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Wie eine Software-Integration ablÀuft (um danach die GeschÀftsprozesse zu optimieren)

 

Gewissen IT-Trends sollte man sich heutzutage nicht mehr verschließen, sofern man betriebswirtschaftlich erfolgreich sein und bleiben will. Die Transformation durch die VerknĂŒpfung physischer Artefakte mit virtuellen Technologien zum Zwecke des (globalen) Datenaustausches ist unaufhaltsam. Im Konzept von Internet of Things (IOT) zĂ€hlt dazu auch Software und in unserer Betrachtung nunmehr speziell Unternehmenssoftware. Also IT-Systeme, welche die Prozesse eines Unternehmens sinnhaft vernetzen, um damit eine zentrale Quelle an Daten herzustellen. Obendrauf werden damit AblĂ€ufe automatisiert und optimiert. 

In diesem Artikel werden wir uns jetzt mit eingehend mit den Dynamiken einer Software-Integration beschĂ€ftigen. Aus unseren eigenen Erfahrungen im Unternehmen, wissen wir genau, wo den Kunden in diesem Bereich der Hut brennt. Wir werden zunĂ€chst einmal eine Definition von Softwareintegration vornehmen, bevor wir deren Arten vorstellen. Dann elaborieren wir noch die einzelnen Schritte einer Software-Integration und sehen uns ebenso Fragen rund um die DatenĂŒbernahme an. Letztlich werden wir anhand der Branche der IngenieurbĂŒros praxisnah aufzeigen, welche Vorteile sich durch die Integration von ERP-Lösungen ergeben. 

Software Integration in bestehenden IT-Systemen

Wovon man beim Prozess der Softwareintegration spricht

 

Unter Softwareintegration im engeren Sinn kann man das bloße technische Integrieren verschiedener Softwaresysteme oder -bausteine sehen. Wir spannen das Thema aber weiter und beschĂ€ftigen uns in diesem Beitrag mit der Gesamtimplementierung und was dafĂŒr notwendig ist. Prinzipiell geht es darum, dass eine Software bestimmte GeschĂ€ftsprozesse eines Kunden im Unternehmen abbilden und unterstĂŒtzen soll. Die Software-Implementierung beschreibt den Prozess von der Auswahl der Software bis zum Go-Live sowie die darauffolgende Nachbetreuung. Generell sind folgende Schritte essentiell: 

  1. Grobanforderungen definieren 

  1. Software-Selektion, 

  1. Spezifikation der Anforderungen, 

  1. Implementierung (Konfiguration, Programmierung und DatenĂŒbernahme), 

  1. Test und Abnahme (Schulung und Freigabe), 

  1. Vorbereitung auf den Echtbetrieb, 

  1. Support und Nachbetreuung. 

Welche Aufteilung der Schritte sinnvoll ist, hĂ€ngt von mehreren Faktoren ab und muss im Einzelfall auf die jeweilige Art definiert werden. 

 

Herausforderungen und AbhÀngigkeiten

 

Generell kann man die oberen Schritte mit einer Wasserfall-Methode oder agil umsetzen. Die Bestimmung der passenden Methode speist sich aus vielfĂ€ltigen Faktoren: 

  • Festpreis vs. Kostenrahmen 

  • Klare FunktionalitĂ€t vs. Erarbeitung des Funktionsspektrums 

  • Fester Termin und/oder feste FunktionalitĂ€t 

Erst die gemeinsame Reflexion besagter Themen fĂŒhrt die Integration auf den ihr vorgesehenen Weg. 

 

Die Arten von Software-Integration im Überblick

 

Nachdem wir gerade eben Methodiken zur Integration von Unternehmenssoftware schon erwÀhnten, wollen wir sie nunmehr detaillierte vorstellen:

  • Wasserfall: Bei der Wasserfall-Methode wird ein Schritt nach dem anderen gegangen. Beginnend mit einer groben Analyse wird das Budget und die groben Anforderungen abgesteckt. In der Feinspezifikation darauffolgend werden alle Prozesse und Anforderungen detailliert beschrieben und festgelegt. Erst nach der vollstĂ€ndigen Definierung und Freigabe wird so mit der Umsetzung gestartet. Im Umsetzungsprozess werden die einzelnen Pakete nach Fertigstellung ĂŒbergeben, getestet und abgenommen. Die Schulung vor Echtbetrieb sowie die Betreuung wĂ€hrend der ersten Monate nach Echtbetrieb vervollstĂ€ndigt die Inbetriebnahme. Die Wasserfallmethode birgt den Vorteil, dass nach der Feinspezifikation eine höhere Budgetsicherheit existiert. Dennoch können sich die theoretisch definierten Prozesse auch wĂ€hrend respektive nach der Realisierung als nicht funktional ergeben. Ebenso könnten sich Anforderungen auf Basis der lĂ€nger dauernden Umsetzungszeit schon wieder adaptiert haben. Dies muss dann ĂŒber einen Change-Request-Prozess abgehandelt werden. 

System-Integration mit dem Wasserfall-Modell

  • Agil: bei der agilen Methode wird ein Grobrahmen der zu erfĂŒllenden Prozesse und Anforderungen abgestimmt. Auf dieser Basis gibt es ein ungefĂ€hres Budget, das fĂŒr die Umsetzung verlangt wird. Die sogenannten User Stories beschreiben die notwendigen Prozessanforderungen und werden von den definierten Key-Usern erstellt. In der Sprintplanung werden jeweils festgelegte und priorisierte User-Stories umgesetzt und am Ende des Sprints als funktionale Einheit ausgeliefert. Dieser Prozess wiederholt sich iterativ so oft wie fĂŒr den gewĂŒnschten Ziel-Umfang notwendig. Die agile Methode hat den Vorteil, dass der User relativ schnell die Software kennenlernt und dynamisch die sich Ă€ndernden GeschĂ€ftsprozesse umgesetzt werden. Wichtig dabei ist, dass sich das Budget Ă€ndern kann, da die FlexibilitĂ€t der Prozesse in den einzelnen Sprints auch erhalten bleibt.

Agile Integration Definition

Es ist daher wichtig, vor Beginn des Projekts die Methode durchdacht auszuwÀhlen und allen Beteiligten im Projekt die Vor- und Nachteile nÀherzubringen.

 

Der Einfluss von Integrationsstrategie und Nutzungsstrategie

 

Die verschiedenen Strategien beeinflussen sich wechselseitig. Aus der Nutzersicht sollen natĂŒrlich alle Prozessanforderungen abgedeckt werden. Aus der Integrationssicht spielen andererseits das Budget, der Termin sowie unterschiedliche Nutzersichten eine andere Rolle. Die verschiedenen Anforderungen mĂŒssen in einer Softwareintegration in Einklang gebracht werden. Insbesondere spielt dabei die Kommunikation zu allen Projektbeteiligten (User, Projektauftraggeber plus Projektsponsor) eine wesentliche Rolle. 

Die Integration von Software richtig machen

Funktionen einer Software im Unternehmen

 

Generell bietet jede Software bestimmte Funktionen an. Die User verwenden diese Funktionen fĂŒr die Abbildung von Prozessen. Bei newvision haben wir uns an anderer Stelle schon eingehend mit den Services und Anwendungen von ERP-Lösungen beschĂ€ftigt. Deswegen werden wir hier eher den Charakter der datengetriebenen Verwaltung durch die Software in den Vordergrund stellen.  

 

Management von Daten

 

In jeder Software werden Daten gehalten, die eingegeben, gesichert und auch manipuliert werden können. Redundanz von Daten sollte in der Regel vermieden werden. Der Zugriff auf diese Informationen sollte einfach und ĂŒbersichtlich zur Steuerung der darin abgebildeten GeschĂ€ftsprozesse möglich sein.

 

Optimierung von GeschÀftsprozessen

 

Eine optimal eingesetzte ERP-Software unterstĂŒtzt den User in der Abbildung eines fĂŒr ihn notwendigen GeschĂ€ftsprozesses. Als Beispiel bekommt der Abteilungsleiter von seinen MitarbeiterInnen einen Urlaubsantrag, den er auf Knopfdruck freigeben oder ablehnen kann. Die Software unterstĂŒtzt dabei, dass der Prozess medienbruchfrei und ortsunabhĂ€ngig funktioniert. 

 

Fokus auf Schnittstellen

 

Keine Software steht fĂŒr sich allein. Sehr oft gibt es BerĂŒhrungspunkte beziehungsweise gleiche Daten in unterschiedlichen Programmen. Durch Schnittstellen können diese Systeme miteinander verbunden werden. Dabei ist auf eine Definition eines fĂŒhrenden Systems sowie auf das Fehlerhandling des Datenaustausches zu achten. Die KompatibilitĂ€t der Systeme kann in diesem Zusammenhang einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil begrĂŒnden.

 

Onboarding der Benutzer

 

Nicht alle Benutzer, die mit der Business Software dann arbeiten sollen, sind Mitglieder des Softwareintegrationsprojektes. ReprĂ€sentative User aus den verschiedenen Bereichen nehmen daher eine SchlĂŒsselrolle ein. Die frĂŒhestmögliche Einbindung aller Benutzer ist sehr wichtig fĂŒr den Erfolg der Implementierung. Die Kommunikation mit den Benutzern (Anforderungserhebung, Test, Schulung und UnterstĂŒtzung) trĂ€gt ungemein zur positiven Erfahrung mit der Integrationslösung bei.

 

Die Rolle von Tests

 

TestplĂ€ne und das darin abgebildete systematische DurchfĂŒhren von realistischen Tests ist erfolgskritisch. In der Regel beginnt man mit Tests von einzelnen FunktionalitĂ€ten (Software-Changes) und weitet diese dann auf Tests zusammenhĂ€ngender GeschĂ€ftsprozesse aus. Den Abschluss bildet der sogenannte „User Acceptance Test“, bei dem von den Fachabteilungen die Abnahmen und Freigabe fĂŒr den Go-Live erteilt wird.

Es sollen wĂ€hrend der Tests möglichst alle in der Praxis vorkommenden GeschĂ€ftsfĂ€lle getestet und abgenommen werden. Da ein hundertprozentiger Parallelbetrieb selten kaufmĂ€nnisch abbildbar ist, ist das richtige AuswĂ€hlen von reprĂ€sentativen GeschĂ€ftsfĂ€llen sehr relevant. Hier sollte der Fokus auf die Standard-FĂ€lle (80:20 Regel) und besonders kritische Prozesse gelegt werden. 

Alles, was in einem Testszenario entdeckt wird, kann in der Regel ohne großen Druck behoben werden. Wenn jedoch Fehler erst im Echtbetrieb erkannt werden, dann entsteht ein großer Zeitdruck sowie möglicherweise auch grĂ¶ĂŸere Datenkorrekturen im Live-System. Die zeitliche Belastung in der Testphase und dadurch eingeteilte Durchlaufzeit sollte nicht unterschĂ€tzt werden. 

Test einer Softwareintegration

Entwicklung der Produkte sowie Updates

 

Auch die meisten Standardsysteme (speziell Software as a Service/SaaS) werden laufend weiterentwickelt. Das bedeutet, dass Updates und Fehlerbehebungen in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden eingespielt werden. Nicht zu unterschĂ€tzen und deswegen gezielt zu veranlassen, ist hierbei die Organisation und Kommunikation mit den Usern.  

TestplĂ€ne, Anleitungen sowie forcierte Schulungen sollten dabei Teil des Standardprozederes sein. Nur dadurch kann auf gut Deutsch der erfolgreiche Einsatz der Software gewĂ€hrleistet und laufend optimiert werden. 

 

Die Vorteile in der Praxis: Das Beispiel von IngenieurbĂŒros

 

Beim Einsatz einer Standardsoftware (wie zum Beispiel ingo365) sind in der Regel viele Systemanforderungen bereits abdeckt. Best-Practice-Prozesse ermöglichen das Anpassen von GeschĂ€ftsanforderungen an die Software. Dies ist kostengĂŒnstiger und das Risiko bei den Softwareintegrationen ist durch hundertfachen Einsatz geringer.  

Zudem werden kontinuierlich kundenĂŒbergreifende Anforderungen in die Software eingebracht. Das erlaubt eine immer am Stand der Technik befindliche Software im IngenieurbĂŒro.

 

IT-Integration und die Vermeidung nachtrÀglicher Probleme

 

Die Software-Integration ist nicht mit dem Go-Live beendet. Das laufende Optimieren in allen Bereichen (Weiterentwicklung, Fehlerbehebung und User-Schulungen) sollte systematisch eingerichtet werden. Dabei sind neben den klassischen Supportthemen auch diverse Schulungskreise sinnvoll. Die Kommunikation ist das absolute A und O in der ZusammenfĂŒhrung der sich ergebenden Herausforderungen. 

 

Das Fazit: Die gelungene Integration einer Lösung kann den Unterschied ausmachen

 

Das Design einer Softwareintegration verfolgt nicht umsonst den Ansatz, dass damit im Unternehmen nachtrÀgliche Schwierigkeiten vermieden werden sollen. Gerade Branchenlösungen beziehen ihre StÀrken aus der praxisnahen Architektur der Funktionen. Wir haben Ihnen hier den Ablauf einer Integration von Software von der erforderlichen Methodik bis hin zu Testszenarien und Updates vorgelegt. Differenziert werden kann in Wasserfall-Methode (starres Modell) und agile Methoden (bestÀndiges Anpassen).

Beide Methodiken können jeweils individuell fĂŒr das eine Unternehmen vorteilhaft, aber das nĂ€chste schon wieder nachteilig ausfallen. Das Hauptaugenmerk der Integration ist von daher die Notwendigkeit, dass alle Stakeholder im Unternehmen die gleiche Sprache sprechen. Was sind die tatsĂ€chlichen AnwendungsfĂ€lle? Bis zu welchem Grad sollen unterschiedliche User in der Nutzung des Systems involviert sein? Das sind durchaus kritische Fragen, welche ohne Selbstreflexion des Unternehmens nicht allgemein beantwortbar sind.

Genauso weiß man, dass alle Jahre wieder ein neuer Anbieter fĂŒr ERP-Lösungen gefunden werden will. Sofern solche Technologien schon vorhanden sind. Über unsere mehr als zwanzigjĂ€hrige Erfahrung mit Branchenlösungen, können wir diesbezĂŒglich sowohl im Falle einer Neuaufstellung als auch der kompletten Neuetablierung beistehen. Informieren Sie sich ĂŒber unser Angebot und lassen Sie uns die Zusammenarbeit beginnen.

Was bedeutet Integration im Unternehmen

 

Software-Integration FAQ

Was bedeutet Integration in der IT?

Integration hat mehrere Bedeutungen. Einerseits kann es sich um die Integration aus Systemsicht handeln. Dabei wird ein Programm ĂŒber eine Schnittstelle mit einem anderen Programm vernetzt. Andererseits bedeutet es aber auch die Integration (= Inbetriebnahme) eines Programmes.

Was ist eine Prozessintegration?

Dies sagt in der Regel aus, dass ein GeschĂ€ftsprozess durch eine Software abgebildet (ergo integriert) wird. Die Software unterstĂŒtzt hier bei der Abbildung der GeschĂ€ftsanforderungen. Je nachdem, ob Standardsystem oder Individualentwicklung, kann eine vice-versa-Anpassung sinnvoll sein. 

Wie funktioniert Datenintegration?

Bei Inbetriebnahme einer Software spielt die DatenĂŒbernahme aus den Altsystemen (abzulösende Systeme) immer eine große Rolle. Einerseits sind damit die Stammdaten gemeint, die unabdingbar fĂŒr die ProzessdurchfĂŒhrung in der neuen Software sind. Es können aber auch Bewegungsdaten (historische Daten) aus den Vorjahren ĂŒbernommen werden. Diese werden zum Beispiel fĂŒr Vorjahresvergleiche verwendet und mĂŒssen aus gesetzlichen GrĂŒnden ĂŒbernommen werden. 

Inwieweit sind Softwareentwickler bei der Integration involviert?

Die Softwareentwickler schultern die technische Integration entscheidend. Gemeinsam mit Kunden und Beratern werden die Anforderungen definiert, welche dann von den Software-Entwicklern umgesetzt werden.

Was ist das Ziel einer Softwareintegration?

Ziel aus organisatorischer Sicht ist es, dass die Software möglichst alle notwendigen GeschĂ€ftsprozesse abbildet. Dies beginnt bei der Definition der Anforderungen, geht ĂŒber die Implementierung bis hin zu den Anwenderschulungen inklusive EchtbetriebsunterstĂŒtzung. Aus technischer Sicht betrachtet, sollen durch eine Software-Integration mehrere Systeme medienbruchfrei miteinander verbunden werden.

Wie kann die Integration von Software gut gelingen?

Gute Planung, realistische Erwartungshaltungen und eine gute Kommunikation sind die Grundlagen fĂŒr eine erfolgreiche Integration.

Welche Fehler muss man bei der System-Integration vermeiden?

Im Kontrast dazu sind unklare Anforderungen, unrealistische Ziele und mangelnde Kommunikation die hÀufigsten Fehler, welche die System-Integration scheitern lassen.

 

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Michael Stritzinger

Management

Michael Stritzinger ist seit 20 Jahren im Bereich Business Software aktiv. Die Anforderungen der projektorientierten Kunden kennt er aus unterschiedlichen Rollen in- und auswendig. Im Management der newvision Group verantwortet er mit seinen Kollegen die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens.

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