<img src="https://secure.hiss3lark.com/176400.png" alt="" style="display:none;">
Skip to content
Kontakt

Projekte abrechnen & bewerten - mit einer zentralen Business Software kein Problem

Stolpersteine erkennen, Aufwände besser einschätzen und belastbare Angebote stellen - die Projektbewertung ist ein wichtiges Werkzeug, um den betriebswirtschaftlichen Erfolg im Planungsbüro sicherzustellen. Allerdings geht die Erfassung, Analyse und Interpretation der projektbezogenen Daten mit einigen Schwierigkeiten einher.  Besonders dort, wo die digitale Infrastruktur die Abbildung komplexer Projektstrukturen noch nicht zulässt. 

Wie der aktuelle Digitalisierungsindex des Mittelstands im deutschen Baugewerbe zeigt, nutzt bereits heute die große Mehrheit der Unternehmen in der Baubranche moderne Software-Lösungen, um sich im Wettbewerb um Kunden und Projekte zu behaupten. Eingesetzte Tools müssen allerdings zu den Anforderungen eines Ingenieur- oder Architekturbüros passen, um nutzbar gemacht werden zu können. In diesem Beitrag haben wir daher 6 Tipps zur Bewertung und Abrechnung von Projekten sowie die Vorteile einer zentralen Business Lösung wie ingo365 für Sie zusammengestellt.

 

Warum ist die Projektbewertung im Ingenieurbüro schwierig?

 

Projektleiter schätzen den Verlauf neuer Projekte auf Grundlage vergangener Projekte und aktueller Ressourcen ein.  Die Erfassung und Auswertung dieser Daten bergen allerdings einige Herausforderungen:

  • Geleistete Stunden sind nicht unbedingt linear zum Projektfortschritt, sodass sich nicht immer konkrete Rückschlüsse auf die abgeschlossenen Leistungen ziehen lassen. Die richtige Einschätzung des Fertigstellungsgrades führt zu einer präzisen Projektprognose und beeinflusst so das Monats- und Jahresergebnis des Ingenieurbüros elementar.

  • In der Ressourcen- und Kapazitätsplanung eines Projekts existieren häufig Variablen, die zum Zeitpunkt der Berechnung noch nicht eindeutig bestimmbar sind und deshalb geschätzt werden müssen.

  • Besonders Projekte mit öffentlichen Auftraggebern erstrecken sich des Öfteren über mehrere Jahre und verändern sich im Laufe der Zeit mehrmals. Ohne verlässliche Daten aus abgerechneten Projekten ist eine nachhaltige Planung am Anfang sehr schwierig.

  • Nicht eindeutig formulierte Verträge und unklare Leistungsdefinitionen lassen Raum für Missverständnisse und Unklarheiten im Projektverlauf.

  • Ein sachliches Projektverständnis ist nicht gleichbedeutend mit einem wirtschaftlichen Know-How. Nicht immer verfügen die Verantwortlichen im Ingenieurbüro über die nötigen betriebswirtschaftlichen Kompetenzen und Erfahrungen.

  • Projektkalkulationen basieren auf verschiedensten Annahmen. Je mehr schwer kalkulierbare Variablen ein Projekt allerdings enthält, desto wichtiger ist eine laufende Soll/Ist-Auswertung, um bei Abweichungen schnell reagieren zu können.

  • Einige Ingenieurbüros verzichten sogar ganz auf einen Gesamtplan und hangeln sich von Teilplanung zu Teilplanung. Ein Zwischenfazit im Rahmen der Projektbewertung zu ziehen, wird dabei ein Ding der Unmöglichkeit.

CTA_Whitepaper herunterladen

 

6 Tipps für eine erfolgreiche Projektbewertung

 

Eine Business Software stellt die Werkzeuge für eine erfolgreiche Projektbewertung bereit, aber die verantwortlichen Projektleiter müssen sie auch richtig anwenden. Folgende 6 Tipps ermöglichen eine noch bessere Projektbewertung im Ingenieurbüro: 

 

  1. Verträge transparent und genau gestalten
    Der Vertrag ist die formale Basis jeder Zusammenarbeit. Je genauer das Projekt umrissen und der Leistungsumfang konkretisiert wird, desto weniger Raum bleibt für Missverständnisse mit Kunden und Partnern. Die frühzeitige Einbindung des Projektleiters ist dabei der Schlüssel zu genauen Verträgen, denn er kennt die fachliche Seite des Projekts und kann unrealistische Planungen sowie praktische Probleme bereits in der Vertragsgestaltung identifizieren. 

  2. Die Macht der Daten nutzen
    Mit einer zentralen Business Software schaffen Sie eine einheitliche, aktuelle und umfassende Datenbasis, die realistische Projektkalkulationen und vollständige Projektbewertungen deutlich vereinfacht. 

  3. Bessere Angebote erstellen
    Unklar definierte Leistungen führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern im schlimmsten Fall auch zu Verwerfungen mit Kunden. Durch eine professionelle Angebotserstellung verhindern sie das Entstehen falscher Erwartungen und lenken die Zusammenarbeit in erfolgreiche Bahnen. 

  4. Leistungsumfang sachgerecht verteilen
    Die Verteilung der definierten Leistungsumfänge innerhalb des Projektteams ist mitentscheidend für den Erfolg des Projekts. Wenn einzelne Akteure zu viele Aufgaben erhalten, entstehen an manchen Stellen Verzögerungen, während es an anderen zu Leerlauf kommt. Die präzise Verteilung der Leistungsumfänge schafft so die Grundlage einer effektiven Ressourcen- und Kapazitätsplanung

  5. Projekte regelmäßig bewerten
    Auch die genaueste computergestützte Planung hält nicht immer den sachlichen Gegebenheiten der Projektrealität stand. Aufgrund der zahlreichen Variablen in der Projektplanung- und durchführung sind Soll-Ist-Abweichungen zu erwarten und regelmäßige Bewertungen des Projekts ratsam.

  6. Daten auf Knopfdruck nutzen
    Mit einer zentralen Business Software wird es leicht, den Projektleiter mit wertvollen Projektdaten zu unterstützen. Er weiß zu jedem Zeitpunkt, wie viel Stunden in jedes Projekt geflossen und wie viele Stunden noch zu leisten sind. Entspricht der Fortschritt nicht dem geplanten Fertigstellungsgrad, lassen sich entsprechende Maßnahmen zügig treffen. 

Projekte besser bewerten mit ingo365

ingo365_Business von Ingenieuren für Ingenieure

Excel ist noch immer ein beliebtes Planungstool in Ingenieurbüros. Gerade in der Projektbewertung zeigt dieser Ansatz aber klare Schwächen, was immer mehr Firmen auch erkennen. So sahen mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen in einer Studie der PMA das Fehlen einer einheitlichen Business Lösung als Grund für höhere Kosten und Verzögerungen. Eine zentrale Business Lösung wie ingo365 hat hingegen klare Vorteile bei der Projektbewertung:

 

  • Alle Verträge sind im System hinterlegt und jederzeit von allen Verantwortlichen abrufbar. Unklarheiten lassen sich dadurch schnell klären bzw. entstehen erst gar nicht. 
  • Alle Projektparameter laufen in ingo365 zusammen, sodass jede Projektphase und alle damit verbundenen Faktoren von Anfang an in der Projektkalkulation berücksichtigt werden können. 
  • ingo365 unterstützt die Projektmitglieder bei der Datenerfassung auf Kopfdruck. Da alle Arbeitsschritte innerhalb des Systems stattfinden, ist beispielsweise eine detaillierte Zeiterfassung für die einzelnen Arbeitsschritt innerhalb des Projekts möglich. So lassen sich beispielsweise Mehrleistungen gegenüber dem Vertragsumfang entsprechend markieren und dem Auftraggeber gegenüber transparent darstellen sowie verrechnen.

  • Da der Projektstatus sich zu jedem Zeitpunkt per Knopfdruck abfragen lässt, brauchen die Projektbeteiligten nicht länger mühsam alle wichtigsten Informationen zusammensuchen. Dabei sinkt außerdem das Fehlerrisiko, da Probleme frühzeitig identifiziert und die Projektplanung entsprechend angepasst werden können.

  • Weil alle Daten im System transparent vorliegen, kann der Projektleiter mehr Zeit auf die Interpretation der zur Verfügung stehenden Daten verwenden. Über standardisierte Dashboards lassen sich Datensätze benutzerfreundlich und anwendungsspezifisch visualisieren. Besonders gut oder schlecht performende Projekte sind so schnell identifiziert. 

  • Wenn Daten manuell in verschiedenen Systemen abgelegt werden, besteht immer die Möglichkeit für Fehler bei der Übertragung oder Messung. Mit einer zentralen Business Lösung können sich alle Entscheider auf die Validität der Daten verlassen, weil sie innerhalb des Systems automatisch synchronisiert werden. 

Als zentrales digitales System für das Projektmanagement bietet es Ingenieurbüros ein Grundgerüst für die kaufmännische Projektorganisation und legt den Grundstein für genaue Kalkulationen und belastbare Planungen. 

 

Fazit: Bessere Projektbewertungen mit ingo365 

 

Die Projektbewertung liefert Informationen über Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft des Projekts und gibt Projektleitern ein detailliertes Zustandsbild. Eine Business Software verbindet alle Bereiche des Ingenieurbüros miteinander, indem sie alle Daten intelligent vernetzt. In der Projektbewertung nutzen Sie so immer aktuelle und vollständige Daten und treffen die bestmöglichen Entscheidungen, um das Projekt profitabel, pünktlich und zur Zufriedenheit des Kunden abzuschließen.

Betriebswirtschaftlicher Erfolg

Michael Stritzinger

Über Michael Stritzinger

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.