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Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware? Am Beispiel ingo365

 

Egal, ob KMUs oder weitreichende Firmenkonglomerate: fĂŒr die kaufmĂ€nnischen und administrativen Prozesse eines Unternehmens sind ERP-Systeme der Hauptgewinn. Insbesondere bei Firmen, die sich hauptsĂ€chlich Projekten widmen, wird dadurch in vielen Bereichen Freiraum fĂŒr die eigentliche, technische Abwicklung geschaffen. Obwohl diese Themen also pauschal bekannt sind und Handlungsbedarf besteht, kann man nicht behaupten, dass sich jeder und jede mit ERP-Systemen und deren Dynamiken auskennt. 

Das gilt umso mehr fĂŒr so etwas wie integrierte Unternehmenssoftware. Haben Sie diesen Terminus schon einmal vernommen oder gehört? Wenn dem nicht so ist, dann wird der folgende Artikel Sie ĂŒber die wichtigsten HintergrĂŒnde, Arten und Funktionen von integrierter Unternehmenssoftware informieren. Und wenn ja, dann werden Sie sicherlich trotzdem noch den einen oder anderen Punkt erfahren, der Ihnen so nicht bewusst war. ZunĂ€chst stellen wir jetzt in der EinfĂŒhrung die Definition der Begriffe in den Vordergrund. 

 

Eine allgemeine Definition von Anwendungssoftware

 

Anwendungssoftware fĂŒr sich gesehen ist eine alles andere als prĂ€zise Beschreibung. Steht er doch fĂŒr eine Überzahl an Software, womit ein Nutzer eine offene Aufgabe erledigen kann. Das inkludiert Textverarbeitungsprogramme, Bildbearbeitungsprogramme, Business Lösungen usw. 

 

Zum Begriff Enterprise Resource Planning (ERP)

 

ERP wiederum ist jede Software beziehungsweise Softwarelösung, die primĂ€r Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Prozessplanung, Warenwirtschaft, Buchhaltung und verschiedene andere GeschĂ€ftsprozesse in einem Produkt vereint. Hiermit hat man ergo schon stĂ€rker den Fokus auf betriebswirtschaftliche Endziele gelegt. 

 

Begriffliche SchÀrfung: Ob CRM und/oder DATEV ein ERP-System sind

 

Dass es dennoch nicht immer einfach ist, ein VerstĂ€ndnis zu besitzen, zeigen AbgrenzungsfĂ€lle. Es ist nĂ€mlich durchaus keine Seltenheit, dass etwa CRM als eigenstĂ€ndige ERP missverstanden wird. Dabei ist CRM die Kontakt- und Kundenverwaltung, welche in den meisten FĂ€llen Teil einer ERP-Lösung oder ein völlig eigenstĂ€ndiges Produkt ist. CRM ist aber fĂŒr sich gesehen keine abgesteckte ERP-Software. Der Fokus liegt bei CRM-Lösungen oft schon in der vertrieblichen Phase und bei Marketing-Aufgaben. 

Beim Beispiel DATEV wiederum reden wir von einem Buchhaltungssystem. Dieser wird in vielen ERP-Systemen fĂŒr den Datenaustausch, etwa mit dem Steuerberater, verwendet. Aber es ist eben kein eigenstĂ€ndiges ERP-System.

UnterstĂŒtzung bei Prozessen eines Unternehmens

Ab wann ERP-Software als integriert zu bezeichnen ist

 

Ein integriertes ERP-System fĂ€ngt dort an, wo mit einer Softwarelösung, wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central (oder anderen ERP-Systemen) verschiedene Unternehmensaufgaben in ein und demselben System erledigt werden können. Als Beispiel kann man dazu etwa Kontaktverwaltung (CRM), Angebotslegung, Auftragsplanung und den gesamten Produktions- und Logistikprozess bis zur Finanzsteuerung und Faktura anfĂŒhren. DafĂŒr wird keine eigene Lösung oder unterschiedliche Softwareprogramme verwendet, sondern diese Faktoren sind in einem System integriert.  

Weitere Aspekte sind oft auch 

  • Materialwirtschaft,  

  • Lagerwirtschaft und  

  • Produktionsplanung 

  • Berichtswesen und Reporting 

  • und viele weitere 

Oftmals sind Einzelaufgaben (Beispiel: Die Bewirtschaftung eines automatisierten Hochregallagers, etc.) aber dennoch in spezieller, meist technisch orientierter Software angesiedelt, da ERP-Software oft ihren Fokus auf allgemeinen und/oder standardisierten Prozessaufgaben hat. Business Central fĂŒr sich gesehen, deckt einen Großteil davon integriert ab. Integrierte Business Software verfĂŒgt also ĂŒber einen sehr breiten Umfang, aber ist regelmĂ€ĂŸig nicht tief genug spezialisiert, um SonderfĂ€lle oder IndividualbedĂŒrfnisse ohne Zusatzprogrammierung, Datenaustausch und Schnittstellen oder passende Add-Ons zu befriedigen. 

Eine integrierte Lösung inkludiert oftmals auch die kaufmĂ€nnischen und wirtschaftlichen Grundanforderungen. Von der Fakturierung bis zur Buchhaltung ĂŒber Zeiterfassung und Finanzplanung bis zu nachgelagerten Prozessen wie Ziel- und Erfolgskontrolle, Controlling, Fertigungskontrolle, Budgetplanung und -kontrolle etc. reichen die Anwendungsbereiche und integrierten Teile einer aktuellen und modernen ERP-Lösung. 

 

Schwerpunkte einer integrierten Unternehmenssoftware

 

Wir betonen in diesem Zusammenhang gerne die beliebte Phrase „The Single Point of Truth“, was so viel bedeutet wie „Eine Datenquelle, um Abweichungen weitestgehend auszuschließen“. Eine integrierte Unternehmenssoftware sollte sich einer gemeinsamen Datenbank als Informations- und Speicherquelle (fĂŒr Angebot, Auftrag, Kunden usw.) bedienen. Auch wenn verschiedene Sub-Systeme angebunden werden sollen. Oder vielmehr darf es nur eine Master-Datenquelle geben mit der auch die anderen Systeme abgeglichen und synchronisiert werden. Nur so kann die DatenintegritĂ€t dauerhaft sichergestellt werden und erspart dazu noch, dass Systeme wiederkehrend abgeglichen werden mĂŒssen.

Es existiert somit eine zentrale Datenbank, aus welcher weitestgehend der gesamte Informationsbedarf des Unternehmens prozess- und abteilungsĂŒbergreifend gedeckt wird. Kernvorteil ist also, dass man im Unternehmen nicht immer wieder die gleichen Informationen eingeben, pflegen und konsistent halten muss. 

Das Unternehmen profitiert so von einer durchgĂ€ngigen Lösung vom Anfang bis zum Ende. Das bedeutet, dass der gesamte GeschĂ€ftsdurchlauf beziehungsweise die gesamte GeschĂ€ftsprozesskette in einem gemeinsamen und zentralen Softwaresystem abgewickelt werden kann. 

 

Abgrenzung zu einer nicht-integrierten ERP-Lösung

 

Simpel gesagt besteht eine nicht-integrierte ERP-Lösung aus diversen, einzelnen Programmen und/oder Produkten unterschiedlicher Anbieter, welche keinen oder einen schlechten Vernetzungsgrad haben. Und dadurch zu unerwĂŒnschten Redundanzen (zum Beispiel doppelte Pflege unterschiedlicher Kundendatenbanken in zwei oder mehreren Anwendungen) sowie oft auch daraus resultierenden Informationsabweichungen (zum Beispiel Verkaufsstatistik aus zwei Systemen mit abweichenden Zahlen) fĂŒhren.

Um dies zu vermeiden, benötigt man dann vielfach extra Schnittstellen zum Datenaustausch. Der holistische Ansatz lĂ€sst integrierte ERP-Software so ĂŒberdimensional ĂŒber die Potentiale vom Pendant nicht-integrierter Systeme hinauswachsen. Das werden wir jetzt insbesondere in den nĂ€chsten Abschnitten aufzeigen. 

 

Die zahlreichen Funktionen von integrierter Business Software

 

Unternehmenssoftware hat also die Möglichkeit, die umfangreichste Bandbreite an AblĂ€ufen in einem Unternehmen abzubilden. Just aufgrund der nachfolgenden Evaluierung werden Sie erkennen, dass integrierte ERP-Systeme sprichwörtlich keine Grenzen kennen. Da wir jahrelange Erfahrung aus der Softwareentwicklung mitbringen, werden wir prioritĂ€r die Punkte reihen, welche fĂŒr projektorientierte Unternehmen besonders relevant sind. 

Integrierte Business Software

Projektmanagement

 

Das Projektmanagement beginnt bei der  

  • Projektangebotserstellung,  

  • geht weiter ĂŒber die Projektauftragsbearbeitung und mĂŒndet in 

  • der Projektdurchlaufplanung und endet im 

  • Projektcontrolling 

All diese Schwerpunkte vereint etwa unsere ingo365-Projektlösung (PROJECT) und deckt damit alle wesentlichen Bereiche von projektorientierten Unternehmen ideal ab. Dabei setzen wir als Basis auf den Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central auf. Damit haben wir einen globalen Player als Partner, der auch kĂŒnftige Weiterentwicklungen sichert, um immer am Puls der Zeit zu bleiben. 

 

Die Planung von Ressourcen

 

Zur ordentlichen Projektabwicklung sind sowohl interne wie auch externe Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen etc.) nötig. Und als solche mĂŒssen sie koordiniert werden. Auch hier unterstĂŒtzt die Software von newvision in idealem Maß. 

 

Zeitmanagement

 

Das integrierte Zeiterfassungs-System (TIME) von newvision bringt die erfassten Zeiten der Mitarbeiter schnell und einfach auf die Projekte. Damit wird eine weitere Verrechnung vereinfacht. Der Unterschied zu anderen Zeiterfassungen ist die integrierte Lösung, welche im Projekt-Prozess perfekt mit den anderen Unternehmensaufgaben harmoniert.  

 

Finanz, Kostenrechnung und die LiquiditÀtsplanung

 

FĂŒr jedes Unternehmen ist eine ordentliche, nachhaltige Finanzplanung und -kontrolle ĂŒberlebenswichtig. Das betrifft das Erstellen von Rechnungen und den Zahlungsfluss bis zum Eingang der Forderungen, welche im Umfang eines modernen ERP-Systems natĂŒrlich enthalten sind. 

 

Buchhaltung/integrierte Finanzbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung

 

Alle Bereiche der Buchhaltung (FiBu, KoRe, etc.) werden im System von Business Central zur VerfĂŒgung gestellt. Obendrauf können sie bei Bedarf durch Erweiterungen (Extensions) um zahlreiche Funktionen (Reisekostenabrechnung, etc.) ausgebaut werden. 

 

Enterprise Content Management

 

Die Flut an GeschĂ€ftsdokumenten macht heutzutage ein papierloses BĂŒro fortlaufend attraktiver. Durch integrierte FunktionalitĂ€ten können bereits standardmĂ€ĂŸig Dokumente in der Software gespeichert und archiviert werden. newvision bietet hier aber auch Erweiterungen bis zur revisionssicheren Ablage

Module fĂŒr die Unternehmensprozesse wie zum Beispiel Personal

Controlling und Reporting

 

Um einen raschen Überblick der GeschĂ€ftsfelder zu bekommen, ist ein Unternehmenscontrolling Voraussetzung. Die Software bietet mit modernen AnsĂ€tzen Lösungen fĂŒr die schnelle und aktuelle Datenrecherche und -auswertung. Bis hin zu regelmĂ€ĂŸigen und voll automatisierten Reporting kann den unterschiedlichen KundenwĂŒnschen damit maßgeschneidert entsprochen werden. 

 

Moderne Kommunikationsmöglichkeiten

 

Da Business Central ein Produkt aus der Microsoft 365-Welt ist, werden alle gĂ€ngigen Produkte und Standards ideal unterstĂŒtzt. Mit Kommunikationsmöglichkeiten wie Teams und Sharepoint erreicht man schnell Kunden, Mitarbeiter und andere Projektteilnehmer auf digitalem Wege. 

 

Customer Relationship Management (CRM)

 

Business Central unterstĂŒtzt die aktuellen Prozesse eines CRM-Systems. Um Zusatznutzen zu generieren, kann optional auch das Produkt Microsoft Dynamics 365 Sales bei speziellen Kundenanforderungen direkt angebunden werden. 

 

Einsatz von ERP-Systemen in bestimmten Branchen

 

So weit haben wir zuvor einmal im Groben die Anwendungen in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen betrachtet. Der ungemein große Nutzen besteht aber auch darin, dass ERP-Systeme von Experten der Branche auf die spezifischen Erfordernisse von Unternehmen angepasst werden können. Bei ingo365 sind hierbei die Zielgruppe beispielsweise Architektur- und IngenieurbĂŒros. Wir schauen uns im Folgenden kurz den Zusammenfluss an deren Anforderungen und diesbezĂŒglichen Software-Hilfsleistungen an. 

Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware

Ingenieure und Architekten

 

In Architektur- und IngenieurbĂŒros gelten eigene Regeln. GrundsĂ€tzlich können sich der Projektleiter und das Team nicht ĂŒber fehlende KomplexitĂ€t beschweren. Mehrere parallel laufende Projekte sind garantiert kein Ausnahmefall. Schlimmstenfalls verliert sich das Team durch den Koordinationsdruck (inklusive Subunternehmer), die laufenden Anpassungen von Unternehmensressourcen und Tonnen an Dokumenten im BĂŒrochaos. Und steckt dann viel zu viel Arbeit in administrative Angelegenheiten, wo doch die technische Abwicklung im Vordergrund stehen sollte. 

Eine Branchenlösung verspricht und liefert hohe Transparenz der Projektfortschritte. Die automatische Verarbeitung von Daten und die nachhaltige LiquiditĂ€tsplanung erleichtern das Projektmanagement. Ebenso ermöglicht ein integriertes ERP-System die finanzielle Planung und realistische Kalkulationen. Speziell die Kalkulation nach HOAI (inkl. Honorarzonen, Leistungsphasen, etc.) und die Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien werden in praxiserprobter und fundierter Weise von ingo365 PROJECT unterstĂŒtzt. Diesen Vorteil findet man bisher in keiner am Markt befindlichen, integrierten Unternehmenssoftware. 

Die Lösung von newvision ist gleichzeitig schnell installier- und vollstĂ€ndig skalierbar fĂŒr alle UnternehmensgrĂ¶ĂŸen. Vom EPU bis zum GroßraumbĂŒro profitiert man von den Vorteilen dieser ERP-Lösung. Und das fĂŒhrt uns zum nĂ€chsten Punkt.

 

Vorteile von ingo365 im Überblick

 

Falls Sie sich nĂ€mlich nun fragen, was denn die besonderen VorzĂŒge der integrierten Unternehmenssoftware fĂŒr Ingenieure und Architekten sein sollen, klĂ€ren wir hier nochmals auf: 

  • die Abwicklung von Projekten wurde mit der ingo365-Lösung speziell auf die BedĂŒrfnisse von Architekten, Planern und Projektabwicklern optimiert 

  • beginnend von der Angebotslegung und Kalkulation sind die Anforderungen aus der Praxis/Erfahrungen von Branchenkennern direkt in das Produkt eingeflossen 

  • so ist zum Beispiel eine Kalkulation nach HOAI (wie oben bereits erwĂ€hnt) oder die Projektabrechnung nach Abwicklungsfortschritt als Standard in das Produkt integriert 

  • die jahrelange Erfahrung und die positiven RĂŒckmeldungen bestĂ€tigen den gebotenen Funktionsumfang 

Wer sich noch weiter informieren will, dem empfehlen wir unseren allgemeinen Artikel ĂŒber die Vorteile von ERP-Software.  

 

Das Fazit: Integrierte Unternehmenssoftware deckt zahllose Aufgaben der Steuerung und Prozessoptimierung ab

 

Wie wir schon zu Beginn erwĂ€hnten, ist Anwendungssoftware als Begriff sehr breit gestaffelt. Hin und wieder kommt es zum MissverstĂ€ndnis, dass beispielsweise CRM fĂŒr sich ein ERP-System sei. Kunden- und Kontaktverwaltung ist jedoch gerade in einer integrierten Lösung nur EIN Bestandteil. Eine integrierte Unternehmenssoftware besticht durch die breite Abdeckung aller Unternehmensbereiche und durch eine Optimierung von GeschĂ€ftsablĂ€ufen, die zu mehr Effizienz fĂŒhren. 

Wir haben mit einigen Beispielen die Vorteile und den Umfang skizziert und Sie konnten sehen, dass damit ein Unternehmensprozess vom Anfang bis zum Ende eingebunden werden kann. Ganz im Gegenteil zu nicht-integrierten Lösungen, womit immer nur punktuelle Teilbereiche abgedeckt werden und die untereinander nicht ohne weiteres verknĂŒpft sind. Die Gefahr von Insellösungen und daraus resultierenden Fehlern ist damit absolut real. 

Insbesondere fĂŒr die Branchen wie Architektur- und IngenieurbĂŒros kann eine integrierte ERP-Software wie ingo365 von newvision sie bietet, den Unterschied ausmachen. In den wichtigen SonderfĂ€llen (HOAI usw.) fungiert das ERP-System als All-in-One-Lösung. Die Vorteile sind zahllos und inkludieren als Bogen die Reduzierung von administrativem Arbeitsaufwand und Fehlern. 

Abschließend kann man sagen, dass eine integrierte Unternehmenssoftware ĂŒber die Skalierbarkeit und Prozessoptimierung fĂŒr jede UnternehmensgrĂ¶ĂŸe ein möglichst kostengĂŒnstiges, zentralisiertes und transparentes Werkzeug darstellt. 

Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware FAQ

Was bringt ein ERP-System?

Unternehmenssoftware bringt eine strukturierte Arbeitsweise und dadurch bessere Kalkulation und mehr Kosteneffizienz mit sich.

Was bedeutet Unternehmenssoftware ĂŒberhaupt?

Kurz und bĂŒndig gesagt handelt es sich um eine digitale, automationsunterstĂŒtzte sowie zentrale Lösung fĂŒr alle relevanten GeschĂ€ftsprozesse.

Welche Unternehmenssoftware gibt es?

Es existieren Standardlösungen, Individualsoftware und ERP-Systeme (vor Ort installiert als On-Premises oder in der Cloud/Software as a Service). Die Anzahl ist fast unerschöpflich und es gibt nicht die EINE Lösung, sondern fĂŒr jede Branche und jeden Bedarf ein respektive das richtige Produkt. Kompetente und fundierte Beratung ist in diesem Kontext das Um und Auf und wird gerne von newvision angeboten.

Welche Funktionen ĂŒbernimmt die integrierte Unternehmenssoftware?

Der Anwender wird bei der Abwicklung aller GeschĂ€ftsprozesse in einem GeschĂ€ftsfall unterstĂŒtzt. Die Speicherung von Information und die Nachvollziehbarkeit der erledigten Schritte spielt dabei eine essentielle Rolle. 

Wie sind ERP-Systeme aufgebaut?
Meist liegt hinter solchen Produkten eine Datenbank, die zur Eingabe ĂŒber ein Frontend vom Benutzer per HauptmenĂŒ etc. bedient wird. Unternehmenssoftware ist modular ĂŒber die Integration zusĂ€tzlicher Komponenten erweiterbar. ingo365 basiert beispielsweise auf einem Microsoft-Produkt (Dynamics 365 Business Central) und damit auf einer modernen, stabilen und sicheren Software- und Infrastrukturbasis (Speicher/Server in der Microsoft Azure-Cloud als SaaS). 
Somit muss man sich um IT-Administration, Sicherung, etc. nicht selbst kĂŒmmern und spart dadurch oft auch erheblich Zeit und Geld, da eine Internetverbindung und ein Browserzugriff ausreichen, um diese Lösung zu nutzen. 
 

SCDO

Dominik Schatzl

Consulting

Dominik Schatzl ist ein IT-Allrounder und hat sich in ĂŒber 20 Jahren ein fundiertes Praxiswissen in unterschiedlichen IT-Bereichen angeeignet. Der Weg fĂŒhrte ĂŒber Support, Training, Vertrieb, Beratung und Consulting bis hin zu Expertenwissen in den Bereichen ERP, Datenbanken und Berichtswesen zu einem Erfahrungsschatz, den er nun auch gerne intern und extern mit Kollegen, Kunden und Interessenten teilt. Das #teamnewvision unterstĂŒtzt er seit Anfang 2021 im Produkt-Consulting und bei Kundenprojekten.

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