Offboarding: Austrittsprozess, Übergabe, HR-Software & Gratis-Checkliste

Ein Mitarbeitender verlässt das Unternehmen – und plötzlich hängt mehr daran als „letzter Arbeitstag“. Offboarding heißt: Wissen sichern, Projekte sauber übergeben, Zugänge schließen, Geräte zurückholen – und dabei professionell sowie wertschätzend bleiben. Auch die DSGVO spielt mit: Bleiben Berechtigungen oder personenbezogene Daten „liegen“, wird aus einem Offboarding-Fehler schnell ein Sicherheits- und Compliance-Thema. Gerade in Planungsbüros und bei IT-Dienstleistern, wo viele Tools, Kundenkontakte und laufende Projekte zusammenkommen, wird der Austrittsprozess schnell komplex.

Die Risiken sind real: In einer Auswertung von Wing Security geben 63 % der Unternehmen an, dass ehemalige Mitarbeitende nach dem Austritt weiterhin Zugriff auf Unternehmensdaten hatten. Gleichzeitig ist Offboarding oft noch überraschend manuell organisiert – mit Excel, E-Mails und als zusätzliche Aufgabe, die nebenbei mitlaufen muss. Genau dort wird viel Zeit verschwendet und es entstehen Lücken, berichtet unser Consultant Patrick Schuster aus der Praxis. Und: Der Abschied ist ein Touchpoint Ihrer Arbeitgebermarke – man sieht sich im Business fast immer zweimal.

Damit Sie Offboarding strukturiert, sicher und ohne Stress durchziehen, hat Patrick eine Gratis-Offboarding-Checkliste für Planungsbüros und IT-Dienstleister erstellt – zum Abhaken für HR, Führungskräfte und IT. Laden Sie sich die Checkliste jetzt herunter und nutzen Sie sie als klare Schritt-für-Schritt-Basis für Ihren Austrittsprozess. Wie Offboarding mit HR-Software effizienter, transparenter und lückenlos funktioniert, wird weiter unten behandelt.

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Offboarding kurz erklärt: Definition – und warum Onboarding allein nicht reicht

Offboarding ist das strukturierte „Von-Bord-Gehen“ von Mitarbeitenden – freiwillig oder unfreiwillig. Der Austrittsprozess umfasst alle Schritte rund um Übergaben, Kommunikation, Formalitäten, IT-/Security-Themen und einen sauberen Abschluss. Es ist das Gegenstück zum Onboarding: Während Onboarding den Einstieg organisiert, sorgt Offboarding dafür, dass ein Austritt geordnet, sicher und wertschätzend abläuft.

Ein guter Merksatz von Patrick Schuster: „Onboarding entscheidet, wie jemand startet. Offboarding entscheidet, wie man sich erinnert.“ Und dieser letzte Eindruck wirkt – bei den verbleibenden Mitarbeitenden im Team ebenso wie im Markt.

Viele Planungsbüros und IT-Dienstleister investieren viel in Recruiting und Onboarding – verständlich. Der Fehler passiert oft am Ende: Wenn das Offboarding „nebenbei“ läuft, gehen Wissen, Sicherheit und Professionalität verloren. Genau dann entstehen unnötige Reibung im Team, Stress in Projekten und Risiken in der IT. Das ist eine vertane Chance, weil Offboarding (genau wie Onboarding) Teil des Employee Lifecycles ist und direkt auf Sicherheit, Kontinuität und Markenwirkung einzahlt.

Eine aktuelle Gallup-Erhebung zeigt außerdem, wie viel Potenzial hier noch liegt: Nur rund jeder zehnte CHRO (Chief Human Resources Officer, also die HR-Leitung) stuft das eigene Unternehmen beim Austrittsprozess als „sehr effektiv“ ein – deutlich seltener als in anderen Phasen des Employee Lifecycles. Genau hier können Planungsbüros und IT-Dienstleister mit klaren Standards als Best Practice vorangehen.

Warum Offboarding so wichtig ist 

1.  Mitarbeitererfahrung & Unternehmensreputation

Offboarding ist der Moment, in dem sich zeigt, wie ernst ein Unternehmen seine Werte wirklich meint. Gerade wenn es um Kündigungen geht – ob selbst initiiert, vom Unternehmen ausgesprochen oder einvernehmlich – wird aus „HR-Prozess“ sehr schnell Außenwirkung: Was Betroffene erleben, erzählen sie weiter. Eine qualitative Untersuchung der Johannes Kepler Universität Linz kommt ebenfalls zu dem Schluss, dass Offboarding die Arbeitgebermarke spürbar beeinflussen kann – weil Trennungssituationen Eindrücke erzeugen, die oft länger haften bleiben als jede Karriereseite.

Dass das Thema messbar ist, zeigen auch Zahlen einer Studie von ServiceNow: 67 % der Befragten berichteten, dass kein Abschiedsgespräch stattgefunden hat. Nur 43 % konnten sich vorstellen, zu ihrem früheren Arbeitgeber zurückzukehren – und 42 % würden ihn an Freunde oder Bekannte weiterempfehlen.

Genau deshalb gilt: Offboarding ist der letzte Eindruck. Und wenn dieser schlecht ausfällt, kann das öffentlich nachwirken – bis hin zu „Loud Quitting“, also einem lauten, reputationsschädigenden Abgang (z. B. über Social Media oder Bewertungsplattformen). 

2.  Zukünftige Beziehungen im Netzwerk 

Ein gut gemachtes Offboarding zeigt: „Dein Beitrag zählt – auch am Ende.“ Das kann die Beziehung erhalten und sorgt dafür, dass Mitarbeitende positiv an ihre Zeit im Unternehmen zurückdenken.  So zahlt es direkt auf Ihre Arbeitgebermarke ein – denn man sieht sich im Business oft zweimal. 

Ehemalige Mitarbeitende können später wichtige Rollen übernehmen: als Empfehlungsgeber – beispielsweise an Kandidaten für ausgeschriebene Jobs oder an Unternehmen, die nach einer Lösung suchen. Aber auch auf der anderen Seite des Tisches, sei es als Kunde oder als Partner in gemeinsamen Projekten.

Und manchmal wird aus „Auf Wiedersehen“ sogar ein „Willkommen zurück“: Beim Re-Hire stellen Mitarbeitende nach einem Wechsel fest, dass es woanders nicht automatisch besser ist – oder dass die Stärken und das Umfeld bei Ihnen doch besonders gut gepasst haben. Nicht zuletzt bleiben viele auch als Freelancer wertvoll und unterstützen punktuell mit Know-how, etwa bei Übergaben oder in Spitzenzeiten.

3.  Wirkung auf das verbleibende Team

Offboarding passiert nie „nur“ zwischen Planungsbüro bzw. IT-Dienstleister und austretender Person. Ihr Team beobachtet genau, wie fair, klar und wertschätzend Sie handeln. Ein geregelter Prozess reduziert Unsicherheit, schützt Produktivität (weil Übergaben funktionieren) und stabilisiert die Stimmung – gerade in projektgetriebenen Umgebungen.

Warum das so entscheidend ist, zeigt auch Forschung zu Kommunikationsnetzwerken: Studien aus dem Umfeld der Cornell University (u. a. zu Downsizing/Abgängen) beschreiben, dass nach dem Weggang von Mitarbeitenden informelle Kommunikations- und Informationsflüsse spürbar gestört sind und sich Netzwerke erst wieder stabilisieren müssen. Genau deshalb ist ein bewusst gestalteter Offboarding-Prozess so wichtig: Er gibt Orientierung („wer macht was?“), sorgt für klare Übergaben und hilft dem Team, schnell wieder in einen stabilen Arbeitsrhythmus zu kommen.

Fehler im Offboarding-Prozess (und warum sie so teuer werden)

In der Praxis passieren beim Offboarding in Planungsbüros und bei IT-Dienstleistern immer wieder die gleichen Stolpersteine. Vor allem die folgenden Punkte sind kritisch:

1. Kein klarer Ablauf & Kommunikation „nebenbei“

   Ohne Standardprozess und klare Zuständigkeiten wird Offboarding zur Zusatzaufgabe, die zwischen Meetings mitläuft. Das führt zu Rückfragen, Doppelarbeit und unnötiger Unruhe im Team.

2. Zu wenig Zeit für die Übergabe –
   dadurch „Feuer löschen“ statt sauber weiterarbeiten

   Wenn Übergaben erst kurz vor dem letzten Tag passieren, bleiben Lücken. Das Team muss danach improvisieren, Informationen zusammensuchen und Entscheidungen nachträglich rekonstruieren.

3. Übergaben „irgendwie“ lösen (Wissen bleibt im Kopf)

   Projektstatus, offene Entscheidungen, Kundenkontakte und Ablageorte sind nicht sauber dokumentiert. Besonders im Projektgeschäft ist das ein direkter Risiko- und Produktivitätsfaktor.

4. Technisches Offboarding zu spät oder unvollständig

   Bleiben Berechtigungen aktiv, Geräte ungeklärt oder laufen Lizenzen weiter, entstehen Sicherheits- und Kostenrisiken, die später richtig weh tun. Je nach Zugriff und Datenlage kann das außerdem DSGVO-relevant werden – etwa wenn ehemalige Mitarbeitende weiterhin Zugriff auf personenbezogene Daten haben.

5. Falscher Umgang mit Eigenkündigungen

   Wenn Führungskräfte den Abschied persönlich nehmen, leidet die Zusammenarbeit – und damit auch Übergabe und Abschluss. Professioneller ist ein respektvoller, sachlicher Umgang: Leistung anerkennen, Übergabe aktiv unterstützen und den Austritt sauber abschließen – auch mit Blick auf das Netzwerk, in dem man sich oft wieder begegnet.

6. Feedback bleibt aus oder wird nicht genutzt

   Ohne strukturiertes Feedback (z. B. im Abschieds-/Exit-Gespräch) gehen wertvolle Hinweise verloren – und typische Ursachen für Fluktuation bleiben unsichtbar.

    

Kostenlose Offboarding-Checkliste

Damit Sie nicht über die typischen Stolpersteine in der Praxis fallen, sondern den Austritt effizient, strukturiert und wertschätzend meistern, hat Patrick Schuster eine Offboarding-Checkliste für Planungsbüros und IT-Dienstleister erstellt. Sie ist so aufgebaut, dass HR, Führungskräfte und IT gemeinsam damit arbeiten können – klar, übersichtlich und sofort einsetzbar.

In der Checkliste finden Sie kompakt die wichtigsten Aufgaben entlang der acht entscheidenden Offboarding-Bereiche – von Übergabe und Kommunikation bis zu IT-/Security-Themen und einem sauberen Abschluss. Sie müssen nicht rätseln, „was jetzt noch fehlt“ – Sie haken Schritt für Schritt ab.

👉 Jetzt Gratis-Checkliste downloaden und beim nächsten Austritt direkt nutzen.

Offboarding mit HR-Software: weniger manuell, weniger Lücken

1.  Optimierter, lückenloser Prozess

Eine Checkliste ist der beste Start, wenn Sie Offboarding schnell strukturieren wollen. Im Alltag bleibt es aber oft nicht beim Abhaken: Aufgaben wandern zwischen HR, Führung und IT hin und her, Zuständigkeiten sind nicht immer klar – und einzelne Schritte gehen im Tagesgeschäft unter. Genau hier nimmt HR-Software Druck aus dem Prozess.

Mit einem HR-Tool lässt sich Offboarding als standardisierter Workflow abbilden: Aufgaben werden automatisch verteilt, Verantwortliche erhalten Erinnerungen, der Status ist für alle transparent – und jeder Schritt wird nachvollziehbar dokumentiert. So reduziert sich das typische „E-Mail-Pingpong“, und Sie vermeiden Lücken bei Übergaben, Dokumenten und IT-/Security-Themen. Standardisierte Workflows helfen außerdem dabei, DSGVO-relevante Schritte (z. B. Zugriffsrechte entziehen, Daten korrekt archivieren/löschen und die Umsetzung dokumentieren) konsistent und nachvollziehbar umzusetzen.

Zusätzlich wird Offboarding damit nicht nur „abgearbeitet“, sondern auch zuverlässiger: typische Schritte wie Equipment-Rückgabe, Zugriffsrechte entziehen oder strukturiertes Feedback lassen sich im Prozess sauber mitführen. Das senkt das Risiko menschlicher Fehler – gerade bei sensiblen Daten und IT-Access.

2.  Passende Lösungen für Ihre Branche

Mit unseren HR-Software-Lösungen – ingo365 HR für Planungsbüros & timo365 HR für IT-Dienstleister – unterstützen wir Unternehmen dabei, HR-Prozesse – inklusive Offboarding – zu digitalisieren und zu vereinfachen. Beide Lösungen sind powered by Factorial (einem der weltweit führenden HR-Lösungsanbieter) und in unsere jeweilige branchenspezifische Plattform integrierbar (z. B. auch mit ERP-Modulen – konkret ingo365 ERP bzw. timo365 ERP – erweiterbar).

Was wird konkret einfacher?

1. Automatische Aufgabenverteilung an HR, Führung, IT (inkl. klarer Zuständigkeiten)

2. Checklisten/Workflows mit Status: Wer hat was erledigt – und was fehlt noch?

3. Zentrale Dokumentation statt verstreuter Infos in Mails und Dateien

4. Mehr Sicherheit durch saubere, nachvollziehbare Prozesse (inkl. DSGVO-relevanter Schritte, z. B. bei Zugängen, Geräten, Lizenzen)

5. Wiederverwendbare Standards: Jeder Austritt läuft gleich sauber – unabhängig von Team oder Standort

Fazit: Offboarding entscheidet über Sicherheit, Projekte – und Ihren Ruf 

Offboarding ist kein „letzter Arbeitstag“, sondern ein kritischer Prozess und ein entscheidender Moment im Employee Lifecycle. Hier zeigt sich, ob Wissen im Unternehmen bleibt, Projekte sauber weiterlaufen und Zugriffe wirklich geschlossen sind – und ob Ihre Reputation gestärkt wird oder leidet. Gerade in Planungsbüros und IT-Dienstleistern, wo Projektgeschäft, Tools und Kundenkontakte eng verzahnt sind, kann ein vergessener Schritt später unnötig Zeit, Geld und Nerven kosten.

Die gute Nachricht: Mit Struktur wird Offboarding schnell beherrschbar. Wer Zuständigkeiten klärt, Übergaben rechtzeitig plant und IT-/Security konsequent mitdenkt, erspart dem Team „Feuer löschen“ in den Wochen danach – und sorgt gleichzeitig für einen wertschätzenden Abschluss, der im Netzwerk positiv nachwirkt.

👉 Starten Sie jetzt mit unserer Offboarding-Checkliste zum kostenlosen Download – und wenn Sie Offboarding dauerhaft schlank und verlässlich abbilden möchten, bringen ingo365 HR und timo365 HR den Prozess mit klaren Workflows, Zuständigkeiten und Transparenz auf ein neues Level.

FAQs Offboarding: Austritt von Mitarbeitenden bei Planungsbüros und IT-Dienstleistern