Aussagekräftiges Reporting mit moderner ERP-Software (um das Controlling zu verbessern)

In der heutigen Geschäftswelt ist ein genaues und zuverlässiges Reporting entscheidend für den nachhaltigen Erfolg. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich ausschließlich auf manuelle Prozesse und Tabellenkalkulationssoftware verlassen musste, um die Betriebsleistung nachzuverfolgen. Um heutzutage wettbewerbsfähig zu bleiben und fundierte Entscheidungen zu treffen, benötigen Unternehmen Zugang zu fortschrittlichen Tools, die ihnen helfen können, ihre Reporting-Bemühungen zu optimieren.

Unternehmenssoftware ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden, um das Reporting in vielerlei Hinsicht zu verbessern. Zum einen ermöglicht es Unternehmen, wichtige Kennzahlen und Daten in Echtzeit zu tracken, wodurch sie ein klareres Bild ihrer aktuellen Performance erhalten.

Neben der Verfolgung wichtiger Kennzahlen kann ERP-Software Unternehmen auch dabei unterstützen, das Reporting zu automatisieren. Dies spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko, was es wiederum erleichtert, regelmäßig akkurate Berichte zu erstellen. Genau diesem Punkt des immensen Verbesserungspotentials durch intelligent vernetzte Lösungen werde ich im folgenden Beitrag auf den Grund gehen.

Definition von Reporting

Unter Reporting versteht man alles, was das Aufbereiten und Visualisieren von vorhandenen Daten betrifft. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• tabellenartige Darstellungen

• grafische Visualisierungen (Balkendiagramm, Tortendiagramm etc.)

Die Zielsetzung des Reportings ist es, möglichst automatisiert Daten an die Entscheidungsträger (Geschäftsführung, Projektleiter) zu liefern, damit die notwendigen Entscheidungen auf fundierter Basis getroffen werden können.

Die Rolle des Reportings im Controlling des Unternehmens

Das Controlling hat im Wesentlichen mehrere Aufgaben:

1. Daten erheben,

2. Daten transformieren,

3. Daten verifizieren,

4. Daten aufbereiten,

5. sowie Daten interpretieren und Entscheidungsvorschläge erstellen.

Um diese Aufgaben wahrzunehmen, ist es notwendig, die Geschäftsprozesse und das Geschäftsmodell zu verstehen. Neben den operativen Datenaufgaben ist es auch wichtig, ein Sparringpartner der Fachbereiche zu sein. Dies umfasst ebenso Coaching sowie Unterstützung in der Interpretation der Daten.

Woran es im Berichtswesen in Ingenieurbüros haken kann

Häufigstes Problem ist, dass die Daten nicht strukturiert vorhanden sind. Aufgeteilt auf mehrere Insellösungen (Excel oder sonstige proprietäre Systeme) sind diese meist nicht zusammenhängend, nicht strukturiert und obendrauf redundant vorhanden. Dies hat zur Folge, dass ein Großteil der Reporting-Kapazität für das Erheben, Transformieren und Bereinigen der Daten aufgewendet wird.

Unterschiedliche Fachbereiche bekommen somit die Auswertungen verspätet und können sie nicht für die Arbeit heranziehen. In vielen Meetings kann es daher vorkommen, dass mehr Zeit dafür verwendet wird, darüber zu diskutieren, wer die richtigen Daten hat, anstatt diese in Entscheidungen überzuführen.

Reports mit Excel sind für sich ein Teil des Problems

Excel hat den Vorteil, dass man alles sehr flexibel eingeben, berechnen und auswerten kann. Das ist aber gleichzeitig im Sinne des Reportings einer der größten Nachteile. Haben Sie schon einmal versucht, ein von einem Dritten erstelltes Excel mit mehreren Tabellenblättern, hunderten Spalten inklusive Formeln und Abhängigkeiten zu lesen? Geschweige denn die Daten ohne Probleme an den richtigen Stellen einzugeben oder eben nicht zu verändern?

Durch die Flexibilität von Excel sind keine strukturierten Prozesse vorhanden. Das führt in fast jedem Fall bei einer Mehrbenutzerverwendung zu Problemen wie falschen Summen, nicht übertragenen Zeilen und sonstigen Formelfehlern.

Durch die nicht vorhandene Zuverlässigkeit kann man sich auf die Daten nicht in der nötigen Form verlassen und muss somit viel Zeit in die Verifizierung stecken.

Voraussetzungen für nachhaltiges Reporting

Die wichtigste Voraussetzung ist ein sauber definiertes Datenmodell. Alle relevanten Daten (Kunden, Projekte, Umsätze, Deckungsbeiträge usw.) sind über Relationen miteinander verbunden und normalisiert. Das heißt, Redundanzen sowie Datenleichen werden im Bericht automatisch unterbunden. Ebenfalls muss das besagte Datenmodell die Branchenanforderungen sowie das Geschäftsmodell des Unternehmens abbilden können.

Die Datensammlung beziehungsweise Übertragung in das Datenmodell aus den entsprechenden Quellen soll dabei möglichst automatisiert erfolgen. Logik- bzw. Datenqualitätsprüfungen sollten schon zuvor während der Dateneingabe des Benutzers im Quellsystem erfolgen. Dies hat den Vorteil, dass der Fokus im Reporting auf die Interpretation und Entscheidungsvorbereitung gelegt werden kann.

Auswertungen mit Business Intelligence Software

Basierend auf dem Datenmodell unterstützt eine Business Intelligence Software beim Erstellen von visuellen Reports. Art und Umfang der notwendigen Reports sind je nach Fachbereich und Rolle sowie Persönlichkeitstyp unterschiedlich. Beispielsweise tendieren zahlenorientierte Menschen zu tabellarischen Auswertungen und andere zu visuellen Reports.

Die Software ermöglicht es, sehr schnell und einfach diverse Auswertungen zu erstellen und an die richtigen Usergruppen je nach Berechtigung zu verteilen. Der Zugriff auf die Auswertungen kann dabei über mehrere Wege erfolgen:

• automatische Verteilung per E-Mail

• Zugriff über Desktop

• und Zugriff per Smartphones

Die mit dem richtigen Aggregierungsgrad vorhandenen Daten werden in BI-Systemen mit hoher Performance angezeigt. Themen wie Report starten, Kaffee holen und drei bis fünf Minuten später das Ergebnis des Reports betrachten, gehören somit der Vergangenheit an.

Beispiele für gelungene Unternehmenssteuerung über das Reporting

In projektorientierten Unternehmen ist das Projekt das Um und Auf. An einem Projekt arbeiten in der Regel mehrere Personen in divergierenden Rollen (Geschäftsführung, Projektleitung, Projektmitarbeiter, Administration und Fakturierung). Damit entstehen an zahlreichen Stellen verschiedene Daten, die für ein effizientes Projektcontrolling zusammengeführt werden müssen:

1. Projektbudget,

2. geplante Projektstunden und -kosten,

3. Ist-Stunden aus der Zeiterfassung,

4. gelegte Teil- respektive Schlussrechnungen aus der Fakturierung.

Je nach Rolle gibt es jetzt entsprechende Reportinganforderungen der Stakeholder:

• die Geschäftsführung möchte aus der Vogelperspektive einen Gesamtüberblick über die Umsätze, Top-Projekte beziehungsweise Flop-Projekte haben, um rechtzeitig im Bedarfsfall steuernd eingreifen zu können.

• der Projektleiter möchte seine Projekte laufend steuern können. Diesbezüglich benötigt er Kennzahlen wie Soll-Ist-Stunden, Ist-Deckungsbeitrag, Restauftragswert usw. Zusätzlich ist für ihn relevant, welche Mitarbeiter wie viele Stunden auf seinem Projekt geleistet haben.

• die Finanzbuchhaltung benötigt einen allzeitigen Liquiditätsüberblick. Die Informationen (Debitorenforderungen, geplante Umsätze, geplante Personalkosten, Tilgungen etc.) sollen dabei automatisch auf eine Zeitachse in die Zukunft gelegt werden.

Wesentliche Vorteile durch ERP-Branchenlösungen in Ingenieurbüros

Ingenieurbüros haben, egal in welcher Größe, ähnliche Anforderungen:

• Projektfokus

• dienstleistungsorientiert

• personalintensiv

• komplexe Abrechnungsmethoden

• usw.

Diese speziellen Maßstäbe sind häufig nicht in Standard-ERP-Systemen out-of-the-box vorhanden. Entsprechende Branchenlösungen wie ingo365 decken diese Lücke dann insofern ab, indem sie die gängigen Anforderungen schon im Standard abbilden.

Dadurch reduziert sich der individuelle Anpassungsbedarf. Die Unternehmenssoftware kann schneller und vollständiger in Betrieb genommen werden und wird durch laufende Updates immer am aktuellen Stand gehalten.

Das Fazit: Zentrale Informationen und Daten für Entscheidungen nutzen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Business Intelligence-Tools für das Reporting unglaublich nützlich sind. Insbesondere - aber natürlich nicht ausschließlich - in projektorientierten Unternehmen. Mit diesen zentralen Tools können Sie Daten viel effizienter und effektiver erfassen sowie interpretieren, wodurch Sie Zeit und Ressourcen sparen können und werden. Der umgekehrte Fall des krampfhaften Datensammelns aus multiplen Quellen, ist hingegen oftmals ein Ausfluss fehlender BI-Tools und/oder der Darstellung in Excel. Hierbei ergeben sich mehr Fragen als Antworten.

Es ist letztlich wichtig, die vollste Konzentration darauf verwenden zu können, die Grundlage an Daten so zu interpretieren, dass Sie fundierte Handlungsempfehlungen daraus ableiten können. Und damit den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig vorantreiben. Genau an dieser Schnittstelle kommt die Leistungsfähigkeit von Business Intelligence-Software ins Spiel. Wertvolle Erkenntnisse, wie etwa das Wissen um verbesserungswürdige Abläufe lassen sich quer durch die Unternehmensbereiche und Ebenen gewinnen. Und dabei setzen Entscheider dann auf die tatsächlich benötigten Unternehmensdaten anstatt Mittel wie Zeit auf Qualitätssicherstellung zu verschwenden.

Reporting FAQ