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Warum Zeit- & Leistungserfassung in Ingenieurbüros neu gedacht werden muss

Die Zeit- und Leistungserfassung in Ingenieurbüros ist seit jeher ein eher unliebsames und schwieriges Thema für alle Beteiligten. Denn die Mitarbeiter fühlen sich schnell kontrolliert und überwacht, was auf Dauer zu einer wenig motivierten Arbeitshaltung führen kann. 

Die Projektleiter knirschen mit den Zähnen angesichts des hohen Aufwands klassischer Zeiterfassung ohne erkennbaren Nutzen für die Projekte. Die Buchhaltung andererseits versucht händeringend die einzelnen und nicht immer identischen Dateien abzugleichen und zwecks Fakturierung zuzuordnen. 

Ganz zu schweigen von der Geschäftsführung, die erst im Nachhinein von einem leichten Bauchschmerz befallen wird, weil da doch irgendwo in der Bilanz etwas nicht stimmen kann. Die Studie Time Is Money von AffinityLive1 kam etwa zu dem Ergebnis, dass lückenhafte Zeiterfassung den Dienstleistungssektor 6-stellige US-Dollar Beträge pro Mitarbeiter und Jahr kostet. Neben Geld kostet die fehlerhafte Erfassung Planungsbüros aber auch Zeit, Nerven, Kunden und Mitarbeiter. 

Umso wichtiger also, dass Zeit- und Leistungserfassung in Ingenieurbüros neu gedacht wird. Welche Anforderungen die moderne Zeiterfassung erfüllen muss und wie dies gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Projektzeit für die Rechnungsstellung

 

Definition von Zeit- und Leistungserfassung

 

Zunächst einmal lohnt es sich aber festzulegen, was denn überhaupt unter der Erfassung von Zeiten und Leistungen zu verstehen ist. Derzeit ist es aufgrund vieler Hintergründe nicht einfach, qualifiziertes Personal einzustellen. Umso mehr ist es wichtig, bestehendes Personal zu fördern und „bei Laune“ zu halten. Also dafür zu sorgen, dass die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden, um Projekte positiv und mit einem Deckungsbeitrag abschließen zu können.

Das erfordert wesentliche Aspekte wie Planung und Steuerung von Ressourceneinsätzen und Kapazitäten sowie deren Leistungserbringungen. Dementsprechend sind die „Ressourcen“ oder besser gesagt Menschen für einen Unternehmenserfolg von hoher Bedeutung. Und genau diese Menschen erbringen zumeist hervorragende Arbeit oder Leistungen. Und solche Leistungen und deren benötigte Zeit sind somit Kapital, welches auch abgerechnet werden kann und muss.

 

Klassische Zeiterfassung geht auf Kosten aller

 

Nachhaltiges Zeitmanagement zählt zu den Königsdisziplinen im Projektmanagement. Gleichzeitig sorgen unterschiedliche Excel-Tabellen, Stempeluhren oder verschiedene Tools noch immer für ineffiziente Prozesse in Ingenieurbüros. Diese Art der klassischen Zeiterfassung geht aber auf Kosten aller und ist daher in ihrer Verwendung so unbeliebt und schwierig. Denn sie

  • … kostet Zeit: Da die Zeiterfassung sowie Leistungserfassungen oft in mehreren Systemen stattfinden, ist die Zuordnung sowie der Abgleich danach sehr aufwändig und zeitraubend. Ungereimtheiten müssen im Nachhinein ebenfalls geklärt und in allen Dateien angepasst werden, was ebenfalls Zeit kostet.

  • … kostet Geld: Viele Mitarbeiter tragen ihre geleisteten Arbeitsstunden erst am Monatsende ein, weil sie die Arbeitszeit händisch in starren Systemen vermerken müssen. Immer wieder passiert es, dass Mehrleistungen im stressigen Alltag mit Projekten untergehen und vergessen werden. Beides führt zu einer gewissen Ungenauigkeit der Aufzeichnung am Monatsende sowie nicht fakturierbaren Leistungen für das Ingenieurbüro.

  • … kostet Nerven: Wenn die Zeit- und Leistungserfassung vom einzelnen Ingenieur zum Projektleiter zur Buchhaltung zur Geschäftsführung überführt werden muss, strapazieren mehrere hin und her gesendete Mails schnell die Nerven aller Beteiligten. In diesem Verfahren sind Fehler und kommunikative Missverständnisse geradezu vorprogrammiert.

  • … kostet Mitarbeiter: Arbeitszeiterfassung und Personalzeiterfassung sind ein sensibles Thema, bei dem sich Mitarbeiter schnell ungerecht behandelt und wenig wertgeschätzt fühlen. Dies wirkt sich auf die Motivation aus und führt im schlimmsten Fall zur Trennung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

  • … kostet Kunden: Dort, wo Kalkulation und Angebotserstellung nicht von vornherein transparent und nachvollziehbar sind, kommt es zu Unklarheiten und Diskussionen über den Leistungsnachweis mit dem Auftraggeber. Einerseits besteht die Gefahr, den Kunden zu verlieren, andererseits kommuniziert dieser seine Unzufriedenheit über das Ingenieurbüro nach außen.

Unweigerlich stellt sich also die gute Frage, wie man diesen negativen Ausflüssen althergebrachter Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende Herr werden kann. Das führt uns zum nächsten Abschnitt.

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Moderne Zeiterfassung & Leistungserfassung ist transparent, automatisiert und schnell

 

Es ist also an der Zeit für eine moderne Zeit- und Leistungserfassung, die den Anforderungen heutiger Ingenieurbüros entspricht. Denn dies stellt die Basis für eine nachhaltige Liquiditätsplanung sowie Ressourcen- und Kapazitätsplanung dar, während die Time-to-Cash spürbar verkürzt werden kann. Voraussetzung ist allerdings, dass der  Nutzen für alle Beteiligten größer ist als der Aufwand. 

Wie das in Planungsbüros gelingt? Durch die Implementierung und Nutzung eines einheitlichen Systems, in dem alle Informationen aus jeder Projektphase zusammenlaufen und über die Software synchron, transparent und in Echtzeit abgerufen werden können. 

 

Zeiterfassung in einem einheitlichen System hat vielseitige Vorteile:

 
  • Arbeitszeiten und Mehrleistungen werden schnell und einfach erfasst

  • Zeit- und Projekterfassung finden in einem System statt, da Daten mithilfe intelligent vernetzter Lösungen synchronisiert werden

  • die Projektzeiterfassung und Leistungserfassung sind flexibel von jedem Gerät und jedem Standort aus möglich

  • die Transparenz der Tätigkeiten ist für beide Seiten hoch, sodass das Vertrauen und die Motivation nicht darunter leiden

  • alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf die Daten und die Dokumentation und können Änderungen in Echtzeit nachvollziehen

  • das Fehlerrisiko ist mit dem hohen Standard in einem einheitlichen System deutlich geringer

  • Projektleiter profitieren von einer benutzerfreundlichen und automatisierten Auftragsverwaltung und Projekt-Controlling

  • höherer Verrechnungsgrad von (Mehr-)Leistungen

  • saubere Dokumentation in einem transparenten System

Insgesamt spart ein einheitliches Datenmanagement-Tool allen Beteiligten eines Ingenieurbüros Zeit, Kosten und Nerven. ingo365 ist ein solches System, das gemeinsam mit newvision von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt wurde. 

Moderne Leistungserfassung

 

Erfassung von Zeiten und Leistungen mit ingo365

 

Der Digitalisierungsschub der vergangenen Monate führt vielen Branchen die Potenziale intelligenter Technologien vor Augen. Auch in Ingenieurbüros sind neue Entwicklungen gefragt, um beispielsweise die schwierige Thematik der Zeiterfassung zu modernisieren. ingo365 ist eine moderne Business Lösung auf Basis neuester Microsoft-Produkte, mit der projektorientierte Unternehmen ihre Prozesse optimieren. Das einheitliche System ermöglicht ein ganzheitliches Projektmanagement von der Angebotserstellung bis hin zum Projektabschluss. Die integrierte Zeiterfassung ist transparent, automatisiert sowie schnell und bietet attraktive Features:

  • benutzerfreundliche Zeitmaske

  • mobile und geräteübergreifende Zeiterfassung (Desktop, Tablet, Smartphone)

  • übersichtlicher Monatsüberblick

  • intuitives Änderungsmanagement

  • einfache Abwesenheitsverwaltung und vordefinierte Urlaubsanträge

  • transparentes System ohne Löschfunktion der Mitarbeitereintragungen

  • projektbezogener Überblick mit Ist-Soll-Vergleich in Echtzeit

  • automatisierte Reportings

  • datenschutzkonforme Zeiterfassung 

Damit wird also der strittigen Zuordnung von Arbeiten ein sinnvoller Riegel vorgeschoben.

Fazit: Moderne Zeiterfassung in Ingenieurbüros macht Spaß

 

Je intuitiver, transparenter und schneller die Zeit- und Leistungserfassung, desto besser wird sie in die Unternehmensprozesse in Ingenieurbüros integriert. Mit ingo365 tragen Mitarbeiter ihre Stunden samt Leistung an jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt über unterschiedliche Devices ein. Projektleiter und Buchhalter greifen in Echtzeit auf die synchron erfassten Zeit- und Projektdaten zu, während Führungspersonen sich schnell einen Überblick verschaffen können. Moderne Zeiterfassung macht Spaß und hat einen hohen Nutzen bei geringem Aufwand. Denn ein einheitliches System ist dank neuester Technologien auf das Wesentliche beschränkt, sodass Projekt-Controlling, Ressourcen- und Liquiditätsplanung spürbar effizienter gestaltet werden können. 

Möchten Sie mehr über den Projektmanagement & Büroorganisation in Ingenieurbüros erfahren? Dann laden Sie sich gleich unser Whitepaper herunter und lernen Sie mehr über den neuesten Stand der Dinge:

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1 https://www.accelo.com/assets/Uploads/WhitePaperTimeIsMoney.pdf 

Zeit- und Leistungserfassung FAQ

 
Bedeutung

Was bedeutet der Begriff Leistungserfassung?

Die Leistungserfassung stellt ein wesentliches Element für eine erfolgreiche Projektabwicklung und -abrechnung dar. Grundsätzlich geht es dabei darum, sämtliche für die Kunden erbrachte Dienstleistungen vollständig zu erfassen und zu dokumentieren. Um so jederzeit einen „Projektstatus“ des bisherigen Projektverlaufs zu erhalten. Dieser „Projektstatus“ wird immer hochaktuell benötigt, um die Chancen und Risiken eines Projekts entsprechend bewerten zu können.

In der heutigen Zeit erwarten darüber hinaus Kunden und Geschäftspartner eine völlige Transparenz und Einsicht in die Abrechnungsgrundlagen, was eben auch Leistungen betrifft.

Potentielle Mängel

Woran kann die Leistungserfassung von Mitarbeitern im Ingenieurbüro haken?

Manche Mitarbeiter fühlen sich durch die vollständige Aufzeichnung von erbrachten Dienstleistungen kontrolliert und überwacht. Andere Mitarbeiter wiederum beurteilen den für die Leistungserfassung benötigten administrativen Aufwand als zu hoch und einige andere Mitarbeiter arbeiten leider doch öfters chaotisch.

Entgegen solchen Befunden erfordert die Leistungserfassung aber lediglich wenige Minuten am Tag, die Abrechnung wird dadurch viel einfacher und schneller und die gewonnen Projektinformationen sind von unschätzbarem Wert.

Erleichterungen durch Software

Was kann eine ERP-Software für Zeit- und Leistungserfassung daran ändern?

Eine moderne Branchensoftware für Zeit- und Leistungserfassung bietet nicht nur relevante Informationen für den Unternehmer sondern auch für die betroffenen Mitarbeiter. Somit verfügen Mitarbeiter eben auch zusätzlich zu den Projektinformationen stets über persönliche Informationen wie Urlaubsstände, Zeitausgleichssalden, Abwesenheiten etc.

Durch eine aktuelle, integrierte Zeit- und Leistungserfassung entfällt die mühsame Erfassung in Excel-Listen, deren Bewertung, sowie danach die manuelle Weiterverarbeitung völlig.

Nachteile von Excel

Warum sollte ich nicht Excel für das Erfassen heranziehen?

Excel als Tool für Zeit- und Leistungserfassung wird heute leider noch immer vielfach angetroffen, wobei hier fortlaufend noch viele Nachteile überwiegen. Excel ist eine massive Fehlerquelle, da Daten unstrukturiert und unvollständig eingetragen werden (obendrauf meistens auch noch viel zu spät). Wer kann sich beispielsweise noch erinnern, was vor 2 Wochen geleistet wurde? Und das beantwortet schon die Frage „Liegen aktuelle und vollständige Aufzeichnungen vor, die für alle einsichtbar sind?“

Darüber hinaus gibt es auch gesetzliche Vorschriften über das Führen von Zeitaufzeichnungen, wofür die Geschäftsführung direkt haftet. Was passiert dann bei einer Überprüfung der Aufzeichnungen, wenn die Excel-Dateien nicht gefunden werden können, unvollständig oder gar falsch sind? Wie wird mit Excel sichergestellt, dass die erbrachten Leistungen auch tatsächlich an den Kunden fakturiert wurden? Mit einer integrierten Zeit- und Leistungserfassung stellen sich derlei Fragen einfach nicht, da die Daten jeweils aktuell und vollständig vorliegen und innerhalb von Sekunden weiterverarbeitet werden können.

Robert Weitersberger

Über

Robert Weitersberger ist seit über 35 Jahren im ERP-Lösungs-/Beratungsgeschäft tätig und beschäftigt sich mehr als 25 Jahre tiefgreifend mit den Microsoft Dynamics NAV/BC Produkten. Neben den Consulting- und Projektleitertätigkeiten für strategische Projekte, ist er auch für die gesamte Produktentwicklung der newvision-Branchenlösungen verantwortlich. Als Managementmitglied erfüllt er eine entscheidende Rolle im weiteren Unternehmenswachstum.