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Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware? Am Beispiel ingo365

 

Egal, ob KMUs oder weitreichende Firmenkonglomerate: f├╝r die kaufm├Ąnnischen und administrativen Prozesse eines Unternehmens sind ERP-Systeme der Hauptgewinn. Insbesondere bei Firmen, die sich haupts├Ąchlich Projekten widmen, wird dadurch in vielen Bereichen Freiraum f├╝r die eigentliche, technische Abwicklung geschaffen. Obwohl diese Themen also pauschal bekannt sind und Handlungsbedarf besteht, kann man nicht behaupten, dass sich jeder und jede mit ERP-Systemen und deren Dynamiken auskennt. 

Das gilt umso mehr f├╝r so etwas wie integrierte Unternehmenssoftware. Haben Sie diesen Terminus schon einmal vernommen oder geh├Ârt? Wenn dem nicht so ist, dann wird der folgende Artikel Sie ├╝ber die wichtigsten Hintergr├╝nde, Arten und Funktionen von integrierter Unternehmenssoftware informieren. Und wenn ja, dann werden Sie sicherlich trotzdem noch den einen oder anderen Punkt erfahren, der Ihnen so nicht bewusst war. Zun├Ąchst stellen wir jetzt in der Einf├╝hrung die Definition der Begriffe in den Vordergrund. 

 

Eine allgemeine Definition von Anwendungssoftware

 

Anwendungssoftware f├╝r sich gesehen ist eine alles andere als pr├Ązise Beschreibung. Steht er doch f├╝r eine ├ťberzahl an Software, womit ein Nutzer eine offene Aufgabe erledigen kann. Das inkludiert Textverarbeitungsprogramme, Bildbearbeitungsprogramme, Business L├Âsungen usw. 

 

Zum Begriff Enterprise Resource Planning (ERP)

 

ERP wiederum ist jede Software beziehungsweise Softwarel├Âsung, die prim├Ąr Kontaktverwaltung, Projektmanagement, Prozessplanung, Warenwirtschaft, Buchhaltung und verschiedene andere Gesch├Ąftsprozesse in einem Produkt vereint. Hiermit hat man ergo schon st├Ąrker den Fokus auf betriebswirtschaftliche Endziele gelegt. 

 

Begriffliche Sch├Ąrfung: Ob CRM und/oder DATEV ein ERP-System sind

 

Dass es dennoch nicht immer einfach ist, ein Verst├Ąndnis zu besitzen, zeigen Abgrenzungsf├Ąlle. Es ist n├Ąmlich durchaus keine Seltenheit, dass etwa CRM als eigenst├Ąndige ERP missverstanden wird. Dabei ist CRM die Kontakt- und Kundenverwaltung, welche in den meisten F├Ąllen Teil einer ERP-L├Âsung oder ein v├Âllig eigenst├Ąndiges Produkt ist. CRM ist aber f├╝r sich gesehen keine abgesteckte ERP-Software. Der Fokus liegt bei CRM-L├Âsungen oft schon in der vertrieblichen Phase und bei Marketing-Aufgaben. 

Beim Beispiel DATEV wiederum reden wir von einem Buchhaltungssystem. Dieser wird in vielen ERP-Systemen f├╝r den Datenaustausch, etwa mit dem Steuerberater, verwendet. Aber es ist eben kein eigenst├Ąndiges ERP-System.

Unterst├╝tzung bei Prozessen eines Unternehmens

Ab wann ERP-Software als integriert zu bezeichnen ist

 

Ein integriertes ERP-System f├Ąngt dort an, wo mit einer Softwarel├Âsung, wie zum Beispiel Microsoft Dynamics 365 Business Central (oder anderen ERP-Systemen) verschiedene Unternehmensaufgaben in ein und demselben System erledigt werden k├Ânnen. Als Beispiel kann man dazu etwa Kontaktverwaltung (CRM), Angebotslegung, Auftragsplanung und den gesamten Produktions- und Logistikprozess bis zur Finanzsteuerung und Faktura anf├╝hren. Daf├╝r wird keine eigene L├Âsung oder unterschiedliche Softwareprogramme verwendet, sondern diese Faktoren sind in einem System integriert.  

Weitere Aspekte sind oft auch 

  • Materialwirtschaft,  

  • Lagerwirtschaft und  

  • Produktionsplanung 

  • Berichtswesen und Reporting 

  • und viele weitere 

Oftmals sind Einzelaufgaben (Beispiel: Die Bewirtschaftung eines automatisierten Hochregallagers, etc.) aber dennoch in spezieller, meist technisch orientierter Software angesiedelt, da ERP-Software oft ihren Fokus auf allgemeinen und/oder standardisierten Prozessaufgaben hat. Business Central f├╝r sich gesehen, deckt einen Gro├čteil davon integriert ab. Integrierte Business Software verf├╝gt also ├╝ber einen sehr breiten Umfang, aber ist regelm├Ą├čig nicht tief genug spezialisiert, um Sonderf├Ąlle oder Individualbed├╝rfnisse ohne Zusatzprogrammierung, Datenaustausch und Schnittstellen oder passende Add-Ons zu befriedigen. 

Eine integrierte L├Âsung inkludiert oftmals auch die kaufm├Ąnnischen und wirtschaftlichen Grundanforderungen. Von der Fakturierung bis zur Buchhaltung ├╝ber Zeiterfassung und Finanzplanung bis zu nachgelagerten Prozessen wie Ziel- und Erfolgskontrolle, Controlling, Fertigungskontrolle, Budgetplanung und -kontrolle etc. reichen die Anwendungsbereiche und integrierten Teile einer aktuellen und modernen ERP-L├Âsung. 

 

Schwerpunkte einer integrierten Unternehmenssoftware

 

Wir betonen in diesem Zusammenhang gerne die beliebte Phrase ÔÇ×The Single Point of TruthÔÇť, was so viel bedeutet wie ÔÇ×Eine Datenquelle, um Abweichungen weitestgehend auszuschlie├čenÔÇť. Eine integrierte Unternehmenssoftware sollte sich einer gemeinsamen Datenbank als Informations- und Speicherquelle (f├╝r Angebot, Auftrag, Kunden usw.) bedienen. Auch wenn verschiedene Sub-Systeme angebunden werden sollen. Oder vielmehr darf es nur eine Master-Datenquelle geben mit der auch die anderen Systeme abgeglichen und synchronisiert werden. Nur so kann die Datenintegrit├Ąt dauerhaft sichergestellt werden und erspart dazu noch, dass Systeme wiederkehrend abgeglichen werden m├╝ssen.

Es existiert somit eine zentrale Datenbank, aus welcher weitestgehend der gesamte Informationsbedarf des Unternehmens prozess- und abteilungs├╝bergreifend gedeckt wird. Kernvorteil ist also, dass man im Unternehmen nicht immer wieder die gleichen Informationen eingeben, pflegen und konsistent halten muss. 

Das Unternehmen profitiert so von einer durchg├Ąngigen L├Âsung vom Anfang bis zum Ende. Das bedeutet, dass der gesamte Gesch├Ąftsdurchlauf beziehungsweise die gesamte Gesch├Ąftsprozesskette in einem gemeinsamen und zentralen Softwaresystem abgewickelt werden kann. 

 

Abgrenzung zu einer nicht-integrierten ERP-L├Âsung

 

Simpel gesagt besteht eine nicht-integrierte ERP-L├Âsung aus diversen, einzelnen Programmen und/oder Produkten unterschiedlicher Anbieter, welche keinen oder einen schlechten Vernetzungsgrad haben. Und dadurch zu unerw├╝nschten Redundanzen (zum Beispiel doppelte Pflege unterschiedlicher Kundendatenbanken in zwei oder mehreren Anwendungen) sowie oft auch daraus resultierenden Informationsabweichungen (zum Beispiel Verkaufsstatistik aus zwei Systemen mit abweichenden Zahlen) f├╝hren.

Um dies zu vermeiden, ben├Âtigt man dann vielfach extra Schnittstellen zum Datenaustausch. Der holistische Ansatz l├Ąsst integrierte ERP-Software so ├╝berdimensional ├╝ber die Potentiale vom Pendant nicht-integrierter Systeme hinauswachsen. Das werden wir jetzt insbesondere in den n├Ąchsten Abschnitten aufzeigen. 

 

Die zahlreichen Funktionen von integrierter Business Software

 

Unternehmenssoftware hat also die M├Âglichkeit, die umfangreichste Bandbreite an Abl├Ąufen in einem Unternehmen abzubilden. Just aufgrund der nachfolgenden Evaluierung werden Sie erkennen, dass integrierte ERP-Systeme sprichw├Ârtlich keine Grenzen kennen. Da wir jahrelange Erfahrung aus der Softwareentwicklung mitbringen, werden wir priorit├Ąr die Punkte reihen, welche f├╝r projektorientierte Unternehmen besonders relevant sind. 

Integrierte Business Software

Projektmanagement

 

Das Projektmanagement beginnt bei der  

  • Projektangebotserstellung,  

  • geht weiter ├╝ber die Projektauftragsbearbeitung und m├╝ndet in 

  • der Projektdurchlaufplanung und endet im 

  • Projektcontrolling 

All diese Schwerpunkte vereint etwa unsere ingo365-Projektl├Âsung (PROJECT) und deckt damit alle wesentlichen Bereiche von projektorientierten Unternehmen ideal ab. Dabei setzen wir als Basis auf den Standard von Microsoft Dynamics 365 Business Central auf. Damit haben wir einen globalen Player als Partner, der auch k├╝nftige Weiterentwicklungen sichert, um immer am Puls der Zeit zu bleiben. 

 

Die Planung von Ressourcen

 

Zur ordentlichen Projektabwicklung sind sowohl interne wie auch externe Ressourcen (Mitarbeiter, Maschinen etc.) n├Âtig. Und als solche m├╝ssen sie koordiniert werden. Auch hier unterst├╝tzt die Software von newvision in idealem Ma├č. 

 

Zeitmanagement

 

Das integrierte Zeiterfassungs-System (TIME) von newvision bringt die erfassten Zeiten der Mitarbeiter schnell und einfach auf die Projekte. Damit wird eine weitere Verrechnung vereinfacht. Der Unterschied zu anderen Zeiterfassungen ist die integrierte L├Âsung, welche im Projekt-Prozess perfekt mit den anderen Unternehmensaufgaben harmoniert.  

 

Finanz, Kostenrechnung und die Liquidit├Ątsplanung

 

F├╝r jedes Unternehmen ist eine ordentliche, nachhaltige Finanzplanung und -kontrolle ├╝berlebenswichtig. Das betrifft das Erstellen von Rechnungen und den Zahlungsfluss bis zum Eingang der Forderungen, welche im Umfang eines modernen ERP-Systems nat├╝rlich enthalten sind. 

 

Buchhaltung/integrierte Finanzbuchhaltung/Anlagenbuchhaltung

 

Alle Bereiche der Buchhaltung (FiBu, KoRe, etc.) werden im System von Business Central zur Verf├╝gung gestellt. Obendrauf k├Ânnen sie bei Bedarf durch Erweiterungen (Extensions) um zahlreiche Funktionen (Reisekostenabrechnung, etc.) ausgebaut werden. 

 

Enterprise Content Management

 

Die Flut an Gesch├Ąftsdokumenten macht heutzutage ein papierloses B├╝ro fortlaufend attraktiver. Durch integrierte Funktionalit├Ąten k├Ânnen bereits standardm├Ą├čig Dokumente in der Software gespeichert und archiviert werden. newvision bietet hier aber auch Erweiterungen bis zur revisionssicheren Ablage

Module f├╝r die Unternehmensprozesse wie zum Beispiel Personal

Controlling und Reporting

 

Um einen raschen ├ťberblick der Gesch├Ąftsfelder zu bekommen, ist ein Unternehmenscontrolling Voraussetzung. Die Software bietet mit modernen Ans├Ątzen L├Âsungen f├╝r die schnelle und aktuelle Datenrecherche und -auswertung. Bis hin zu regelm├Ą├čigen und voll automatisierten Reporting kann den unterschiedlichen Kundenw├╝nschen damit ma├čgeschneidert entsprochen werden. 

 

Moderne Kommunikationsm├Âglichkeiten

 

Da Business Central ein Produkt aus der Microsoft 365-Welt ist, werden alle g├Ąngigen Produkte und Standards ideal unterst├╝tzt. Mit Kommunikationsm├Âglichkeiten wie Teams und Sharepoint erreicht man schnell Kunden, Mitarbeiter und andere Projektteilnehmer auf digitalem Wege. 

 

Customer Relationship Management (CRM)

 

Business Central unterst├╝tzt die aktuellen Prozesse eines CRM-Systems. Um Zusatznutzen zu generieren, kann optional auch das Produkt Microsoft Dynamics 365 Sales bei speziellen Kundenanforderungen direkt angebunden werden. 

 

Einsatz von ERP-Systemen in bestimmten Branchen

 

So weit haben wir zuvor einmal im Groben die Anwendungen in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen betrachtet. Der ungemein gro├če Nutzen besteht aber auch darin, dass ERP-Systeme von Experten der Branche auf die spezifischen Erfordernisse von Unternehmen angepasst werden k├Ânnen. Bei ingo365 sind hierbei die Zielgruppe beispielsweise Architektur- und Ingenieurb├╝ros. Wir schauen uns im Folgenden kurz den Zusammenfluss an deren Anforderungen und diesbez├╝glichen Software-Hilfsleistungen an. 

Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware

Ingenieure und Architekten

 

In Architektur- und Ingenieurb├╝ros gelten eigene Regeln. Grunds├Ątzlich k├Ânnen sich der Projektleiter und das Team nicht ├╝ber fehlende Komplexit├Ąt beschweren. Mehrere parallel laufende Projekte sind garantiert kein Ausnahmefall. Schlimmstenfalls verliert sich das Team durch den Koordinationsdruck (inklusive Subunternehmer), die laufenden Anpassungen von Unternehmensressourcen und Tonnen an Dokumenten im B├╝rochaos. Und steckt dann viel zu viel Arbeit in administrative Angelegenheiten, wo doch die technische Abwicklung im Vordergrund stehen sollte. 

Eine Branchenl├Âsung verspricht und liefert hohe Transparenz der Projektfortschritte. Die automatische Verarbeitung von Daten und die nachhaltige Liquidit├Ątsplanung erleichtern das Projektmanagement. Ebenso erm├Âglicht ein integriertes ERP-System die finanzielle Planung und realistische Kalkulationen. Speziell die Kalkulation nach HOAI (inkl. Honorarzonen, Leistungsphasen, etc.) und die Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien werden in praxiserprobter und fundierter Weise von ingo365 PROJECT unterst├╝tzt. Diesen Vorteil findet man bisher in keiner am Markt befindlichen, integrierten Unternehmenssoftware. 

Die L├Âsung von newvision ist gleichzeitig schnell installier- und vollst├Ąndig skalierbar f├╝r alle Unternehmensgr├Â├čen. Vom EPU bis zum Gro├čraumb├╝ro profitiert man von den Vorteilen dieser ERP-L├Âsung. Und das f├╝hrt uns zum n├Ąchsten Punkt.

 

Vorteile von ingo365 im ├ťberblick

 

Falls Sie sich n├Ąmlich nun fragen, was denn die besonderen Vorz├╝ge der integrierten Unternehmenssoftware f├╝r Ingenieure und Architekten sein sollen, kl├Ąren wir hier nochmals auf: 

  • die Abwicklung von Projekten wurde mit der ingo365-L├Âsung speziell auf die Bed├╝rfnisse von Architekten, Planern und Projektabwicklern optimiert 

  • beginnend von der Angebotslegung und Kalkulation sind die Anforderungen aus der Praxis/Erfahrungen von Branchenkennern direkt in das Produkt eingeflossen 

  • so ist zum Beispiel eine Kalkulation nach HOAI (wie oben bereits erw├Ąhnt) oder die Projektabrechnung nach Abwicklungsfortschritt als Standard in das Produkt integriert 

  • die jahrelange Erfahrung und die positiven R├╝ckmeldungen best├Ątigen den gebotenen Funktionsumfang 

Wer sich noch weiter informieren will, dem empfehlen wir unseren allgemeinen Artikel ├╝ber die Vorteile von ERP-Software.  

 

Das Fazit: Integrierte Unternehmenssoftware deckt zahllose Aufgaben der Steuerung und Prozessoptimierung ab

 

Wie wir schon zu Beginn erw├Ąhnten, ist Anwendungssoftware als Begriff sehr breit gestaffelt. Hin und wieder kommt es zum Missverst├Ąndnis, dass beispielsweise CRM f├╝r sich ein ERP-System sei. Kunden- und Kontaktverwaltung ist jedoch gerade in einer integrierten L├Âsung nur EIN Bestandteil. Eine integrierte Unternehmenssoftware besticht durch die breite Abdeckung aller Unternehmensbereiche und durch eine Optimierung von Gesch├Ąftsabl├Ąufen, die zu mehr Effizienz f├╝hren. 

Wir haben mit einigen Beispielen die Vorteile und den Umfang skizziert und Sie konnten sehen, dass damit ein Unternehmensprozess vom Anfang bis zum Ende eingebunden werden kann. Ganz im Gegenteil zu nicht-integrierten L├Âsungen, womit immer nur punktuelle Teilbereiche abgedeckt werden und die untereinander nicht ohne weiteres verkn├╝pft sind. Die Gefahr von Insell├Âsungen und daraus resultierenden Fehlern ist damit absolut real. 

Insbesondere f├╝r die Branchen wie Architektur- und Ingenieurb├╝ros kann eine integrierte ERP-Software wie ingo365 von newvision sie bietet, den Unterschied ausmachen. In den wichtigen Sonderf├Ąllen (HOAI usw.) fungiert das ERP-System als All-in-One-L├Âsung. Die Vorteile sind zahllos und inkludieren als Bogen die Reduzierung von administrativem Arbeitsaufwand und Fehlern. 

Abschlie├čend kann man sagen, dass eine integrierte Unternehmenssoftware ├╝ber die Skalierbarkeit und Prozessoptimierung f├╝r jede Unternehmensgr├Â├če ein m├Âglichst kosteng├╝nstiges, zentralisiertes und transparentes Werkzeug darstellt. 

Was ist eine integrierte Unternehmenssoftware FAQ

Was bringt ein ERP-System?

Unternehmenssoftware bringt eine strukturierte Arbeitsweise und dadurch bessere Kalkulation und mehr Kosteneffizienz mit sich.

Was bedeutet Unternehmenssoftware ├╝berhaupt?

Kurz und b├╝ndig gesagt handelt es sich um eine digitale, automationsunterst├╝tzte sowie zentrale L├Âsung f├╝r alle relevanten Gesch├Ąftsprozesse.

Welche Unternehmenssoftware gibt es?

Es existieren Standardl├Âsungen, Individualsoftware und ERP-Systeme (vor Ort installiert als On-Premises oder in der Cloud/Software as a Service). Die Anzahl ist fast unersch├Âpflich und es gibt nicht die EINE L├Âsung, sondern f├╝r jede Branche und jeden Bedarf ein respektive das richtige Produkt. Kompetente und fundierte Beratung ist in diesem Kontext das Um und Auf und wird gerne von newvision angeboten.

Welche Funktionen ├╝bernimmt die integrierte Unternehmenssoftware?

Der Anwender wird bei der Abwicklung aller Gesch├Ąftsprozesse in einem Gesch├Ąftsfall unterst├╝tzt. Die Speicherung von Information und die Nachvollziehbarkeit der erledigten Schritte spielt dabei eine essentielle Rolle. 

Wie sind ERP-Systeme aufgebaut?
Meist liegt hinter solchen Produkten eine Datenbank, die zur Eingabe ├╝ber ein Frontend vom Benutzer per Hauptmen├╝ etc. bedient wird. Unternehmenssoftware ist modular ├╝ber die Integration zus├Ątzlicher Komponenten erweiterbar. ingo365 basiert beispielsweise auf einem Microsoft-Produkt (Dynamics 365 Business Central) und damit auf einer modernen, stabilen und sicheren Software- und Infrastrukturbasis (Speicher/Server in der Microsoft Azure-Cloud als SaaS). 
Somit muss man sich um IT-Administration, Sicherung, etc. nicht selbst k├╝mmern und spart dadurch oft auch erheblich Zeit und Geld, da eine Internetverbindung und ein Browserzugriff ausreichen, um diese L├Âsung zu nutzen. 
 

SCDO

Dominik Schatzl

Consulting

Dominik Schatzl ist ein IT-Allrounder und hat sich in ├╝ber 20 Jahren ein fundiertes Praxiswissen in unterschiedlichen IT-Bereichen angeeignet. Der Weg f├╝hrte ├╝ber Support, Training, Vertrieb, Beratung und Consulting bis hin zu Expertenwissen in den Bereichen ERP, Datenbanken und Berichtswesen zu einem Erfahrungsschatz, den er nun auch gerne intern und extern mit Kollegen, Kunden und Interessenten teilt. Das #teamnewvision unterst├╝tzt er seit Anfang 2021 im Produkt-Consulting und bei Kundenprojekten.

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