5 Anzeichen, dass Ihr Planungsbüro ein DMS für Dokumente & E-Mails braucht

Im Alltag eines Ingenieur- oder Architekturbüros fallen jeden Tag hunderte Informationen an: Pläne, Protokolle, Angebote, Freigaben, E-Mails mit wichtigen Abstimmungen und Projektdetails. Wenn Dokumente und E-Mails auf verschiedene Ablagen verteilt sind, wird aus Arbeit schnell Sucharbeit.

• Entscheidungen werden mit unvollständigen Informationen getroffen,
• wertvolle Projektzeit geht durch Suchen verloren,
• Risiken bei Nachweisen, Haftung und Qualität steigen.
• Und gerade die Infos, die in E-Mails stecken, werden nicht dauerhaft gesichert.

Ein modernes Dokumenten- und E-Mail-Management mit einem passenden DMS (Dokumentenmanagement-System) sorgt dafür, dass Ihr Büro den Überblick behält – gerade dann, wenn viele Projekte parallel laufen. Die folgenden fünf Anzeichen zeigen, ob es Zeit ist, strukturiert nachzurüsten.

 

Anzeichen 1: Sie suchen mehr, als Sie finden – fehlendes Dokumenten- und E-Mail-Management

Woran Sie es merken

• Dateien heißen „Plan_A05_final_v3_NEU“ – und trotzdem arbeitet jemand mit der falschen Version.
• Projekt-E-Mails liegen überwiegend in privaten Outlook-Postfächern.
• Sie oder Ihre Mitarbeitenden verbringen täglich Minuten bis Stunden mit Suchen: „Wo ist die freigegebene Version?“ – „Wer hat die letzte Mail vom Bauherrn?“

Warum das passiert

• lokale Ordner
• Fileserver
• persönliche Postfächer
• OneDrive, Teams-Chats & Co.

Es gibt keine klare Single Source of Truth für das Projekt. Suchzeiten summieren sich, Versionen driften auseinander, und niemand kann auf Knopfdruck sagen, welche Unterlage verbindlich ist.

Wie ein DMS hier hilft

• Projektorientierte digitale Akten: Dokumente und E-Mails werden direkt in die richtige Projektstruktur abgelegt – nicht in private Inseln.
• Volltextsuche: Über Dokumente, E-Mails und Anhänge hinweg – Finden statt Suchen in Sekunden.
• Versionierung: Es gibt eine gültige Version, Änderungen sind nachvollziehbar.

Anzeichen 2: Wissen hängt an Köpfen – statt am DMS für Dokumenten- und E-Mail-Management

Woran Sie es merken

• Eine Schlüsselfigur ist im Urlaub oder krank – auf einmal fehlen wichtige E-Mails oder Protokolle.
• Vertretungen brauchen lange, um sich in Projekte einzuarbeiten.
• Beim Personalwechsel geht Wissen verloren, weil Akten und E-Mails nicht zentral abgelegt sind.

Warum das passiert

Wie ein DMS hier hilft

• Teamfähige Projekt- und Kundenakten: E-Mails und Dokumente landen im zentralen Projekt, nicht in Einzelpostfächern.
• Rechtekonzept: Berechtigungen orientieren sich an Rollen und Projekten – nicht an Personen.
• Nachvollziehbarkeit: Schriftverkehr und Entscheidungen sind lückenlos dokumentiert – auch wenn Mitarbeitende wechseln.
  

Anzeichen 3: Berichte, Abschlüsse & Nachweise kosten zu viele Nerven

Woran Sie es merken

• Monats-, Projekt- oder Jahresberichte verzögern sich, weil Unterlagen mühsam erst zusammengesucht werden müssen.
• Controlling und Buchhaltung warten auf Nachweise, Freigaben oder Verträge.
• Für Gutachter, Auftraggeber oder Behörden sind Unterlagen nicht auf Knopfdruck verfügbar.

Warum das passiert

Wie ein DMS hier hilft

• Standardisierte Dokumentenflüsse (z. B. Angebot → Auftrag → Nachtrag → Abnahme), sauber im DMS abgebildet.
• Lückenlose Projektdokumentation: Schriftverkehr, Verträge, Pläne und Protokolle sind in der digitalen Akte nachvollziehbar abgelegt.
• Schneller Zugriff für Controlling & Geschäftsführung: Dokumente sind nach Projekten, Kunden oder Status filterbar – statt mühsam zusammengesucht.

Anzeichen 4: Jeder hat seine eigene Ordnerlogik – und niemand den Gesamtüberblick im Ingenieurbüro

Woran Sie es merken

• Projektstrukturen sehen von Person zu Person unterschiedlich aus.
• Vorlagen liegen mehrfach in verschiedenen Ordnern – selten weiß man, welche aktuell ist.
• Neue Mitarbeitende brauchen lange, um „unsere Ablage“ zu verstehen.

Warum das passiert

Ohne zentrales System für Dokumenten- und E-Mail-Management „erfindet“ jede Person oder jedes Team seine eigene Ordnung:

Wie ein DMS hier hilft

• Einheitliche Projekt- und Kundenakten mit Vorlagen, Metadaten und klarer Struktur.
• Benennungs- und Ablageregeln werden technisch unterstützt – nicht nur als PDF-Richtlinie.
• Outlook- und Office-Integration: Ablegen von dort aus, wo gearbeitet wird – über Outlook, den Explorer, über Office – aber nach einheitlichen Regeln.

Anzeichen 5: Moderne Auswertungen & Künstliche Intelligenz (KI) bleiben Theorie, weil die Basis fehlt

Woran Sie es merken

• Sie möchten aus abgeschlossenen Projekten lernen, aber die Datenlage ist zu unstrukturiert.
• Ideen aus den Bereichen Business Intelligence (BI) und Künstliche Intelligenz (KI) – etwa im Sinne von „Wir könnten ja mal …“ – scheitern häufig an der Realität: Dokumente und E-Mails liegen unstrukturiert und können daher nicht systematisch ausgewertet werden. 
• Erfahrungswissen wird selten systematisch wiederverwendet.

Warum das passiert

BI und KI brauchen strukturierte, durchsuchbare Daten. Wenn Dokumenten- und E-Mail-Management aus verstreuten Ordnern und Postfächern besteht, ist jeder Bericht ein Einzelprojekt – und Automatisierung schwierig.

Wie ein DMS hier hilft

• Strukturierte digitale Akten inkl. Metadaten sind die Grundlage für Auswertungen.
• Volltext- und Metadatensuche schafft Transparenz über viele Projekte.
• Eine gute DMS-Struktur macht Ihre Daten "BI- und KI-fähig" – also nutzbar für Business Intelligence (BI) und Künstliche Intelligenz (KI). Heute für einfache Reports, morgen für smarte Assistenten.
• Ein ausgezeichnetes DMS bietet Ihnen bereits out-of-the-box KI-Agenten für Ihre Anforderungen an, gemeinsam mit der automatischen Projektanlage...

Kurz-Selbsttest: Brauchen wir ein DMS für Dokumenten- und E-Mail-Management?

Beantworten Sie spontan mit Ja oder Nein:

1. Projekt-E-Mails liegen überwiegend in persönlichen Postfächern
2. Wir verlieren regelmäßig Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder Mails.
3. Es gibt keine einheitliche Struktur für Projekt- und Kundenakten.
4. Vertretungen funktionieren nur eingeschränkt, weil Infos fehlen.
5. Monats-, Projekt- und Statusberichte verzögern sich wegen fehlender Unterlagen.
6. Bei Nachweisen (z. B. gegenüber Bauherrn, Prüfer, Steuerberater) müssen wir erst  sammeln.
7. Jede Person hat ihre eigene Ordner- und Ablagelogik.
8. BI- und KI-Ideen scheitern an der Datenbasis.

Auswertung:

• 0–2 × Ja: Sie sind relativ gut aufgestellt – prüfen Sie gezielt, wo ein DMS noch entlasten kann.
• 3–5 × Ja: Deutlicher Handlungsbedarf – ein DMS für Dokumenten- und E-Mail-Management bringt spürbare Effizienzgewinne.
• ≥ 6 × Ja: Akuter Handlungsbedarf – ohne DMS lassen Sie viel Zeit, Transparenz und Potenzial liegen.

 

Was ein modernes DMS für Dokumenten- und E-Mail-Management können muss

Damit sich die Einführung wirklich lohnt, sollte Ihr DMS folgende Anforderungen erfüllen:

1. Microsoft-365-Basis

   Nutzung von Outlook, und Teams auf Basis von SharePoint– keine Insellösung, sondern Integration in Ihre bestehende Umgebung und Arbeitsweise.

2. Nahtloses E-Mail-Management

   E-Mails vollautomatisch in Projekt- und Kundenakten ablegen lassen, oder auch per Drag & Drop, inkl. Anhänge und Verschlagwortung.

3. Strukturierte digitale Akten

   Projekt-, Kunden- und Vertragsakten mit Standardstruktur, Vorlagen und klaren Metadaten.

4. Leistungsfähige Suche

   Volltextsuche über Dokumente und E-Mails, Filter nach Projekten, Kunden, Datum, Typ, Status etc.

5. Versionierung & Nachvollziehbarkeit

   Wer hat wann was geändert? Klare Historie statt „final_final_v3“.

6. Rechtemanagement & Compliance

   Zugriffe nach Rolle/Projekt, Protokollierung, DSGVO-konforme Ablage.

Warum ein Microsoft-365-basiertes DMS den Unterschied im Planungsbüro macht

Viele Ingenieur- und Architekturbüros nutzen Microsoft 365 bereits: Outlook, Teams, SharePoint, Office. Ein MS365-basiertes DMS für Dokumenten- und E-Mail-Management wie ingo365 DMS setzt genau hier an:

• Hohe Akzeptanz:
  Ihre Mitarbeitenden arbeiten in gewohnten Oberflächen (Outlook, Explorer, Office).

• Schnelle Einführung:
  Kein „Tool-Zoo“, sondern intuitiv verwendbare Ergänzung Ihrer bestehenden Umgebung.

• Zukunftssicherheit:
  Sicherheit, Compliance, Schnittstellen, Updates – alles auf Basis etablierter Microsoft-Technologie.

Fazit: Wer Dokumenten- und E-Mail-Management im Griff hat, gewinnt Zeit für Projekte

Wenn Sie sich in mehreren der Anzeichen wiederfinden, lohnt sich der Schritt zu einem strukturierten DMS für Ihr Planungsbüro. Richtig umgesetzt, sorgt es dafür, dass:

• Ihr Team weniger sucht und mehr gestaltet,
• Wissen nicht an Einzelpersonen hängt,
• Sie Nachweise und Unterlagen jederzeit im Griff haben,
• und Sie auf einer solide strukturierten Datenbasis echte BI- und KI-Potenziale heben können.

Möchten Sie sehen, wie das in der Praxis aussieht?

In unserer Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie ingo365 DMS als Microsoft-365-basiertes DMS Ihr Dokumenten- und E-Mail-Management:

• projektorientiert organisiert,
• E-Mails direkt aus Outlook in digitale Akten bringt,
• Suchzeiten reduziert und Transparenz erhöht.

FAQ: DMS – Dokumenten- & E-Mail-Management im Planungsbüro