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Automatisierungssoftware im Unternehmen: Definition, Beispiele plus Vor- und Nachteile

In der heutigen Gesch├Ąftswelt bleibt beinahe kein Stein auf dem anderen. Unternehmen m├╝ssen sich unter diesen Voraussetzungen kontinuierlich anpassen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Eine der bedeutendsten Innovationen in dieser Hinsicht ist Automatisierungssoftware. 

In diesem Blogartikel werden wir uns eingehend mit Automatisierungssoftware im Unternehmenskontext befassen. Wir definieren, was Automatisierungsl├Âsungen auszeichnet, grenzen Automatisierung und Digitalisierung voneinander ab, zeigen Beispiele f├╝r Automatisierungssysteme auf, sprechen ├╝ber Anwendungsf├Ąlle in Planungsb├╝ros und heben die Vor- und Nachteile solcher L├Âsungen hervor. 

Automatisierungssoftware

Was Automatisierungsl├Âsungen ausmacht

 

Automatisierungstools sind ein Instrumentarium, um Gesch├Ąftsprozesse zu optimieren und dabei auf ein breites Spektrum von Anforderungen einzugehen. Einerseits dienen sie der Automatisierung von Routineaufgaben sowie Prozessen. Andererseits haben sie sich auch in Form von No-Code und Low-Code-Plattformen zu einem Schl├╝sselwerkzeug entwickelt.  

Mit No-Code-Plattformen erstellt man Software und Anwendungen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Low-Code-Plattformen reduzieren wiederum die Entwicklungszeit und den Aufwand f├╝r die Erstellung von Anwendungen merklich. Solche intuitiven Werkzeuge haben die Automatisierung f├╝r eine breitere Nutzergruppe zug├Ąnglich gemacht. Mitarbeiter automatisieren quasi ihre eigenen Arbeitsprozesse.  

Automatisierungsl├Âsungen auf der Basis von No-Code und Low-Code tragen dazu bei, die L├╝cke zwischen Fachanwendern und IT-Experten zu ├╝berbr├╝cken. Die gemeinsame Plattform f├╝r die Erstellung und folglich Implementierung von automatisierten Prozessen macht den Unterschied aus. 

 

Unterschiede zwischen Automatisierung und Digitalisierung

 

Apropos Unterschied. Die Begriffe Automatisierung und Digitalisierung werden oft im gleichen Atemzug verwendet, sind jedoch zwei voneinander abgrenzbare Konzepte. Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von analogen Informationen, Dokumenten, Prozessen usw. in digitale Formate. Dies kann die Erfassung von physischen Dokumenten in elektronische Dateien oder die Implementierung von digitalen Workflows beinhalten. 

Automatisierung hingegen konzentriert sich auf die Mechanisierung von Aufgaben und Prozessen, unabh├Ąngig davon, ob sie digital oder analog sind. Automatisierung baut ergo auf digitale Technologien, um Abl├Ąufe zu rationalisieren, indem sie menschliche Eingriffe minimiert. Das kann bedeuten, dass repetitive Aufgaben, Datenverarbeitung sowie Entscheidungsfindung von Maschinen oder Software ├╝bernommen werden. 

Der wesentliche Unterschied besteht also darin, dass Digitalisierung die Grundlage f├╝r Automatisierung schafft. Digitalisierung ist der erste Schritt zur Automatisierung, da sie die Voraussetzungen f├╝r die automatisierte Verarbeitung von Informationen schafft. 

 

Die Ziele von Automatisierung in der IT

 

Eines der Hauptziele von Automatisierung besteht wie bereits angedeutet darin, die Effizienz zu maximieren. Mittels Automatisierung von wiederholbaren Aufgaben und Prozessen werden Zeit, aber auch Ressourcen eingespart, was zu konsistenteren Ergebnissen f├╝hrt. Dies wiederum gibt den IT-Teams ausreichend Freiraum, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Hierbei sprechen wir von der Entwicklung neuer Anwendungen, der Optimierung von Systemen und der Bereitstellung besserer Support-Services. 

Ein weiteres Ziel der IT-Automatisierung ist die Kostensenkung. Durch die Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands sind Unternehmen in der Lage, Personalkosten zu minimieren. Obendrauf tr├Ągt das Ganze auch zur Reduzierung von Fehlern bei, was erneut die Kosten senkt, die durch Fehlerbehebung und Ausfallzeiten verursacht werden. 

Zus├Ątzlich peilt Automatisierung die Erh├Âhung der Zuverl├Ąssigkeit von IT-Systemen an. Schlie├člich unterst├╝tzt sie die Standardisierung von Prozessen. Damit einhergehend gew├Ąhrleistet die Einhaltung von Best Practices, dass Arbeitsabl├Ąufe in ├ťbereinstimmung mit den festgelegten Standards ausgef├╝hrt werden. 

Automatisierungs Software

Beispiele f├╝r Automatisierungssysteme

 

Am Markt existiert eine gro├če Anzahl an Automatisierungssoftware. Teilweise sind diese jedoch f├╝r ganz spezielle Anwendungsf├Ąlle oder auch Branchen konzipiert. Ich m├Âchte daher an dieser Stelle speziell auf die Automatisierungsl├Âsungen von Microsoft eingehen, da diese mit ihrer tiefen Integration in die Microsoft Business Anwendungen den gr├Â├čten branchen├╝bergreifenden Mehrwert offeriert. 

Eine prominente L├Âsung ist Power Automate, ehemals bekannt als Microsoft Flow. Diese Automatisierungsplattform standardisiert Arbeitsabl├Ąufen in Anwendungen wie Microsoft 365, Dynamics 365 und vielen anderen Drittanbieteranwendungen. Mit Power Automate k├Ânnen Benutzer selbst mit fehlenden Programmierkenntnissen Workflows erstellen, welche Aufgaben wie Datenaustausch, Genehmigungsprozesse und Benachrichtigungen automatisieren. 

Ein weiteres Microsoft-Produkt dieser Art ist Azure Logic Apps. Mit dem Tool k├Ânnen Unternehmen verschiedene Cloud-Dienste miteinander verkn├╝pfen und automatisierte Workflows erstellen, um Daten zu verarbeiten. Auch Microsoft Power BI kann man anreihen. Hiermit werden Datenquellen verkn├╝pft und Berichte und Dashboards erstellt. Die automatische Aktualisierung der Daten ist von ungeheurem Wert.  

Zus├Ątzlich hat man mit Power Apps eine benutzerfreundliche Plattform zur Erstellung von ma├čgeschneiderten Anwendungen zur Verf├╝gung. Die aufw├Ąndige Softwareentwicklung f├Ąllt beiseite, w├Ąhrend Gesch├Ąftsprozesse automatisiert werden.

F├╝r diese Gesch├Ąftsprozesse in Planungsb├╝ros lohnt sich Software-Automatisierung

 

Planungsb├╝ros stehen oft vor komplexen und datenintensiven Herausforderungen. Die Implementierung von L├Âsungen wie Power Automate aus dem Microsoft-├ľkosystem etabliert eine F├╝lle von M├Âglichkeiten. Beispielsweise k├Ânnen Planungsb├╝ros Routineaufgaben wie die Genehmigung von Rechnungen beschleunigen.  

Mit Power Automate erstellen Sie Workflow-Regeln, die automatisch Aktionen ausl├Âsen, sobald bestimmte Bedingungen erf├╝llt sind. Dies kann in Verbindung mit der Dokumentenablage auf Microsoft SharePoint verwendet werden, um den Freigabeprozess f├╝r wichtige Projektunterlagen zu optimieren. Dokumente k├Ânnen automatisch in die richtigen Ordner verschoben, versioniert und den entsprechenden Stakeholdern zur Pr├╝fung vorgelegt werden. 

Die Analyse von E-Mails spielt ebenfalls eine bedeutsame Rolle in Ingenieur- und Architekturb├╝ros. Hier kann von der Automatisierung profitiert werden, indem eingehende elektronische Nachrichten effizient kategorisiert und an die relevanten Teammitglieder weitergeleitet werden. Microsoft Power Automate kann so konfiguriert werden, dass es E-Mails nach Schl├╝sselw├Ârtern oder Absenderadressen scannt. Auf Basis dessen kann es die Zuordnung an Projektteams oder die Erstellung von Aufgaben in Projektmanagement-Tools ausl├Âsen. 

 

Vorteile von Automatisierungssoftware

 

Wer in Bezug auf Automatisierungssoftware wie Microsoft Power Automate Vorteile ergr├╝nden will, braucht nicht lange danach zu suchen: einer der markantesten Pluspunkte besteht schlie├člich in der Beschleunigung von Arbeitsprozessen. Automatisierung eliminiert menschliche Verz├Âgerungen, was die Ausf├╝hrung von Aufgaben vorw├Ąrtstreibt und damit zu schnelleren Projektabschl├╝ssen f├╝hrt.

Des Weiteren sind erh├Âhte Genauigkeit und Fehlerreduzierung beobachtbare Effekte von Automatisierungssoftware. Die Software arbeitet konsequent und macht keine menschlichen Fehler. Dadurch kommt es nicht zu kritischen Fauxpas und die Qualit├Ąt der Aufgaben und Prozesse verbessert sich gleichzeitig.

Automatisierung lenkt Mitarbeitende auf strategischere Aufgaben um, anstatt Zeit mit repetitiven Tasks zu vergeuden. In puncto Arbeitszufriedenheit nicht zu untersch├Ątzen!

Workflow Software Automation

Nachteile von Automation Software

 

Trotz der offensichtlichen Vorteile durch Automatisierungssoftware sind auch einige Nachteile nicht zu verschweigen:

  • Ein wesentlicher Aspekt ist die anf├Ąngliche Investition, die mit der Implementierung von Automatisierungssystemen einhergeht. Die Entwicklung und Einrichtung automatisierter Prozesse erfordern oft Zeit, Geld und Fachwissen.  

  • Die Abh├Ąngigkeit von Technologie kann man ebenso nennen. Wenn Automatisierungssysteme ausfallen oder von Sicherheitsverletzungen betroffen sind, kann dies gravierende Auswirkungen auf den Gesch├Ąftsbetrieb haben. 

  • Eingeschr├Ąnkte Flexibilit├Ąt ist ein weiterer Aspekt. Einmal implementierte Automatisierungsl├Âsungen k├Ânnen teilweise schwer anpassbar sein, insbesondere wenn sich Gesch├Ąftsprozesse h├Ąufig ├Ąndern. Dies erfordert dann erneute Investitionen in die Anpassung. 

  • Die menschliche Komponente sollte ebenfalls erw├Ąhnt werden. Die Automatisierung kann dazu f├╝hren, dass einige Mitarbeiter besorgt um ihre Arbeitsplatzsicherheit sind, da repetitive Aufgaben von Maschinen ├╝bernommen werden. Dies kann zu Unruhe im Team f├╝hren und macht eine kluge Kommunikation sowie Schulung der Mitarbeiter unumg├Ąnglich. 

 

Das Fazit

 

Automatisierungssoftware ist zweifellos eine treibende Kraft f├╝r Effizienz und Produktivit├Ąt in Unternehmen. Dennoch ist es wichtig, die Vor- und Nachteile sorgf├Ąltig abzuw├Ągen und sicherzustellen, dass sich die Implementierung von Automatisierungsl├Âsungen mit den spezifischen Anforderungen und Zielen deckt. Letztendlich stellt die richtige Strategie die Chance bereit, den langfristigen Erfolg zu zementieren. 

Automatisierungssoftware FAQ

 
Grundlagen

Was geh├Ârt zu Automatisierung?

Die Automatisierung bezieht sich auf die Anwendung von Technologie und Software, um wiederholbare Aufgaben, Prozesse, Abl├Ąufe etc. zu optimieren. Dies kann Umst├Ąnde in verschiedenen Bereichen wie Projektmanagement, Marketing, Personalwesen und insbesondere in der Informationstechnologie (IT) einschlie├čen. 

Funktionsweise

Wie funktioniert eine Automatisierung?

Automatisierung vollzieht sich durch die Verwendung von Automatisierungssoftware oder -systemen, die so konfiguriert sind, dass sie vordefinierte Regeln sowie Anweisungen befolgen. Diese Systeme basieren h├Ąufig auf Algorithmen, Bedingungen und Ausl├Âsern, welche aktiv werden, sofern vorgegebene Ereignisse oder Kriterien eintreten.

Tools

Was sind Automatisierungstools?

Automatisierungstools sind Softwarel├Âsungen beziehungsweise Plattformen, die Unternehmen bei der Umsetzung von Automatisierungsl├Âsungen unter die H├Ąnde greifen. Beispiele f├╝r derlei Produkte sind Microsoft Power Automate, Ansible, Jenkins oder Azure Logic Apps.

Arten

Welche Arten der Software Automation gibt es?

Es gibt verschiedene Arten der Software-Automation, inklusive der Automatisierung von Gesch├Ąftsprozessen, Systemkonfigurationen, ├ťberwachung und Fehlerbehebung, sowie Datenaufbereitung und -├╝bertragung.

Anwendung in Planungsb├╝ros

Welche Prozesse k├Ânnen in Ingenieur- und Architekturb├╝ros automatisiert werden?

In Ingenieur- und Architekturb├╝ros kann die Automatisierung von Projektgenehmigungen, das effiziente Dokumentenmanagement durch kategorisierte Dokumentenablage auf Plattformen wie Microsoft SharePoint, aber auch die Analyse von E-Mails zur automatischen Weiterleitung an die relevanten Teams im Vordergrund stehen. Dadurch wird eine beschleunigte Projektabwicklung im Einklang mit fehlerfreien Prozessen organisiert. 

Alexander Sturm

├ťber

Alexander Sturm ist Experte im Bereich Microsoft Technologie. Cloud und Business Software sind seine Leidenschaft - ÔÇťCloud-first!ÔÇŁ ist sein Motto. Er bringt ├╝ber 20 Jahre IT-Erfahrung in unterschiedlichen Rollen mit. Seinen Ausgleich zum aufregenden Berufsalltag findet er bei seiner Familie und auf dem Fu├čballplatz mit seinen 2 Jungs.