Checkliste für die Einführung einer neuen Software im Ingenieurbüro

Immer wieder höre ich in meinen Gesprächen mit Kunden, dass Ingenieure nicht als IT-Verantwortliche gesehen werden sollten. Und dem kann ich nur zustimmen. Die Digitalisierung schreitet voran, doch digitale Skills erlernt niemand über Nacht. Das beginnt bereits bei der Auswahl der passenden Software für Ingenieurbüros, denn bei jedem Kauf braucht es eine gewisse Recherche. Aber auch Vergleiche zwischen alternativen Produkten und Bewertungen beziehungsweise Empfehlungen.

Wer sich in einem branchenfremden Umfeld bewegt, hat damit so seine Schwierigkeiten. Denn wie lassen sich der richtige Partner und die richtigen Softwarelösungen finden, wenn einem bereits die passenden Auswahlkriterien fehlen? Hinzu kommt die Angst, sich falsch zu entscheiden. Beispielsweise kann der Einsatz der falschen Software langfristig höhere Kosten verursachen als Nutzen bringen. Diesem Thema will ich nun ein bisschen auf den Zahn fühlen und Strategien für Softwareeinführung in sieben Phasen aufteilen. Diese können Sie dann für Ihre eigene anfängliche Planung als Checkliste für die Softwareeinführung heranziehen.

Software-Einführung im Unternehmen in 7 Schritten

Lassen Sie mich eine Sache vorneweg sagen: Die Schritt-für-Schritt-Anleitung in diesem Artikel ist zu jedem Zeitpunkt individualisierbar. Sie soll in diesem Kontext allerdings dafür sorgen, eine grundlegende Idee davon zu bekommen, welche Schritte bei der Einführung neuer Software zu bedenken sind. Ich gehe hierbei nicht auf Change-Management-Modelle ein. Diese haben wir mitsamt deren Phasen anderswo evaluiert.

Nach diesem allgemeinen Einblick gehe ich im folgenden Abschnitt dann auf drei konkrete Herangehensweisen ein, die sich aus den individuellen Anforderungen des Unternehmens ergeben.

1. Anforderungen genau kennen

   Evaluieren Sie im Vorfeld intern in groben Zügen, was die neue Software im besten Fall können muss. Also welche Funktionen sie für welche Unternehmensprozesse haben sollte.

2. Informationen einholen

   Das Internet hat uns einen großen Vorteil gebracht: wir können uns hervorragend ein erstes Bild machen, was der Markt so zu bieten hat. Webseiten, wie unter anderem der newvision Blog, geben dazu regelmäßig Tipps. Obendrauf beleuchten sie Vor- und Nachteile einzelner Lösungen und geben teilweise sogar Erfahrungsberichte und Empfehlungen ab. Fragen Sie außerdem bei anderen Ingenieurbüros nach, was dort im Betrieb ist. Nach dieser Recherche können Sie 3-4 Softwarelösungen in die Auswahl nehmen und erste Vergleiche bezüglich Funktionen, Kosten und Einsatzmöglichkeiten anstellen.

   Lesen Sie weiter: Wie viel Software braucht das Ingenieurbüro der Zukunft

   

3. Anbieter kontaktieren

   Treten Sie im nächsten Schritt mit den ausgewählten Partnern in Kontakt. Lernen Sie sich im Erstgespräch kennen und fordern Sie eine Demo und/oder Testversion an. Teilweise ist auch ein geführter Testmonat wie bei ingo365 möglich. Während diesem können Sie einen Überblick über das Tool erhalten, Fragen stellen und Aufgaben erhalten.

4. Ziele verfeinern und Lösung wählen

   Der moderne Arbeitsplatz ist im Wandel. Konkretisieren Sie daher Ihre Auswahl an Zielen, die Sie mit der neuen Lösung erreichen möchten. Das geht entweder intern oder gemeinsam mit einem Partner, beispielsweise in einem Workshop. Die Frage, die Sie in diesem Schritt beantworten wollen, lautet: Brauche ich eine Standard-Software, ein individualisierbares Tool oder sogar ein individuell entwickelbares Produkt? Spätestens danach bleiben wahrscheinlich nur noch 1 oder höchsten 2 Produkte respektive Hersteller übrig.

5. Geeignete Softwarewahl treffen und Integration starten

   Lassen Sie sich bei der Softwareimplementierung von einem Partner unterstützen, dem Sie Vertrauen entgegenbringen und wo Sie sich gut aufgehoben fühlen. Dieser wird dafür sorgen, dass es:

   • keine Ausfallzeiten gibt,

   • Herausforderungen im Arbeitsalltag schnell gemeistert werden

   • und die Mitarbeiter die passenden Schulungen erhalten.

   Bei Bedarf beziehungsweise auf Wunsch lassen sich auch Testphasen für das neue ERP-System umsetzen.

6. Planen Sie Ihren Go-Live

   Begleiten Sie den Go-Live der neuen Software durch eine gute interne Kommunikation, damit die Mitarbeitenden die neue Lösung schnell akzeptieren. Zusätzlich wissen sie dann, an wen sie sich bei Problemen wenden können.

7. Optimierung und Support organisieren

   Planen Sie auch nach der Inbetriebnahme der neuen Software eine Übergangsphase ein, um Optimierungen durchzuführen. Da das Alltagsgeschäft vielerorts dynamisch ist, vereinbaren Sie mit Ihrem Partner zudem einen passenden Support.

Drei Herangehensweisen für die flexible Etablierung

Wie angekündigt, möchte ich Ihnen drei konkrete Möglichkeiten vorstellen, die sich vor allem in der Flexibilität neue Softwareprojekte unterscheiden. Da wir unsere Produkte inklusive Vorgang am besten kennen, nutze ich diese als Beispiel. Grundsätzlich lassen sich diese Merkmale aber auch auf andere Softwarelösungen übertragen, sofern diese Abstufungen möglich sind: 

1. Out-of-the-Box Software (ingo SMART)

Die kostengünstigste Variante ist in jedem Fall eine Standardlösung, die Eigenentwicklungen nicht zulässt. Hier fallen die allgemeinen Lizenzen an und in vielen Fällen sorgen kostenlose Tutorials und Handbücher für eine zügige Einführung und Einschulung in die neue Software. Der Aufwand sprengt den Rahmen nicht. 

Durchschnittliche Dauer der Softwareeinführung im Unternehmen: 1 bis 3 Monate 

2. Standard-but-Flexible Software (ingo CONFIG)

Wahrscheinlich fällt Ihre Wahl auf diese Hybridlösung, wenn eine Standardlösung grundsätzlich möglich ist, Sie aber einzelne Bereiche zusätzlich individualisieren möchten. Vieles können Sie als Kunde selbst ausführen und benötigen nur in speziellen Fällen Unterstützung durch das Support-Team. Der zeitliche Aufwand und die damit verbundenen Kosten liegen daher in der Mitte. 

Durchschnittliche Dauer der Softwareimplementierung: 3-6 Monate 

3. State-of-the-Art Software (ingo CUSTOM)

Vielleicht finden Sie heraus, dass Ihre Anforderungen so speziell sind, dass eine Standardlösung zwar möglich ist, hier aber auch viel Raum für Eigenentwicklungen hermuss. In diesem Fall macht eine Software Sinn, die individuelle Entwicklungen zulässt sowie ein Partner, der diese umsetzen kann. Bei der Einführung einer solchen Software sollten Sie 

• den deutlich höheren Aufwand bei der Entwicklung, 
• aber auch bei der Implementierung in die Unternehmensstrukturen, 
• sowie der Mitarbeitereinschulung im Blick behalten. 

Damit steigen natürlich auch die Kosten, während Sie über die nächsten Jahre aber von sehr großer Flexibilität profitieren. 

Durchschnittliche Dauer der Einführung des Systems: 6-12 Monate. 

Das Fazit: Je flexibler die Software, desto größer das Potenzial

Grundsätzlich müssen Sie heute nicht wissen, wie Ihre Software in fünf Jahren ganz genau aussehen muss. Aber es ist natürlich nicht verkehrt, eine Lösung zu wählen, die mit Ihnen und Ihren Anforderungen wachsen kann. ingo365 beispielsweise ermöglicht zeitnah die kleine Umstellung mit einer Standardversion ebenso wie die Entwicklung hin zur State-of-the-Art-Umsetzung.

Dabei wächst nicht nur die Software mit den Prozessen, sondern auch andersherum. Dank der neuen Möglichkeiten mit dem Tool passen sich die eigenen Arbeitsabläufe auch an die Software an und entwickeln sich weiter.

Was ingo365 genau ist und wie die einzigartige Software Ihnen im Ingenieurbüro das Leben mit Erfolg erleichtern kann, erfahren Sie auf unserer Produktseite:

Checkliste für die Einführung neuer Software FAQ