Auftragsverwaltung und Projektcontrolling: Best-of-Breed oder Best-of-Suite-Software?

Die digitale Transformation wurde in den vergangenen Monaten enorm beschleunigt, wie unter anderem der Digitalisierungsindex 2021/2022¹ von mittelständischen Unternehmen in Deutschland zeigt.

Einerseits sollen digitale B2B-Lösungen auch in Zukunft für produktive Zusammenarbeit und effizientere Prozesse sorgen, andererseits eröffnen Sie neue Geschäftsfelder sowie Flexibilität für kommende wirtschaftliche Veränderungen. Aus diesem Grund sind Entscheidungsträger verschiedenster Branchen momentan auf der Suche nach passenden digitalen Programmen und Services, wobei sich schnell die Frage aufdrängt, ob Best-of-Breed (mehrere Tools) oder Best-of-Suite (1 Tool) mehr Sinn macht.

Die Ausgangslage in Ingenieurbüros

In Ingenieurbüros etwa setzte man bis dato stark auf eine Vielzahl Tools, die die Anforderungen einzelner Bereiche wie Auftragsverwaltung und Projektcontrolling für sich am besten erfüllen. Gleichzeitig sorgt der massive Anstieg administrativer Bürotätigkeiten zu spürbaren Zeiteinbußen und Frustration.

Die Digital Workplace Studie² von Adobe kam etwa zu dem Schluss, dass ein Wissensarbeiter 25 Stunden pro Woche rein mit E-Mail-Verkehr, Rechnungsstellung, Dokumentenverwaltung etc. verbringt. Entsprechend frustrierend und zeitraubend empfinden Projektleiter und Ingenieure in Planungsbüros den Administrationsaufwand aufgrund vieler unterschiedlicher Tools für die Zeit- und Leistungserfassung oder Liquiditätsplanung. Es lohnt sich daher die Überlegung, ob sich eine einheitliche digitale Gesamtlösung von einem Anbieter in Zukunft mehr lohnt.

Die Herausforderung für Ingenieure: Verwaltung von Aufträgen und Projektcontrolling

Im projektorientierten Umfeld des Ingenieurwesens müssen sich Planungsbüros dynamischen Bedingungen stellen, die ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsmanagement erfordern. Projektleiter und Teams in Ingenieurbüros müssen täglich vielseitige Herausforderungen in der Auftragsverwaltung und im Projektcontrolling meistern:

• viele Aufträge und Einzelprojekte mit individuell unterschiedlichen Anforderungen, 

• Koordination der Aufgaben und Kooperation zwischen internen und externen Mitarbeitenden,

• lange Projektzeiträume von mehreren Monaten oder Jahren, vor allem von öffentlichen Kundenaufträgen,

• halbfertige Leistungen und teilweise nicht steuerbare Einflussfaktoren in jeder Projektphase möglich,

• dynamische Dienstleistungspakete, die im Vorfeld nicht vollständig definiert werden können,

• die Erfordernis flexibler Ressourcen- und Kapazitätsplanung, je nach sich verändernden Anforderungen im Auftrag,

• große Flut an Informationen, die mit Auftraggebern ausgetauscht und verwaltet werden müssen,

Wie Sie sehen können, ist das Thema der Auftragsverwaltung also eines, welches mit Fingerspitzengefühl angegangen werden muss. Deswegen treffen Produkte mit einem stringenten Faden vom Angebot bis zur Auftragsabwicklung genau ins Schwarze.

Best-of-Breed vs. Best-of-Suite für Planungsbüros

Um all diese Herausforderungen zu bewältigen, stehen Ingenieurbüros Tools in verschiedener Ausführung zur Verfügung, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Wir möchten in diesem Artikel allerdings einen anderen Vergleich ziehen, nämlich zwischen diesen 2 Varianten:

1. Best-of-Breed, das heißt für jeden Projektbereich das beste Programm.

2. Best-of-Suite, das heißt intelligent vernetzte Tools in einer einheitlichen Gesamtlösung.

Im Überblick wollen wir Ihnen diese kurz jeweils für sich erläutern.

Best-of-Breed-Software

Es gibt natürlich zahlreiche Gründe, warum Planungsbüros in der Vergangenheit auf die Verwendung mehrerer Tools gesetzt haben:

• jeder Mitarbeiter kann die Software benutzen, die am besten zu seiner Arbeitsweise passt.

• jeder Fachbereich greift auf den am besten passenden Teil der Funktionen zu, ob das nun die Warenwirtschaft, Kundenverwaltung, Buchhaltung oder die Lagerverwaltung ist.

• teilweise stehen kostenlose Tools zur Verfügung.

• es handelt sich um eine gewachsene Struktur, da über die Zeit immer mehr Software hinzugekommen ist.

• Mitarbeiter mit unterschiedlicher Systemerfahrung kommen ins Unternehmen und bringen bewährte Programme mit.

Demgegenüber zeichnet sich im Umkehrschluss integrierte ERP durch den Gesamtansatz aus.

Best-of-Suite-Software

Anders als bei der Best-of-Breed-Variante, die von einem eher technischen Blickwinkel ausgeht, basiert die Best-of-Suite-Variante auf einem 360°-Ansatz. Dieser soll für Übersichtlichkeit, Transparenz und Automatisierung im Projektgeschäft von Ingenieurbüros sorgen. Denn mit nur einem System, dass die einzelnen Tools über Schnittstellen intelligent zusammenführt, entstehen vielseitige Vorteile:

• Projektleiter und Geschäftsführer behalten im wechselseitigen Verhältnis alle Projekte im Blick und erkennen frühzeitig, wo eventuell Geld verloren geht.

• alle Daten sind in Echtzeit rund um die Uhr abrufbar, sodass alle Beteiligten nachvollziehen können, wo das jeweilige Projekt steht.

• das durchgängige System von Angebotslegung über Auftragsbestätigungen bis zur Projektdurchführung und -abschluss spart Projektleitern Zeit und Nerven. Das, weil die Stammdaten der Kunden im System immerzu aktuell sind.

• die schnelle Datenabfrage und -verwaltung ermöglicht eine hochwertige Kundenbetreuung, wie zum Beispiel dank der schnellen Angebots- oder Rechnungsstellung.

• das interne Projektmanagement wird spürbar optimiert, da alle Infos in einem System zusammenlaufen. Bei der schnellen Recherche findet man im Handumdrehen heraus, ob Rechnungen bereits bezahlt wurden.

• die intelligente Vernetzung verschiedener Tools beugt Fehlern und Datenverlust vor, da etwa Mehrleistungen in der Organisation nicht mehr untergehen.

Insgesamt ermöglicht die 360°-Sicht auf alle Daten eine schnelle Reaktionszeit und präventive Maßnahmen statt einer rein retrospektiven Betrachtung auf Ingenieursprojekte.

Obwohl die gewachsenen Strukturen mit mehrfachen Tools in Planungsbüros durchaus nachvollziehbar sind, führt dies stets zu einem großen Nachteil: Da Daten an verschiedenen Plätzen abgelegt werden, fehlt der ganzheitliche Blick. Projektplanung- sowie -management finden in einer Art Blindflug statt. Ein einheitliches System vernetzt stattdessen die erforderlichen Tools strukturiert miteinander und überführt die Daten automatisiert in die verschiedenen Phasen.

ingo365: Best-of-Suite Ingenieursoftware

Eine Best-of-Suite Lösung für Ingenieure ist beispielsweise ingo365 auf Basis neuester Microsoft-Technologien. Das einheitliche System wurde gemeinsam mit newvision von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt und bildet alle Phasen und Ergebnisse ganzheitlich ab. Es dient dazu kaufmännische und administrative Prozesse, Dokumentenverwaltung und Kollaborationsprozesse mit internen sowie externen Mitarbeitenden zu verbessern. 

Folgende Vorteile hat ingo365 in Bezug auf Auftragsverwaltung und als Projektcontrolling Tool:

• verschiedene Benutzerrollen mit passendem Dashboard,

• individuell anpassbare Benutzeroberfläche,

• projektspezifische Ablage von Dokumenten & E-Mails,

• optimale Ressourcen- und Liquiditätsplanung,

• automatisierte Datenverarbeitung in einzelne Projektphasen: Projektanlage und -strukturierung, Planung, Projektdurchführung sowie Abnahme.

Für Ihr Unternehmen etabliert sich dadurch der ideale Workflow auf Knopfdruck.

Fazit: Auftragsverwaltung & Projektcontrolling im einheitlichen Tool abbilden

Der Digitalisierungsschub der vergangenen Monate geht vom Einfluss her für einige Branchen mit zahlreichen Vorteilen einher. So auch für Ingenieurbüros, die dank einheitlicher Systeme wie ingo365 die administrativen Tätigkeiten deutlich reduzieren können. Stattdessen konzentrieren sich Projektleiter wieder auf ihre Kernaufgaben, Mitarbeiter freuen sich über vereinfachte Arbeitsprozesse und Geschäftsführer ärgern sich nicht länger über verpasste Geschäfte aufgrund chaotischer und fehlerbehafteter Datenverwaltung. Die Best-of-Suite-Variante gewährleistet einen gesamtheitlichen Blick mit einem Verantwortlichen und einer Strategie. Da Ressourcen besser geplant und Leistungen weniger schnell verloren gehen, wird der betriebswirtschaftliche Erfolg in Ingenieurbüros spürbar erhöht. 

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¹ https://telekom-digitalx-content-develop.s3.eu-central-1.amazonaws.com/Telekom_Digitalisierungsindex_Gesamtbericht_aa52009fad.pdf² https://www.adobe-newsroom.de/tag/digital-workplace-studie/ 

Auftragsverwaltung und Projektcontrolling FAQ