Zeiterfassung im Planungsbüro: Effizient & rechtssicher mit HR-Software

Wenn in Ihrem Planungsbüro die Stunden laufen, aber niemand genau weiß, wohin – dann kann das schnell teuer werden. Viele Architektur- und Ingenieurbüros arbeiten noch mit Excel-Listen, mehreren Einzellösungen oder veralteten Systemen zur Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Die Folge: Intransparente Projektstände, aufwendige Nachkalkulationen, steigende Personalkosten und ein hoher administrativer Aufwand im HR.

In einem Umfeld, in dem jede Stunde zählt, wird die Qualität der Zeiterfassung zum wirtschaftlichen Faktor. Sie entscheidet über Projektmargen, Ressourceneinsatz und die gesamte Planbarkeit im Unternehmen. Doch häufig fehlt die Basis: aktuelle, sauber strukturierte und zentral verfügbare Daten.

Moderne HR-Software schließt genau diese Lücke. Sie schafft Transparenz, reduziert administrativen Aufwand und stellt alle relevanten Zeit- und Projektinformationen dort bereit, wo sie gebraucht werden – für fundierte Entscheidungen, verlässliche Planung sowie wirtschaftlich stabile Projekte , und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihre Prozesse dauerhaft rechtssicher dokumentiert sind.

Was bedeutet Arbeitszeit- vs. Projektzeiterfassung?

• Erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeit – inklusive Überstunden, exklusive Pausen.
• Ziel: Nachweis über Arbeitsstunden, Einhaltung gesetzlicher Arbeits- und Ruhezeiten, Schutz für Mitarbeitende und Arbeitgeber zugleich.
• Gilt für alle Mitarbeitenden (in der Regel) – unabhängig davon, ob sie projektbezogen arbeiten oder nicht.
  
  

Geht einen Schritt weiter: Stunden werden konkret Projekten und Tätigkeiten zugeordnet. Also nicht nur „ich war von 8–16 Uhr da“, sondern „2 h Planung, 3 h Entwurf, 1 h Kunde, …“. Diese Differenzierung dient folgenden Zwecken:

1. Transparenz über Projektkosten und Ressourceneinsatz
2. Nachkalkulation und Honorarermittlung  (z. B. HOAI-Leistungen)
3. Controlling & Steuerung: Wird das Projekt im Rahmen des Budgets bleiben? Wo wird Zeit verbraten?
4. Personalverfügbarkeit & -Auslastung: Wer kann wann was übernehmen?

Warum Zeiterfassung im Planungsbüro geschäftsrelevant ist – typische Painpoints

Planungsbüros unterscheiden sich in einem entscheidenden Punkt von vielen anderen Branchen: Zeit ist das zentrale Produkt. Typische Herausforderungen, die wir in diesem Zusammenhang bei Architekten und Ingenieuren immer wieder sehen:

1. Unklare Projektstände
   Ohne aktuelle Zeitdaten wissen Sie meist erst bei Rechnungsstellung, ob ein Projekt profitabel  läuft — zu spät.
   
   
2. Fehlerhafte Nachkalkulationen
   Stunden sind falsch oder gar nicht erfasst → reale Kosten bleiben verborgen → Marge stimmt nicht.
   
   
3. Überlastung im Team
   Mitarbeitende arbeiten Überstunden, aber niemand hat den Überblick — Belastung, Demotivation, Kolonnenrisiko.
   
   
4. Schwer planbare Personalauslastung
   Wer ist wann verfügbar?  Wer macht Überstunden? Wer hat Urlaub oder Gleitzeit?
   
   
5. Hoher administrativer Aufwand
   Stunden manuell sammeln, in Excel pflegen, für die Lohnabrechnung  aufbereiten — zeitaufwendig und fehleranfällig.
   
   
6. Unklare Abrechnungen
   Bei vielen Projekten, Stundenkonten und Pausenregelungen ist man mit Excel schnell überfordert - gerade im Hinblick auf gesetzeskonformen Dokumentation.
   
   
7. Compliance-Risiko
   Manuelle oder verstreute Systeme erschweren eine vollständige, nachvollziehbare und rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten
   
   
8. Fehlende Transparenz
   Wie belastbar sind Budgets, wie realistisch sind Angebote, wie gut kalkuliert sind Ressourceneinsätze?

Viele dieser Probleme entstehen nicht, weil Projekte schlecht geplant sind – sondern weil das Fundament fehlt: saubere, aktuelle und zentral verfügbare Zeitdaten. Diese Painpoints wiegen schwer — und sie wirken sich direkt auf Ihre Wettbewerbsfähigkeit und Liquidität  aus.

Zeiterfassung als Pflicht – und als Chance

Rechtliche Verankerung im DACH-Raum

• Deutschland: Mit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 ist bestätigt: Arbeitgeber müssen ein System zur vollständigen Arbeitszeiterfassung für alle Mitarbeitenden einführen.
  
• Österreich: Die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung ergibt sich aus § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG)
  
• Schweiz: Als Nicht-EU-Mitgliedstaat unterliegt die Schweiz nicht dem EuGH-Urteil. Dennoch ist die systematische Arbeitszeiterfassung in der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV) verankert und damit ebenfalls verbindlich geregelt.
  

Was bedeutet das konkret für Sie als Planungsbüro?

• Sie müssen die vollständigen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen – nicht nur Überstunden oder Sonderzeiten.
• Sie tragen die Verantwortung dafür, dass das gewählte System im Alltag konsequent genutzt wird.
• Ein Betriebsrat (sofern vorhanden) kann das Wie der Umsetzung mitbestimmen, nicht jedoch das Ob der Zeiterfassung.
  
  
  

Wie aufzeichnen? Moderne HR-Software als beste Alternative

• Fehleranfälligkeit (falsche Einträge, fehlerhafte Zuordnungen)
• Uneinheitliche Datenstruktur (verschiedene Dateien, unterschiedliche Formate)
• Keine klare Projekthistorie — Nachkalkulation wird zum Blindflug
• Hoher Aufwand für HR & Buchhaltung: Daten sammeln, manuell bereinigen, exportieren, übertragen

Mit einer modernen HR-Softwarelösung wie ingo365 HR bietet sich dagegen eine durchgängige, zuverlässige und komfortable Lösung:

1. Digital & strukturiert:
   Jede Stunde wird projekt- und tätigkeitsspezifisch erfasst – übersichtlich und nachvollziehbar.
   
   
2. Mobile Zeiterfassung:
   Zeiten können direkt unterwegs, auf Baustellen oder bei Außenterminen erfasst werden – ohne späteres Nachtragen oder Erinnerungsfehler.
   
   
   
   
3. Rechtssichere Dokumentation:
   Alle Arbeits- und Projektzeiten werden auch revisionssicher erfasst und zentral gespeichert.
   
   
4. Fehlerprävention:
   Durch Auswahlmenüs, Pflichtfelder, automatische Plausibilitätschecks – weniger falsche oder fehlende Zeiteinträge.
   
   
5. Echtzeit-Transparenz:
   Sie sehen sofort, wie viele Stunden pro Projekt erfasst sind, wieviel Budget bleibt, wie hoch die Auslastung der Mitarbeitenden ist.
   
   
6. Abwesenheiten und HR-Prozesse integriert:
   Urlaub, Krankheit, Gleitzeit, Zeitausgleich, Freigabeprozesse — alles in einem System.
   
   
7. Vorbereitende Lohnabrechnung  inklusive:
   Arbeitszeiten, Überstunden, Abwesenheiten und Zuschläge sind sauber erfasst und können direkt für die vorbereitende Lohnabrechnung verwendet werden.
   
   
8. Weniger administrativer Aufwand:
   Kein Sammeln von Excel-Dateien, keine doppelte Eingabe, keine Fehlerkorrekturen — stattdessen valide Daten, mit denen Sie kalkulieren und steuern können.
   
   

Für Planungsbüros, deren Erfolg stark von Zeit, Effizienz und Projektmargen abhängt — ist das nicht „nice to have“, sondern ein echter Hebel.

Welchen zusätzlichen Mehrwert eine Business-Plattform bietet

Eine Business-Plattform, die alle zentralen Geschäftsbereiche Ihres Planungsbüros 4.0 digital abbildet, ist mehr als nur ein Tool:

• Gemeinsame Datenbasis: keine Medien- oder Systembrüche mehr
• Cross-Modul Integration: HR, Projekte, Dokumente, Finanzen — synchronisiert und transparent
• Skalierbar & flexibel: Sie können klein starten und bei Bedarf erweitern
• Zeit- & Kostenersparnis: Automatisierte Prozesse, weniger manuelle Tätigkeiten, mehr Fokus auf Projekte

Mit den 3 Modulen von ingo365 eröffnen sich Ihnen genau diese Möglichkeiten:

• ingo365 HR – Arbeits- & Projektzeiterfassung, Abwesenheiten, HR-Prozesse
• ingo365 DMS – Dokumenten- und E-Mail-Management – zentral und strukturiert
• ingo365 ERP – Finanzbuchhaltung, Projektcontrolling, HOAI-Angebote uvm.

Für viele Büros lohnt sich der Einstieg über HR oder DMS — gerade wenn Sie häufig mit mehreren Projekten, wechselnden Teams oder flexiblen Arbeitszeiten arbeiten.

Ihr Fahrplan zur digitalen Zeiterfassung – Praxis-Checkliste

Die Einführung einer neuen HR-Software ist kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt. Diese Schritte haben sich in Planungsbüros bewährt:

1. Ist-Analyse: Wo stehen Sie heute?
   Wie werden Arbeits- und Projektzeiten aktuell erfasst?
   Wer trägt sie ein, wer kontrolliert sie?
   Welche Probleme verursachen Zeitverlust oder Fehler?
   
   
2. Anforderungen definieren: Was soll die Software können?
   Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung
   Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
   mobile Zeiterfassung (Baustelle, Außentermine)
   Genehmigungsworkflows
   Reports, Auslastungsübersichten, Projektkosten
   

   Vorbereitende Lohnabrechnung inkl. DATEV-Schnittstelle

3. Marktanalyse & Vorauswahl:
   Anbieter recherchieren, die Planungsbüros verstehen
   an Live-Demos teilnehmen
   Funktionsumfang, Support  und Einführungskonzept vergleichen
   
   
4. Entscheidung im Kernteam:
   Welche Lösung deckt Ihre Anforderungen ab?
   Wie gut passt der Anbieter als langfristiger Partner?
   Wie sieht der Implementierungs- und Supportprozess aus?
   
   
5. Schulung & Vorbereitung:
   effiziente Einweisung der Mitarbeitenden
   klare Rollen- und Berechtigungskonzepte definieren
   interne Kommunikation und gezieltes Change Management, um Akzeptanz und Nutzung sicherzustellen
   
   
6. Datenmigration & Testphase:
   Zeiten, Abwesenheiten und Stammdaten aus Excel/Listen übertragen
   realitätsnah testen, Feedback einholen, Feinjustierung durchführen
   
   
7. Go-Live & Begleitung:
   offizielle Einführung mit klarer Kommunikation
   Support des Software-Partners nutzen
   erste Wochen eng begleiten, Fragen schnell klären
   
   
8. Weiterentwicklung & Integration:
   Prozesse kontinuierlich optimieren
   bei Bedarf DMS und ERP  integrieren
   langfristig in ein vollständig digitales Büro wachsen

Mit diesem strukturierten Vorgehen schaffen Sie ab dem ersten Tag Klarheit, entlasten HR und Projektleitung und vermeiden typische Stolpersteine. Als Inspiration lohnt sich ein Blick in unsere Best Practice, wie das Planungsbüro MÜLLER + KLEIN die Einführung von ingo365 systematisch umgesetzt hat.

Fazit:  Mehr als Pflicht – Zeiterfassung als strategischer Hebel für Planungsbüros

Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung sind weit mehr als ein Pflichtthema: Sie sind einer der stärksten Hebel im Planungsbüro. Sie beeinflussen Margen, Auslastung  und Teamzufriedenheit – und sorgen gleichzeitig dafür, dass Arbeitsabläufe vollständig und rechtssicher dokumentiert sind. Wer hier professionell aufgestellt ist, arbeitet planbarer, gelassener und profitabler.

Digitale Lösungen wie ingo365 HR powered by Factorial schaffen dafür die Basis: transparente Zeitdaten statt Schätzungen, klare Prozesse statt administrativer Belastung und eine zentrale Plattform, in der HR-, DMS- und ERP-Module nahtlos ineinandergreifen. So entsteht Schritt für Schritt ein effizientes, rechtssicheres und zukunftsfähiges Planungsbüro.

Und selbst wenn Sie heute noch mit Excel oder manuellen Listen arbeiten – der Umstieg lohnt sich. Jede sauber erfasste Stunde verbessert nicht nur Ihre Projektkalkulation, sondern stärkt die Zukunft Ihres Unternehmens.

Der nächste Schritt ist einfach: Melden Sie sich kostenlos & unverbindlich zur Live-Demo an – und sehen Sie selbst, wie moderne Zeiterfassung in der Praxis funktioniert und welches Potenzial in Ihrem Büro steckt.

Zeiterfassung FAQ