Die gelungene Ressourcenplanung: Was das ist und wie Ingenieurbüros sie nachhaltig verbessern

Kennen Sie die Redewendung “Dem Fuchs hängen die Trauben zu hoch”?¹ Sie ist zurückzuführen auf eine von Äsop 600 v. Christus verfasste griechische Fabel, in der ein Fuchs vergeblich versucht an die Trauben eines reifen Weinstocks zu gelangen. Da sie zu hoch hängen, verkündet das Tier, die Trauben seien ihm noch nicht reif genug. Es möge keine sauren Trauben.

Die Aussage ist klar: Statt sich das Unmögliche einzugestehen, erklärt der Fuchs großmütig, er hätte sowieso kein Interesse an den Trauben. In dieser Geschichte schwingt aber noch etwas anderes mit. Der Fuchs versucht erst gar nicht eine Lösung zu finden, sondern versteckt sich gewissermaßen hinter seinem vermeintlichen Desinteresse an den Früchten.

Die Moral von der Geschicht: Effizienz im Projektmanagement ist kein Selbstläufer!

Die Fabel lässt sich prima auf die aktuelle Situation in vielen Ingenieurbüros übertragen, wo die Trauben der angemessenen Ressourcenplanung ebenfalls zu hoch hängen. Nicht selten müssen sich motivierte Projektleiter eines Unternehmens bereits nach wenigen Wochen eingestehen, dass der Aufwand für den Auftrag mit Blick auf das wenig zufriedenstellende Ergebnis einfach zu hoch ist.

Woran liegt das? Hat da jemand seine Aufgaben und damit seine Arbeit nicht erledigt? Ist die Ressourcen- und Kapazitätsplanung für diese Büros etwa doch nicht so wichtig? Und was fehlt den verantwortlichen Projektplanern, um sich den Herausforderungen der Thematik stellen zu können? Diese Fragen möchte ich heute klären und Ihnen im folgenden Artikel einen Lösungsvorschlag vorstellen, der als Hilfe von Ingenieuren für Ingenieure entwickelt wurde.

Was versteht man nun unter Ressourcenplanung?

Die Idee hinter der Ressourcenplanung ist das Wissen um die erforderlichen Grundlagen für die Projektdurchführung. Sie gibt also den Rahmen für die zeitliche Umsetzung von Projekten vor. Wichtig ist eine solche Definition der werkenden Experten alleine schon deshalb, weil in der projektbasierten Branche Wohl und Weh der Durchführung eines Projekts mit einem nachhaltigen Ressourcenplan zusammenhängen.

Was die notwendigen Ressourcen sind, die ein Projekt benötigt, sollte man nie erst im Nachhinein zum Thema machen. Das kann es in der Praxis dann nicht nur schon zu spät sein, sondern dann sind wir dann schon wieder bei der Bedeutung der hoch hängenden Trauben.

5 Gründe, warum Ingenieurbüros ihre Ressourcen systematisch planen sollten

Sie werden nun vielleicht einwenden, dass Planungsbüros und deren Mitarbeiter bis dato ohne "perfekte" Ressourcenoptimierung überlebt haben und es auch in Zukunft werden. Und ja, zum Teil haben Sie damit bestimmt recht. Gleichzeitig stellt sich aber die Frage WIE erfolgreich ist Ihr Prozess mit und ohne nachhaltige Ressourcenplanung? Ich bin der festen Überzeugung, dass eine systematische Planung aller Ressourcen und Kapazitäten im Projektablauf enorme Vorteile mit sich bringt:

Grund Nummer Eins: Planungssicherheit im War for Talents

Die passenden Fachkräfte zu finden ist im heutigen War for Talents eine echte Herausforderung. Projektmanager in Ingenieurbüros müssen daher rechtzeitig abschätzen können, wann sie am Arbeitsplatz welche Mitarbeiter für kommende Projekte brauchen. Immerhin dauert der durchschnittliche Einstellungsprozess in deutschen Unternehmen 4 Wochen oder länger, wie eine Statista Umfrage zeigt. Nur mit einer funktionellen Ressourcen- und Kapazitätsplanung können sie daher frühzeitig erkennen, wann das Unternehmen neue Arbeitskräfte suchen oder sich von aktuellen Arbeitnehmern trennen muss.

Grund Nummer Zwei: Erfolgreiche und gewinnbringende Unternehmensplanung

Erhöhte Kosten im Projekt, nicht eingehaltene Deadlines und unzufriedene Kunden. Diese Geschäftsrisiken schätzen österreichische Führungskräfte aufgrund unsystematischer Planung von Ressourcen und Kapazitäten als besonders gefährlich ein. Das zeigt die repräsentative Benchmark Studie zu Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung von Planview und pma (Projekt Management Austria). Eine systematische Ressourcenverwaltung stellt also eine essentielle Voraussetzung für erfolgreiche und gewinnbringende Projektabschlüsse dar.

Grund Nummer Drei: Qualität liefern können

Es ist im Interesse eines jeden Teams im Ingenieurbüros Qualität liefern zu können. Dies ist umso einfacher, wenn Sie Ressourcen optimieren und Kapazitäten nachhaltig geplant werden. Denn nur, wenn die richtigen Ressourcen, das heißt die entsprechenden Spezialisten für das aktuelle Projekt im Unternehmen verfügbar sind, kann das Projekt zufriedenstellend und in höchster geforderter Qualität erbracht werden. Ansonsten leidet entweder das eine oder das andere Projekt an der fehlenden Ausstattung mit Fachkräften. Obwohl diese bei entsprechender Ressourcenplanung grundsätzlich im Unternehmen verfügbar wären.

Grund Nummer Vier: Termintreue 

Zum einen zieht Termintreue natürlich zufriedene Kunden nach sich. Zum anderen müssen Ingenieurbüros eventuell mit vertraglich vorgegebenen Pönalzahlungen für nicht eingehaltene Termine oder nicht erbrachte Leistungen rechnen. Eine professionelle Ressourcen- und Kapazitätsplanung beugt diesem Fall präventiv vor.

Grund Nummer Fünf: Liquiditätsplanung

Schließlich ist die methodische Ressourcenplanung eine wichtige Basis für das Liquiditätsmanagement. Die Verantwortlichen müssen mit jedem neuen Projekt auch einschätzen können, ob die Zahlungssicherheit des Ingenieurbüros gewahrt bleibt. Etwaige Engpässe müssen während des Projektmanagements schon frühzeitig erkannt werden. 

Herausforderungen der Ressourcenplanung für Ingenieure

Bei der Planung von Ressourcen und Kapazitäten in heutigen Ingenieurbüros stoßen die Verantwortlichen im Projektteam noch immer an schwer überwindbare Herausforderungen:

• Zahlreiche Planungskomponenten: 
  In jedem Ingenieurprojekt müssen mehrere Ressourcenarten in die Planung des Projektes einbezogen werden. Hierzu zählen unter anderem Zeit-, Personal-, Anlagen- und Sachressourcen als Faktor.

• Unplanbare Variablen:
  Projekte in Ingenieurbüros gehen häufig mit unplanbaren Variablen einher. Längerfristige Bauprojekte beispielsweise ändern oder verschieben sich zumindest zeitlich, Ausfälle von Mitarbeitern treten ein oder neue kommen hinzu. Dadurch verschieben sich die Auslastungen, was wiederum eine Anpassung der Ressourcennutzung erforderlich macht.

• Aktualität der Ressourcenanforderungen
  Während die meisten die Fähigkeit besitzen, eine anfängliche Ressourcenplanung erstellt bekommen, liegt eine der größten Herausforderungen darin, sie aktuell zu halten. Spürbar erschwert wird dies dort, wo eine Ressourcenplanung nicht auf die Zielgruppe ausgerichtet und dadurch fast immer zu komplex zu verwalten ist. Fehler, Chaos und ein hoher Zeitaufwand sind da im Projektmanagement vorprogrammiert.

• Komplex aufgebaute Planungstools
  Viele Planungstools für Ingenieure am Markt sind relativ komplex oder decken nur einen Teil aller Komponenten ab, die für eine nachhaltige Planung erforderlich sind. Kein Wunder also, dass die verantwortlichen Projektplaner bis dato noch wenig Vertrauen in die Effizienzsteigerung im Ablauf digitaler Lösungen haben.

• Liquiditätsgefahr
  Neben den zahlreichen Planungskomponenten muss auch die Liquiditätsplanung mit einbezogen werden. Denn das verspätete Einlangen der geplanten Investitionen darf die Liquidität des Ingenieurbüros nicht gefährden. Zum einen führt dies zu einer noch höheren Komplexität bei der Ressourcenplanung, zum anderen ist so die Vorlage der aktuellen Zahlen für den Projektleiter nicht gesichert.

• Fachfremde Herausforderung
  Ingenieure sind in der Regel Techniker, die charakterlich einen hohen Praxisbezug teilen. Als Projektleiter müssen sie ihre Dienste in die Gunst fachfremder Thematiken leiten und entscheiden sich aufgrund des hohen Aufwands bei verhältnismäßig geringem Nutzen oft gegen eine systematische Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

• Fehlen eines integrierten Systems 
  Der große Vorteil einer Best-of-Suite Lösung, also eines integrierten Systems mit intelligent vernetzten Tools und automatischer Datenauswertung, liegt darin, dass alle Daten des Projekts aktuell sind, zentral gespeichert und in Echtzeit abgerufen werden können. In Ingenieurbüros, wo ein integriertes System fehlt, fehlen auch wichtige Kennzahlen und eine automatische intelligente Datenverarbeitung.  Durch die Verwendung mehrerer Tools in einem Best-of-Breed-Szenario gestaltet sich die Ressourcenplanung entsprechend zeitaufwändig und ungenau. 

Lösungsvorschlag: einheitliches System für die Ressourcen- und Kapazitätsplanung

In vielen Fällen ist das Problem einer unzureichenden Planung der Ressourcen und Kapazitäten nicht unbedingt in den fehlenden Fähigkeiten und Kompetenzen der verantwortlichen Personen zu suchen. Sondern vielmehr in fehlenden oder der Zuweisung von falschen Tools beziehungsweise Informationen. Ein Lösungsvorschlag ist daher, auf den Wandel durch ein einheitliches System zu setzen. Ein Beispiel ist ingo365, eine Software für Ingenieure auf Basis neuester Microsoft Technologien, die in Zusammenarbeit von Ingenieuren mit newvision erstellt wurde.

Vorteile von ingo365 für nachhaltige Ressourcenplanung und Projektmanagement:

• alle aktuellen Daten in einem System und zu jedem Zeitpunkt von allen gängigen Geräten in Echtzeit abrufbar

• die Software integriert zum Beispiel über Schnittstellen alle Daten und stellt sie automatisiert für jede Anforderung bereit; dazu zählen Zeiterfassung, Rechnungslegung, kaufmännische Kostenplanung des Projekts u.a.

• relativ geringer Aufwand für den Projektleiter, da weite Teile der Ressourcenplanung aus vielen bereits vorhandenen Parametern wie Terminplanung oder Zeiterfassung innerhalb des Systems quasi als “Abfallprodukt” verwendet werden können

• mit wenigen Mitteln die wichtigsten Kennzahlen im Überblick behalten und bei Änderungen wie Terminverschiebungen oder Wegfall eines Mitarbeiters schnell reagieren können

• im integrierten System lassen sich alle Angebote aus der Angebotserstellung mit Wahrscheinlichkeiten für eine Auftragserlangung hinterlegen, sodass sich diese Kenntnis in der Ressourcenplanung  berücksichtigen lässt, vgl. RTF (Reporting The Future)

• das Management und andere Beteiligte haben über das individuell anpassbare Benutzer-Dashboard ebenfalls alle relevanten Informationen und Veränderungen im Blick 

Mit ingo365 - der Software von Ingenieuren für Ingenieure erreichen Projektleiter also mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel und können die Ressourcenplanung nachhaltig verbessern. Dank intelligenter Datenauswertung greifen die Verantwortlichen auf verlässliche Zahlen und Informationen über die Geschäftsprozesse zurück, sodass sie weniger auf ihr Bauchgefühl hören müssen. Und dann eine Rechtfertigung parat haben müssen, wenn in einem Projekt Anpassungen von Prozessen notwendig sind. Jeder spricht quasi die gleiche "Sprache" im Team.  

Fazit: ingo365-Funktionen nutzen und jede Ressource optimal einplanen

Statt wie der Fuchs aus Äsops Fabel vor der Ressourcenplanung zurückzuschrecken, sollten Sie weiter darum kämpfen an die verführerischen Trauben mit all ihren Vorzügen zu kommen. Eine Lösung, die zur Verfügung steht, ist beispielsweise eine einheitliche Software für Ingenieure, wo alle Daten über intelligent vernetzte Tools zusammenlaufen und automatisch ausgewertet werden. Denn auf diesem Weg kommen sie einer nachhaltigen Ressourcenplanung sehr viel näher. Das wiederum spielt für Ihr Unternehmen in Form eines klaren Wettbewerbsvorteils sowie einer erfolgversprechenden betriebswirtschaftlichen Zukunftsplanung eine gewichtige Rolle.  

Möchten Sie mehr über den betriebswirtschaftlichen Erfolg in Ingenieurbüros erfahren? Dann laden Sie unser Whitepaper inklusive exklusiver Erfolgsstory herunter und erfahren Sie, wie andere Ingenieure das Produkt und alle verbundenen Themen erfolgreich umsetzen.

¹ https://geo.de/geolino/redewendungen/2351-rtkl-redewendung-dem-fuchs-haengen-die-trauben-zu-hoch

Ressourcenplanung FAQ