Automatisierungssoftware im Unternehmen: Definition, Beispiele plus Vor- und Nachteile

In der heutigen Geschäftswelt bleibt beinahe kein Stein auf dem anderen. Unternehmen müssen sich unter diesen Voraussetzungen kontinuierlich anpassen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Eine der bedeutendsten Innovationen in dieser Hinsicht ist Automatisierungssoftware. 

In diesem Blogartikel werden wir uns eingehend mit Automatisierungssoftware im Unternehmenskontext befassen. Wir definieren, was Automatisierungslösungen auszeichnet, grenzen Automatisierung und Digitalisierung voneinander ab, zeigen Beispiele für Automatisierungssysteme auf, sprechen über Anwendungsfälle in Planungsbüros und heben die Vor- und Nachteile solcher Lösungen hervor. 

Was Automatisierungslösungen ausmacht

Automatisierungstools sind ein Instrumentarium, um Geschäftsprozesse zu optimieren und dabei auf ein breites Spektrum von Anforderungen einzugehen. Einerseits dienen sie der Automatisierung von Routineaufgaben sowie Prozessen. Andererseits haben sie sich auch in Form von No-Code und Low-Code-Plattformen zu einem Schlüsselwerkzeug entwickelt.  

Mit No-Code-Plattformen erstellt man Software und Anwendungen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Low-Code-Plattformen reduzieren wiederum die Entwicklungszeit und den Aufwand für die Erstellung von Anwendungen merklich. Solche intuitiven Werkzeuge haben die Automatisierung für eine breitere Nutzergruppe zugänglich gemacht. Mitarbeiter automatisieren quasi ihre eigenen Arbeitsprozesse.  

Automatisierungslösungen auf der Basis von No-Code und Low-Code tragen dazu bei, die Lücke zwischen Fachanwendern und IT-Experten zu überbrücken. Die gemeinsame Plattform für die Erstellung und folglich Implementierung von automatisierten Prozessen macht den Unterschied aus. 

Unterschiede zwischen Automatisierung und Digitalisierung

Apropos Unterschied. Die Begriffe Automatisierung und Digitalisierung werden oft im gleichen Atemzug verwendet, sind jedoch zwei voneinander abgrenzbare Konzepte. Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung von analogen Informationen, Dokumenten, Prozessen usw. in digitale Formate. Dies kann die Erfassung von physischen Dokumenten in elektronische Dateien oder die Implementierung von digitalen Workflows beinhalten. 

Automatisierung hingegen konzentriert sich auf die Mechanisierung von Aufgaben und Prozessen, unabhängig davon, ob sie digital oder analog sind. Automatisierung baut ergo auf digitale Technologien, um Abläufe zu rationalisieren, indem sie menschliche Eingriffe minimiert. Das kann bedeuten, dass repetitive Aufgaben, Datenverarbeitung sowie Entscheidungsfindung von Maschinen oder Software übernommen werden. 

Der wesentliche Unterschied besteht also darin, dass Digitalisierung die Grundlage für Automatisierung schafft. Digitalisierung ist der erste Schritt zur Automatisierung, da sie die Voraussetzungen für die automatisierte Verarbeitung von Informationen schafft. 

Die Ziele von Automatisierung in der IT

Eines der Hauptziele von Automatisierung besteht wie bereits angedeutet darin, die Effizienz zu maximieren. Mittels Automatisierung von wiederholbaren Aufgaben und Prozessen werden Zeit, aber auch Ressourcen eingespart, was zu konsistenteren Ergebnissen führt. Dies wiederum gibt den IT-Teams ausreichend Freiraum, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Hierbei sprechen wir von der Entwicklung neuer Anwendungen, der Optimierung von Systemen und der Bereitstellung besserer Support-Services. 

Ein weiteres Ziel der IT-Automatisierung ist die Kostensenkung. Durch die Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands sind Unternehmen in der Lage, Personalkosten zu minimieren. Obendrauf trägt das Ganze auch zur Reduzierung von Fehlern bei, was erneut die Kosten senkt, die durch Fehlerbehebung und Ausfallzeiten verursacht werden. 

Zusätzlich peilt Automatisierung die Erhöhung der Zuverlässigkeit von IT-Systemen an. Schließlich unterstützt sie die Standardisierung von Prozessen. Damit einhergehend gewährleistet die Einhaltung von Best Practices, dass Arbeitsabläufe in Übereinstimmung mit den festgelegten Standards ausgeführt werden. 

Beispiele für Automatisierungssysteme

Am Markt existiert eine große Anzahl an Automatisierungssoftware. Teilweise sind diese jedoch für ganz spezielle Anwendungsfälle oder auch Branchen konzipiert. Ich möchte daher an dieser Stelle speziell auf die Automatisierungslösungen von Microsoft eingehen, da diese mit ihrer tiefen Integration in die Microsoft Business Anwendungen den größten branchenübergreifenden Mehrwert offeriert. 

Eine prominente Lösung ist Power Automate, ehemals bekannt als Microsoft Flow. Diese Automatisierungsplattform standardisiert Arbeitsabläufen in Anwendungen wie Microsoft 365, Dynamics 365 und vielen anderen Drittanbieteranwendungen. Mit Power Automate können Benutzer selbst mit fehlenden Programmierkenntnissen Workflows erstellen, welche Aufgaben wie Datenaustausch, Genehmigungsprozesse und Benachrichtigungen automatisieren. 

Ein weiteres Microsoft-Produkt dieser Art ist Azure Logic Apps. Mit dem Tool können Unternehmen verschiedene Cloud-Dienste miteinander verknüpfen und automatisierte Workflows erstellen, um Daten zu verarbeiten. Auch Microsoft Power BI kann man anreihen. Hiermit werden Datenquellen verknüpft und Berichte und Dashboards erstellt. Die automatische Aktualisierung der Daten ist von ungeheurem Wert.  

Zusätzlich hat man mit Power Apps eine benutzerfreundliche Plattform zur Erstellung von maßgeschneiderten Anwendungen zur Verfügung. Die aufwändige Softwareentwicklung fällt beiseite, während Geschäftsprozesse automatisiert werden.

Für diese Geschäftsprozesse in Planungsbüros lohnt sich Software-Automatisierung

Planungsbüros stehen oft vor komplexen und datenintensiven Herausforderungen. Die Implementierung von Lösungen wie Power Automate aus dem Microsoft-Ökosystem etabliert eine Fülle von Möglichkeiten. Beispielsweise können Planungsbüros Routineaufgaben wie die Genehmigung von Rechnungen beschleunigen.  

Mit Power Automate erstellen Sie Workflow-Regeln, die automatisch Aktionen auslösen, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Dies kann in Verbindung mit der Dokumentenablage auf Microsoft SharePoint verwendet werden, um den Freigabeprozess für wichtige Projektunterlagen zu optimieren. Dokumente können automatisch in die richtigen Ordner verschoben, versioniert und den entsprechenden Stakeholdern zur Prüfung vorgelegt werden. 

Die Analyse von E-Mails spielt ebenfalls eine bedeutsame Rolle in Ingenieur- und Architekturbüros. Hier kann von der Automatisierung profitiert werden, indem eingehende elektronische Nachrichten effizient kategorisiert und an die relevanten Teammitglieder weitergeleitet werden. Microsoft Power Automate kann so konfiguriert werden, dass es E-Mails nach Schlüsselwörtern oder Absenderadressen scannt. Auf Basis dessen kann es die Zuordnung an Projektteams oder die Erstellung von Aufgaben in Projektmanagement-Tools auslösen. 

Vorteile von Automatisierungssoftware

Wer in Bezug auf Automatisierungssoftware wie Microsoft Power Automate Vorteile ergründen will, braucht nicht lange danach zu suchen: einer der markantesten Pluspunkte besteht schließlich in der Beschleunigung von Arbeitsprozessen. Automatisierung eliminiert menschliche Verzögerungen, was die Ausführung von Aufgaben vorwärtstreibt und damit zu schnelleren Projektabschlüssen führt.

Des Weiteren sind erhöhte Genauigkeit und Fehlerreduzierung beobachtbare Effekte von Automatisierungssoftware. Die Software arbeitet konsequent und macht keine menschlichen Fehler. Dadurch kommt es nicht zu kritischen Fauxpas und die Qualität der Aufgaben und Prozesse verbessert sich gleichzeitig.

Automatisierung lenkt Mitarbeitende auf strategischere Aufgaben um, anstatt Zeit mit repetitiven Tasks zu vergeuden. In puncto Arbeitszufriedenheit nicht zu unterschätzen!

Nachteile von Automation Software

Trotz der offensichtlichen Vorteile durch Automatisierungssoftware sind auch einige Nachteile nicht zu verschweigen:

• Ein wesentlicher Aspekt ist die anfängliche Investition, die mit der Implementierung von Automatisierungssystemen einhergeht. Die Entwicklung und Einrichtung automatisierter Prozesse erfordern oft Zeit, Geld und Fachwissen.  

• Die Abhängigkeit von Technologie kann man ebenso nennen. Wenn Automatisierungssysteme ausfallen oder von Sicherheitsverletzungen betroffen sind, kann dies gravierende Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben. 

• Eingeschränkte Flexibilität ist ein weiterer Aspekt. Einmal implementierte Automatisierungslösungen können teilweise schwer anpassbar sein, insbesondere wenn sich Geschäftsprozesse häufig ändern. Dies erfordert dann erneute Investitionen in die Anpassung. 

• Die menschliche Komponente sollte ebenfalls erwähnt werden. Die Automatisierung kann dazu führen, dass einige Mitarbeiter besorgt um ihre Arbeitsplatzsicherheit sind, da repetitive Aufgaben von Maschinen übernommen werden. Dies kann zu Unruhe im Team führen und macht eine kluge Kommunikation sowie Schulung der Mitarbeiter unumgänglich. 

Das Fazit

Automatisierungssoftware ist zweifellos eine treibende Kraft für Effizienz und Produktivität in Unternehmen. Dennoch ist es wichtig, die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen und sicherzustellen, dass sich die Implementierung von Automatisierungslösungen mit den spezifischen Anforderungen und Zielen deckt. Letztendlich stellt die richtige Strategie die Chance bereit, den langfristigen Erfolg zu zementieren. 

Automatisierungssoftware FAQ