepasst werden, was ebenfalls Zeit kostet.

    • … kostet Geld: Viele Mitarbeiter tragen ihre geleisteten Arbeitsstunden erst am Monatsende ein, weil sie die Zeiten händisch in starren Systemen vermerken müssen. Immer wieder passiert es, dass Mehrleistungen im stressigen Alltag untergehen und vergessen werden. Beides führt zu einer gewissen Ungenauigkeit am Monatsende sowie nicht fakturierbaren Leistungen für das Ingenieurbüro.

    • … kostet Nerven: Wenn die Zeit- und Leistungserfassung vom einzelnen Ingenieur zum Projektleiter zur Buchhaltung zur Geschäftsführung überführt werden muss, strapazieren mehrere hin und her gesendete Mails schnell die Nerven aller Beteiligten. In diesem Prozess sind Fehler und kommunikative Missverständnisse geradezu vorprogrammiert.

    • … kostet Mitarbeiter: Zeit- und Leistungserfassung ist ein sensibles Thema, bei dem sich Mitarbeiter schnell ungerecht behandelt und wenig wertgeschätzt fühlen. Dies wirkt sich auf die Motivation aus und führt im schlimmsten Fall zur Trennung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
    • … kostet Kunden: Dort, wo Kalkulation und Angebotserstellung nicht von Vornherein transparent und nachvollziehbar sind, kommt es zu Unklarheiten und Diskussionen über (nicht) erbrachte Leistungen mit dem Auftraggeber. Einerseits besteht die Gefahr, den Kunden zu verlieren, andererseits kommuniziert dieser seine Unzufriedenheit über das Ingenieurbüro nach außen.

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Moderne Zeiterfassung ist transparent, automatisiert und schnell

 

Es ist also an der Zeit für eine moderne Zeit- und Leistungserfassung, die den Anforderungen heutiger Ingenieurbüros entspricht. Denn dies stellt die Basis für eine nachhaltige Liquiditätsplanung sowie Ressourcen- und Kapazitätsplanung dar, während die Time-to-Cash spürbar verkürzt werden kann. Voraussetzung ist allerdings, dass der  Nutzen für alle Beteiligten größer ist als der Aufwand. 

 

Wie das in Planungsbüros gelingt? Durch die Implementierung und Nutzung eines einheitlichen Systems, in dem alle Informationen aus jeder Projektphase zusammenlaufen und synchron, transparent und in Echtzeit abgerufen werden können. 

 

Moderne Zeiterfassung in einem einheitlichen System hat vielseitige Vorteile:

 

  • Arbeitszeiten und Mehrleistungen werden schnell und einfach erfasst
  • Zeit- und Projekterfassung finden in einem System statt, da Daten mithilfe intelligent vernetzter Tools synchronisiert werden
  • die Zeit- und Leistungserfassung ist flexibel von jedem Gerät und jedem Standort aus möglich
  • die Transparenz ist für beide Seiten hoch, sodass das Vertrauen und die Motivation nicht darunter leiden
  • alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf die Daten und können Änderungen in Echtzeit nachvollziehen
  • das Fehlerrisiko ist in einem einheitlichen System deutlich geringer
  • Projektleiter profitieren von einer benutzerfreundlichen und automatisierten Auftragsverwaltung und Projekt Controlling
  • höherer Verrechnungsgrad von (Mehr-)Leistungen
  • saubere Dokumentation in einem transparenten System

 

Insgesamt spart ein einheitliches Datenmanagement-Tool allen Beteiligten eines Ingenieurbüros Zeit, Kosten und Nerven. ingo365 ist ein solches System, das gemeinsam mit newvision von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt wurde. 



Zeiterfassung mit ingo365: Von Ingenieuren für Ingenieure

 

Der Digitalisierungsschub der vergangenen Monate führt vielen Branchen die Potenziale intelligenter Technologien vor Augen. Auch in Ingenieurbüros sind neue Entwicklungen gefragt, um beispielsweise die schwierige Thematik der Zeiterfassung zu modernisieren. ingo365 ist eine moderne Business Lösung auf Basis neuester Microsoft Produkte, mit der projektorientierte Unternehmen ihre Prozesse optimieren. Das einheitliche System ermöglicht ein ganzheitliches Projektmanagement von der Angebotserstellung bis hin zum Projektabschluss. Die integrierte Zeiterfassung ist transparent, automatisiert sowie schnell und bietet attraktive Features:

  • benutzerfreundliche Zeitmaske
  • mobile und geräteübergreifende Zeiterfassung (Desktop, Tablet, Smartphone)
  • übersichtlicher Monatsüberblick
  • intuitives Änderungsmanagement
  • einfache Abwesenheitsverwaltung und vordefinierte Urlaubsanträge
  • transparentes System ohne Löschfunktion der Mitarbeitereintragungen
  • projektbezogener Überblick mit Ist-Soll-Vergleich in Echtzeit
  • automatisierte Reportings
  • datenschutzkonforme Zeiterfassung 



Fazit: Moderne Zeiterfassung in Ingenieurbüros macht Spaß

 

Je intuitiver, transparenter und schneller die Zeit- und Leistungserfassung, desto besser wird sie in die Unternehmensprozesse in Ingenieurbüros integriert. Mit IngO365 tragen Mitarbeiter ihre Stunden und Leistungen an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt über unterschiedliche Devices ein. Projektleiter und Buchhalter greifen in Echtzeit auf die synchron erfassten Zeit- und Projektdaten zu, während Führungspersonen sich schnell einen Überblick verschaffen können. Moderne Zeiterfassung macht Spaß und hat einen hohen Nutzen bei geringem Aufwand. Denn ein einheitliches System ist dank neuester Technologien auf das Wesentliche beschränkt, sodass Projekt Controlling, Ressourcen- und Liquiditätsplanung spürbar effizienter gestaltet werden können. 

 

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Robert Weitersberger

Über Robert Weitersberger

Robert Weitersberger ist seit über 35 Jahren im ERP-Lösungs-/Beratungsgeschäft tätig und beschäftigt sich mehr als 25 Jahre tiefgreifend mit den Microsoft Dynamics NAV/BC Produkten. Neben den Consulting- und Projektleitertätigkeiten für strategische Projekte, ist er auch für die gesamte Produktentwicklung der newvision-Branchenlösungen verantwortlich. Als Managementmitglied erfüllt er eine entscheidende Rolle im weiteren Unternehmenswachstum.