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Optimierung Ihres Unternehmens durch Zugriff von ĂĽberall: Mobile Unternehmenssoftware

Optimierung durch Mobile Unternehmenssoftware

 

Schlagworte wie etwa Industrie 4.0 oder Büro 4.0 sind für sich gesehen ein Ausdruck der Wandlungsprozesse durch die permanente Digitalisierung und Globalisierung. Die Arbeitswelt schränkt sich schon lange nicht mehr nur auf den lokalen Unternehmenssitz ein. Davon können gerade Mitarbeiter im Vertrieb oder Consulting oft schon ein Lied singen. Dort, wo Außendienst eher die Regel denn die Ausnahme darstellt, werden Wege für mobile Arbeitsprozesse auch heute schon vielfach genutzt.

Dieser Form von Mobilität kann sich auch moderne Business Software nicht verschließen. Mitarbeitende im Ingenieurwesen oder in Architekturbüros etwa zieht es für einen Auftrag an diverse Projektstandorte abseits des eigenen Unternehmens. Die Prozesse der Arbeit im Unternehmen kommen also mit ganz bestimmten Bedürfnissen, damit auch unterwegs auf Mobilgeräten der Zugriff auf Daten nicht fehlt. Im Folgenden werden wir Ihnen nun die Vorteile einer mobilen Softwarelösung vorstellen. Und was im Hinblick auf die Funktionen, eine Unternehmenssoftware heute bieten kann und soll. Gleichzeitig werden wir aber ebenso feststellen, in welchen Bereichen der Einsatz mobiler Software praktisch weniger sinnvoll ist.

Wie eine Cloud-Lösung mobile Effizienz erleichtert

 

Generell sind durch die Cloud-Systeme Anwendungen global verfügbar, was keine Bindung an einen fixen Arbeitsort mehr verlangt. Dadurch ist auch die mobile Verwendung immer mehr in den Fokus gerückt. Devices wie ein Tablet oder ein Smartphone sind heute schließlich so gut wie gang und gäbe. Sie sind stets mit dabei. Gerade deswegen erleichtert dies den Zugang zu Business-Anwendungen und macht mobiles Arbeiten "immer und überall" möglich.

Im Gegensatz zu installierter Software (On-Premises) ist der Zugang zu Cloud-Software oft auch technisch einfacher (Aufruf der Applikation in jedem Webbrowser mit Internetzugang, etc.). Daher unterstützen gerade neue Technologien (wie etwa Microsoft Power-Plattform) den Zugriff wesentlich besser und bieten so eine Vielzahl neuer Möglichkeiten.

Mobile Unternehmenssoftware als UnterstĂĽtzung

 

Kurzer Ăśberblick ĂĽber Funktionen und Module von ERP

 

Wir haben uns schon an anderer Stelle ausfĂĽhrlich mit dem Funktionsumfang einer integrierten Unternehmenssoftware beschäftigt. Dennoch werden wir etwas unter der Oberfläche graben und die wichtigsten Punkte nochmals komprimiert erläutern.

 

Projektmanagement sowie Zeit- und Ressourcenmanagement

 

Die Projektmodule von newvision erweitern die Microsoft ERP-Lösung Business Central um Funktionalitäten, die für projektorientierte Unternehmen äußerst relevant sind. Dazu gehören die Projektangebots und -auftragsbearbeitung, Projektcontrolling und ebenso die Projektzeiterfassung. Mit den erfassten Zeiten ist auch eine Ressourcenplanung – und auch ein laufendes Projektcontrolling wie dies in Projekten notwendig ist - automationsunterstützt umsetzbar.

 

Finance, Controlling und Reporting

 

Ein wesentlicher Bereich in jedem Unternehmen ist zusätzlich auch die Finanz- und Kostenkontrolle, die mit einem aktuellen ERP-System als integrierter Teil abgedeckt ist. Neben den buchhalterischen Angelegenheiten spielen auch Auswertungen und betriebswirtschaftliche Kennzahlen eine entscheidende Rolle. Diese können mit modernen Reportingansätzen auch mobil gewonnen werden und machen schnelle Entscheidungen von ĂĽberall aus zur gängigen Praxis. 

 

CRM

 

Das Kontakt- und Kundenmanagement stellt eine Basisfunktion in jeder ERP-Software dar. Daten werden zentral gespeichert und verwaltet und mĂĽssen nicht mehrfach in unterschiedlichen Systemen gepflegt werden. Der Nutzen durch eine hohe Datenintegrität liegt auf der Hand: 

  • Zentrale Kontakt- und Adressverwaltung 

  • Kommunikations-Protokollierung 

  • Einsparung unnötiger Arbeitsschritte 

  • Single-Point-of-Truth (jedes System erhält gleiche Informationen aus einer zentralen Quelle) 

  • Optimierung von Geschäftsprozessen durch eine einheitliche Lösung 

Mit Blick auf den Faktor Mensch und die damit verbundene Fehleranfälligkeit der eingegebenen Daten und Werte, wird hiermit auch eine entscheidende Verbesserung und Qualitätssteigerung zu erwarten sein. 

 

Collaboration

 

Mit einer Anwendung wie Microsoft Teams oder anderen Kollaborationstools wurde eine breite Vernetzung sowie eine standortunabhängige Zusammenarbeit wesentlich erleichtert. Diese modernen Kommunikationswerkzeuge werden inzwischen auch direkt in ERP-Systemen genutzt und erweitern den Funktionsumfang. 

 

Office 365

 

FĂĽr Business Central, aber auch andere ERP-Lösungen ist die Bereitstellung und Nutzung von global verfĂĽgbaren Anwendungen (Cloud Solutions wie Microsoft Office 365-Produkte) und Standards ein gewichtiges Argument. So kommen bekannte Tools zum Einsatz und diese sind auch auf verschiedensten Devices heute “Out of the Box” (ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand als App) verfĂĽgbar. 

 

Welche BedĂĽrfnisse damit im Unternehmen abgedeckt werden

 

Die voranschreitende Globalisierung erfordert heute, markanter denn je, eine standortĂĽbergreifende Kooperation. Moderne Arbeitsmittel werden immer geläufiger und setzen auch neue MaĂźstäbe an Softwareprodukte. Zeitgenössische Programmierung hat diesen Trend inzwischen auch in viele ERP-Produkte einziehen lassen. So werden immer mehr Anwendungsbereiche durch mobile Applikationen unterstĂĽtzt. Nennen können wir zum Beispiel die Zeiterfassung, welche ĂĽber Tablet oder Handy mittlerweile von ĂĽberall per App durchfĂĽhrbar ist. 

Digitalisierung der Prozesse eines Unternehmens

Die Vorteile einer mobilen Unternehmenslösung aus der Cloud

 

Den Rahmen fĂĽr die Ausarbeitung der KernvorzĂĽge haben wir eigentlich schon abgesteckt:

  1. Standortunabhängige Verfügbarkeit auf unterschiedlichen Geräten

  2. Schnelle und einfache Integration, da meist keine zusätzliche Softwareinstallation benötigt wird (Browser oder App reicht aus)

  3. Kostenersparnis durch reduzierten Hardware- und Wartungsaufwand

  4. UnterstĂĽtzung von BYOD (bring your own device) und Shared Workplaces

In der Welt der Branchenlösungen zeichnen wir uns unter anderem durch unsere Akzentsetzung im Architekten- und Ingenieurwesen aus. Deswegen macht es Sinn, sich insbesondere darauf zu konzentrieren.

 

Fokus auf die Branche der Ingenieur- und ArchitekturbĂĽros

 

Durch die langjährige Kompetenz bei newvision und den Input von Branchenkennern wurde eine Lösung speziell fĂĽr die BedĂĽrfnisse von projektorientierten Unternehmen geschaffen. Der Fokus liegt auf einfacher Bedienbarkeit, bedarfsorientierten Funktionalitäten (zum Beispiel Projektberechnung nach HOAI) und einer Abdeckung aller wichtigen Geschäftsprozesse (Fakturierung, Mitarbeiterzeiterfassung, Projektcontrolling und vielem mehr). 

 

Wo Mobilität auch ihre Grenzen hat

 

In manchen Geschäftsbereichen wird nach wie vor die Arbeit auf Mobilgeräten zur Herausforderung! Wenn viele Details zur gleichen Zeit dargestellt werden mĂĽssen, kommt man mit einem Tablett oder Mobiltelefon schnell an seine Grenzen. Ein Beispiel dafĂĽr sind Pläne (wie CAD-Zeichnungen), wo es auf viele Details ankommt, die auf einem kleinen Bildschirm nur schwer dargestellt werden können.  

Auch die Bearbeitung von Listen oder größeren Textdokumenten kann mobil zur Qual werden. Das Blättern und Scrollen ist in manchen Fällen lästig und schlecht durchdachte Systemlösungen oder gering angepasste Apps tun ihr Übriges dazu.

 

Mobile Anwendungsfälle in Projekten

 

Wir wollen nun in wenigen Schritten noch skizzieren, wie heute mobile Geräte und Anwendungen in der Praxis im IngenieurbĂĽro zum Einsatz kommen: 

  • Der GeschäftsfĂĽhrer ist im Auto unterwegs und soll aufgrund einer Eskalation einen Kunden anrufen. Durch die Outlook-Synchronisation der Kontakte hat er alle Daten auf seinem Smartphone 

  • Der Sublieferant stellt eine Rechnung. Mobil ĂĽber die App wird vom GeschäftsfĂĽhrer die Freigabe erteilt und die Rechnung kann somit von der Buchhaltung/Verwaltung bezahlt werden 

  • der Projektleiter ist vor Ort auf der Baustelle und hat alle projektrelevanten Details auf die Baustelle mit, 

  • der Projektleiter soll einen Planversionsstand an den Architekten verteilen und macht das direkt von seinem Smartphone im Hotel aus 

  • die Mitarbeiter können direkt im Baucontainer an ihren Mobiltelefonen ihre Zeiterfassung erledigen, 

Mobile Zeiterfassung App

  • der Projektleiter hat unmittelbar die erfassten Daten fĂĽr Planung, Steuerung und Projektkontrolle live auf dem entsprechenden Projekt, 
  • auch seine eigene Zeiterfassung kann er bequem und jederzeit auf seinem Handy erledigen oder Urlaube und Abwesenheiten von ihm zugeteilten Mitarbeitern bestätigen, 
  • die Freigabe von Projektaufwendungen wird online im Browser am privaten Computer erledigt und von Mitarbeitern in der zentralen Verrechnung im BĂĽro fakturiert. 

Zweifellos sind die Prozesse in unserer Aufzählung stark heruntergebrochen. Das hat aber damit zu tun, dass wir spezifisch die ort- und zeitungebundenen Arbeitsabläufe betonen wollen.  

 

Das Fazit: Ein mobiles ERP-System bietet primär Komfort und Flexibilität

 

Abschließend kann man festhalten, dass Unternehmen über eine moderne Softwarelösung von vielen Vorteilen profitieren können. Für jede Branche und beinahe alle Geschäftsbereiche gibt es spezialisierte Angebote, die auf die jeweiligen Anforderungen maßgeschneidert sind. Neue Trends und Veränderungen der Arbeitswelt erfordern auch die Anpassung von Unternehmenssoftware und den Einsatz mobiler Arbeitsmittel.

Wenn Sie zum Beispiel noch mehr über das Thema Hardware beziehungsweise Betriebssysteme erfahren wollen, möchten wir Ihnen die Suche mit einem weiteren Beitrag erleichtern. Lesen Sie doch unseren Artikel zur Unternehmenssoftware auf Mac, um Ihren Wissensdurst zu stillen.

Die Vorteile mobiler ERP-Software

 

Mobile Unternehmenssoftware FAQ

Kann ich jede Unternehmenssoftware mobil im Browser aufrufen?

Nein, da die Lösungen an die mobilen Anforderungen angepasst sein müssen.

FĂĽr welche Mitarbeiter im Unternehmen sind mobile Anwendungen besonders hilfreich?

Dabei sprechen wir hauptsächlich von Mitarbeitern, welche oftmals unterwegs (zum Beispiel beim Kunden vor Ort) sind. Oder solche, die nur einen Teil ihrer Arbeit im Büro erledigen können. Diese profitieren meist besonders von mobilen Lösungen.

Kosten mich mobile Apps in der Software extra?

Die meisten Hersteller am Markt bieten heutzutage einen Basisumfang ihrer Business Software auch mobil an. Es gibt jedoch oft auch kostenpflichtige Erweiterungen, die den Funktionsumfang verbessern (beispielsweise Reporting ĂĽber Power BI Mobile).

Welche Bereiche sind aus der Erfahrung auf dem Smartphone weniger gut aufgehoben?

Insbesondere Analysen, die große Listen sowie lange Texte nach sich ziehen, eignen sich eher nicht so gut. Darüber hinaus können ebenfalls detailreiche Zeichnungen oder Pläne Probleme in der Darstellung mit sich führen.

Was sind die Vorteile von mobilen Lösungen für Architektur- und Ingenieurbüros?

Einerseits sind Informationen auch direkt vor Ort beim Kunden einsehbar. Dann kommt selbstverständlich die standortunabhängige Erfassung von Projektdaten und -zeiten mit ins Spiel. Und letztlich garantiert die IT-Unterstützung eine verbesserte Flexibilität und Effizienz.

 

SCDO

Dominik Schatzl

Consulting

Dominik Schatzl ist ein IT-Allrounder und hat sich in ĂĽber 20 Jahren ein fundiertes Praxiswissen in unterschiedlichen IT-Bereichen angeeignet. Der Weg fĂĽhrte ĂĽber Support, Training, Vertrieb, Beratung und Consulting bis hin zu Expertenwissen in den Bereichen ERP, Datenbanken und Berichtswesen zu einem Erfahrungsschatz, den er nun auch gerne intern und extern mit Kollegen, Kunden und Interessenten teilt. Das #teamnewvision unterstĂĽtzt er seit Anfang 2021 im Produkt-Consulting und bei Kundenprojekten.

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