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15 Tipps für Mitarbeiterführung & Taskmanagement im Ingenieurbüro

Sich selbst zu organisieren ist schwierig. Andere zu organisieren, noch ungleich schwieriger. Dazu brauchen Sie kein Marketing, um das zu wissen. Diese Kompetenz müssen sich viele Projektleiter erst aneignen, besonders wenn sie noch ganz frisch in der neuen Sandwichposition sind. Auftraggeber, Führungspositionen/Geschäftsführer, interne und externe Mitarbeiter haben ihre ganz eigenen Bedürfnisse, für die es Know-how braucht.

Fehlen dem Projektleiter die nötigen Skills und Methoden, ist zumeist auch der größte Enthusiasmus nicht mehr ausreichend. Es kommt zu Problemen und Zuständigkeiten sind unklar, sodass Aufgaben und Inhalte des Projekts doppelt oder gar nicht erledigt werden.

Im Geschäftsalltag garantieren Mitarbeiterführung und Taskmanagement ein erfolgreiches Projektmanagement. Digitale Business Lösungen unterstützen Projektleiter maßgeblich beim Projektcontrolling, bei der Koordination der Mitarbeiter und der Steuerung durch alle Projektphasen. Im folgenden Artikel gehe ich auf diese Themen nun genauer ein.

 

Herausforderungen eines Projektleiters

 

Gerade am Beginn eines neuen Projekts fehlen häufig Daten und Zahlen, sodass der Projektstart immer wieder ohne eine nachhaltige Ressourcen- und Kapazitätsplanung erfolgt. Immerhin gibt es einen klaren Zeitplan und der Kunde will in der Folge lieber heute statt morgen Ergebnisse sehen.  

Die Leitung eines Projekts bringt neben technischen Aufgaben auch eine Reihe von organisatorischen und administrativen Herausforderungen mit sich. Technische Kompetenz als Führungskraft ist jedoch nicht gleichbedeutend mit Führungskompetenz. Leadership, also das Arbeiten am System, will ebenso gelernt sein, wie Management, das Arbeiten im System. Diesen Aspekt unterschätzen auch Arbeitgeber gerne, wenn Sie Ihren besten Techniker stolz zum Projektleiter ernennen, ohne ihm die notwendigen Schulungen für gute Mitarbeiterführung aus der Sandwichposition zuteil werden zu lassen.

 

Mitarbeiterführung Definition

 

Den korrekten Ton zu treffen, um Leistung des Mitarbeiters hervorzurufen, ist ein geflügeltes Sprichwort. Und tatsächlich kommt alles auf das Know-how über das angemessene Verhalten des Chefs in der Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern an. Von der Definition her, beeinflussen Führungskräfte über die Mitarbeiterführung direkt die Leistungen der Mitarbeiter. Das dahinterstehende Kredo ist, dass Vorgesetzte motivierend führen sollen, um den Erfolg der Arbeit wechselseitig zu garantieren.

Mitarbeiter führen und Fehler vermeiden

 

Führung mit Qualität will gelernt sein...

 

Nicht immer ist die Position und der Aufgabenbereich des Projektleiters im Ingenieurbüro den Leuten gegenüber klar definiert. An einem Tag wird sie mit der Position des Büroleiters verwechselt, am nächsten Tag mit der Rolle der Kummerkastentante in der Gruppe. Auch fehlt es häufig am notwendigen Dialog, beispielsweise wenn die Projektleitung zu spät in Vertrags- und Kalkulationsthemen mit einbezogen wird. 

Im Projekt soll der Projektleiter zwar als integrale Aufgabe die Führungsrolle übernehmen, ein autoritärer Führungsstil als Vorgesetzter ist aber in den meisten Situationen ebenfalls fehl am Platz. Im Verhalten ziehen Fehler wie mangelnde oder übertriebene Mitarbeiterführung Verzögerungen, Missverständnisse und weitere Probleme wie einen langen Rattenschwanz nach sich. 

 

...und verlangt nach Qualifikation des Teams

 

Um die Anforderungen der einzelnen Projekte erfüllen zu können, benötigt der Projektleiter ein Team mit passenden Qualifikationen für die Zusammenarbeit. In Zeiten von Fachkräftemangel ist das auch in Ingenieurbüros nur selten der Fall, sodass es gute Alternativen und Lösungen braucht, zum Beispiel ein starkes Subunternehmer Management.

Essentiell für ein erfolgreiches Projekt ist auch das richtige Timing. Den Mitarbeitern des Unternehmens sämtliche Aufgaben zur richtigen Zeit zuzuteilen, stellt eine permanente Herausforderung für den Projektleiter dar. 

Diesen und anderen Herausforderungen müssen sich Projektleiter im täglichen Projektgeschäft als Thema stellen. In Bezug auf Mitarbeiterführung und Taskmanagement haben sich daher folgende 15 Tipps bewährt:

 

Erfolgreiche Mitarbeiterführung: Tipps für die gute Führungskraft

 
  • Tipp 1: Self-Leadership
    Ein guter erster Schritt ist der Self-Leadership Ansatz: sich selbst im Vertrauen auf die eigenen Kompetenzen in die gewünschte Richtung zu lenken, um damit die definierten Ziele zu erreichen.

  • Tipp 2: Jour fixe & regelmäßige Meetings
    Zeit, die im Unternehmen gut investiert ist: Einmal pro Woche wird über den Projektstatus berichtet und Projektrisiken erörtert, die Arbeitsaufteilung festgelegt und mögliche Maßnahmen zur Gegensteuerung beschlossen.

  • Tipp 3: Strukturiert & unstrukturiert
    Strukturierte Aufgabenzuteilung (nach der Wasserfall-Methode) ist nötig, um alle relevanten Tasks abzudecken. Genauso wichtig ist es aber, die Voraussetzungen zu schaffen, um agiles Arbeiten im Betrieb zu ermöglichen.

  • Tipp 4: Mitarbeitermotivation
    Motivation ist ein Unternehmenswert, der viel Pflege braucht. Fingerspitzengefühl bei der Mitarbeiterführung ist dabei unerlässlich. Das heißt: Ressourcen freischaufeln für die menschliche Komponente, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.

Mitarbeiterführung Methoden

  • Tipp 5: Leadership lernen
    Führungskompetenz ist harte Arbeit. Doch die erforderlichen Skills für Projektleiter lassen sich in Phasen der Entwicklung erlernen und vertiefen.

  • Tipp 6: Sinn kommunizieren
    Akzeptanz und intrinsische Motivation steigen, wenn Hintergründe im Umgang mit den Mitarbeitern transparent gemacht werden und das große Ganze im Blick bleibt.

  • Tipp 7: Eigenverantwortung der Arbeitnehmer fördern
    Dazu braucht es Vertrauen aber auch das Verteilen von Entscheidungsmacht innerhalb der Unternehmenskultur, damit Entscheidungen auch tatsächlich getroffen werden, wenn sie nötig sind.

  • Tipp 8: Coaching
    Der Projektleiter als Coach und Sparringpartner ist besonders für unerfahrene Mitarbeiter wichtig. Denn sie brauchen die Unterstützung und Anleitung der Führungskräfte, um in ihre Aufgaben hineinwachsen zu können.

  • Tipp 9: Ziele klar formulieren und kommunizieren
    Nach der SMART-Formel sollen Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und mit einem Enddatum versehen, also terminiert sein. Auf diese Weise kennen alle Beteiligten ihre Aufgaben, Ziele und Zuständigkeiten.

Mitarbeiterführung Tipps für Führungskräfte im Ingenieurbüro

Zusätzliche Tipps für erfolgreiches Taskmanagement

 
  • Tipp 10: Arbeitspakete schnüren und delegieren
    Ist sich der Projektleiter bewusst, welche Arbeitspakete anfallen, lassen sich Einzelaufgaben herausarbeiten und an die Angestellten verteilen.

  • Tipp 11: Zuständigkeiten klar regeln
    Konflikte und Missverständnisse lassen sich auf diese Weise vorbeugen, während die Betroffenen sich im Gegenteil ihrer Verantwortung nicht entziehen können.

  • Tipp 12: Deadlines & Prioritäten festlegen
    Ausreichend Zeitpuffer, die Einhaltung von Endterminen und die Priorisierung einzelner Tasks reduzieren im Team die Gefahr, sich in zeitaufwändigen Nebenschauplätzen zu verlieren.

  • Tipp 13: Abhängigkeiten identifizieren
    Aufgaben, von denen der nachfolgende Erfolg abhängt, müssen prioritär erledigt werden, damit diese nicht blockiert werden. Das muss ein selbstverständlicher Teil der Arbeitsweise sein.

  • Tipp 14: Raum für Kommunikation schaffen
    Meetings und der Einsatz moderner Kommunikationskanäle über die Abteilung hinaus fördern den Informationsfluss des Unternehmens.

  • Tipp 15: Laufende Validierung implementieren
    Projekte lassen sich als Chef mithilfe eines einheitlichen, integrierten Systems für das Projekt- und Datenmanagement flexibler planen und bewerten.

 

Wie die Business Lösung ingo365 Projektleiter bei Mitarbeiterführung & Taskmanagement unterstützt

ingo365_Business von Ingenieuren für Ingenieure

Eine zentrale Business Lösung wie ingo365 kann in mehrfacher Hinsicht die Leistungen in der Projektabwicklung maßgeblich verbessern:

  • Als integriertes System für das Projekt- und Datenmanagement liefert es den Führungskräften verlässliche Zahlen für die Planung und Kontrolle von Zeit-, Personal- oder Sachressourcen sowie eine professionelle Angebotslegung.

  • Bereits in frühen Projektphasen lässt sich der Bedarf feststellen sowie Kapazitäten und Rollen den einzelnen Mitarbeitern zuweisen.

  • Teilaufträge und geplante Zeiten der Mitarbeiter werden in Echtzeit rückgemeldet und ausgewertet, sodass aktuelle Soll-Ist-Vergleiche keine Fragen übrig lassen.

  • Die transparente und eigenständige Zeiterfassung ermöglichen eine wertschätzende und vertrauensvolle Mitarbeiterführung quer durch alle Positionen.

  • Da Abweichungen vom Zeitbudget auf einfache Weise festgestellt werden, behalten Projektleiter jederzeit den Überblick über alle Fertigstellungsgrade. Das ermöglicht Input für die Entscheidung.

  • Aussagekräftige Visualisierungen der Aufgaben lassen sich problemlos erstellen, sodass das Taskmanagement im Unternehmen effizient gestaltet werden kann.

  • Anstehende und erledigte Aufgaben sind zu jedem Zeitpunkt von jedem Ort und jedem Gerät aus einsehbar, sodass alle Projektbeteiligten sich nahtlos informieren und konkret agieren können.



Fazit: Mitarbeiterführung & Taskmanagement im Planungsbüro verbessern

 

Je klarer die Aufgabenstellungen definiert sind, desto flexibler können Mitarbeiter ihre eigenen Tasks planen sowie ausführen. Informierte Mitarbeiter sind außerdem motivierter und engagierter, Aufgaben eigenverantwortlich und zufriedenstellend zu erledigen. Mitarbeiterführung und Taskmanagement sind Kompetenzen, die sich erlernen lassen.

Führen kann ein jeder, aber das Ziel muss die optimale Kommunikation im Team sein. Unterstützt durch eine moderne Business Lösung, die das Projektmanagement intelligent digitalisiert und automatisiert, heben Projektleiter das Planungsbüro der Zukunft auf ganz neue Ebenen. 

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Tipps Mitarbeiterführung

Tipps zur Mitarbeiterführung FAQ

 
Definition

Was ist Mitarbeiterführung überhaupt?

Leadership bedeutet konkret, Mitarbeiter mit eigenen Visionen zu inspirieren und zu motivieren. Und dabei die Werte und Überzeugungen mit dem eigenen Handeln vorzuleben. Damit wird Kreativität, Innovation und Wandel geschaffen.

Wie gelingt sie?

Was macht eine gute Mitarbeiterführung aus?

Es gibt sehr unterschiedliche Führungsstile – dabei existiert theoretisch kein richtig oder falsch. Vielmehr ist die Zweckmäßigkeit unter Berücksichtigung der Reifegrade der geführten Mitarbeiter die Richtschnur . Das wichtigste als Leader ist, dem Team mit Rat und Tat zur Seite zu stehen und entsprechend visionäre Impulse zu setzen. Ein guter Leader übernimmt Verantwortung, motiviert sein Team und sorgt für dessen ständige Weiterentwicklung.

Dabei aufkommende Konflikte werden empathisch gemanaged. Wichtig ist auch die Integrität des Leaders, damit das „Gepredigte“ auch selbst gelebt wird. Eigene Fehler sollten jeweils eingestanden werden und dabei die Lehren für das eigene zukünftige Handeln gezogen werden.

Aufgaben

Welche Aufgaben hat die Mitarbeiterführung?

Die Hauptaufgabe von Mitarbeiterführung ist es, die strategischen Ziele der Organisation auf das tägliche Tun herunterzubrechen. Und aus diesem Konnex und der damit verbundenen gemeinsamen Vision Motivation zu schaffen. Dabei wird ein ständiges Augenmerk auf die Optimierung der Arbeitsprozesse und des Teambuildings gelegt, um das volle Potential auszuschöpfen. Dabei dient der Leader dem Team und nicht das Team dem Leader.

Zudem ist der ständige Wandel durch zielgerichtetes Change-Management proaktiv zu gestalten: es muss hier jeweils der Sinn von Veränderungen für alle „Betroffenen“ klar kommuniziert und auch die negativen Folgen eines „Nicht-Handelns“ transparent gemacht werden. Idealerweise werden durch die gesetzten visionären Impulse die Betroffenen zu Beteiligten, die wiederum motiviert den Wandel mit vorantreiben.

Fehler

Was sollte man als Führungskraft vermeiden?

Als Führungskraft sollte bei erkannten Verbesserungspotentialen oder Kritik jeweils das direkte 4-Augen-Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern gesucht werden. Offene Kritik in großen Runden sollte unbedingt vermieden werden. Fatal ist es, wenn in solchen Fällen – zum Beispiel zur Vermeidung von diesbezüglichen Konflikten – kein persönliches Gespräch geführt wird. In der Regel wird sich dadurch nichts verändern oder noch schlimmer könnte das nicht korrigierte Fehlverhalten vom Mitarbeiter auf Grund der Duldung als stillschweigende Bestätigung interpretiert werden. Hier kommt dann das Zitat von Paul Watzlawick „man kann nicht nicht kommunizieren“ zum Tragen.

Nicht erreichbare Zielvereinbarungen sollten jeweils vermieden werden, da dies einen negativen Einfluss auf die Motivation haben wird. Hier kann man sich gut an der SMART-Formel für Ziele organisieren: diese sollten jeweils Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert sein.

Verbessungspotential

Wie kann ich mich als Führungskraft verbessern?

Leadership ist insgesamt von 3 Faktoren abhängig: Persönlichkeit, Erfahrung und Kultur. Da die Persönlichkeit im Wesentlichen durch die individuellen Erlebnisse der Kindheit geprägt ist, sind hier nur sehr träge Verbesserungen möglich. Erfahrung bestimmt gewissermaßen dann unser Denken und Handeln maßgeblich mit. Frei nach dem Motto „Übung macht den Meister“ kann hier zum einen durch Reflexion der eigenen Erfahrung als auch dem kritischen Auseinandersetzen mit den erzielten Erfolgen oder Misserfolgen entsprechender Fortschritt erzielt werden. Auch ein in der Unternehmenskultur verankertes Bewusstsein für Leader hilft dabei, dass sich diese besser entfalten können.

Zudem ist es enorm hilfreich, sich mit den Leadership-Theorien und insbesondere den Team-Dynamiken auseinander zu setzen. Auch wenn es in der Praxis dann wieder ganz anders aussieht, hilft das theoretische Rüstzeug dabei, herausfordernde Führungssituationen einzuordnen und idealerweise die zu Grunde liegenden Gegebenheiten zu verstehen.

Christian Andres

Über

Christian Andres befasst sich seit mehr als 20 Jahren mit betriebswirtschaftlicher Software. Vor rund 12 Jahren wechselte er von der Kunden- auf die Beraterseite. Er ist im Management/Geschäftsführung der newvision Group und dort hauptverantwortlich für den Bereich Operations.