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Die Kosten f├╝r Unternehmenssoftware im Vergleich

 

Im Leben bekommt man bekanntlich nichts geschenkt und dennoch lohnt sich so ziemlich ├╝berall der Kosten-Check. Wer im Internet verschiedene Beitr├Ąge zum Thema der Realkosten von Unternehmenssoftware betrachtet, der wird eher ern├╝chtert sein. Preise werden prim├Ąr f├╝r die eigenen Business-L├Âsungen angegeben. Aber im Vergleich mit anderer Software scheut man sich davor, Tacheles zu reden. Das vielleicht deshalb, weil derartige Technologien Unterschiede im Funktionsumfang f├╝r Unternehmen aufweisen. Und ├äpfel mit Birnen will niemand vergleichen, oder?

Software Apfel und Birne Vergleich

Das hei├čt aber nicht, dass Unternehmenssoftware in den bestimmten Branchen nicht weitgehend ├Ąhnliche Aufgaben zu erf├╝llen hat. Genau deshalb werden wir jetzt in diesem Artikel einerseits Fragen rund um Kosten f├╝r Cloud-Anwendungen im Abgleich mit On-Premise-L├Âsungen beantworten. Dar├╝ber hinaus werden wir aber etablierte Business Software f├╝r Ingenieur- und Planungsb├╝ros direkt gegen├╝berstellen. Ziel ist es dann, dass Sie das Angebot an Unternehmenssoftware im Kosten-Check f├╝r sich selbst abw├Ągen k├Ânnen.

 

Cloud-Anwendungen eines Dienstleistungs-Unternehmens

 

Ein kurzer ├ťberblick ├╝ber den Standard-Funktionsumfang von ERP

 

Der Grundgedanke von Softwarel├Âsungen ist per Definition die Optimierung der Prozesse in einem Unternehmen. Im tagt├Ąglichen Gesch├Ąft k├Ânnen sich die Erfordernisse aus diesen Bereichen unterscheiden. Sowohl nach:

  • Unternehmensgr├Â├če: von Start-ups bis zu weitverzweigten Firmenkonglomeraten

  • Branchen: von Dienstleistungsunternehmen bis zur Produktion

  • T├Ątigkeiten: vom Gesch├Ąftsf├╝hrer ├╝ber den Projektleiter bis hin zum Controller

Eine gewisse Auswahl an Basis-Anwendungen ist f├╝r einen Unternehmer/Gesch├Ąftsf├╝hrer jedoch ├╝ber Business Software zur Seite gestellt:

 

Projektmanagement

 

ERP-Programme sollten standardm├Ą├čig in der Lage sein, gewisse Abl├Ąufe in der Projektierung abzubilden. Das beginnt bei der Angebotskalkulation und geht ├╝ber die Projekt- und Ressourcenplanung bis hin zur Fakturierung und dem internen Projektcontrolling.

 

Buchhaltungsl├Âsungen

 

Im Sinne einer Buchhaltungssoftware handelt es sich bei Unternehmenssoftware um einen Helfer in den Bereichen:

Aber auch genauso tiefgreifende L├Âsungen wie etwa die vollintegrierte Finanzbuchhaltung (FIBU).

 

E-Mailing und Dokumentenmanagement

 

Gerade, was die Ankunft von dutzenden (wenn nicht hunderten) Nachrichten auf eine E-Mail-Adresse anbelangt, gibt es wechselseitige Herausforderungen. Eine Software sollte daf├╝r eine projektorientierte E-Mail-Ablage, revisionssicheres Dokumentenmanagement sowie Vorlagen f├╝r Dokumente bereitstellen.

 

Zeiterfassung

 

├ťber die Mitarbeiterverwaltung, Aufzeichnung von An- und Abwesenheiten, das Reporting und die spezifische Projektzeiterfassung zeichnet sich Unternehmenssoftware hier aus. Nicht umsonst haben die Marktf├╝hrer der Zeitenerfassung eine Plattform f├╝r detailgetreues Tracking geschaffen.

 

CRM (Customer Relationship Management)

 

F├╝r das CRM bringt Software den Rundumblick ├╝ber die bestehenden und potentiellen Kunden. Adressen werden zentral verwaltet, die jeweilige Kundengeschichte ├╝bersichtlich dargestellt und Aufgaben klar verteilt. Obendrauf fungiert ERP als Katalysator f├╝r die Segmentierung der Kunden.

 

Marketing

 

Das soeben erw├Ąhnte ist auch speziell f├╝r das Marketing relevant. Nur, indem man seine Kunden klar kennt und benennen kann, ist zielgerichtetes Marketing ├╝berhaupt m├Âglich.

Soweit zu den "Specials" von Unternehmenssoftware im Vertrieb, der internen Abstimmung und mehr. Etwas weiter soll nun der Faden mit der charakteristischen Aufteilung in Cloud und On-Premises gesponnen werden.

Vergleich von Unternehmenssoftware-Kosten

 

Cloud-Unternehmenssoftware vs. On-Premise-Modell

Software-as-a-Service (SaaS) is one of the major trends in the software industry - both for consumer and enterprise software applications [...]. SaaS describes a software delivery and business model where the software vendor provides the usage of the standard software applications via the internet "as a service" [...]. In contrast to traditional on-premises software applications, the customer does not aquire a software license but subscribes to the service.

Software-as-a-Service: Anbieterstrategien, Kundenbed├╝rfnisse und Wertsch├Âpfungsstrukturen (2010): Alexander Benlian, ÔÇÄThomas Hess, ÔÇÄPeter Buxmann (Hrsg.), 1. Auflage, Gabler Verlag/Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH unter: shorturl.at/ALM49 [zuletzt aufgerufen am 07.12.2022].

Schon 2010 sprach man also in der Literatur von den disruptiven Kr├Ąften von SaaS. Prinzipiell geht dieses Konzept n├Ąmlich ├╝ber pure Cloud-Software hinaus. Wir k├Ânnen es deshalb nicht einfach au├čen vor lassen. Bei SaaS sprechen wir von einer fertigen Applikation, welche einen definierten Funktionsumfang hat. Dass sich diese in der Cloud befindet, ist weniger wichtig. Als Unternehmen konsumiere ich damit eine Leistung und zahle auch daf├╝r. Das Laufen der Applikation auf dem Server steht nicht im Vordergrund.

Unternehmenssoftware im Kosten-Check

 

Cloud ist begrifflich breiter gestreut. Hierbei geht es noch nicht um den eigentlichen Leistungsumfang. SaaS beinhaltet den Server, aber dar├╝ber hinaus alle Funktionen und Applikationen. Bei On-Premises hingegen muss man sich um alles selbstst├Ąndig k├╝mmern.

Nice to know

Bei Infrastructure as a Service hat man virtuelle Server, Laufwerke, Festplatten etc. Man braucht aber ein Betriebssystem und eine Applikation usw. Bei Platform as a Service muss man sich andererseits nur mehr um beispielsweise Business Central Gedanken machen.

 

Softwarekosten und Lizenzen

 

On-Premise sollte sich ein Unternehmen auf eine Kombination aus Einmalkosten und laufender, j├Ąhrlicher Wartung der Lizenz einstellen. Bei SaaS gibt es eine monatliche Fee/Subscription, die zu berappen ist. Darin ist jedoch alles enthalten und zwar inklusive dem best├Ąndigen Support.

 

Produktentwicklung und Updates

 

Bei On-Premises m├╝ssen alle Updates bezahlt werden. Das stellt der Erfahrung nach einen wesentlichen Kostenfaktor f├╝r Sie dar. Bei SaaS sind die Updates schon im Paket integriert und werden getaktet eingespielt.

 

Betriebskosten f├╝r Server-Software

 

Eine Schw├Ąche im On-Premise-Modell ist ebenso der Punkt der Betriebskosten. F├╝r SQL-Server, Windows-Server und Betriebssystem sind fortlaufende Ausgaben einzubuchen. In der Cloud f├Ąllt das komplett weg.

 

Hardware und hardwareverbundene Kosten

 

Ferner muss im Fall von On-Premises der Server physisch angeschafft werden. Und nicht nur das. Die Kosten f├╝r das Betreiben des Servers wie:

    1. die Miete f├╝r einen Serverraum,

    2. der Wegfall von nutzbarer B├╝rofl├Ąche,

    3. und Stromkosten

sind einzudenken.

 

Implementierung

 

Damit meinen wir zum einen die einmaligen Dienstleistungskosten f├╝r die Inbetriebnahme. In der Regel wird zus├Ątzlich in reine Setupkosten und Konfigurationsaufw├Ąnde getrennt. Setupkosten sind in der Cloud aufgrund der Automatisierung geringer. Die Kosten f├╝r Konfigurationen h├Ąngen wiederum von den spezifischen Anforderungen ab.

Weniger Kosten in der Cloud fallen insbesondere an, sofern verschiedene Tools (Power BI, Office 365 und mehr) integriert sind.

 

Total Cost of Ownership

 

Generell sollten alle entstehenden Kosten in einem vordefinierten Zeitraum (etwa TCO: 5 Jahre) miteinander verglichen werden. Das beinhaltet Einmalkosten, Updates und weitere Aspekte. Damit stellt man sicher, dass nicht ├äpfel mit Birnen verglichen werden. Erst ├╝ber die Anwendung aller Kostenkategorien auf die einzelnen Jahre kommt man zu einem realistischen Kostenvergleich. Klar ist, dass On-Premises mit Ersatzbeschaffungen kalkulieren m├╝ssen. Das daher, weil ein Server in regelm├Ą├čigen Abst├Ąnden ausgetauscht werden muss.

 

Cloud-Vorteile

 

Beim Kauf spielen Vorteile einer ERP oftmals die entscheidende Rolle. Cloud-L├Âsungen verf├╝gen aber ├╝ber einzigartige Pluspunkte, die erw├Ąhnenswert sind:

  • garantierte Verf├╝gbarkeit in der Cloud (99,9%)

  • Skalierung: wer statt 50 User 100 will, muss bei On-Premises eine Erweiterung vornehmen. In der Cloud kann demgegen├╝ber beliebig nach oben skaliert werden.

  • Updates sind enthalten und werden automatisch eingespielt (System auf dem modernsten Stand)

  • Sicherheit/Security ist hoch, weil Cloud-Anbieter wie Microsoft alle denkbaren Ma├čnahmen treffen

  • weltweit verf├╝gbar: On-Demand-Zugriff von ├╝berall

  • planbare monatlichen Kosten (ich wei├č genau, was es kostet). Risiken bei On-Premises lassen sich nicht mit Gewissheit einplanen.

  • keine eigenen Kosten f├╝r IT-Infrastruktur

Das ist alles in allem sogar nur die Spitze des Eisbergs im Cloud-Modell. Die Liste an Vorteilen von SaaS im Wettkampf mit On-Premise l├Ąsst sich stark erweitern.

 

Fazit: Warum der Mut zum Kostencheck fehlt

 

Wir haben eingangs schon erw├Ąhnt, dass bez├╝glich Softwarel├Âsungen kaum der Mut besteht, den direkten Kostenvergleich zu wagen. Das hat einerseits damit zu tun, dass durch die Teilung in Cloud, On-Premise etc. das Gesamtbild von vorneherein wage ist. Denn klarerweise existieren komplett unterschiedliche (grunds├Ątzliche) Anforderungen f├╝r die jeweilige Art von ERP.

On-Premises-Software ├╝berl├Ąsst beispielsweise die Anstrengungen dem jeweiligen Unternehmen, das sich vom Server bis hin zu den einzelnen Apps eigenst├Ąndig zurechtfinden muss. W├Ąhrend bei SaaS-ERP etwa schon viel mehr die Funktionen im Mittelpunkt stehen, da ein hauseigenes Rechenzentrum nicht vonn├Âten ist.

Nichtsdestotrotz lassen sich die relevanten Kostenfaktoren wie Lizenzen, Updates, Server, Infrastruktur sowie Implementation in einer TCO-Berechnung zusammenf├╝hren. Das stellt sicher, dass tats├Ąchliche Kosten f├╝r alle Faktoren ├╝ber die Jahre komparativ modelliert und gegen├╝bergestellt werden. Dass es dabei dennoch nicht immer pauschale Urteile ├╝ber "kosteng├╝nstig oder nicht" gibt, steht auf einem anderen Blatt. Und erkl├Ąrt dann zumindest teilweise das Zur├╝ckschrecken vor definitiven Kostenfestlegungen im Softwaresegment.

Unternehmenssoftware Kosten FAQ

Was muss ein gutes ERP-System k├Ânnen?

Kurz gesagt, sollte eine gute ERP-L├Âsung Prozesse automatisieren und miteinander verbinden k├Ânnen. Sie sollte die zentrale Datenhaltung (Single Point of Truth) erm├Âglichen sowie alle kaufm├Ąnnischen und administrativen Abl├Ąufe eines Unternehmens abbilden k├Ânnen.

Wie f├╝hrt man eine neue Software ein?

Prinzipiell beginnt Software-Einf├╝hrung bei der Analyse der Anforderungen und Ziele. Daraus leitet sich die Vorgehensweise (agil oder Wasserfall) ab. Aufbauend darauf, beginnt dann das Konfigurieren oder Parametrisieren sowie gegebenenfalls die Feinarbeit mit Anpassungen. Auch die Frage der Daten├╝bernahme von Altdaten stellt sich. Nach der Testphase und Abnahme endet das Ganze mit einer Schulungsphase.

Was kostet mehr: das Cloud-Modell oder On-Premises?

Zun├Ąchst einmal m├╝ssen alle On-Premises-Kosten f├╝r Software, Hardware, Updates usw. ber├╝cksichtigt werden. Wenn man das ehrlich tut, erkennt man schnell, dass in der Cloud betreffend TCO die geringeren Kosten vorherrschen.

Ist Unternehmenssoftware f├╝r kleine Unternehmen leistbar?

Ja, weil kleine Unternehmen ├Ąhnliche oder gleiche Anforderungen wie gr├Â├čere Unternehmen haben. Dadurch fangen die Vorteile von Unternehmenssoftware schon bei Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern an.

Sollte ich kostenlose Unternehmenssoftware bevorzugen?

Das kommt auf Ihren Zugang an. Grunds├Ątzlich besitzt kostenlose ERP keinen qualitativen Mehrwert. Und von "kostenlos" kann man ohnehin nie sprechen, weil man immer mit den eigenen Daten bezahlt. Eine Software ist das Herzst├╝ck in Ihrem Unternehmen und deswegen sollte sie auf soliden Beinen stehen. Hinterfragen Sie sich, ob die kostenlose Software alle Anforderung erf├╝llt. Und wenn nein: reicht sie trotzdem aus?

 

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Michael Stritzinger

Management

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.

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