Warum ingo365?
1. Tiefe Branchenkompetenz
ingo365 wurde von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt. newvision kennt die speziellen Anforderungen im Planungsumfeld und bietet praxiserprobte Branchenfeatures sowie kompetente Beratung aus über 20 Jahren Erfahrung.
„Die Branchenerfahrung von newvision gab uns die Gewissheit, einen Partner mit der passenden Software zu haben, der die Anforderungen eines Ingenieurbüros versteht und gezielt unterstützt.“
Ivan Sebastiano (Gesamtprojektleitung Vadea)
2. Microsoft-Basis und -Integration
ingo365 baut auf Microsoft Dynamics 365 Business Central auf und lässt sich nahtlos in MS Dienste wie Office 365, Teams und SharePoint integrieren. Damit kann Vadea alle relevanten Informationen aus ingo365 direkt in den Microsoft-Diensten weiterverarbeiten.
„Für uns war entscheidend, dass die ERP-Software perfekt mit den Microsoft-Tools harmoniert. Dank ingo365 ist alles nahtlos verknüpft, was unsere Arbeit um ein Vielfaches effizienter macht.“
Ivan Sebastiano (Gesamtprojektleitung Vadea)
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3. Moderne und zukunftssichere Technologie
Als cloudbasierte SaaS-Lösung bringt ingo365 automatische Updates mit, sodass Vadea immer von den neuesten Funktionen profitiert. Auch Weiterentwicklungen von Microsoft lassen sich problemlos integrieren.
„Mit ingo365 im cloudbasierten SaaS-Modell sind wir immer auf dem neuesten Stand und können Software-Weiterentwicklungen sofort nutzen – ohne eigenen Update-Aufwand.“
Ivan Sebastiano (Gesamtprojektleitung Vadea)
4. Individuelle Anpassbarkeit
ingo365 lässt sich über maßgeschneiderte Erweiterungen, nahtlose Schnittstellen und anpassbare Oberflächen flexibel auf Vadeas spezifische Bedürfnisse zuschneiden – für hohe Produktivität und optimalen Bedienkomfort.
„Die Flexibilität von ingo365 hat uns überzeugt. Wir konnten die Software maßgeschneidert an unsere Prozesse anpassen, so dass sie unseren Arbeitsalltag optimal unterstützt.”
Ivan Sebastiano (Gesamtprojektleitung Vadea)
5. Engagierter und strukturierter Partner
newvision überzeugte durch fundierte Fachkompetenz, eine strukturierte Projektorganisation und vor allem durch persönliches, vertrauensvolles Miteinander. Letzteres wog laut Vadea rund 50 % bei der Entscheidung.
„Unser Vertrauen in den Erfolg wuchs schnell, weil wir in jedem Kontakt spürten, wie sehr sich newvision für unsere Anforderungen einsetzte – mit klarem Vorgehen und hohem Engagement.“
Ivan Sebastiano (Gesamtprojektleitung Vadea)
Praxiseinsatz mit überzeugenden Ergebnissen
1. Modern Workplace mit Microsoft Power
Die Symbiose aus ERP und Microsoft-Ökosystem war für Vadea ein wesentliches Ziel, das mit ingo365 erreicht wurde. Microsoft Teams bildet beispielsweise den zentralen Dreh- und Angelpunkt der täglichen Zusammenarbeit in Projekten, während Outlook ein unverzichtbares Werkzeug im operativen Tagesgeschäft ist.
Dank der tiefen Integration dieser Tools in ingo365 profitieren die Mitarbeitenden von reibungslosen Abläufen und einer erheblichen Effizienzsteigerung. So wird beispielsweise automatisch durch Anlage eines neuen Projekts in ingo365 ein neuer Teams-Raum mit der vordefinierten und transparenten Projektstruktur erstellt
2. Zentrales Dokumentenmanagement
Bei Vadea werden sämtliche projektrelevanten Informationen zentral in einem Teams-Raum verwaltet. Durch die Integration mit Microsoft SharePoint stehen alle Dokumente jederzeit aktuell, sicher und übersichtlich zur Verfügung. Eine integrierte Volltextsuche ermöglicht zusätzlich das rasche Auffinden aller benötigten Inhalte.
Projektmitglieder bearbeiten Office-Dateien gemeinsam und gleichzeitig direkt im Teams-Raum – automatische Versionierung inklusive. Auch projektbezogene E-Mails werden überwiegend automatisch, bei Bedarf manuell, im jeweiligen Projekt abgelegt. Alle in ingo365 erzeugten oder importierten Dokumente landen vollautomatisch in der digitalen Projektakte.
„Das zentrale Dokumentenmanagement von ingo365 sorgt für maximale Transparenz, minimiert Fehlerquellen und reduziert spürbar den administrativen Aufwand. Die Mitarbeitenden gewinnen wertvolle Zeit, um sich voll und ganz auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.“
Ivan Sebastiano (Gesamtprojektleitung Vadea)
3. Effizientes Projektmanagement
Mit ingo365 profitiert Vadea von einer zentralen, speziell auf Ingenieurbüros zugeschnittenen Projektverwaltung: Von der Angebotserstellung über die Auftragsverwaltung und sämtliche Projektphasen bis hin zum Abschluss werden alle Informationen strukturiert und transparent verwaltet. So können beispielsweise Rechnungen direkt aus den gespeicherten Projektdaten per Knopfdruck erstellt werden.
Der kaufmännische Projektstatus lässt sich jederzeit aktuell und übersichtlich abrufen. Besonders praktisch: Da ingo365 cloudbasiert ist, haben Mitarbeitende – ganz gleich, ob auf der Baustelle, im Büro oder im Homeoffice – jederzeit und von jedem Gerät aus Zugriff auf ihre Projekte. Dies erhöht die Flexibilität, verbessert die Zusammenarbeit und sorgt für höchste Transparenz im Tagesgeschäft.
4. Ganzheitliches Finanzmodul
Vadea bildet nun auch sämtliche finanziellen Prozesse in einer integrierten Lösung zentral ab und überbrückt damit die bisherige Lücke zwischen Projektmanagement und Rechnungswesen. Da das Ingenieurbüro über eine eigene Finanzabteilung verfügt, wurde eine vollintegrierte Finanzbuchhaltung umgesetzt, die zahlreiche Abläufe optimiert und an vielen Stellen automatisiert.
So werden etwa mit dem Versenden einer Ausgangsrechnung alle relevanten Buchungen – darunter Erlöse, Umsatzsteuer und Forderungen – automatisch erfasst. Zudem wurde eine umfassende Kostenrechnung implementiert. newvision lieferte hierfür eine bewährte Kostenstellen- und Kostenträgerstruktur auf Basis von Best Practices. Die erhöhte Kostentransparenz ermöglicht Vadea nun fundiertere strategische Entscheidungen und eine noch effizientere Steuerung der Unternehmensfinanzen.
„Alle Daten werden nur einmal erfasst und stehen für alle Akteure zentral zur Verfügung. Das minimiert Fehler und spart wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.”
Gabriel Oender (Leitung Finanzen & Controlling Vadea)
5. Präzise Zeit- und Leistungserfassung
Im Ingenieurgeschäft ist eine genaue und transparente Zeiterfassung essenziell, um Projekte wirtschaftlich zu steuern und gegenüber Kunden nachvollziehbar abzurechnen. Mit ingo365 buchen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten direkt und unkompliziert auf die jeweiligen Projekte und Leistungsphasen. Auf diese Weise erhalten die Projektverantwortlichen jederzeit eine Echtzeitübersicht über laufende Aufwände, Ressourcenverbrauch und Budgets.
„Dank der präzisen Zeit- und Leistungserfassung in ingo365 haben wir jederzeit volle Transparenz über unsere Projekte – und das in Echtzeit. Dadurch wird sowohl die Steuerung als auch die Abrechnung erheblich erleichtert.“
Sabrina Bertoletti (HR Business Partner Vadea)
6. Transparente Kontaktverwaltung
Durch das CRM-Modul von ingo365 verfügt Vadea stets über einen vollständigen und aktuellen Überblick aller Kundeninformationen. Jeder Kontakt wird zentral und übersichtlich mit allgemeinen Daten, der kompletten Kontakthistorie sowie relevanten Zahlungsinformationen verwaltet.
Dank der nahtlosen Integration mit Office 365 sind alle Kundendaten außerdem direkt in Outlook verfügbar. Dadurch entfällt die aufwendige Mehrfachpflege – und das Team spart wertvolle Zeit bei der Kundenbetreuung.
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