ingo365 SMART: Profitipps für einen schnellen und günstigen Go-Live Ihrer Software
„Am Freitag steht die Integration der neuen ERP-Software an.“ Wer diese Worte als Geschäftsführer oder Teamleiter hört, spürt oft eine Mischung aus Nervosität und Hoffnung: Wird am Montag alles reibungslos laufen? Oder stehen die Kollegen fragend vor schwarzen Bildschirmen, weil nichts mehr so will wie es soll? Die Angst vor Ausfallzeiten und Produktivitätsverlusten ist nicht unbegründet – Frustration und finanzielle Schäden können die Folge sein. Doch das muss nicht sein! Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools gelingt der Umstieg stressfrei.
Lesen Sie im Folgenden 7 bewährte Tipps, die ich meinen Kunden immer mit auf den Weg gebe. Außerdem zeige ich, wie der Go-Live mit ingo365 SMART, der All-in-One-Lösung für Ingenieure, einfach, schnell und kosteneffizient wird.
Tipp #1: Integrieren Sie die Mitarbeiter von Anfang an
Ob sich die Einführung der neuen Software gelohnt hat und wie schnell sie von den Mitarbeitern produktiv in ihr Tagesgeschäft integriert wird, hängt stark davon ab, wie gut sie von Anfang an in den Umstieg integriert werden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die neue Unternehmenssoftware tatsächlich akzeptiert wird. Hier sind 3 bewährte Best Practice-Vorschläge, die sich immer wieder als erfolgreich erwiesen haben:
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Key User Group:
Nominieren Sie eine Gruppe von Key Usern, die als Botschafter für die neue Software agieren. Diese Mitarbeiter testen die Lösung vorab, erkennen deren Mehrwert und die Vorteile und helfen dabei, das gesamte Team Schritt für Schritt an Bord zu holen. Begeisterte Key User „verkaufen“ das neue ERP-System intern, was die Akzeptanz erheblich steigert. -
Gamification:
Bringen Sie Spaß in den Umstieg! Veranstalten Sie zum Beispiel ein Gewinnspiel, um den besten Namen für die neue Software zu finden. Auch kleine Team-Challenges, bei denen die neuen Funktionen spielerisch entdeckt werden, sind eine hervorragende Möglichkeit, die Motivation zu steigern und die Angst vor Veränderungen abzubauen. -
Milestones:
Halten Sie alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden, indem Sie regelmäßig Erfolge teilen. Ob das erfolgreiche Abschließen der Testphase oder das Erreichen eines wichtigen Projektziels – solche Updates motivieren und schaffen Transparenz.
Indem Sie Ihre Belegschaft aktiv einbinden, sorgen Sie nicht nur für eine reibungslose Einführung, sondern machen den Go-Live zu einem echten Team-Erfolg!
Tipp #2: Migrieren Sie Daten mit ingo365 nachhaltig und sinnvoll
Weniger ist mehr. Das gilt besonders bei der Datenmigration während eines Softwarewechsels. Eine gezielte Auswahl der zu migrierenden Daten spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern und Datenmüll. Wie mein Kollege Markus Wagner treffend sagt:
„Mutig sein und Altlasten hinter sich lassen,
um schnell und kosteneffizient auf ein
zukunftssicheres System umzusteigen.“
Um sicherzustellen, dass Ihre Datenmigration sinnvoll und nachhaltig erfolgt, und Sie zeitaufwändigen und kostspieligen Datenmüll vermeiden, stellen Sie sich die folgenden Fragen:
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Welche Daten brauchen wir wirklich in der neuen Software? Priorisieren Sie Daten, die für den zukünftigen Betrieb unverzichtbar sind.
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Wo lohnt sich die Datenmigration tatsächlich in Bezug auf Zeit, Kosten und Nerven? Prüfen Sie den Aufwand für die Übertragung und wägen Sie diesen gegen den Nutzen ab.
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Welche Daten können einfach im alten System bleiben, um sie nur bei Bedarf zu konsultieren? Viele ältere Daten können in einem Archivsystem verbleiben, das bei Bedarf zugänglich ist.
Durch eine bewusste Auswahl der Daten stellen Sie sicher, dass Ihre neue Software sauber, effizient und zukunftssicher arbeitet. Mit dem ingo365 SMART Add-On Datenübernahme gelingt die Migration nicht nur nachhaltig, sondern auch schnell und reibungslos.
Tipp #3: Trainieren und schulen Sie die User
Eine neue Software ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Deshalb sind Schulungen und Trainings für Ihre Mitarbeiter ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg. Dieses anfängliche Investment zahlt sich aus, denn nur gut geschulte User können das volle Potenzial der neuen ERP-Software ausschöpfen, und so produktiv und effizient arbeiten. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Ihre Belegschaft optimal vorzubereiten:
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Weiterbildung einplanen:
Reservieren Sie in den ersten Wochen nach dem Go-Live feste Zeiten für Schulungen neben dem Tagesgeschäft. So können Ihre Mitarbeiter die Software ohne Druck kennenlernen und sicher anwenden. -
Train-the-Trainer-Ansatz:
Schulen Sie eine kleine Gruppe von Schlüsselpersonen, die ihr Wissen weitergeben können. Das reduziert den Bedarf an externen Support und baut langfristig interne Kompetenz auf. -
Eigenes Wikipedia erstellen:
Ergänzen Sie die Schulungsunterlagen des Herstellers mit einem internen Wiki, das spezifische Fragestellungen und Prozesse Ihres Unternehmens abdeckt. Dieses Nachschlagewerk kann von allen Mitarbeitern genutzt und bei Bedarf erweitert werden.
Mit diesen Maßnahmen schaffen Sie nicht nur eine reibungslose Einführung, sondern fördern auch die Akzeptanz und das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das neue System. Investieren Sie in Wissen – es ist die beste Grundlage für den Erfolg Ihrer Software!
Tipp #4: Profitieren Sie vom Onboarding Ihres IT-Partners
Niemand kennt die neue Software besser als der Hersteller oder Ihr IT-Partner. Nutzen Sie dieses Know-how, um den Go-Live so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten. Professionelle Onboarding-Angebote bieten nicht nur eine schnelle Einführung, sondern helfen auch, typische Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.
Hier sind zwei Schritte, mit denen Sie das Beste aus dem Onboarding herausholen können:
- Onboarding-Angebote ausschöpfen:
Planen Sie von Anfang an ausreichend Zeit für Workshops und Einführungsveranstaltungen mit Ihrem IT-Partner ein. So profitieren Sie vom direkten Wissenstransfer und können sich schnell auf die wesentlichen Aspekte der neuen Software konzentrieren. - Fahrplan für Kompetenzaufbau:
Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem IT-Partner einen Fahrplan, der den Kompetenzaufbau Ihrer Mitarbeiter Schritt für Schritt beschreibt. Ziel ist es, dass Ihr Team möglichst schnell eigenständig und sicher mit der neuen ERP-Lösung arbeitet.
Tipp #5: Wählen Sie eine Software mit Zukunftspotenzial
Die Grundlage für einen erfolgreichen Go-Live wird bereits bei der Wahl der richtigen Software gelegt. Eine zukunftssichere ERP-Lösung passt sich nicht nur an die heutigen Anforderungen an, sondern bleibt auch langfristig flexibel und effizient. Besonders für Ingenieurbüros ist es wichtig, auf eine Lösung zu setzen, die einfach zu bedienen und technologisch auf dem neuesten Stand ist und bleibt.
Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Kriterien:
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Selbsterklärende Bedienung:
Eine intuitive Benutzeroberfläche reduziert den Schulungsaufwand und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter die Software schnell in ihren Arbeitsalltag integrieren können. -
Zukunftssicherheit:
Setzen Sie auf ein System, das auch morgen noch Bestand hat. Lösungen auf Basis von Microsoft-Produkten bieten nicht nur eine breite Unterstützung, sondern auch eine hohe Innovationsrate. -
Cloudbasierte Architektur mit regelmäßigen Updates:
Wählen Sie eine Software, die cloudbasiert arbeitet. Dies stellt sicher, dass regelmäßige Updates und neue Funktionen automatisch bereitgestellt werden, ohne dass Ihre IT-Abteilung zusätzliche Arbeit hat. So bleibt Ihre Lösung stets auf dem neuesten Stand der Technik. -
Zentrale Struktur:
Eine ERP-Lösung, die alle digitalen Anforderungen an einem Ort bündelt, spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erleichtert die Zusammenarbeit.
Mit einer Software, die diese Kriterien erfüllt, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nicht nur heute, sondern auch in Zukunft optimal aufgestellt ist. Setzen Sie auf eine Lösung, die mit Ihnen wächst!
Tipp #6: Lassen Sie sich vollkommen auf die neue Software ein
Die Frage „Was war zuerst da – unsere Arbeitsweise oder die Software-Funktion?“ taucht häufig bei der Softwareintegration. Doch die Antwort ist klar: Eine Software ist ein Werkzeug, das nur dann seinen vollen Mehrwert entfalten kann, wenn sich die Nutzer aktiv darauf einlassen.
Mein Tipp: Geben Sie der neuen Lösung eine echte Chance und nutzen Sie sie zunächst so, wie sie vorgesehen ist. Lernen Sie die Funktionen kennen und passen Sie Ihre Arbeitsweisen an. Erst, wenn Sie dabei auf echte Grenzen stoßen, sollten Anpassungen oder zusätzliche Entwicklungen in Betracht gezogen werden.
Warum ist das wichtig?
- Effizienzsteigerung: Viele moderne ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie Best Practices abbilden. Wer sich auf diese einlässt, spart oft Zeit und Kosten.
- Vermeidung unnötiger Anpassungen: Individuelle Entwicklungen können teuer und zeitaufwändig sein. Nutzen Sie zuerst die Stärken der Standardlösung.
- Wandel als Chance: Sich auf neue Prozesse einzulassen, bietet die Möglichkeit, eingefahrene Abläufe zu hinterfragen und effizienter zu gestalten.
Tipp #7: Öffnen Sie sich für die Cloud
So groß wie die Angst vor einem Softwarewechsel ist oft auch der Respekt vor der Cloud. Doch die Vorteile liegen auf der Hand: Eine (hybride) Cloud-Infrastruktur ermöglicht mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und den Zugriff auf modernste Technologien – Vorteile, die kaum ein Unternehmen langfristig ignorieren kann. Also seien Sie mutig und gehen Sie mit der Zeit. So sichern auch die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Schnelle und günstige Go-Lives mit ingo365 SMART
ingo365 SMART ist die schnelle und kosteneffiziente Implementierungsmethode der kaufmännischen Business Software ingo365. Eine All-in-One-Lösung, mit der Ingenieure ihre gesamten organisatorischen und administrativen Prozesse abbilden können.
Um ingo365 SMART schnell und günstig in Ihrem Unternehmen zu integrieren, haben sich diese fünf Tipps bewährt:
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Migrieren Sie ausschließlich essentielle Geschäftsdaten:
Reduzieren Sie den Aufwand, indem Sie nur die wichtigsten Daten ins neue System übertragen. Altdaten können im bisherigen System verbleiben und bei Bedarf abgerufen werden. -
Planen Sie einen Onboarding-Prozess mit den Key-Usern:
Ernennen Sie Key-User, die als Ansprechpartner und Multiplikatoren dienen. Sie erleichtern die Einführung und sorgen für eine schnellere Akzeptanz. -
Nutzen Sie die ingo365 Lernvideos:
Profitieren Sie von den direkt im ERP-System integrierten Lernvideos. Diese helfen Ihren Mitarbeitern, die Funktionen der Software schnell und selbstständig zu erlernen. -
Integrieren Sie ingo365 SMART schrittweise:
Setzen Sie auf einen iterativen Ansatz statt auf einen kompletten Wechsel an einem einzigen Tag. So können Sie den Übergang kontrollierter und flexibler gestalten. -
Verknüpfen Sie ingo365 mit dem Microsoft Ökosystem:
Integrieren Sie Anwendungen wie Microsoft Teams, Outlook oder SharePoint, um die Software nahtlos in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren.
Mit diesen Tipps gelingt Ihnen ein schneller und effizienter Go-Live, der sowohl Zeit als auch Ressourcen spart. Erfahren Sie mehr darüber, wie ingo365 SMART Ihr Unternehmen unterstützen kann und melden Sie sich jetzt zu unserer beliebten Live-Demo an!

Fazit: Mit der ingo365 SMART-Strategie gelingt der Echtbetrieb im Nu
Viele Projekte und unzählige Learnings später kann ich Ihnen eines mit Sicherheit sagen: Mit einer durchdachten und nachhaltigen Konzeption brauchen Sie keine Angst vor der vermeintlichen „Ausnahmesituation“ des Produktivbetriebs zu haben. Der Schlüssel liegt in der Kombination aus einer klaren Strategie und einer Software, die perfekt zu Ihren Anforderungen passt.
Warum ingo365 SMART?
Eine intuitive Branchenlösung wie ingo365 SMART erleichtert den Übergang erheblich. Ihre Mitarbeiter können sich schnell an die Arbeitsweisen der Software anpassen, weil sie auf die Bedürfnisse von Ingenieuren zugeschnitten ist. Gleichzeitig profitieren Sie von einer Lösung, die Ihnen durch effiziente Prozesse Zeit und Kosten spart.
Seien Sie bereit für den nächsten Schritt:
Mit einer guten Vorbereitung und der richtigen Software wird der Go-Live nicht nur erfolgreich, sondern auch stressfrei. Vertrauen Sie auf die ingo365 SMART-Strategie und bringen Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level.
Software Go-Live FAQ
Definition
Was ist der Go-Live in Bezug auf Software?
Der Go-Live-Moment ist genau genommen kein Zeitpunkt, sondern ein Zeitraum. So gibt es beim Go-Live einige Aufgaben, die von verschiedenen Personen durchgeführt werden. Dabei ist vom
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Aufbauen der Datenbank,
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über Datenübernahme aus Vorsystemen
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bis hin zur organisatorischen Handhabe bezüglich des Zugriffs von Anwendergruppen auf das System
alles dabei. Ein Go-Live-Ablaufplan mit notwendigen Zeiten pro Aufgabe und ein vorab simulierter Go-Live spielen vor allem bei großen, individuell programmierten und datenintensiven Systemen eine große Rolle.
Voraussetzungen
Welche Voraussetzungen sollten bis zum Go-Live-Termin erfüllt sein?
Damit ein System als Go-Live-fähig bewertet wird, ist eine Abnahme des Systems im Vorfeld notwendig. Damit ein Kundenprojektleiter diese unterzeichnen kann, werden die funktionellen Abnahmen pro Bereich oft von eigenen Key-Usern durchgeführt. Erst, wenn alle Funktionen in einem Bereich laut Key-User für einen Go-Live bereit sind, kann der kundenseitige Projektleiter das System insgesamt als Go-Live-fähig freigeben.
Die zukünftigen Nutzer des Systems sollten zu diesem Zeitpunkt bereits darauf eingeschult sein. Ebenso sollte ein geprüfter Go-Live-Ablaufplan inklusive Rollback-Szenario nach der Simulation eines Go-Lives für alle Beteiligten zur Verfügung stehen.
Gründe für das Scheitern
Woran kann die ERP-Einführung im Unternehmen scheitern?
Wichtig ist es, die baldigen User möglichst schnell in die Einführung zu integrieren. Nur so ist es möglich, für das System eine Akzeptanz zu bilden. Jedes noch so gute System kann in einem Unternehmen scheitern, wenn der User das System nicht akzeptiert beziehungsweise es durch fehlende Integration/Einschulung nicht bedienen kann. Dadurch entstehen eventuell falsche Bilder und Komplexitäten.
Vorteile der SMART-Formel
Wie kann mir der ingo365 SMART-Ansatz den Weg bis zum Go-Live kurz und kostengünstig gestalten?
Desto genauer ein Einführungsplan von Anfang an definiert ist, umso besser kann eine Budget- und Zeitplanung durchgeführt werden. Genau da setzt die SMART-Einführung von ingo365 an. Neben einem genauen Leistungsumfang im SaaS-ERP-System sind auch die Einführungsblöcke detailliert abgesteckt. Damit ist von Anfang an klar, welche Termine stattfinden werden und wann ungefähr ein Go-Live von ingo365 durchgeführt werden kann.